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Beaucoup de gens voient Microsoft Excel comme un outil qui n'est utile qu'en affaires. La vérité est que cela peut également vous être bénéfique à la maison de nombreuses façons. La clé pour trouver des utilisations d'Excel dans la vie quotidienne est de choisir les bonnes formules qui résolvent les problèmes.
Que vous recherchiez un nouveau prêt automobile, que vous souhaitiez déterminer quel investissement dans un fonds commun de placement vous convient le mieux ou que vous essayiez simplement de donner un sens à votre compte bancaire, Excel est un outil puissant qui peut vous aider.
Nous avons sélectionné 15 formules simples, puissantes et qui vous aident à résoudre des problèmes complexes.
Formules financières
Vous magasinez pour une nouvelle maison et vous êtes confus par tout le jargon hypothécaire ? Vous êtes à la recherche d'une nouvelle voiture et vous êtes déconcerté par les conditions de prêt automobile que le vendeur n'arrête pas de vous proposer ?
N'ai pas peur. Avant de contracter un crédit, faites vos recherches avec Excel à vos côtés !
1. PMT --- Paiement
Chaque fois que vous comparez des conditions de prêt et que vous souhaitez déterminer rapidement votre paiement mensuel réel compte tenu des différentes variations de termes, profitez de la puissante (et simple) PMT formule.
Voici ce dont vous avez besoin pour utiliser cette formule :
- Le taux d'intérêt du prêt
- La durée du prêt (combien de versements ?)
- Le principe de départ du prêt
- Valeur future, si pour une raison quelconque le prêt sera considéré comme remboursé avant d'atteindre zéro (facultatif)
- Type de prêt---0 si les paiements sont dus à la fin de chaque mois, ou 1 s'ils sont dus au début (facultatif)
Voici une façon intéressante de comparer rapidement une variété de prêts pour voir à quoi ressembleront vos paiements. Créez une feuille Excel qui répertorie tous les prêts potentiels et toutes les informations disponibles à leur sujet. Ensuite, créez une colonne « Paiements » et utilisez le PMT formule.
Saisissez simplement le coin inférieur droit de la cellule PMT que vous venez de créer et faites-la glisser vers le bas pour qu'elle calcule le total des paiements pour toutes les conditions de prêt répertoriées dans la feuille. Les Fonction de remplissage automatique d'Excel est une fonctionnalité que vous utiliserez beaucoup avec ces astuces.
Vous pouvez désormais comparer les mensualités de différents types de prêts.
(Un très grand merci à Mark Jones (@redtexture sur Twitter) qui a souligné que pour les formules PMT et FV, vous devez faire très attention à utiliser la même période --- dans ce cas, utiliser des paiements mensuels nécessite de diviser le terme d'intérêt de 12 mois)
C'est pourquoi nos lecteurs sont si grands. Merci d'avoir aidé avec ce correctif Mark !
2. FV --- Valeur future
La formule suivante est pratique lorsque vous cherchez à investir de l'argent dans quelque chose comme un certificat de dépôt (CD), et que vous voulez savoir ce que cela vaudra à la fin du terme.
Voici ce que vous devez savoir pour utiliser le Formule VF :
- Le taux d'intérêt du prêt
- Nombre de versements (ou durée d'investissement en mois)
- Le paiement pour chaque période (généralement mensuelle)
- Solde de départ actuel (facultatif)
- Type de prêt---0 si les paiements sont dus à la fin de chaque mois, ou 1 s'ils sont dus au début (facultatif)
Comparons donc plusieurs CD en utilisant les termes que vous connaissez grâce aux informations que les banques vous ont fournies. Dans l'exemple ci-dessous, disons que vous avez un héritage de 20 000 $ à investir dans un CD.
Les taux d'intérêt sont à nouveau représentés au format décimal (prenez le taux d'intérêt que la banque vous a donné et divisez par 100). Les paiements sont nuls car les CD sont généralement basés sur une valeur de départ et une valeur future payée. Voici à quoi ressemble la comparaison lorsque vous utilisez la formule FV pour chaque CD que vous envisagez.
Sans aucun doute, le CD à intérêt plus élevé sur une plus longue période de temps rapporte beaucoup plus. Le seul inconvénient est que vous ne pouvez pas toucher à votre argent pendant trois années entières, mais c'est la nature de l'investissement !
3-4. Formules logiques --- SI et ET
De nos jours, la plupart des banques vous offrent la possibilité de télécharger près d'un an de transactions bancaires dans un format tel que CSV. C'est un format parfait pour analyser vos dépenses à l'aide d'Excel, mais parfois les données que vous recevez des banques sont très désorganisées.
L'utilisation de formules logiques est un excellent moyen de détecter les dépenses excessives.
Idéalement, la banque classe automatiquement vos dépenses ou vous avez configuré votre compte de manière à ce que les choses soient classées dans des catégories de dépenses. Par exemple, tous les restaurants que nous fréquentons sont étiquetés avec le Dîner à l'extérieur étiqueter.
Cela facilite l'utilisation d'une formule logique pour identifier chaque fois que nous sommes sortis manger et avons dépensé plus de 20 $.
Pour ce faire, créez simplement une formule logique dans une nouvelle colonne à la recherche de toute valeur où la colonne de catégorie est « DiningOut » et la colonne de transaction est supérieure à -20 $
Noter: La comparaison ci-dessous montre '<', less than, because the values in column C are all negative.
Voici à quoi cela ressemble :
À l'aide de SI et ET ensemble dans une formule semble délicat, mais c'est en fait assez simple. L'instruction IF affichera le montant en dollars (C2) si le ET l'instruction est vraie, ou FAUX si ce n'est pas le cas. Les ET L'instruction vérifie si la catégorie est « DiningOut » et si la transaction est supérieure à 20 $.
Voilà! Sans avoir à passer au crible manuellement toutes ces transactions, vous savez maintenant exactement à quels moments vous avez dépensé trop d'argent dans une certaine catégorie.
Donner du sens aux listes
Les listes font partie intégrante de la vie quotidienne. Si vous gérez un foyer, vous utilisez constamment des listes. Excel a des outils assez puissants pour être productif avec des listes de contrôle , ainsi que d'autres types de formats de liste.
5-6. COUNT et COUNTIF
Excel peut vous aider à organiser et trier rapidement les valeurs sous forme de liste. Prenons l'exemple de PTC. Voici une liste des dons des membres de la communauté.
Nous voulons voir combien de fois le nom d'une personne apparaît sur la liste. Pour ce faire, vous pouvez combiner les COMPTER formule avec un SI formule. Tout d'abord, créez une colonne pour vérifier si la personne est Michelle ou non. La formule utilisera un SI instruction pour remplir la cellule avec un « 1 » si cela est vrai.
Ensuite, créez une autre colonne qui compte combien de fois vous avez trouvé Michelle Johnson sur la liste.
Cela vous donne le nombre de chaque endroit dans la colonne E où il y a un 1 plutôt qu'un blanc.
C'est donc la façon la plus simple de faire ce genre de chose, mais cela nécessite deux étapes.
6-8. SUMIF, COUNTIF, MOYENNEIF
Si cela ne vous dérange pas d'utiliser une formule légèrement plus avancée, vous pouvez envisager d'utiliser l'une des nombreuses formules combinées « SI » comme SUMIF , COUNTIF , ou MOYENIF . Ceux-ci vous permettent d'effectuer la formule (COUNT, SUM ou AVERAGE) si la condition logique est vraie. Voici comment cela fonctionne en utilisant l'exemple ci-dessus.
Cette formule examine la colonne A, qui contient tous les noms des donateurs, et si la cellule de la plage correspond aux critères entre guillemets, elle compte par un. Cela vous donne un décompte de toutes les fois où le nom du donateur est égal à « Michelle Johnson » en une seule étape.
C'est beaucoup plus rapide que d'utiliser deux colonnes, mais c'est un peu complexe - alors utilisez l'approche qui convient le mieux à votre situation.
Les SUMIF et MOYENIF les formules fonctionnent de la même manière, mais avec des résultats mathématiques différents. À l'aide de SUMIF dans cet exemple vous donnerait le montant total des dons pour Michelle Johnson si vous l'utilisez à la place.
9. LEN
Une autre formule que vous pouvez parfois utiliser de manière créative est la formule LEN. Cette formule est l'une des nombreuses formules de texte Excel qui vous indique le nombre de caractères dans une chaîne de texte.
Une façon intéressante d'utiliser cela dans l'exemple ci-dessus serait de mettre en évidence les donateurs qui ont fait un don de plus de 1 000 $ en comptant le nombre de chiffres dans la colonne des dons. Si la longueur du numéro est de 4 ou plus, alors ils ont fait un don d'au moins 1 000 $.
Vous pouvez maintenant ajouter une mise en forme supplémentaire pour faciliter la tâche des yeux.
Pour ce faire, vous devez mettre en évidence toutes les cellules de la colonne Don, sélectionner le Accueil onglet dans le menu et cliquez sur Mise en forme conditionnelle dans la barre d'outils. Sélectionnez ensuite Utiliser une formule pour déterminer les cellules à formater .
Définissez la plage sous Valeurs de format où cette formule est vraie : à la colonne/plage où toutes vos sorties de formule LEN sont affichées.
Dans cet exemple, si vous faites la condition « > 3 », alors tout ce qui dépasse 1 000 $ recevra le formatage spécial. N'oubliez pas de cliquer sur le Format... et choisissez le type de formatage spécial que vous souhaitez pour ceux-ci.
Aussi, une note rapide. Vous remarquerez que ma plage est définie comme '$E2:$E11', et non '$E:$E'. Lorsque vous sélectionnez la plage, la première est par défaut, ce qui ne fonctionnera pas. Vous devez utiliser l'adressage relatif comme indiqué dans l'image ci-dessus. Ensuite, votre mise en forme conditionnelle fonctionnera en fonction de la condition de la deuxième plage.
Organisation des téléchargements bancaires et financiers
Parfois, lorsque vous téléchargez des informations provenant d'entreprises --- qu'il s'agisse de votre banque ou de votre compagnie d'assurance maladie, le format des données entrantes ne correspond pas toujours à ce dont vous avez besoin.
Par exemple, disons que dans les données exportées de votre banque et que l'on vous donne la date au format standard.
Si vous souhaitez ajouter une nouvelle colonne avec la vôtre, précédée de l'année et incluant les informations sur le bénéficiaire (pour vos propres besoins de tri), il est très facile d'extraire des informations d'une colonne.
10-14. DROITE, GAUCHE, TEXTE et CONCATENER
Vous pouvez extraire l'année du texte dans cette colonne en utilisant le DROIT formule.
La formule ci-dessus indique à Excel de prendre le texte de la colonne D et d'extraire les quatre caractères du côté droit. Les ENCHAÎNER la formule rassemble ces quatre chiffres, avec le texte du bénéficiaire de la colonne E.
Gardez à l'esprit que si vous souhaitez extraire du texte à partir d'une date, vous devrez le convertir au format texte (au lieu de la date) en utilisant le '= TEXTE (J2,'mm/jj/aaaa')'. Ensuite, vous pouvez utiliser le DROIT formule pour sortir l'année.
Et si vos informations étaient à gauche ? Eh bien, utilisez plutôt le LA GAUCHE formule et vous pouvez tirer le texte de gauche à droite.
ENCHAÎNER est vraiment pratique lorsque vous avez du texte provenant d'un tas de colonnes différentes que vous souhaitez reconstituer en une longue chaîne. Vous pouvez en savoir plus dans notre guide sur la façon de combiner des colonnes Excel .
Il y a aussi un quelques façons de séparer le texte dans Excel si vous voulez apprendre à manipuler pleinement les chaînes.
Choisir des noms aléatoires dans un chapeau
15. BORD ENTRE
Une dernière formule amusante est celle que vous pouvez utiliser si vous devez faire quelque chose comme choisir des noms dans un chapeau pour une fête de Noël. Rangez ce chapeau et ces bouts de papier et sortez plutôt votre ordinateur portable et lancez Excel !
En utilisant la formule BORD ENTRE, vous pouvez demander à Excel de sélectionner au hasard un nombre parmi une plage de nombres que vous spécifiez.
Les deux valeurs que vous devez utiliser sont les chiffres les plus bas et les plus élevés, qui doivent se trouver aux extrémités de la plage de chiffres que vous avez appliquée au nom de chaque personne.
quel est le moins cher uber ou lyft
Une fois que vous avez appuyé sur la touche Entrée, la formule sélectionnera au hasard l'un des nombres de la plage.
C'est à peu près aussi aléatoire et inviolable que possible. Ainsi, au lieu de choisir un numéro dans un chapeau, choisissez plutôt un numéro dans Excel !
Utiliser Excel pour les problèmes quotidiens
Comme vous pouvez le voir, Excel n'est pas seulement pour> de nombreuses formules que vous trouverez cachées dans Excel . Apprenez ces formules et vous pourrez commencer à résoudre des problèmes réels dans Excel.
N'arrêtez pas d'apprendre Excel. Il existe une longue liste de formules et de fonctions Excel que vous pouvez apprendre à utiliser, vous trouverez peut-être quelques petites astuces intéressantes que vous n'auriez jamais pensé qu'Excel puisse faire.
Crédit image : Goodluz via Shutterstock.com
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Anthony Grant est un écrivain indépendant couvrant la programmation et les logiciels. C'est un étudiant en informatique spécialisé dans la programmation, Excel, les logiciels et la technologie.
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