Home-theater-designers
Qu'obtenez-vous lorsque vous combinez deux semaines de vacances avec une vie professionnelle bien remplie ? Un projet géant vous attend une fois rentré chez vous - il suffit de passer au crible tous ces e-mails ! Attendez - pourquoi ne pas activer Out of Office Responder dans Outlook et automatiser certaines de ces réponses pour vous ?
Ici, à MakeUseOf, nous avons expliqué comment procéder dans Gmail, comme les instructions du répondeur de vacances de Tina et la méthode de Mark pour le faire à l'aide d'un filtre de messagerie . Le seul client que nous n'avons pas encore couvert est Outlook. Malheureusement, contrairement à Gmail, la version gratuite d'Outlook.com n'offre pas la fonction de réponse d'absence du bureau. Cependant, si vous avez Outlook 2010 et un compte sur un serveur MS Exchange - que de nombreuses entreprises fournissent aux employés - alors vous avez de la chance.
Utilisation du répondeur d'absence du bureau dans Outlook
Microsoft a rendu extrêmement simple la mise en place d'un système automatisé qui enverra des réponses instantanées à toute personne qui vous envoie un e-mail pendant que vous êtes absent de votre bureau. Peu importe que ce soit pendant 24 heures ou pendant 2 semaines de vacances, vous pouvez configurer le client Outlook pour qu'il réponde exactement comme vous le souhaitez et pour la durée précise dont vous avez besoin.
Pour accéder à ces paramètres dans Outlook 2010, sous le bouton Logo Windows, sélectionnez Info. Ici, vous verrez un gros bouton indiquant « Réponses automatiques » avec une porte et une icône en forme de flèche.
Cliquez sur le bouton Réponses automatiques pour lancer l'outil d'absence du bureau d'Outlook. La fenêtre contextuelle que vous verrez est beaucoup plus avancée que vous ne le pensez. À première vue, c'est un moyen rapide d'activer « Envoyer des réponses automatiques » et de saisir simplement une note rapide qu'Outlook enverra automatiquement en votre nom à toute personne qui vous enverra un e-mail .
qu'est-ce que le mode de disparition sur Facebook Messenger
Cependant, en y regardant de plus près, vous verrez qu'il y a beaucoup plus de fonctionnalités ici qu'il n'y paraît.
Tout d'abord, vous pouvez définir une plage de dates spécifique pour activer la fonction de réponse automatique, de sorte qu'à votre retour de vacances, vous n'ayez pas à vous soucier de vous souvenir de la désactiver !
Vous remarquerez également qu'il y a deux onglets. Celui de gauche consiste à configurer une réponse automatique uniquement pour les personnes qui vous envoient un e-mail depuis l'intérieur de l'entreprise.
L'onglet sur la gauche est l'endroit où vous pouvez configurer une réponse spécifique pour toute personne qui vous envoie un e-mail de l'extérieur de votre entreprise.
Configuration des règles de messagerie
Vous remarquerez qu'en bas de cette fenêtre, il y a un petit bouton apparemment insignifiant intitulé 'Règles...'
Ce bouton est en fait assez important car il vous permet de définir davantage comment Outlook répondra automatiquement en définissant des personnes spécifiques, des mots dans l'objet ou le corps, ou si l'e-mail a été envoyé directement ou en copie CC.
Vous pouvez créer des règles très spécifiques ici. Par exemple, vous pouvez créer une règle selon laquelle si votre mère vous envoie un e-mail, vous pouvez transférer cet e-mail vers un compte personnel que vous surveillerez pendant vos vacances (ou l'envoyer directement à la corbeille, selon votre relation avec votre mère).
Cela devient encore plus intéressant lorsque vous cliquez sur le bouton 'Avancé...'.
Ici, vous pouvez définir plus de détails sur les messages auxquels vous souhaitez répondre d'une manière différente de la réponse automatique standard. Vous pouvez choisir des messages au-dessus ou au-dessous d'une certaine taille, quand ils ont été reçus, leur niveau d'importance et plus encore.
Créer un répondeur d'absence du bureau avec des règles de messagerie
Saikat a déjà fourni quelques conseils sur l'utilisation des filtres Outlook, et Jack a fait de même pour Filtres Google, Hotmail et Yahoo . Si vous y réfléchissez, le répondeur d'absence du bureau est en fait une version alternative de ce que vous pourriez faire si vous cliquiez simplement sur Gérer les règles dans le menu Outlook.
À l'aide de l'assistant de règles, faites simplement défiler jusqu'à l'option pour vérifier les messages « reçus dans une plage de données spécifique ».
Définissez cette plage de dates comme allant du moment où vous partez en vacances jusqu'au moment où vous prévoyez de rentrer chez vous.
Enfin, tout ce que vous avez à faire est de définir la réponse ou l'action que vous souhaitez que la règle prenne lorsque les messages entrants répondent à ce critère, et vous avez essentiellement un répondeur absent !
Comme vous pouvez le voir, il n'y a aucune raison pour que vous ne puissiez pas répondre aux e-mails même lorsque vous êtes en vacances ! Tout ce que vous avez à faire est de prendre le temps de dire à Outlook comment vous aimeriez qu'il réagisse pour vous, et les gens penseront que vous êtes aussi productif que jamais, même si vous êtes assis sur une plage en sirotant une margarita.
De quelles manières créatives utilisez-vous le répondeur d'absence du bureau d'Outlook ? Vous avez de bons conseils ou des histoires à raconter ? Partagez-les dans la section commentaires ci-dessous!
comment obtenir des filtres Snapchat personnels
Crédits image: main de robot [URL cassée supprimée] Via Shutterstock
Partager Partager Tweeter E-mail Cela vaut-il la peine de passer à Windows 11 ?Windows a été repensé. Mais est-ce suffisant pour vous convaincre de passer de Windows 10 à Windows 11 ?
Lire la suite Rubriques connexes- les fenêtres
- Conseils sur les e-mails
- Microsoft Outlook
Ryan est titulaire d'un baccalauréat en génie électrique. Il a travaillé 13 ans dans l'ingénierie d'automatisation, 5 ans dans l'informatique, et est maintenant ingénieur d'applications. Ancien rédacteur en chef de MakeUseOf, il a pris la parole lors de conférences nationales sur la visualisation des données et a été présenté à la télévision et à la radio nationales.
Plus de Ryan DubeAbonnez-vous à notre newsletter
Rejoignez notre newsletter pour des conseils techniques, des critiques, des ebooks gratuits et des offres exclusives !
Cliquez ici pour vous abonner