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Microsoft Excel est un programme dont beaucoup de gens se méfient - c'est un logiciel complexe, avec de nombreuses fonctionnalités cachées sous la surface. Il est facile de comprendre pourquoi les novices seraient rebutés par quelque chose d'aussi compliqué, mais ce logiciel puissant en vaut la peine. Voici comment apprendre Excel rapidement.
Excel est-il difficile à apprendre ?
La clé pour apprendre rapidement Excel est de décomposer le processus d'apprentissage en composants gérables. Il est impossible d'apprendre Excel en un jour ou une semaine, mais si vous vous efforcez de comprendre les processus individuels un par un, vous découvrirez bientôt que vous avez une connaissance pratique du logiciel.
Parcourez ces techniques et il ne faudra pas longtemps avant que vous ne soyez à l'aise avec les principes fondamentaux d'Excel. À partir de là, vous êtes sur la bonne voie pour terminer votre formation Microsoft Excel et devenir un véritable maître du tableur.
Les bases
Voici quelques-unes des premières techniques que vous devrez maîtriser si vous souhaitez vous familiariser avec Excel. Ils sont en grande partie assez simples, mais il est important que vous les connaissiez avant de commencer à essayer des tâches plus complexes.
1. Faire des mathématiques simples
Pour commencer, commencez par les problèmes mathématiques les plus élémentaires dont vous aurez besoin pour alimenter Excel. La première chose à retenir à propos de techniques comme celle-ci est qu'Excel s'attend à voir un signe égal en premier lorsque vous lui posez un problème à résoudre.
Tapez = 10 + 10 dans une cellule de votre feuille de calcul et appuyez sur Entrer ; la cellule doit afficher le nombre 20.
L'addition et la soustraction sont assez explicites, mais vous devrez utiliser un astérisque (*) à la place d'un signe de multiplication et une barre oblique (/) à la place d'un signe de division.
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2. Utilisation de la somme automatique
Si tu es juste débuter avec Excel , c'est un excellent moyen de se familiariser avec l'utilisation de base des fonctions. Tout d'abord, entrez deux nombres quelconques dans des cellules côte à côte, soit côte à côte, soit au-dessus et en dessous, cela fonctionne bien. Ensuite, sélectionnez la cellule directement à droite ou en dessous de ces cellules et accédez à Accueil > Somme automatique .
Cela remplira automatiquement la cellule sélectionnée avec une formule SUM, alors appuyez sur Entrer pour l'exécuter. Excel additionnera les deux nombres et fournira le résultat dans la cellule spécifiée. En utilisant la liste déroulante Somme automatique, vous pouvez également choisir différentes fonctions mathématiques.
3. Application des formats de nombre
Une fois que vos feuilles de calcul commencent à devenir un peu plus complexes, elles sont susceptibles de contenir différents types de nombres ; devise, dates, pourcentages, etc. Pour vous assurer que vous pouvez travailler avec ces données, cela vaut la peine de les formater pour les taper.
Sélectionnez les nombres que vous souhaitez formater - vous devrez faire chaque type différent un à la fois. Cherchez le Nombre en haut de l'écran et recherchez la liste déroulante par défaut général .
À partir de là, vous pouvez choisir parmi une liste saine de différents formats de nombres. Si vous recherchez plus de contrôle, sélectionnez Plus de formats de nombres à partir du bas de la liste, et vous pourrez spécifier des détails tels que le nombre de décimales à utiliser ou votre devise préférée.
4. Création d'un tableau
Présentation de vos données sous forme de tableau vous permet de faire beaucoup plus avec les informations disponibles, et il est facile à configurer. Pour commencer, sélectionnez l'intégralité de l'ensemble de données que vous souhaitez convertir en un tableau, y compris les en-têtes, et cliquez sur le bouton Analyse rapide raccourci qui apparaîtra dans le coin inférieur gauche de votre sélection.
Naviguez vers le les tables onglet et sélectionnez Table . Vous remarquerez des différences immédiates dans l'apparence des données, et il y a aussi des changements dans la façon dont elles peuvent être manipulées.
Si le raccourci Analyse rapide n'apparaît pas, mettez simplement vos données en surbrillance, puis dirigez-vous vers Insérer puis sélectionnez Table.
Utilisez les boutons fléchés dans les cellules d'en-tête du tableau pour filtrer des points de données particuliers ou les trier d'une manière ou d'une autre.
5. Création d'un graphique
Vous pouvez faire un tableau ou un graphique de la même manière que vous créeriez un tableau, mais vous devrez réfléchir à l'avance à la manière dont vous souhaitez présenter ces données.
Excel peut vous donner quelques indications, mais il est important de savoir ce que vous voulez que le graphique réalise. Dans cet esprit, mettez en forme vos données et sélectionnez le tout, comme vous l'avez fait lors de la création d'un tableau.
Passez la souris sur l'une des options pour avoir un aperçu de son apparence, ou sélectionnez Suite pour un contrôle supplémentaire sur le produit fini.
Si la case Analyse rapide n'apparaît pas pour vous, mettez vos données en surbrillance et sélectionnez Insérer . Ensuite, accédez à la section des graphiques et des graphiques. Ici, vous pourrez sélectionner cartes recommandées ou choisissez le vôtre.
Vous voudrez peut-être aussi apprendre comment créer des graphiques Excel à mise à jour automatique .
Techniques avancées
Tôt ou tard, vous voudrez probablement faire passer votre utilisation d'Excel au niveau supérieur. La bonne nouvelle est que de nombreux aspects des fonctionnalités du logiciel sont liés d'une manière ou d'une autre, ce qui signifie que l'apprentissage d'une technique sera probablement bénéfique ailleurs plus tard.
6. Utilisation manuelle des fonctions
Une fois que vous maîtrisez l'arithmétique de base dans Excel, il est sage de commencer à expérimenter avec les fonctions. Vous découvrirez une grande variété de fonctions différentes pour effectuer différentes procédures, et toutes sont légèrement différentes. Cependant, travailler avec des exemples plus simples vous aidera à vous familiariser avec les pratiques de base qui se perpétuent.
Commençons par utiliser l'une des fonctions les plus basiques inclus dans Excel, SOMME. Nous pouvons utiliser cette fonctionnalité pour additionner une série de figures sans faire nous-mêmes les démarches.
Comme vous pouvez le voir ci-dessus, j'ai cinq nombres que j'aimerais additionner, j'ai donc entré ma fonction dans la cellule située juste en dessous de la liste. Notez que vous pouvez exécuter cette tâche n'importe où sur votre feuille de calcul, car vous dire au programme exactement quelles cellules il recherche.
Vous pouvez produire un exemple de travail en tapant = SOMME (E1 : E5) , mais il existe également d'autres moyens de relayer cette commande.
je ne sais pas quoi chercher
Vous voudrez peut-être entrer le mot SOMME et ouvrez les crochets, puis sélectionnez les cellules manuellement. Vous pouvez le faire en maintenant la touche Contrôler touche et en cliquant sur des cellules individuelles - faire glisser sur plusieurs cellules fonctionne également. Vous pouvez également saisir des références de cellules individuelles séparées par une seule virgule si elles ne sont pas séquentielles.
L'avantage d'utiliser des références de cellules dans les fonctions plutôt que des entiers est que vos résultats seront mis à jour en fonction du contenu de ces cellules. Une fois que vos projets de tableur commencent à devenir plus complexes, cela vous sera certainement utile.
Les fonctions offrent de nombreuses capacités utiles, comme comment combiner deux colonnes dans Excel .
7. Intégration du formatage conditionnel
Ces dernières années, Excel est devenu un outil puissant pour créer des tableaux de bord ainsi que des feuilles de calcul conventionnelles. La création d'un tableau de bord dans Excel peut apporter de grands avantages et demander beaucoup d'efforts, en fonction de vos besoins.
Cependant, la mise en forme conditionnelle peut ajouter un élément de l'expérience du tableau de bord à une feuille de calcul standard et est facile à mettre en place.
À ces fins, nous utiliserons une mise en forme conditionnelle pour aider à fournir un raccourci visuel pour certaines données, alors choisissez quelque chose qui vaut la peine d'être évalué en un coup d'œil si vous voulez essayer celui-ci. Sélectionnez ces données et accédez à Accueil > Mise en forme conditionnelle .
Vous trouverez une grande richesse d'options de formatage différentes. Nous examinons des pourcentages, une barre de données est donc logique. Cependant, les échelles de couleurs et les jeux d'icônes peuvent également être utilisés efficacement dans des circonstances appropriées.
N'oubliez pas que vous pouvez contrôler les aspects du processus en cliquant sur Plus de règles dans le menu déroulant. Si votre formatage n'offre pas suffisamment de différenciation pour être immédiatement clair, envisagez de modifier un peu les règles.
8. Ajout d'une ligne de tendance à un graphique
La clé pour devenir un expert Excel est de connaître tous les nombreux outils offerts par le logiciel afin de créer le graphique parfait pour vos besoins. Une ligne de tendance est l'un des nombreux composants que vous devrez peut-être réunir pour accomplir cette tâche.
C'est un ajout que vous apporterez à un graphique une fois qu'il aura été créé, vous pouvez donc créer un graphique de test ou en utiliser un qui a déjà été créé. Une fois qu'il est en place, vous devez cliquer sur le graphique, puis cliquez sur le Éléments de graphique raccourci illustré par une icône de signe plus.
Vous pouvez ajouter une courbe de tendance rapidement en cochant la case à côté, ou vous pouvez cliquer sur la flèche à droite pour accéder à des options plus détaillées.
L'élément crucial ici est de savoir ce que vous essayez d'illustrer. Une ligne de tendance n'ajoute pas toujours de valeur, alors réfléchissez bien aux données que vous présentez. Déterminez également si une ligne de tendance contribue de manière significative à votre graphique ou ajoute simplement plus d'encombrement.
Développez vos compétences Excel
Il y a toujours plus à apprendre sur Excel, mais voici quelques bons points de départ. celui de Microsoft Site d'assistance bureautique abrite une multitude de didacticiels Excel clairement présentés sur tout, de l'utilisation de haut niveau aux tâches les plus simples que vous pourriez vouloir effectuer.
Alternativement, Fonctions Excel fournit un excellent point de référence, que vous soyez un débutant absolu ou un vétéran chevronné. Bien sûr, Excel vous aidera avec des info-bulles lorsque vous essayez de saisir une fonction, mais il est bon d'avoir une ressource aussi complète à portée de main si vous vous retrouvez dans une impasse.
Enfin, il existe une multitude d'excellents didacticiels Microsoft Excel à parcourir sur MakeUseOf. Commencez par apprendre comment fonctionnent les formules fondamentales d'Excel, puis découvrez comment transposer les données horizontalement dans Excel , et quelques-unes des meilleures façons d'organiser vos documents Excel. Regarder des didacticiels et lire du matériel lié à Excel est le moyen le plus simple d'apprendre rapidement Excel.
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Écrivain anglais actuellement basé aux États-Unis. Retrouvez-moi sur Twitter via @radjonze.
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