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Quand les gens pensent à Microsoft Outlook, ils pensent au client de messagerie de leur grand-père. Mais saviez-vous qu'il existe également une version en ligne gratuite d'Outlook ? Il y en a, et aujourd'hui, nous allons comparer la version de bureau et la version en ligne.
La différence évidente entre le bureau Outlook et le Web Outlook est que la version de bureau n'est pas gratuite - elle fait partie du package Microsoft Office, qui n'est pas bon marché à moins que vous ne soyez un étudiant ou un enseignant.
Comment la version Web gratuite de Microsoft Outlook se compare-t-elle à son homologue de bureau payant ? Regardons de plus près.
La mise en page des e-mails
À quoi pouvez-vous vous attendre lorsque vous vous inscrivez à un compte Outlook en ligne gratuit ? En tant que membre de Suite bureautique en ligne , Microsoft Outlook constitue le centre de communication de votre productivité en ligne.
Vous utilisez Microsoft Outlook sur le Web comme vous utiliseriez votre compte Gmail. Le client de messagerie en ligne d'Outlook vous permet également d'intégrer plusieurs comptes de messagerie en un seul endroit, comme votre compte live.com, anciennement connu sous le nom de Hotmail.
En comparant la mise en page d'Outlook.com à celle de l'application de bureau Microsoft Outlook, les similitudes entre les deux mises en page deviennent très claires.
La navigation du compte, y compris tous les sous-dossiers, s'affiche dans le volet de gauche, et les e-mails réels et les aperçus d'e-mails s'affichent sur la droite. Cela est vrai pour les clients en ligne et de bureau.
Lorsque vous cliquez sur l'e-mail dans votre compte Outlook.com, vous verrez l'aperçu sur la droite.
C'est la même chose avec la version de bureau, sauf que la version de bureau a beaucoup plus d'icônes et de fonctionnalités affichées dans le ruban du menu supérieur (que nous verrons ci-dessous).
Dans les deux cas, vous pouvez également intégrer certains de vos comptes sociaux préférés, mais ce n'est certainement pas une force dans les deux cas. Avec Outlook Online, vous pouvez vous connecter avec Twitter et LinkedIn, mais la sélection de compte est très rare et le réseau social le plus populaire - Facebook - n'est même pas disponible.
Le bureau est toujours pire en ce qui concerne les connexions sociales. Sur la version de bureau, lorsque j'ai cliqué sur Déposer , Compte Paramètres et Comptes de réseaux sociaux , je me suis retrouvé emmené sur cette page Web, m'informant que les connexions aux comptes sociaux ne sont 'plus prises en charge'.
À l'heure où l'utilisation des réseaux sociaux ne cesse de croître et où les frontières continuent de se brouiller entre messagerie et réseaux sociaux, il semble étrange que Microsoft aille dans l'autre sens et se déconnecte de ces réseaux.
Catégories Outlook
De nombreuses personnes organisent les e-mails dans des dossiers, mais un autre outil d'organisation très efficace fourni par Microsoft Outlook est la possibilité de catégoriser les e-mails et de les coder en couleur en conséquence.
Cette fonctionnalité est disponible sur la version web en sélectionnant l'email et en cliquant sur le Catégories élément dans le menu du haut.
Vous pouvez changer n'importe quel nom de catégorie en quelque chose d'un peu plus descriptif en cliquant sur Gérer les catégories puis en ajoutant une nouvelle catégorie.
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Dans la version de bureau de Microsoft Outlook, des catégories sont également disponibles. Vous les trouverez en cliquant avec le bouton droit sur l'e-mail et en cliquant sur Catégorisé dans le menu déroulant, ou simplement en sélectionnant l'e-mail, en cliquant sur le Accueil élément de menu et en choisissant Classer par catégories dans le menu du ruban.
Inutile de dire que lorsque vous obtenez un énorme volume d'e-mails , l'organisation est vraiment importante et une fois que vous commencez à utiliser des catégories pour trier les choses, vous ne croirez jamais que vous pourriez vous en passer.
Règles Web Outlook, filtres, etc.
Des fonctionnalités plus puissantes que vous trouverez disponibles sur la version Web gratuite de Microsoft Outlook incluent des éléments tels que la création de règles pour les e-mails entrants.
Vous pouvez y accéder en cliquant sur les points de suspension dans le menu du haut, puis en choisissant Créer une règle... dans le menu déroulant.
Les règles de boîte de réception disponibles ici incluent le tri des messages entrants en fonction de la personne qui les a envoyés, à qui ils ont été envoyés et des mots dans la ligne d'objet.
Il s'agit d'une liste très limitée, tout comme la liste d'actions, qui vous permet uniquement de déplacer, copier ou supprimer le message, épingler ou marquer le message, ou transférer, rediriger ou envoyer. C'est ça.
Le seul avantage de l'utilisation de la version Web d'Outlook est que vous pouvez configurer des réponses automatiques à chaque fois que vous êtes en dehors du bureau , au cours d'une période donnée.
Ceux-ci sont configurés à partir du menu Paramètres, en sélectionnant Réponses automatiques . Ensuite, tout ce que vous avez à faire est de définir la période pendant laquelle vous serez absent et incapable de répondre aux e-mails, et vous avez terminé.
Le bureau Microsoft Outlook inclut une fonctionnalité de règles. En fait, c'est beaucoup plus robuste que la version Web. Lorsque vous cliquez sur Règles du Accueil menu, vous verrez une fenêtre qui ressemble beaucoup à la version Web, où vous pouvez choisir de déclencher l'endroit d'où ou vers l'e-mail est envoyé, n'importe quoi dans la ligne d'objet, et ainsi de suite.
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Cependant, si vous cliquez sur le Options avancées bouton, vous verrez beaucoup plus d'options de déclenchement - des choses comme si l'e-mail est marqué comme important, s'il contient des mots spécifiques dans le corps du message, si vous êtes en copie ou non, et ainsi de suite.
Il convient de noter que la version de bureau ne fait pas prévoir une option de réponse automatique, sauf si vous avez configuré Outlook pour qu'il fonctionne avec un serveur Exchange. Le seul inconvénient de la gestion de votre courrier sur votre PC local est que vous ne pouvez pas automatiser les choses qui sont généralement basées sur le serveur.
Suppléments Web Outlook
Il y a quelques choses que vous pouvez obtenir avec le Web Microsoft Outlook que vous ne pouvez pas obtenir avec la version de bureau. Sous les paramètres, vous trouverez un Gérer les compléments option.
Il s'agit d'applications que vous pouvez « connecter » à votre compte Outlook.com pour vous aider à améliorer votre client de messagerie en ligne.
Cela inclut des intégrations assez intéressantes comme Paypal, afin que vous puissiez plus facilement envoyer de l'argent par e-mail, des rappels Uber Ride à votre calendrier, Evernote afin que vous puissiez facilement enregistrer des e-mails dans vos classeurs, et plus encore.
Il convient également de noter que même si vous ne pouvez pas activer une réponse d'absence du bureau dans le bureau Microsoft Outlook à moins que vous ne soyez connecté à un serveur Exchange, vous pouvez configurer un e-mail d'absence du bureau avec votre client Outlook Online, non quel que soit le service de messagerie que vous avez ajouté.
Suppléments Outlook de bureau
Alors, que pouvez-vous faire avec la version de bureau de Microsoft Outlook que vous ne pouvez pas faire en ligne ? Un peu, en fait.
Bien que votre compte Microsoft Live inclue une application de tâches et une application de calendrier, celles-ci ne sont pas aussi étroitement intégrées à votre client de messagerie qu'elles le sont dans le bureau Microsoft Outlook.
De plus, avec le client de bureau, vous obtenez un outil très puissant appelé AutoArchive, où vous pouvez demander au client de classer automatiquement vos anciens e-mails, afin que votre boîte de réception puisse rester agréable et légère avec peu ou pas d'effort de votre part.
Cela seul suffit à faire gagner du temps à de nombreuses personnes pour opter pour la version de bureau de Microsoft Outlook, même si elle n'est pas gratuite (Outlook Express, la version de bureau gratuite, n'est plus disponible).
La gestion de votre boîte de réception est également beaucoup plus facile, car vous pouvez trier les e-mails par date, par expéditeur ou destinataire, ou marquer les messages pour un suivi et leur attribuer rapidement une date d'échéance.
Bien sûr, la partie la plus puissante de la version de bureau de Microsoft Outlook est la possibilité de la personnaliser vous-même, à l'aide du développeur VBA fourni avec Microsoft Office.
Vous pouvez activer cet élément de menu dans Fichier > Options > Personnaliser le ruban et sélectionnez Développeur à partir de la liste des éléments de la liste de droite.
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Vous pouvez également télécharger des outils tiers pour vous aider, comme Programmes anti-spam Outlook pour bloquer le courrier indésirable .
Quelle version vous convient ?
Comment décidez-vous d'utiliser Outlook Online ou Outlook Desktop ? La réponse est, cela dépend de ce qui est le plus important pour vous.
- Est-il important pour vous d'avoir accès à votre client de messagerie depuis n'importe quel ordinateur et depuis n'importe quel endroit ? Préférez-vous une meilleure intégration avec les services et applications en ligne ? Si cela vous décrit, alors vous voudrez opter pour la version en ligne d'Outlook.
- Êtes-vous plus intéressé par une planification, une gestion des tâches et une organisation des e-mails étroitement intégrées ? Vous recherchez un ensemble de règles plus robuste que vous pouvez utiliser pour automatiser la gestion des e-mails entrants ? Si c'est vous, alors vous voudrez investir dans la version de bureau de Microsoft Outlook.
Quelle que soit la version que vous choisissez, utiliser Microsoft Outlook vous donne la tranquillité d'esprit de savoir que vous utilisez un produit Microsoft complet et constamment mis à jour.
Et pour en savoir plus sur Outlook, consultez comment créer une signature électronique dans Office 365 .
Envisagez-vous de passer à l'utilisation de Microsoft Outlook comme client de messagerie ? Avez-vous décidé de l'utiliser en ligne ou sur votre bureau ? Partagez vos propres opinions dans la section commentaires ci-dessous!
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Ryan est titulaire d'un baccalauréat en génie électrique. Il a travaillé 13 ans dans l'ingénierie d'automatisation, 5 ans dans l'informatique, et est maintenant ingénieur d'applications. Ancien rédacteur en chef de MakeUseOf, il a pris la parole lors de conférences nationales sur la visualisation des données et a été présenté à la télévision et à la radio nationales.
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