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Avec un peu d'entraînement, il n'est pas trop difficile de faire des feuilles de calcul Excel qui ont fière allure . Cependant, l'impression de cette feuille de calcul peut être un défi.
Le plus gros obstacle à une impression parfaite est que vous ne savez peut-être pas comment effectuer le processus étape par étape. Suivez ce guide et vous aurez le document entre vos mains en un rien de temps.
1. Assemblez vos données
Comme pour la plupart des projets Excel, la première étape consiste à préparer vos données.
Si vous avez déjà configuré une feuille de calcul, vous êtes prêt à partir ! Sinon, importez vos données dans Excel et passez à l'étape suivante.
2. Convertir des données en un tableau
Ensuite, nous allons organiser nos données sous forme de tableau. Vous pouvez ignorer cette étape si vos données ne se prêtent pas au formatage de tableau, mais sinon c'est un moyen simple de simplifier le processus d'impression .
Pour convertir des données en tableau, faites glisser une sélection autour de tout le contenu applicable, puis utilisez CTRL + T . Cochez la case Mon tableau a des en-têtes le cas échéant, puis cliquez sur d'accord .
La mise en forme des tableaux nous permet de faire des choses utiles, comme trier nos lignes en fonction des informations d'une colonne particulière. Cependant, cela nous permet également de traiter toutes ces données comme une seule entité, ce qui est très pratique lorsque nous nous préparons à imprimer.
3. Définir la zone d'impression
Nous dirons à Excel exactement ce que nous voulons imprimer. Pour ce faire, utilisez votre souris pour sélectionner tout ce qui est requis - si vos données sont formatées sous forme de tableau, vous pouvez cliquer n'importe où dans ses paramètres et utiliser CTRL + MAJ + 8 .
Maintenant, dirigez-vous vers le Mise en page onglet et cliquez sur Zone d'impression dans le Mise en page section.
Utilisez la liste déroulante et sélectionnez Définir la zone d'impression .
4. Enveloppez le texte, si nécessaire
Pour le moment, chaque ligne de notre tableau peut être soigneusement formatée en ajustant la largeur de chaque colonne. Cependant, ce ne serait pas le cas si nous devions ajouter une colonne de citations à notre feuille de calcul.
Comme vous pouvez le voir, maintenant le contenu de notre dernière colonne dépasse sa largeur normale. Nous pouvons adapter ces entrées, mais nous devrons les formater en plusieurs lignes de texte. Cela pourrait ne pas être particulièrement facile à lire, nous allons donc envelopper le texte pour soulager toute fatigue oculaire .
Sélectionnez toutes les données du tableau. Ensuite, dirigez-vous vers le Accueil onglet, trouvez le Alignement rubrique et cliquez sur Envelopper le texte .
Tous les éléments de texte plus longs devraient maintenant posséder l'espacement approprié entre chaque ligne. C'est maintenant le bon moment pour apporter les ajustements nécessaires à la largeur de chaque colonne et à la hauteur de chaque ligne.
5. Ajuster les marges
Ensuite, cliquez sur Déposer et naviguez jusqu'à Imprimer . Ici, vous verrez un aperçu de votre feuille de calcul telle qu'elle apparaîtra sur une page imprimée.
C'est le bon moment pour décider si vous souhaitez imprimer en orientation paysage ou portrait. Vos données doivent éclairer votre décision ; s'il y a trop de colonnes pour rendre les choses lisibles en orientation portrait, choisissez paysage. D'un autre côté, si votre feuille de calcul est composée de beaucoup et beaucoup de lignes avec moins de colonnes, le portrait peut être la meilleure option.
Une fois que vous avez pris cette décision, utilisez le Marges menu déroulant pour sélectionner la zone de la page où votre feuille de calcul apparaîtra. Cela dépendra des capacités de votre imprimante, mais le Marges étroites le préréglage est un bon moyen d'obtenir autant que possible sur la page, et cela ne posera pas de problèmes pour la majorité des appareils.
Si vous voulez vous assurer que votre feuille de calcul est aussi grande et lisible que possible une fois imprimée, nous pouvons utiliser les outils de mise à l'échelle d'Excel pour le faire. Clique le Mise à l'échelle liste déroulante et sélectionnez Options de mise à l'échelle personnalisées .
Sur l'écran suivant, vous pouvez utiliser le Adapter à possibilité d'adapter votre feuille de calcul à la largeur ou à la hauteur d'une page
Cela peut être utile si vous cherchez à limiter votre feuille de calcul à une seule page .
Alternativement, vous pouvez utiliser le Ajuster à option pour mettre à l'échelle votre contenu par pourcentage, permettant un niveau de contrôle plus étroit.
6. Centrez votre feuille de calcul et ajoutez un en-tête ou un pied de page
Sans quitter l'écran d'impression, cliquez sur le bouton Marges liste déroulante et sélectionnez Marges personnalisées . Ensuite, cochez les cases marquées horizontalement et Verticalement dans le Centrer sur la page section pour centrer votre feuille de calcul.
C'est facultatif, mais c'est généralement le meilleur moyen d'organiser les marges vierges qui vont entourer votre feuille de calcul sur la page.
Il est maintenant temps d'ajouter un en-tête ou un pied de page, si nécessaire. Naviguez vers le En-tête/Pied de page onglet du Mise en page fenêtre et créez un en-tête ou un pied de page aussi complexe que vous le souhaitez. Vous pouvez également ignorer complètement cette étape - c'est à vous de décider.
7. Effectuez les derniers réglages et imprimez
À ce stade, nous sommes à peu près prêts. Retournez au Imprimer l'écran et jetez un œil à l'aperçu. Si vous voyez quelque chose qui ne va pas, faites le ajustements de taille appropriés à des lignes ou des colonnes individuelles pour résoudre le problème. Une fois que tout est à votre goût, vous pouvez commencer à imprimer des copies.
Prêt Set Imprimer
L'impression de feuilles de calcul Excel peut être un gâchis, à moins que vous ne preniez le temps de configurer votre document. Nous espérons que ce guide vous a aidé à éviter tous les pièges courants.
Avez-vous du mal à rendre votre feuille de calcul attrayante à l'impression ? Ou avez-vous une astuce pour d'autres utilisateurs que vous souhaitez partager avec la communauté ? Quoi qu'il en soit, la section des commentaires ci-dessous est l'endroit où aller si vous souhaitez rejoindre - ou démarrer - la conversation.
Écrit à l'origine par Eyal Sela le 7 août 2009.
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Écrivain anglais actuellement basé aux États-Unis. Retrouvez-moi sur Twitter via @radjonze.
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