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iWork n'est peut-être pas dans la même ligue que Microsoft Office, mais c'est toujours une suite bureautique puissante à avoir sur votre Mac.
Une fois que vous vous êtes familiarisé avec les bases d'iWork , vous êtes prêt à passer à l'étape suivante, qui consiste à découvrir ce que vous pouvez faire d'autre dans les applications iWork et comment. C'est là qu'interviennent les conseils suivants. Ils mettent en évidence certaines des fonctions utiles disponibles dans les trois applications iWork (Pages, Numbers et Keynote).
Avant d'aborder ces conseils iWork, cependant, nous aimerions souligner une différence de nom significative entre Pages/Numbers et Keynote.
Méfiez-vous de cette convention de nommage Keynote
Dans Keynote, Apple fait référence aux modèles en tant que thèmes. Mais nous les appellerons des modèles dans cet article pour éviter toute confusion.
Gardez à l'esprit que vous verrez le mot thème à la place de modèle dans les options de menu et autres dans Keynote. Les options elles-mêmes s'affichent aux mêmes emplacements que dans Pages et Numbers ; c'est juste le nom qui diffère.
Maintenant, explorons quelques fonctionnalités pratiques des applications iWork.
1. Modifier les préférences de langue et de région
Les applications iWork vous permettent de modifier les paramètres de langue et de région pour chaque document. Ceux-ci influencent la façon dont le document affiche les valeurs numériques, les devises, les dates, etc.
Vous pouvez accéder aux paramètres de langue en cliquant sur Fichier > Avancé > Langue et région . Par défaut, ils sont configurés pour correspondre aux paramètres système tels que vous les voyez sous Préférences système > Langue et région .
Lorsque vous passez à une autre langue et/ou région, vous verrez un aperçu des formats de données mis à jour juste en dessous des paramètres. Frappez le d'accord bouton pour enregistrer les paramètres.
Le contenu du document sera-t-il automatiquement mis à jour pour correspondre au nouveau format ? Pas tout cela. Vous aurez peut-être besoin de quelques essais et erreurs pour comprendre ce qui change exactement.
Mais toutes les nouvelles données que vous entrez prennent le format spécifié par les préférences de langue et de région mises à jour. Pour cette raison, il est préférable de modifier ces paramètres dès que vous configurez le document.
2. Personnaliser les paramètres de correction automatique
Les paramètres de correction automatique que vous avez configurés sous Préférences Système > Clavier > Texte appliquer à travers macOS. Saviez-vous que vous pouvez remplacer ceux de chaque application iWork à partir de Préférences > Correction automatique ?
Oui, Pages, Numbers et les préférences de Keynote ont chacun un onglet spécial avec plusieurs paramètres de correction automatique que vous pouvez modifier à votre guise. En plus d'avoir des paramètres personnalisés pour le formatage et l'orthographe, vous disposez de listes personnalisées pour le remplacement de texte.
3. Donnez aux objets une cure de jouvence avec des styles
iWork propose des combinaisons prédéfinies de couleurs, de polices, de formes et plus encore pour vous aider à modifier l'apparence des objets. Vous trouverez ces styles cachés dans le Format inspecteur.
Bien entendu, les options que vous voyez dans l'inspecteur dépendent de l'objet que vous avez sélectionné, et le nom de l'onglet correspondant varie également. Ne vous inquiétez pas, car les onglets sont très faciles à trouver.
Vous verrez un Style onglet pour les zones de texte, les formes et les médias. Les styles de tableau apparaissent sous le Table styles de tabulation et de graphique sous le Graphique languette. Vous verrez des styles de paragraphe et des styles de caractère sous le Texte languette.
Pour appliquer un style, sélectionnez l'objet sur lequel vous souhaitez appliquer une nouvelle peinture et choisissez l'un des styles prédéfinis.
4. Créez des styles personnalisés
Les applications iWork vous permettent de créer vos propres styles. Pour en ajouter un, sélectionnez n'importe quel objet dont vous souhaitez enregistrer le style et cliquez sur Format > Avancé > Créer un style .
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Préféreriez-vous un raccourci en un clic au lieu de l'option de menu ? Clique sur le + bouton qui suit les styles existants dans le Format inspecteur. Et voilà votre style maintenant enregistré en tant que préréglage !
Pour les styles de paragraphe, de caractère et de liste, vous trouverez les ajouter bouton dans un emplacement légèrement différent. C'est en haut à droite de la liste des styles.
Il est dommage qu'Apple ait abandonné la fonction d'importation avec laquelle vous pouvez importer des styles personnalisés d'un document à un autre. Vous pouvez toujours le faire, mais cela demande un peu d'effort supplémentaire et vous ne pouvez déplacer qu'un seul style personnalisé à la fois.
Tout d'abord, vous devez sélectionner l'objet dont vous souhaitez copier le style et cliquer sur Format > Copier le style . Ensuite, vous devez utiliser le Format > Coller le style dans le document où vous souhaitez reproduire le style.
5. Ajouter des hyperliens
Sélectionnez le texte pour lequel vous souhaitez créer un lien hypertexte et visitez le Format > Ajouter un lien menu ou le menu contextuel pour commencer. Vous verrez que vous pouvez créer des liens vers des pages Web et des adresses e-mail.
Dans Keynote, vous pourrez également créer un lien vers des diapositives spécifiques. De même, vous pourrez créer un lien vers des éléments spécifiques (appelés signets) d'un document dans Pages. Bien sûr, vous aurez besoin d'avoir un signet en place avant de pouvoir créer un lien vers celui-ci.
Pour créer un signet, sélectionnez d'abord l'élément auquel vous souhaitez accéder rapidement. Ensuite, dans le Signets partie de la Document inspecteur, cliquez sur le Ajouter un marque-page bouton. Le signet apparaît dans la liste juste en dessous du bouton.
6. Compresser les fichiers
L'insertion d'objets multimédias tels que des photos et des films dans un document iWork peut augmenter considérablement la taille du fichier. C'est parce que le fichier stocke ces objets à leur taille et résolution d'origine même si vous les avez réduits.
Bien sûr, c'est pratique lorsque vous souhaitez restaurer les versions originales des objets multimédias. Mais en guise de compromis, vous devez traiter un fichier plus volumineux.
Que diriez-vous de compresser des fichiers en laissant iWork rogner l'audio/vidéo et réduire la résolution de l'image ? En cliquant sur Fichier > Avancé > Réduire la taille du fichier fait l'affaire. Assurez-vous d'utiliser l'option une fois que tout dans le document est en place et que tous les objets multimédias sont à la taille souhaitée.
Ensuite, vous recevrez une boîte de message vous indiquant de combien l'application réduira la taille du fichier. Clique sur le Réduire bouton pour continuer la compression.
7. Verrouiller les objets
Est-ce que vous finissez souvent par déplacer ou éditer des éléments que vous n'aviez pas l'intention de faire ? Empêchez cela en épinglant des objets en place avec le Organiser > Verrouiller option. Vous n'êtes pas obligé de faire cet objet à la fois ; le verrouillage fonctionne même lorsque plusieurs objets sont sélectionnés.
À l'exception des zones de commentaires, vous pouvez verrouiller tous les types d'objets répertoriés dans la barre d'outils principale d'une application iWork. Cela inclut les zones de texte, les tableaux, les formes, les images et les vidéos.
Vous ne parvenez pas à verrouiller des objets dans Pages ? Parfois, vous verrez le Fermer à clé option grisée dans le Organiser menu de l'application Pages. Essayez ce correctif suivant pour l'activer.
Tout d'abord, ouvrez le Format l'inspecteur pour l'objet sélectionné et passez à son Organiser languette. Sous le Placement d'objet section, passez de la Se déplacer avec du texte onglet vers le Rester à la page languette. Cela devrait ramener le Fermer à clé option pour l'objet sélectionné.
Si vous souhaitez déplacer ou modifier un objet que vous avez verrouillé, vous devrez d'abord le déverrouiller en cliquant sur Organiser > Déverrouiller .
8. Objets de groupe
Supposons que vous souhaitiez déplacer quelques objets sans perturber leur position relative les uns par rapport aux autres. Ou peut-être voulez-vous appliquer le même style à tous. Dans de tels cas, il est utile de pouvoir traiter ces objets comme un seul élément. Vous pouvez effectivement, une fois que vous les avez regroupés en cliquant sur Organiser > Grouper .
Pour séparer les objets groupés et recommencer à les éditer individuellement, il suffit de sélectionner le groupe et de cliquer sur Organiser > Dissocier .
Vous pouvez également grouper/dégrouper des objets (et les verrouiller/déverrouiller) à partir du clic droit ou Contrôler -cliquer sur le menu.
9. Gardez les outils de rangement à portée de main
Les Format l'inspecteur comprend un Organiser onglet pour vous donner des options pour positionner les objets avec précision. Mais il est fastidieux d'y basculer depuis l'un des autres onglets à chaque fois.
Pourquoi ne pas faire le Organiser des outils plus faciles d'accès ? Donnez-leur un volet portable dédié en cliquant sur Affichage > Afficher les outils d'organisation . Vous pouvez également mettre Couleurs et Ajuster l'image outils dans des volets contextuels similaires en cliquant sur le Spectacle option dans le Vue menu.
10. Accédez rapidement aux options d'affichage
Voir ce petit Vue bouton de la barre d'outils à l'extrême gauche ? Il masque un menu utile pour basculer la visibilité des éléments clés à l'écran tels que les règles, les commentaires et le Rechercher et remplacer boîte.
En fonction de l'application iWork dans laquelle vous vous trouvez, vous pouvez utiliser cette barre d'outils Vue menu pour accéder également à quelques fonctions spéciales. Par exemple, dans Pages, vous pouvez masquer les vignettes et révéler le nombre de mots à partir de ce menu. Dans Keynote, vous pouvez basculer entre différentes mises en page et également commencer à éditer des diapositives principales.
11. Masquer le sélecteur de modèle
Lorsque vous ouvrez une application iWork, elle vous montre un ensemble de modèles soignés et rapides parmi lesquels choisir.
Bien que les modèles soient utiles , vous préférerez peut-être commencer avec un document vierge à chaque fois. Dans ce cas, le sélecteur de modèle devient une fenêtre contextuelle ennuyeuse. Le cacher est facile.
Allez d'abord dans l'application Préférences section avec le raccourci Cmd + virgule . Sous le Pour les nouveaux documents partie de la général onglet, sélectionnez le bouton radio pour Utilise le modèle .
Dans Pages and Numbers, le modèle par défaut est Vierge , tandis que dans Keynote, c'est Pente . Vous n'êtes pas obligé de vous en tenir à ceux-ci cependant. Sélectionnez le Modifier le modèle bouton sous le Utilise le modèle option pour sélectionner une nouvelle valeur par défaut. Vous pouvez également créer un nouveau modèle à utiliser par défaut. Nous verrons comment procéder dans la section suivante.
Vous voulez accéder au sélecteur de modèle après l'avoir masqué ? L'élever en maintenant enfoncé le Option clé lorsque vous créez un nouveau document. Option + Cmd + N est le raccourci correspondant.
12. Créer de nouveaux modèles
Disons que vous avez configuré un document iWork et que vous souhaitez maintenant l'utiliser comme point de départ pour de futurs documents . Vous pouvez, une fois que vous avez enregistré ce document modèle en tant que modèle. Pour cela, cliquez sur Fichier > Enregistrer en tant que modèle . (Dans Keynote, vous verrez Enregistrer le thème à la place de Enregistrer en tant que modèle .)
Dans la boîte de dialogue qui s'affiche, cliquez sur Ajouter au sélecteur de modèles pour enregistrer le modèle dans l'emplacement par défaut. Il apparaîtra alors dans le Mes modèles section du sélecteur de modèle. Si vous souhaitez enregistrer le modèle dans un autre emplacement, cliquez sur le bouton sauvegarder bouton à la place.
13. Créer des espaces réservés pour le texte et les médias
Si vous travaillez à partir d'un modèle personnalisé, vous devez sélectionner les morceaux de texte existants à chaque fois que vous souhaitez les remplacer. Vous n'aurez pas ce problème si les extraits de texte du modèle sont des espaces réservés. Lorsqu'ils le sont, vous pouvez commencer à saisir du texte immédiatement sans avoir à sélectionner d'abord le texte existant.
De même, si vous définissez des espaces réservés pour les médias, vous pouvez les remplacer par de nouveaux médias en un clin d'œil. Tout ce que vous avez à faire est de cliquer sur le ajouter une image en bas à droite sur l'espace réservé lui-même (voir capture d'écran ci-dessous).
Cela ouvre l'explorateur multimédia contextuel à partir duquel vous pouvez sélectionner l'image ou la vidéo dont vous avez besoin. Vous n'aurez pas à vous soucier du redimensionnement ou du restylage du nouveau support ; ils adoptent le même style que l'espace réservé.
Comme vous pouvez le voir, avoir des espaces réservés pour le texte et les médias permet de gagner beaucoup de temps et vous voudrez les utiliser lors de la création de modèles. Le faire est assez simple.
Sélectionnez n'importe quel morceau de texte que vous souhaitez définir comme espace réservé et cliquez sur Format > Avancé > Définir comme espace réservé de texte . Si vous souhaitez définir une image ou une vidéo comme espace réservé, choisissez le Définir comme espace réservé de média option du même menu à la place.
14. Importer des modèles prêts à l'emploi
Vous n'êtes pas obligé de créer des modèles personnalisés. Pourquoi ne pas en importer de superbes depuis iWorkCommunity ? Ils sont libres d'utilisation ! (Vous pouvez également « emprunter » des modèles à vos amis et à votre famille par e-mail.)
iWorkCommunity propose des modèles pour les feuilles de temps, les collectes de fonds, les journaux et de nombreux autres types de documents. Téléchargez le modèle de votre choix et ouvrez-le avec l'application iWork appropriée.
Le modèle s'ouvre comme un fichier normal. Pour l'installer, vous devrez l'enregistrer en tant que modèle personnalisé comme nous l'avons vu dans la section ci-dessus. Une fois que vous l'avez fait, il apparaît dans le Mes modèles section du sélecteur de modèle comme d'habitude.
15. Restaurer les versions de fichiers précédentes
Les applications iWork enregistrent automatiquement votre travail à intervalles réguliers, après avoir enregistré un fichier une fois en le nommant. Vous pouvez afficher et restaurer l'une des versions de fichier précédentes avec le Fichier > Revenir à > Parcourir toutes les versions option. Cela met en action le système de gestion des versions de fichiers sur macOS.
S'il existe une version particulière du fichier que vous souhaitez enregistrer en tant que point de restauration, cliquez sur Fichier > Enregistrer ou frapper Commande + S pour enregistrer cette version manuellement. Il apparaîtra alors avec les versions enregistrées automatiquement et vous pourrez le restaurer à tout moment.
Vous voudrez peut-être vous assurer d'avoir une bonne sauvegarde avant suppression des valeurs en double dans Numbers , par exemple.
16. Sauvegarder des fichiers aux formats Microsoft Office
Si vous souhaitez garantir une compatibilité maximale de vos fichiers bureautiques sur la plupart des plates-formes et versions logicielles, conservez une copie de :
- Pages documents sous forme de fichiers DOC (Word),
- Numérote les feuilles de calcul sous forme de fichiers XLS (Excel), et
- Présentations Keynote sous forme de fichiers PPT (PowerPoint).
Vous risquez de perdre quelques paramètres de fichiers avec cette approche, mais vos données sont plus ou moins intactes et rétrocompatibles. Voyons maintenant comment exporter ces fichiers.
Regardez sous le Fichier > Exporter vers menu pour trouver l'application Microsoft Office correspondante pour exporter votre fichier. Quand le Exportez votre document boîte de dialogue s'affiche, sélectionnez le format approprié dans la Options avancées section.
Gardez à l'esprit que DOC, XLS et PPT sont des formats de fichiers hérités que Microsoft a remplacés il y a longtemps par les formats DOCX, XLSX et PPTX respectivement. Explorez ce dernier avec notre article sur les formats de fichiers bureautiques rares.
17. Protégez les fichiers avec des mots de passe ou Touch ID
Les applications iWork vous permettent de cacher vos fichiers derrière un mot de passe. Cliquer sur Fichier > Définir le mot de passe pour commencer à en créer un. Assurez-vous d'ajouter un indice de mot de passe pour un rappel facile. Si vous souhaitez que le trousseau mémorise le mot de passe pour vous , cochez cette case : Mémoriser ce mot de passe dans mon trousseau . Frappez le Définir le mot de passe bouton pour terminer le verrouillage de votre fichier.
Si votre Mac prend en charge Touch ID pour le déverrouillage par empreinte digitale, vous pouvez utiliser cette fonctionnalité pour déverrouiller les fichiers iWork. Mais d'abord, vous devrez configurer Pages, Numbers et Keynote pour utiliser Touch ID. Pour ce faire, dans le Préférences section de chacune de ces applications, cochez la case pour Utiliser Touch ID .
Touch ID fonctionne uniquement en tandem avec un mot de passe texte, vous ne pouvez donc pas utiliser uniquement Touch ID pour verrouiller/déverrouiller un fichier. Vous devrez d'abord configurer un mot de passe texte pour cela, et pendant que vous faites cela, vous pourrez sélectionner le Ouvrir avec Touch ID option.
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18. Découvrez les nouveautés
Vous voulez savoir ce que la dernière mise à jour d'iWork vous réserve ? Cliquer sur Aide > Quoi de neuf dans dans n'importe quelle application iWork pour voir les faits saillants dans une boîte contextuelle. Frappez le Continuer bouton pour sortir de la boîte. Si vous voulez connaître toutes les nouvelles fonctionnalités, cliquez sur le Liste complète des fonctionnalités lien pour visiter la page d'assistance Apple correspondante.
Partagez vous-même un ou deux secrets iWork
Que vous abandonnez Microsoft Office pour iWork ou utiliser les deux suites bureautiques côte à côte, c'est à vous de décider. Dans les deux cas, apprendre les meilleurs trucs et astuces pour iWork vous fera gagner beaucoup de temps. Commencez par découvrir comment ajouter des cases à cocher et des curseurs dans Numbers ou comment utiliser des formules et des fonctions dans Numbers .
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Akshata s'est formée aux tests manuels, à l'animation et à la conception UX avant de se concentrer sur la technologie et l'écriture. Cela a réuni deux de ses activités préférées : donner un sens aux systèmes et simplifier le jargon. Chez MakeUseOf, Akshata écrit sur la façon de tirer le meilleur parti de vos appareils Apple.
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