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Microsoft OneNote n'est pas une simple application de prise de notes. Il peut être utilisé pour conserver des listes, intégrer des fichiers et créer des documents pour le travail, l'école et la maison. Mais la clé est l'organisation et avec ces fonctionnalités exceptionnelles, vous pouvez avoir un système bien structuré pour rester au top.
La hiérarchie OneNote
Si vous n'êtes pas un utilisateur actuel ou fréquent de OneNote, il est important que vous vous familiarisiez avec sa structure. OneNote est composé de trois niveaux hiérarchiques principaux : les blocs-notes, les sections et les pages. Vous pouvez le voir comme un cahier à spirale physique, multi-sujets.
Des cahiers sont les fichiers principaux de OneNote qui contiennent toutes les pièces à l'intérieur. Vous pouvez créer des cahiers distincts pour des éléments tels que Travail, École ou Maison.
Sections sont les diviseurs dans les cahiers et les niveaux suivants dans la hiérarchie. Vous pouvez les étiqueter comme dans un cahier du Collège comme Chimie, Psychologie et Mathématiques pour chacun de vos cours.
Pages sont dans les sections que les notes, les listes et les planificateurs. En utilisant à nouveau College comme exemple, votre section de psychologie peut inclure des pages pour les notes de cours, les questions d'étude et les devoirs.
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Maintenant que vous avez une brève explication de la structure de OneNote, il est temps de passer à ses merveilleuses fonctionnalités d'organisation .
Créer des groupes de sections
Pour aller plus loin avec les sections, vous pouvez utiliser ce qu'on appelle les groupes de sections . Cela signifie essentiellement que dans un bloc-notes contenant de nombreuses sections, vous pouvez regrouper des sections. Voici quelques exemples d'utilisation des groupes de sections.
Utilisations du groupe de sections
Nous utiliserons d'abord notre exemple de bloc-notes College. Vous avez des sections étiquetées pour chaque classe. Mais, que se passe-t-il si vous souhaitez regrouper ces cours par semestre ou par trimestre ? À l'aide des groupes de sections, vous pouvez créer un groupe appelé Semestre 1, puis déplacer ces sections de classe dans le groupe.
Ensuite, lorsque votre prochain trimestre arrive, créez un autre groupe de sections appelé Semestre 2 et ajoutez les classes en tant que sections à l'intérieur de celui-ci.
Pour le travail, vous pouvez avoir un bloc-notes appelé Projets de travail. Vous pouvez créer des groupes de sections pour les projets informatiques, les projets de service client et les projets de gestion des clients. Ensuite, à l'intérieur des projets informatiques, vous trouverez des sections pour la refonte du site Web, le nouveau système et les conversions de clients.
La fonction Groupes de sections est un moyen utile d'organiser votre bloc-notes et vos sections. Et cela peut vous éviter d'avoir à créer des cahiers séparés pour des sujets qui vont ensemble.
Configurer un groupe de sections
Vous pouvez créer un groupe de sections très facilement. Faites un clic droit de votre souris sur le Languette barre et sélectionnez Nouveau groupe de sections et donnez-lui un nom. Si vous avez déjà créé des sections, vous pouvez simplement les faire glisser vers le nouveau groupe de sections. Sinon, cliquez sur le groupe et ajoutez-y des sections.
Lorsque vous êtes dans un groupe de sections et que vous souhaitez remonter (remonter) d'un niveau, cliquez simplement sur la flèche verte.
Travailler avec des balises
Vous pouvez déjà utiliser des balises dans d'autres applications telles qu'un outil de prise de notes différent ou gestionnaire de favoris. Ces petites étiquettes pratiques peuvent organiser et chercher beaucoup plus facilement . Et OneNote propose une grande variété de balises intégrées en plus des balises personnalisées que vous pouvez créer.
Sélectionner et appliquer des balises
Sur le Accueil onglet, vous verrez la section intitulée Mots clés dans ton ruban. Lorsque vous cliquez sur la flèche dans la zone Balises, vous pouvez afficher une liste complète des options intégrées. De la simple priorisation aux suivis en passant par les idées, les livres et les films, vous pouvez choisir parmi une belle sélection.
Pour utiliser une balise, accédez à la page sur laquelle vous souhaitez qu'elle s'applique et cliquez simplement dessus dans la liste Balises. Avec une icône correspondante pour une visualisation facile en un coup d'œil, vous pouvez insérer du texte dans la balise. Alors pour l'étiquette Site Internet à visiter , vous pouvez entrer www.makeuseof.com ou pour Film à voir , vous pouvez entrer Emporté par le vent .
Pour l'école, vous pouvez utiliser des balises pour hiérarchiser les devoirs . Vous pouvez ensuite rechercher toutes les balises avec une priorité élevée pour voir ce qui est dû en premier. Pour le travail, vous pouvez utiliser des balises pour les réunions que vous devez planifier. Vous pouvez ensuite les voir rapidement tous en même temps et commencer à planifier.
Trouver des pages balisées
Une fois les balises configurées, vous pouvez les rechercher en cliquant sur Rechercher des balises dans le Mots clés section de votre ruban. Cela ouvrira un Résumé des balises avec toutes vos balises, plus une option de regroupement pour un tri simple. Vous pouvez cliquer sur n'importe quelle balise pour accéder directement à la page.
Essayez plusieurs balises
Vous pouvez ajouter plusieurs balises à une page et également des balises imbriquées. Alors si vous êtes utiliser OneNote pour une liste de contrôle des éléments à faire , vous pouvez utiliser des balises distinctes pour Projet A , Projet B , et Planifier une réunion . Mais vous pouvez aussi utiliser Projet A , Planifier une réunion , et Discuter avec la direction tout en un. Cela vous permet de rechercher les balises en tant que groupe et séparément également.
Pour ajouter ces balises imbriquées, placez votre curseur à l'intérieur de la balise d'origine et sélectionnez simplement la balise supplémentaire dans la liste. Vous verrez alors l'icône de cette balise apparaître à côté du reste.
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Pour modifier les balises actuelles ou en créer une nouvelle, il suffit de sélectionner Personnaliser les balises à partir du bas de la liste des balises ou du Résumé des balises .
Insérer des liens pour un accès rapide
Comme avec les autres applications Microsoft telles que Word et Excel, OneNote vous permet d'ajouter des liens externes et internes. Par exemple, si vous compilez une liste de sites de référence pour un article, vous pouvez insérer les URL directement dans votre liste . Vous pouvez également lier le texte de l'une de vos pages OneNote à un fichier spécifique sur votre ordinateur.
Mais une autre fonctionnalité organisationnelle très pratique consiste à lier des blocs-notes, des sections et des pages les uns aux autres dans OneNote. Vous ne réalisez peut-être pas à quel point cela peut être pratique et à quel point c'est facile à faire.
Utilisation des liens
Revenons à l'exemple du bloc-notes College, vous pouvez utiliser cette fonctionnalité pour référencer du matériel. Peut-être aimeriez-vous lier les notes d'une section de projet précédente à une nouvelle pour la même classe. Ou peut-être souhaitez-vous connecter une page de devoirs à votre liste de tâches.
Pour le travail, vous pouvez lier un Planifier une réunion tag à une page d'ordre du jour de la réunion. Ou vous pouvez lier les notes de réunion à une nouvelle page que vous prévoyez de créer pour un aperçu du projet.
Choisir et appliquer des liens
Pour lier des blocs-notes, des sections et des pages, commencez par sélectionner le texte de la page que vous souhaitez connecter. Ensuite, soit cliquez sur Relier du ruban sur le Insérer onglet ou cliquez avec le bouton droit sur le texte sélectionné et choisissez Relier depuis le menu contextuel.
La boîte de dialogue Lien apparaîtra et vous pourrez alors choisir le bloc-notes, en développer un jusqu'à la section ou aller plus loin pour sélectionner une page. Vous pouvez également créer une nouvelle page, créer un lien vers un site Web ou vous connecter à un fichier sur votre ordinateur à partir de cette zone.
Lorsque vous avez terminé, cliquez sur d'accord et vous êtes prêt. Vous pouvez également suivre ces mêmes étapes pour modifier un lien si nécessaire.
Autres façons d'organiser
Avec les groupes de sections, les balises et les liens, vous pouvez démarrer du bon pied avec OneNote. De plus, voici encore plus de fonctionnalités qui peuvent vous aider à rester bien organisé.
- Des cahiers et des sections à code couleur pour voir ce dont vous avez besoin en un coup d'œil.
- Utilisez des sous-pages pour créer une structure hiérarchique dans une section.
- Partagez des blocs-notes pour une collaboration instantanée sur des projets.
- Synchronisez avec Outlook pour les tâches et les événements de calendrier.
- Entrez des mots-clés dans la zone de recherche pour trouver rapidement des éléments.
- Tirez parti des modèles intégrés pour les formats de page organisés .
Quelle est votre façon préférée d'organiser OneNote ?
Lorsque vous combinez ces fonctionnalités, vous prenez des notes simples et les transformez en un système structuré et organisé . Si vous n'êtes pas un fan de OneNote, il existe de nombreuses applications de contour Mac robustes que vous pouvez utiliser pour rester organisé.
Utilisez-vous une ou toutes ces méthodes pour organiser OneNote ? Quelles fonctionnalités trouvez-vous les plus utiles pour tout garder ensemble ? Faites-nous part de vos réflexions dans les commentaires !
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Avec son baccalauréat en technologie de l'information, Sandy a travaillé pendant de nombreuses années dans l'industrie informatique en tant que chef de projet, chef de service et responsable PMO. Elle a ensuite décidé de poursuivre son rêve et écrit maintenant sur la technologie à temps plein.
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