Comment archiver tous les anciens e-mails dans Gmail et atteindre Inbox Zero

Recevoir trop d'e-mails peut remplir votre boîte de réception de nombreux éléments inutiles. Même si vous êtes habitué à cela, cela ajoute encore un peu de poids à votre esprit. Vous êtes accablé d'avoir autant de messages non ouverts, mais vous ne voulez en supprimer aucun.

Qui sait? Un message non lu dans votre boîte de réception pourrait sauver votre peau à l'avenir. Alors, que devez-vous faire pour nettoyer votre boîte de réception sans perdre de données ? En archivant ! Voici comment procéder.

Qu'est-ce qu'une archive ?

Selon le le dictionnaire de Cambridge , une archive est une collection de documents historiques relatifs à un lieu, une organisation ou une famille. Il est également défini comme un fichier informatique utilisé pour stocker des informations ou des documents électroniques que vous n'utilisez plus régulièrement.

De même, dans Gmail, une archive est un référentiel de vos messages que vous n'utilisez pas régulièrement. Mettre un e-mail dans vos archives, c'est le stocker dans un endroit hors de vue et hors de l'esprit. Mais il est toujours là si vous avez besoin d'y revenir un jour. C'est comme votre sous-sol, où vous stockez des objets dont vous n'avez pas besoin mais que vous pourriez utiliser à l'avenir.

Lorsque vous archivez un e-mail non lu dans Gmail, il quitte votre boîte de réception et est stocké sous Tous les messages. Il sera également déduit du nombre de vos messages non lus.

Pour retrouver vos e-mails archivés, accédez à Tous les messages dans la barre latérale. Alternativement, vous pouvez écrire dans:archives dans la barre de recherche Gmail pour afficher uniquement les messages archivés.

Ce que l'archivage fait (et ne fait pas)

Pour comprendre ses avantages, vous devez savoir ce qui se passe exactement lorsque vous archivez d'anciens messages Gmail.

Les e-mails archivés ne sont pas automatiquement supprimés . L'Archive est comme un coffre-fort. Alors que les e-mails mis dans la corbeille sont automatiquement supprimés après 30 jours, les e-mails archivés resteront dans votre Gmail jusqu'à ce que vous les supprimiez manuellement.
Les e-mails archivés peuvent être recherchés . Gmail dispose d'un moteur de recherche puissant. Lorsque vous recherchez quelque chose, les e-mails archivés en font partie. Si vous souhaitez les exclure et rechercher uniquement dans votre boîte de réception, tapez dans:boîte de réception avant le terme de recherche.
Les e-mails archivés comptent comme espace de stockage . Les e-mails supprimés sont supprimés de votre lecteur Gmail, vous offrant ainsi plus d'espace. D'un autre côté, les e-mails archivés consomment toujours de l'espace de stockage car ils font toujours partie de votre Gmail.
Les e-mails archivés ne sont pas marqués comme lus automatiquement . Si vous archivez un e-mail sans l'ouvrir, cet e-mail restera non lu jusqu'à ce que vous agissiez dessus.
Les e-mails archivés peuvent être consultés . Gmail n'a pas d'onglet 'Archives' pour parcourir les messages que vous avez envoyés ici. Cependant, vous pouvez utiliser le Tout le courrier onglet pour voir les e-mails de la boîte de réception et de l'archive ensemble.
Les e-mails archivés fonctionnent avec des étiquettes . Vous pouvez ajouter une étiquette à un message, puis l'archiver. L'étiquette restera toujours. Lorsque vous cliquez sur l'étiquette pour voir tous les messages associés, l'e-mail archivé s'affiche également.

Pourquoi « Marquer comme lu » ne suffit pas

Bien que marquer votre message non lu comme lu puisse réduire les nombres ennuyeux, ce n'est pas aussi bon que l'archivage. C'est parce que votre boîte de réception est toujours encombrée.

Lorsque vous archivez un e-mail dont vous n'avez pas besoin, il quitte votre écran de messagerie principal. De cette façon, vous pouvez vous concentrer sur des messages plus critiques.

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Si vous pensez avoir besoin de cet e-mail à l'avenir, vous pouvez toujours utiliser la puissante fonction de recherche de Gmail pour le trouver. Après tout, vous ne voudriez pas faire défiler des centaines, voire des milliers d'e-mails à la recherche de quelque chose.

Comment archiver un e-mail

Que vous accédiez à votre compte sur votre smartphone ou votre ordinateur, l'archivage est simple et facile.

Sur ton ordinateur

Il y a trois façons de le faire. Le premier est de cochez la case du message que vous souhaitez archiver. Une rangée d'icônes apparaîtra alors dans la rangée supérieure de votre boîte de réception—cliquez sur le Archiver et Gmail enverra le message dans le dossier « Tous les messages ».

La deuxième option consiste à ouvrir l'e-mail Dans la question. Une fois chargé, les mêmes icônes que ci-dessus apparaîtront. Sélectionnez le Archiver et vous retournerez à votre boîte de réception principale. UNE Conversation archivée . une notification apparaîtra en bas à droite de votre écran, confirmant le processus.

Une troisième option consiste à supprimer l'étiquette Boîte de réception. En cliquant sur le X sur l'étiquette, Gmail déplacera l'e-mail de votre boîte de réception vers Tous les messages. Une conversation retirée du ' Boîte de réception ' devrait apparaître dans la partie inférieure droite de votre navigateur pour confirmation.

Sur votre smartphone

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Que vous soyez un utilisateur Android ou iOS, l'archivage est à peu près le même. Ouvrez l'application Gmail, puis glisser le message vous voulez archiver à gauche ou à droite.

Alternativement, ouvrir le message puis choisissez le Archiver bouton dans le menu en haut à droite. C'est la quatrième icône en partant de la droite. Vous devriez voir le message disparaître de votre boîte de réception et un 1 archivé notification en bas lorsque vous faites cela.

Enfin, vous pouvez appuyer sur le Étiquettes section juste après la ligne d'objet. UNE Étiqueter comme fenêtre apparaîtra—décochez la case Boîte de réception étiquette, puis appuyez sur d'accord . L'e-mail est supprimé de votre boîte de réception et un Libellé modifié notification apparaîtra en bas.

Garder votre boîte de réception propre

Si vous ne voulez pas avoir à sélectionner manuellement les e-mails pour l'archive, utilisez la fonction de filtrage de Gmail pour le faire automatiquement. Ceci est particulièrement utile pour les reçus que vous n'avez pas besoin de voir mais que vous devez conserver.

Voici un guide étape par étape pour le faire :

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Ouvrez l'e-mail que vous souhaitez archiver automatiquement.
Dans le menu du haut, sélectionnez le sous-menu à trois boutons .
Choisir Filtrer les messages comme ceux-ci .

Un filtre apparaît dans la barre de recherche — cliquez sur Créer un filtre .
Cochez la Ignorer la boîte de réception (archiver) case à cocher.
(Facultatif) Si vous souhaitez que ces messages s'ouvrent automatiquement, cochez la case Marquer comme lu option.
(Facultatif) Pour archiver les messages existants, cochez la case Appliquer également le filtre à # conversation correspondante .
Cliquer sur Créer un filtre .

Retour d'un e-mail archivé

Si vous avez accidentellement archivé un message dont vous avez besoin dans votre boîte de réception, vous pouvez annuler l'action en appuyant sur le bouton annuler bouton dans la notification.

Si vous l'avez manqué, rendez-vous sur Tout courrier, puis choisissez l'e-mail que vous souhaitez retourner. Dans le menu supérieur, sélectionnez Déplacer vers la boîte de réception .

Si le message que vous souhaitez récupérer dans votre boîte de réception n'est pas récent, localisez-le avec la barre de recherche de Gmail. Répétez la procédure lorsque vous avez ouvert l'e-mail.

Comment archiver tout dans Gmail

Si vous souhaitez partir d'une table rase et archiver tous les messages Gmail, vous pouvez utiliser la fonction de filtrage de Gmail. Vous pouvez également utiliser d'autres commandes pour affiner davantage votre filtre.

Dans la barre de recherche, saisissez les éléments suivants : dans:boîte de réception . Cela renvoie tous les e-mails dans votre boîte de réception.
Si vous souhaitez affiner le filtre, écrivez avant : aaaa/mm/jj pour inclure tous les e-mails avant une date spécifique. Vous pouvez aussi utiliser après:aaaa/mm/jj si vous souhaitez archiver une période particulière uniquement.
Lorsque la recherche a des résultats de retour, cliquez sur le case dans le menu supérieur.
Une notification disant Les 100 conversations de cette page sont sélectionnées. Sélectionnez toutes les conversations qui correspondent à cette recherche apparaîtra.
Cliquer sur Sélectionnez toutes les conversations qui correspondent à cette recherche
Choisir la Bouton Archiver
À Confirmer l'action groupée fenêtre apparaîtra. Choisir d'accord .

Selon le nombre d'e-mails que vous avez, Gmail prendra un certain temps avec ce filtre. Mais après un certain temps, tous vos e-mails disparaîtront de la boîte de réception et seront stockés en toute sécurité dans les archives. C'est l'étape la plus simple pour atteindre et maintenir la boîte de réception zéro.

Inbox Zero à perpétuité

En utilisant les trucs et astuces décrits ici, Inbox Zero est désormais facilement accessible. Utilisez la puissante barre de recherche et le filtre de Gmail pour envoyer automatiquement des e-mails aux archives, en gardant votre boîte de réception propre à vie.

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A propos de l'auteur Morales de Jowi(77 articles publiés)

Jowi est écrivain, coach de carrière et pilote. Il a développé un amour pour tout PC depuis que son père a acheté un ordinateur de bureau quand il avait 5 ans. Depuis lors, il utilise et maximise la technologie dans tous les aspects de sa vie.

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