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Microsoft Excel est un excellent tableur à usage général. Compte tenu de sa facilité d'utilisation, des erreurs sont inévitables lors de la création de feuilles de calcul plus complexes.
Certaines des erreurs les plus courantes incluent des relations complexes, des informations cachées, des calculs incompréhensibles ou tout simplement des erreurs simples. Afin de créer et de maintenir de bons fichiers Microsoft Excel en permanence, vous devez toujours garder à l'esprit quelques points.
Comment préparer une bonne feuille de calcul ?
La première chose que vous devez faire est de choisir une norme organisationnelle avant de commencer à développer votre feuille de calcul. Si vous travaillez dans un cadre professionnel, cette norme organisationnelle préparera le terrain pour tous les utilisateurs qui utiliseront/travailleront sur votre feuille de calcul.
Un standard partagé améliore votre communication avec l'équipe et vous fera gagner du temps de développement.
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Cela dit, il est crucial de créer votre feuille de calcul en pensant à l'avenir. Vous devez être préparé, car vous rencontrerez sûrement des cas dont vous n'étiez pas au courant lorsque vous avez commencé à configurer la feuille de calcul.
En gardant à l'esprit les modifications futures, vous pouvez rendre votre feuille de calcul plus durable. Cela signifie que vous perdez moins de temps à créer une feuille de calcul de remplacement.
En rapport: Comment travailler avec des onglets de feuille de calcul dans Microsoft Excel
Tirez parti de plusieurs feuilles de calcul
Vous serez peut-être surpris de savoir combien de professionnels font cette erreur ! Microsoft Excel propose plusieurs feuilles de calcul et il est important que vous appreniez à les utiliser. Vous devriez commencer par mettre différents types de données sur différentes feuilles de calcul.
Par exemple, vous pouvez utiliser les deux premières feuilles de calcul pour les informations de base ; les feuilles de calcul suivantes peuvent être utilisées pour les calculs, tandis que la dernière feuille est souvent utilisée pour les résultats et les graphiques.
Bien sûr, cela varie également en fonction du type de travail que vous faites et de ce avec quoi vous êtes le plus à l'aise. Gardez à l'esprit que le fait d'avoir plusieurs tableaux par feuille de calcul peut causer de nombreux problèmes lorsque vous essayez de les trier, d'insérer ou de formater des cellules.
Lorsque vous travaillez avec une équipe, le fait d'avoir plusieurs feuilles de travail dédiées à différentes parties du travail permettra à chacun de comprendre plus facilement ce qui se passe.
Organisation du flux d'informations
Les informations doivent circuler du haut à gauche vers le bas à droite, et vous devez organiser vos feuilles de calcul pour suivre cette structure. Votre chronologie doit être cohérente dans toutes vos feuilles de calcul, car cela permettra à tout le monde de comprendre plus facilement le fonctionnement de la feuille de calcul.
Lorsque vous gérez le flux d'informations, évitez les schémas croisés, car ils ont tendance à distraire les lecteurs. Sur cette note, vous devez également éviter tout type de références circulaires.
Étiquetage des colonnes et des lignes
Bien qu'avoir une simple feuille de calcul sans aucune étiquette puisse ne pas être déroutant pour vous (en tant que créateur de la feuille de calcul), d'autres utilisateurs peuvent trouver cela assez problématique.
C'est pourquoi il est important que vous commenciez à étiqueter vos colonnes et vos lignes avec des noms simples. Assurez-vous que vous utilisez systématiquement les mêmes noms pour les mêmes types de données.
Que faut-il éviter lors de l'écriture de formules ?
Si votre feuille de calcul Excel contient beaucoup de formules, vous pouvez faire plusieurs choses pour lui donner un aspect beaucoup plus professionnel. Tout d'abord, évitez de faire des calculs répétés et ne calculez les formules qu'une seule fois.
Si vous copiez une formule, vous augmentez les chances d'avoir des erreurs. Sans compter que si vous modifiez une formule, le doublon que vous avez fait précédemment ne sera pas modifié. Cela peut conduire à de nombreuses erreurs déroutantes.
Si vous devez réutiliser exactement la même formule, il est préférable de vous référer à la première instance où vous avez dû utiliser la formule.
De plus, vous devez toujours éviter d'utiliser des nombres fixes dans les formules. Au lieu de cela, vous devez utiliser pour les valeurs fixes des cellules d'entrée séparées et utiliser les références à cette cellule lorsque vous l'utilisez dans les calculs.
Autres choses à éviter lors de la création de feuilles de calcul
L'une des choses les plus importantes à éviter lors de l'utilisation de Microsoft Excel est la possibilité de Fusionner des cellules . C'est rarement une bonne idée, et le plus souvent, c'est juste utilisé pour améliorer l'esthétique. En fusionnant les cellules de votre tableau, vous aurez une probabilité plus élevée de rencontrer des problèmes de références et de calculs.
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L'un des plus gros risques est de faire référence à une cellule fusionnée. Lorsque vous référencez une cellule fusionnée, toutes les cellules feront partie de vos calculs, alors qu'une seule d'entre elles sera réellement correcte.
Une autre chose à éviter est de masquer des informations, telles que des lignes, des colonnes et même des feuilles de calcul. Cela augmentera simplement les chances que d'autres utilisateurs passent à côté de quelque chose d'important lorsqu'ils travaillent avec/sur la feuille de calcul.
Gardez l'esthétique pour la fin
Les options de style d'Excel sont étendues, vous permettant d'ajuster les valeurs des cellules selon vos préférences de plusieurs manières. Vous pouvez choisir différentes bordures, couleurs, thèmes et autres fonctionnalités.
Il n'y a rien de mal à vouloir avoir une conception spécifique de votre feuille de calcul, mais généralement, cela soustraira des informations pour le spectateur.
Si vous envisagez de styliser votre feuille de calcul, essayez de la garder cohérente dans l'ensemble du document. Un style de mise en forme cohérent et simple aidera les lecteurs à comprendre votre feuille de calcul beaucoup plus facilement !
De plus, il est également important de créer une légende et de clarifier clairement vos sources. Vous pouvez apprendre à créer correctement une légende de graphique dans Excel sur le site officiel Microsoft site Internet.
En rapport: Comment ajouter des Sparklines dans Excel
Apprenez à donner à votre document Excel un aspect professionnel
Créer et maintenir de bons fichiers Excel n'est pas si difficile si vous connaissez les trucs et astuces de base. Il n'y a rien de mal à vouloir styliser votre document Excel, mais essayez de laisser le style/l'esthétique pour la fin.
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Tout d'abord, vous devez créer une feuille de calcul claire et concise, du début à la fin. Après cela, vous pouvez affiner votre document Excel, mais essayez de le garder simple et cohérent dans toutes les feuilles de calcul !
Partager Partager Tweeter E-mail Comment rechercher et supprimer des références circulaires dans ExcelVoici ce que vous devez savoir sur les références circulaires dans Microsoft Excel et comment les gérer lorsqu'elles apparaissent.
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Logan a essayé beaucoup de choses avant de tomber amoureux de l'écriture en 2011. MakeUseOf lui donne l'occasion de partager ses connaissances et de produire des articles utiles et factuels sur la productivité.
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