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Les requêtes sont la base du pouvoir dans une base de données. Ils vous donnent la possibilité de poser des questions, d'enregistrer les questions pour plus tard et de prendre des mesures sur les réponses.
Pour faire suite à mon introduction article récapitulatif sur le produit et un article plus récent sur les tables , ce didacticiel Microsoft Access est la prochaine étape idéale dans votre parcours avec Access. Préparez-vous à poser des questions.
Préparation
Nous avons créé deux tableaux dans le post précédent. Vous devrez soit le refaire vous-même, ouvrir celui que vous avez enregistré la dernière fois ou suivre un exemple similaire.
Dans tous les cas, il vous faut une table qui ressemble un peu à ça'¦
Fermez la table et nous pouvons commencer par les requêtes.
Un didacticiel Microsoft Access - Principes de base des requêtes
Les requêtes sont la deuxième structure dans Access . Les tableaux contiennent les informations, les requêtes contiennent des questions stockées. Créons-en un. C'est beaucoup plus facile comme ça.
Clique le Créer onglet, puis le Conception de requête bouton à l'extrémité droite.
Si vous avez besoin d'aide pour créer une requête, vous pouvez également utiliser le Assistant de requête. Mais pour l'instant, nous allons prendre la route directe.
Access vous demande sur quelles tables vous souhaitez poser des questions. Tout d'abord, jetons un coup d'œil à la Livre table. Nous pouvons ajouter le Auteur tableau plus tard.
La véritable puissance d'Access est la possibilité de traiter facilement plusieurs tables à la fois, mais une étape à la fois.
Cliquer sur Livre, et cliquez sur le Ajouter bouton. La fenêtre reste ouverte, alors cliquez sur le proche bouton.
Access vous présente la page de conception de requête.
Vous pouvez apporter quelques ajustements à l'apparence de la mise en page en faisant glisser le séparateur central vers le haut ou vers le bas, et il existe des raccourcis en bas à droite, dans la barre d'état, qui vous permettent de modifier le type de vue que vous utilisez. Plus d'informations sur ceux-ci plus tard.
La partie supérieure de l'écran contient tous les tableaux inclus, avec une liste des champs. La partie inférieure est l'endroit où les questions sont posées.
Tout d'abord, vous devez choisir les champs du tableau sur lesquels vous souhaitez poser des questions ou inclure dans la réponse. Pour choisir, double-cliquez sur le champ ou faites-le glisser vers la grille ci-dessous.
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Pour notre exemple, nous voulons choisir Auteur, Titre & Évaluation .
Une fois que vous avez les champs dans la grille, il y a beaucoup de choix à faire. Ils travaillent ligne par ligne.
Nous avons déjà choisi le des champs , et le les tables sont ajoutés automatiquement. La prochaine chose est la sorte . Pour trier les livres par note, par exemple, cliquez dans la zone de tri de cette colonne et modifiez le paramètre en Ascendant ou Descendant .
Vous pouvez trier sur plusieurs colonnes. La priorité est de gauche à droite, donc si vous vouliez trier par Évaluation puis Titre , vous devrez réorganiser les colonnes. Vous pouvez simplement sélectionner par la barre grise en haut et les faire glisser.
Les Critères row est un peu plus complexe, mais il est très facile à utiliser une fois qu'on s'y habitue. Les critères sont des spécifications pour les enregistrements (lignes) de la table à afficher. Et pour les types de lecture techniques, ce sont généralement ce qu'on appelle ET Critères. C'est-à-dire, tous des critères doivent être remplis. Si à la place vous souhaitez utiliser OU critères (cela veut dire que tout des critères peuvent être satisfaits), puis placez les critères sur des lignes différentes. Vous pouvez utiliser autant de lignes que vous le souhaitez à partir de celle étiquetée Critères vers le bas.
Dans notre cas, nous voulons voir uniquement les livres dont le titre commence par « ˜S » et dont la note est meilleure que 2. Le critère « ˜S » comprend également ce que l'on appelle un caractère générique. C'est-à-dire que le titre doit commencer par la lettre S, mais tout est autorisé après cela.
Les critères numériques peuvent être définis comme des limites, plutôt que des valeurs spécifiques, donc dans le cas où nous pouvons utiliser l'opérateur '˜>'.
Nous pourrions passer toute la journée à parler de critères et de caractères génériques, mais passons à autre chose.
Maintenant que nous avons défini la question que nous souhaitons poser, nous pouvons la poser à Access et afficher la réponse. Cliquez sur le bouton Afficher dans le ruban ou sur le bouton Afficher la feuille de données dans la barre d'état. Vous pouvez basculer entre la conception et la feuille de données pour apporter d'autres modifications à la requête.
Il est important de noter qu'en règle générale, la vue feuille de données d'une requête est active. Autrement dit, si vous modifiez les résultats de la requête, vous modifiez les données de la table.
Enfin, vous pouvez enregistrer la requête pour plus tard. Il y a parfois une certaine confusion avec cela. L'enregistrement de la requête enregistre la question, pas la réponse. Cela signifie donc que la prochaine fois que vous exécuterez la requête, si les données de la table ont changé, la réponse pourrait également changer. Il existe d'autres options pour capturer un instantané des données plus tard si nécessaire.
Clique le sauvegarder dans la barre d'outils rapide en haut à gauche de la fenêtre d'accès. N'oubliez pas que les requêtes sont enregistrées avec les tables dans le seul fichier Access sur votre disque dur.
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Vous devez souvent connecter des tables entre elles dans des requêtes. Par exemple, dans ce cas, nous pourrions ajouter le Auteur tableau afin que nous puissions utiliser les informations qu'il contient pour le tri ou d'autres critères.
En l'occurrence, la recherche que nous avons configurée pour la table Author signifie que nous avons déjà accès au nom de famille de l'auteur, mais supposons simplement que nous voulions plutôt trier la sortie par le prénom de l'auteur. Après tout, ces gars (ou du moins les quelques-uns qui sont encore en vie) sont assez amicaux. Appelons-les Isaac et Robert, n'est-ce pas ? Oh, attends. Ces deux-là sont morts.
Pour que cela fonctionne, ajoutez la table Author à la requête.
En mode Création, cliquez sur le bouton Afficher le tableau bouton et ajoutez le Auteur tableau à la grille.
En raison de la recherche qui a été configurée, Access sait déjà comment les tables sont liées, vous n'avez donc pas à vous en soucier. Faites glisser le Prénom vers le bas dans le bloc de critères, puis faites-le glisser vers la gauche pour pouvoir le trier en priorité.
Cliquez sur le bouton Affichage de la feuille de données pour voir la différence.
Un didacticiel Microsoft Access sur les types de requêtes
La requête que nous venons de créer, le type par défaut dans Access, s'appelle un Sélectionner mettre en doute. C'est essentiellement une vue de la réponse à une question. Les autres types font un certain nombre de choses spécifiques qui pourraient être utiles plus tard. Je n'entrerai pas dans les détails ici, mais quelques conseils pourraient vous aider.
La plupart de ces autres requêtes sont ce qu'on appelle action requêtes. C'est parce qu'ils modifient réellement les données dans les tables. Aucune modification n'est apportée tant que vous n'avez pas cliqué sur le Courir (la vue Feuille de données affiche uniquement un aperçu des résultats) et vous serez averti que des modifications sont sur le point d'être apportées.
Mettre à jour
Un mettre à jour La requête est utilisée pour apporter des modifications aux données de la table en un seul clic, plutôt que de traiter les enregistrements un par un. Par exemple, peut-être qu'un auteur pourrait changer son nom, ou admettre avoir écrit une pile de livres sous un nom-de-plume. Une requête de mise à jour vous permettrait de sélectionner les enregistrements appropriés, puis de les modifier tous en même temps.
Faire un tableau
À Faire un tableau La requête fonctionne de la même manière qu'une mise à jour, mais place les résultats dans une nouvelle table. Cela peut être utile lorsque, pour une raison quelconque, vous devez conserver les deux ensembles de données séparément.
Ajouter
Un Ajouter La requête vous permet de sélectionner des enregistrements dans une table et de les ajouter à la fin d'une autre. L'utilisation la plus courante est l'archivage des enregistrements d'une table principale vers une table secondaire.
Effacer
Une requête Supprimer est extrêmement utile, mais il faut faire attention à son utilisation. Cette requête vous permet de sélectionner certains enregistrements d'une table, puis de les supprimer.
Autre
Les autres types de requêtes (Union, Tableau croisé, Pass-through et Définition de données) sont destinés à une utilisation avancée, et je ne les couvrirai pas ici.
C'est tout pour l'instant, jusqu'à ce que je revienne avec un article sur Access Forms.
Faites-moi savoir comment cela se passe avec les requêtes et s'il y a des difficultés pour lesquelles je peux vous aider dans les commentaires.
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Jim travaille dur dans l'informatique pendant la journée, et ce depuis environ DOS 3.0, mais fait de son mieux pour passer les heures magiques avec un appareil photo ou deux. Il vit en Nouvelle-Zélande avec sa charmante épouse luddite et ses trois enfants. Vous pouvez imaginer à quel point ils sont confus.
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