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La configuration de filtres de courrier électronique ou l'organisation de conversations dans des dossiers est un moyen efficace de gérer votre boîte de réception de courrier électronique. Par exemple, vous pouvez configurer un filtre pour séparer les newsletters des messages plus importants. C'est aussi un excellent moyen de supprimer ou de marquer automatiquement certains e-mails comme spam.
Nous allons vous montrer comment configurer des filtres de messagerie pour trier automatiquement vos e-mails dans Gmail, Yahoo Mail et Outlook.
Comment filtrer les e-mails dans Gmail
Lorsque vous commencez à modifier les filtres Gmail, vous remarquerez peut-être que Gmail n'utilise pas de véritables 'dossiers'. Gmail appelle ces Étiquettes , mais à part le nom différent, ils sont fonctionnellement identiques.
Pour commencer à créer des filtres Gmail, ouvrez votre Boîte de réception Gmail , et cliquez sur la petite icône en forme de flèche à droite de la barre de recherche en haut. Cela ouvre la zone de recherche avancée, vous permettant de spécifier des attributs pour les filtres.
Voici comment ceux-ci fonctionnent :
- Entrez une adresse e-mail dans le De pour appliquer le filtre aux messages provenant de cette adresse.
- Les * caractère est un caractère générique, vous pouvez donc entrer *@domaine.com pour filtrer tous les messages d'un domaine spécifique.
- Les À champ se marie bien avec les alias Gmail . Partout où vous entrez votre adresse e-mail, vous pouvez ajouter un plus (+) après cela pour créer des adresses alternatives illimitées qui vont toutes directement dans votre boîte de réception.
- Par exemple, si vous vous êtes inscrit sur LinkedIn avec John+LinkedIn@gmail.com et que vous ne voulez aucun message de LinkedIn dans votre boîte de réception, vous pouvez filtrer les messages envoyés à cette adresse.
- Les Sujet Le champ vous permet de filtrer tout message contenant certains mots dans le sujet.
- A les mots et N'a pas vous permet de scanner l'e-mail pour tous les mots que vous souhaitez. Vous pouvez utiliser les opérateurs de recherche de Gmail ici, comme AND ou OR, pour rechercher plusieurs mots.
- Par exemple, supposons que vous souhaitiez créer un filtre pour tous les messages contenant le mot Se désabonner , mais ne souhaitez pas inclure les e-mails de votre banque. Vous pourriez entrer Se désabonner dans le A les mots champ, alors Banque d'Amérique dans N'a pas pour exclure les résultats contenant ces mots.
- Si vous le souhaitez, spécifiez un Taille que le message est supérieur ou inférieur à.
- Utilisation Date dans filtrer par messages reçus vers une certaine date.
- Si vous souhaitez rechercher uniquement les e-mails avec une pièce jointe, cochez la case A une pièce jointe boîte. Et si vous discutez souvent avec Hangouts dans Gmail, vous voudrez probablement vérifier N'inclut pas les discussions pour réduire le bruit de ceux-ci.
- Enfin, laissez le Chercher boîte sur Tout le courrier à moins que vous ne vouliez filtrer uniquement à partir d'une certaine étiquette existante.
Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le Créer un filtre bouton dans le coin inférieur droit de la fenêtre. Si vous voulez vous assurer que le filtre est correct, cliquez sur Chercher d'abord pour afficher les e-mails qui lui correspondent.
Personnalisation des actions de filtrage
Ensuite, vous devrez décider ce qu'il advient de l'e-mail qui atteint ce filtre.
Si vous essayez de garder une boîte de réception propre, choisissez Ignorer la boîte de réception (archiver) est un bon premier pas. Associé à cela, vous pouvez ajouter une étoile, attacher une étiquette pour que vous sachiez quoi faire avec ce message plus tard, ou le marquer comme important.
Il existe des options supplémentaires ici, qui peuvent être utiles en fonction du filtre que vous configurez. Ne l'envoyez jamais en spam est utile si Gmail y envoie des messages légitimes.
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Lorsque vous avez terminé, vérifiez Appliquer également le filtre à X conversations correspondantes si vous souhaitez que ce filtre s'applique au courrier existant ainsi qu'aux futurs messages. En cliquant Créer un filtre terminera le processus.
Vous pouvez revoir ou modifier vos filtres existants à tout moment. Clique le Paramètres icône d'engrenage en haut à droite, suivie de Voir tous les paramètres . Choisir Filtres et adresses bloquées en haut pour les voir tous et supprimer ou apporter des modifications si nécessaire. Gmail fournit également une fonction d'exportation, vous pouvez donc mettre vos filtres dans un fichier pour les partager.
Vous avez du mal à trouver une bonne idée de filtre ? Gmail peut vous aider.
Cochez la case à côté de n'importe quel message dans votre boîte de réception, puis accédez à la menu à trois points > Filtrer les messages comme ceux-ci . Cela lancera la fenêtre de filtrage comme auparavant, mais avec certains champs pré-remplis en fonction du message que vous avez sélectionné.
Pour en savoir plus, jetez un œil aux problèmes de messagerie ennuyeux que vous pouvez résoudre avec des filtres .
Comment configurer les filtres de messagerie Yahoo
Pour configurer des filtres dans Yahoo Mail, ouvrez votre Boîte de réception Yahoo , puis cliquez sur l'icône d'engrenage en haut à droite et choisissez Plus de réglages . Sélectionnez le Filtres onglet à gauche, puis sélectionnez Ajouter de nouveaux filtres pour en commencer un.
Yahoo n'offre pas autant de fonctionnalités de filtrage que Gmail. Il y a quatre champs à personnaliser : De , À cc , Sujet , et Corps . Vous pouvez nommer les filtres, ce qui vous permet de les consulter rapidement sur la page principale Filtres onglet sans avoir à vérifier les détails.
Les catégories sont explicites ; pour chacun, vous pouvez choisir de filtrer les e-mails qui contient , ne contient pas , commence par , ou se termine par mots choisis. Vous avez également la possibilité de faire correspondre les cas, ce qui peut être utile si vous cherchez à filtrer les acronymes en majuscules.
Une fois que vous avez rempli les critères de filtrage comme vous le souhaitez, vous pouvez choisir le dossier vers lequel déplacer les messages correspondants.
Notez que les filtres sont appliqués de haut en bas. Ainsi, lors de l'examen de la liste, assurez-vous que le filtre le plus important est en haut. Cela aura la priorité si un message tombe sous plusieurs filtres. Vous pouvez également modifier ou supprimer un filtre existant de cette page.
C'est tout ce que vous devez savoir pour le filtrage Yahoo. Pour plus de conseils, voir comment sécuriser votre compte Yahoo .
Comment filtrer les e-mails dans Outlook
Si vous utilisez Outlook.com pour votre courrier électronique, voici comment filtrer les messages.
Ouvrez votre Boîte de réception Outlook et cliquez sur le Équipement icône en haut à droite, suivie de Tous les paramètres Outlook au bas de cette liste. S'assurer Courrier est sélectionné dans l'onglet de gauche, puis choisissez Règles sur la liste suivante. Enfin, cliquez Ajouter une nouvelle règle pour faire un nouveau filtre.
Vous devrez donner un nom au filtre. Ensuite, ouvrez la boîte sous Ajouter une condition pour voir les options disponibles.
Il y en a beaucoup, qu'Outlook divise en groupes. Par exemple, une catégorie est Mon nom est , dans lequel vous pouvez sélectionner Je suis sur la ligne To , je suis sur la ligne CC , Je ne suis pas sur la ligne To , et similaire. Si vous en voulez plus d'un, cliquez sur Ajouter une autre condition sous la première case.
Il y en a trop pour une liste exhaustive ici, mais parmi les plus utiles, citons :
- Je m'appelle > je ne suis pas sur la ligne À attrape les e-mails dans lesquels vous avez été en copie ou envoyé en masse.
- Marqué avec > Importance ou Sensibilité pour intercepter les messages en utilisant les niveaux de sensibilité ou de priorité spécifiques à Outlook.
- A reçu > Avant ou Après pour filtrer les messages par date.
Une fois que vous avez défini vos conditions, vous devrez spécifier au moins un élément sous Ajouter une action . Vous pouvez choisir de déplacer ou de copier le message dans un dossier ou de le supprimer. Un choix judicieux consiste à épingler le message, ce qui le gardera en haut de votre boîte de réception pour examen. Marquer le message avec une certaine importance ou le transmettre à une autre adresse sont d'autres actions utiles.
En outre, Outlook vous permet d'ajouter des exceptions à l'aide de l'une des conditions précédentes. Ainsi, vous pouvez configurer un filtre qui exclut les messages d'une personne spécifique ou les messages marqués comme importants.
Vérifier la Arrêter de traiter plus de règles case si vous ne voulez pas que les messages qui passent par ce filtre soient affectés par d'autres. Par exemple, si un filtre épingle tous les messages importants et qu'un second filtre supprime tous les messages avec pièces jointes, vous devez cocher cette case pour qu'Outlook ne supprime pas un message important avec pièces jointes.
C'est tout ce qu'il faut pour créer des filtres Outlook ; répétez ce qui précède si vous avez besoin de plus.
Les filtres de messagerie en toute simplicité
Les filtres de messagerie sont des outils puissants que vous pouvez utiliser pour réduire le flot de messages dans votre boîte de réception. Nous sommes sûrs que vous pouvez les utiliser pour améliorer votre flux de travail de messagerie --- en particulier dans Gmail et Outlook, qui offrent plus d'options.
Pour plus d'aide, découvrez d'autres moyens d'organiser et de gérer votre boîte de réception . De plus, pour plus de conseils sur les e-mails, voici comment utiliser une adresse e-mail de réponse personnalisée .
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Ben est rédacteur en chef adjoint et responsable de l'intégration chez MakeUseOf. Il a quitté son travail informatique pour écrire à temps plein en 2016 et n'a jamais regardé en arrière. Il couvre des tutoriels techniques, des recommandations de jeux vidéo et plus encore en tant qu'écrivain professionnel depuis plus de sept ans.
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