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Excel est un fantastiquement utile tableur, mais il n'y a rien de pire que de créer une feuille de calcul parfaite et de l'imprimer pour la voir sortir sur neuf feuilles de papier, dont une seule ligne sur la dernière. À quoi sert une feuille de calcul magnifiquement conçue si elle a l'air terrible sur le papier ?
Heureusement, vous pouvez modifier votre feuille de calcul et les paramètres du programme pour tout obtenir sur une seule page et pour que cette page soit aussi belle que possible. Si votre feuille de calcul est trop grande pour une seule page, vous pouvez utiliser ces paramètres pour la répartir plus agréablement sur plusieurs pages.
Aperçu avant impression
Il s'agit d'une étape importante : vous pouvez éviter de nombreux problèmes avant d'imprimer si vous les connaissez. Si vous imprimez et vérifiez ensuite si cela a bien fonctionné, vous pourriez finir par gaspiller beaucoup de papier en essayant d'obtenir cette dernière ligne ou colonne sur le papier.
Selon votre version d'Excel, vous devrez peut-être cliquer sur Fichier > Aperçu avant impression , Fichier > Imprimer > Aperçu avant impression , ou juste Fichier > Imprimer pour voir à quoi ressemblera votre feuille de calcul lorsqu'elle sortira de l'imprimante. Si cela semble bon, allez-y et imprimez. Sinon, essayez certaines des stratégies énumérées ci-dessous !
Utiliser la vue Mise en page
La vue de mise en page vous montrera comment votre document s'imprimera pendant que vous travaillez dessus. Ce n'est pas une excellente vue pour travailler sur votre feuille de calcul, mais cela peut vous aider à faire des ajustements pour vous assurer que vos colonnes et lignes tirent le meilleur parti de l'espace dont vous disposez. Pour activer la vue, allez à Affichage > Mise en page .
Vous verrez maintenant votre feuille de calcul telle qu'elle serait imprimée. Faire des ajustements à l'aide des outils répertoriés ci-dessous dans cette vue vous donnera une meilleure idée de si oui ou non ils ont bien fonctionné. (Cette même fonctionnalité est disponible dans Word et peut vous aider créer des documents de qualité professionnelle ici aussi.)
Changer l'orientation de la page
Si votre feuille de calcul est plus large que haute, une orientation horizontale vous aidera à en faire plus sur une page. Une feuille de calcul plus grande bénéficiera probablement d'une orientation verticale. Pour choisir l'orientation utilisée par votre feuille de calcul, ouvrez le Mise en page menu et choisissez Portrait ou Paysage sous l'onglet Page.
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Supprimer ou masquer des lignes ou des colonnes
Dans les grandes feuilles de calcul, il y a souvent des lignes ou des colonnes qui sont redondantes, contiennent des informations anciennes ou n'ont tout simplement pas besoin d'être imprimées dans une situation particulière. Ces lignes et colonnes occupent un espace précieux sur la page et peuvent rendre beaucoup plus difficile l'ajustement de votre feuille de calcul.
Si vous pouvez supprimer certaines de ces données, utilisez simplement le familier mettre en surbrillance > Modifier > Supprimer séquence pour s'en débarrasser. S'ils contiennent des informations dont vous pensez avoir besoin à nouveau plus tard, vous pouvez les masquer en cliquant avec le bouton droit sur l'en-tête de ligne ou de colonne et en sélectionnant Cacher . Pour revoir les données, mettez en surbrillance les lignes ou les colonnes de chaque côté des données masquées, cliquez avec le bouton droit sur l'étiquette et sélectionnez Afficher .
Utiliser les sauts de page
Tout comme dans votre programme de traitement de texte préféré, vous pouvez insérer des sauts de page pour vous assurer que votre feuille de calcul est divisée en plusieurs pages là où vous le souhaitez, au lieu de l'endroit où Excel le décide. Utilisez simplement Insertion > Saut de page pour dire à Excel où diviser votre document.
Modifier la zone d'impression
Si votre feuille de calcul contient une énorme quantité de données et que vous n'avez besoin d'en imprimer qu'une partie, vous pouvez imprimer uniquement la partie de la feuille de calcul que vous sélectionnez. Sélectionnez les cellules que vous souhaitez imprimer et cliquez sur Imprimer . Changer la Imprimer quoi: possibilité de Sélection , et l'aperçu sera mis à jour pour ne contenir que les données que vous avez sélectionnées.
Si vous avez tendance à imprimer régulièrement la même sélection, vous pouvez définir une zone d'impression permanente qui englobe uniquement cette section afin que vous n'ayez pas à la sélectionner à chaque fois. Pour ce faire, sélectionnez la zone que vous imprimez fréquemment, puis accédez à Fichier > Zone d'impression > Définir la zone d'impression . Désormais, cette sélection deviendra la zone d'impression standard de votre feuille de calcul. Pour supprimer ce paramètre, utilisez Fichier > Zone d'impression > Effacer la zone d'impression .
Modifier les marges de page
Si vous avez besoin d'un peu plus d'espace pour faire tenir votre feuille de calcul sur une page, l'ajout d'un espace supplémentaire dans les marges de la page peut résoudre votre problème. Vous pouvez accéder à la boîte de dialogue Mise en page soit à partir de Fichier > Mise en page ou avec le bouton Mise en page dans la boîte de dialogue d'impression. Ajoutez une fraction de pouce à chaque marge et vérifiez à nouveau l'aperçu avant impression.
Il est facile d'aller trop loin en ajoutant de l'espace dans les marges pour tenir autant que possible sur une page. Cependant, n'oubliez pas que le texte qui s'étend jusqu'au bord d'une feuille de papier n'est pas seulement esthétiquement désagréable, mais peut également être difficile à lire. Soyez judicieux avec celui-ci !
Envelopper le texte et redimensionner les colonnes
Excel est généralement utilisé pour les données numériques, mais il peut également être très utile pour le texte. Si vous avez beaucoup de texte dans vos cellules, ils peuvent vraiment étirer votre feuille de calcul et rendre difficile son ajustement sur une page, voire sur plusieurs pages ; vous pourriez vous retrouver avec un schéma d'impression étrange qui donne à votre document l'aspect suivant :
Une partie du texte est coupée, et les cellules qui ne sont pas coupées vont trop loin vers la droite. Pour limiter la largeur de votre feuille de calcul à la largeur d'une seule page, vous pouvez limiter la largeur de vos colonnes et utiliser l'habillage du texte pour vous assurer de ne perdre aucune des données que vous souhaitez imprimer. Tout d'abord, allez à Format > Cellules > Alignement et assurez-vous Envelopper le texte est autorisé.
Désormais, lorsque le texte d'une cellule est plus large que la largeur de la colonne, le texte passe à la ligne suivante. À partir de là, vous pouvez ajuster la largeur de vos colonnes en faisant glisser le bord d'un en-tête de ligne ou de colonne pour le redimensionner.
Vous pouvez également double-cliquer sur les étiquettes de ligne ou de colonne pour les rendre automatiquement aussi larges que nécessaire, comme le montre la vidéo ci-dessous. Pour vous assurer que vos colonnes tiennent sur une page comme vous le souhaitez, utilisez la vue de mise en page mentionnée ci-dessus.
Mettez votre feuille de calcul à l'échelle
Si rien d'autre n'a fait le travail, vous pouvez redimensionner votre feuille de calcul pour qu'elle tienne sur une seule page (ou un certain nombre de pages). Dans Mise en page , cliquez sur le bouton radio à côté de Adapter à: et choisissez le nombre de pages sur lesquelles vous souhaitez imprimer votre feuille de calcul. La sélection d'un plus petit nombre de pages 'larges' redimensionnera le document horizontalement, et la sélection d'un plus petit nombre de pages 'grandes' le redimensionnera verticalement. Vous pouvez également sélectionner une échelle de pourcentage.
L'utilisation de l'option de mise à l'échelle peut aider à limiter la taille de votre document lorsqu'il est mis sur papier, mais cela peut également rendre votre texte très petit et difficile à lire. Vérifiez l'aperçu et assurez-vous que vous ne redimensionnez pas si loin qu'il est impossible de lire vos données. La mise à l'échelle est vraiment utile lorsque vous essayez d'imprimer Graphiques Excel , trop.
Rendre votre impression plus facile à lire
Une fois que vous avez réussi à obtenir votre feuille de calcul sur un nombre acceptable de pages, allez plus loin et rendez-la aussi facile à lire que possible. En ajustant quelques autres paramètres d'impression, vous pouvez optimiser l'apparence de votre impression. Voici un couple que vous devriez connaître.
Impression du quadrillage et des en-têtes de ligne ou de colonne
Dans le Mise en page menu (accessible via la boîte de dialogue d'impression ou Fichier > Mise en page ), cliquez sur l'onglet Feuille et sélectionnez Quadrillage sous le Imprimer section. Vous pouvez également sélectionner En-têtes de lignes et de colonnes pour ajouter ces étiquettes à votre impression.
Ajout d'informations d'en-tête et de pied de page
Excel peut ajouter automatiquement des informations utiles à l'en-tête et au pied de page de votre document pour en faciliter la lecture. Dans le Mise en page menu, cliquez sur le En-tête/Pied de page et utilisez les menus déroulants pour ajouter des informations telles que le numéro de page, le nom de fichier et le nom de l'auteur à l'en-tête ou au pied de page. Si votre feuille de calcul est très longue, ces informations peuvent aider à organiser les pages plus facilement.
Vous pouvez également ajouter du texte personnalisé en cliquant sur Personnaliser l'en-tête ou Personnaliser le pied de page .
Ne vous contentez pas de feuilles de calcul mal imprimées
Il peut être frustrant d'essayer de faire en sorte que votre feuille de calcul soit belle lorsque vous l'imprimez, surtout si vous devez l'obtenir sur une seule page. Mais avec quelques ajustements aux paramètres et au format de votre document, vous pouvez produire une belle impression ! N'oubliez pas d'apprendre d'autres conseils pour réussir Excel au bureau pendant que vous y êtes également.
Avez-vous d'autres conseils pour imprimer des feuilles de calcul à partir d'Excel ? Partagez-les ci-dessous!
Crédits image : homme d'affaires avec point d'interrogation par Dooder via Shutterstock
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Dann est un consultant en stratégie de contenu et marketing qui aide les entreprises à générer de la demande et des prospects. Il blogue également sur la stratégie et le marketing de contenu sur dannalbright.com.
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