Comment créer une boîte de réception collaborative dans G Suite

Lorsque votre équipe doit gérer les mêmes e-mails entrants, vous pouvez utiliser la boîte de réception collaborative de G Suite pour ajouter plusieurs utilisateurs au même compte. La fonction permet à plusieurs membres de l'équipe de maintenir la même boîte de réception simultanément.

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Voici comment créer votre propre boîte de réception collaborative, utiliser toutes les fonctionnalités, affecter les membres de l'équipe et accorder des autorisations spécifiques à partir de votre compte G Suite.

Qu'est-ce qu'une boîte de réception collaborative dans G Suite

La boîte de réception collaborative de G Suite permet à un groupe de personnes d'accéder, de gérer et de gérer la même boîte de réception. Cela peut être utile pour les entreprises et les organisations qui ont besoin que toute leur équipe marketing ou commerciale réponde à des e-mails similaires.

C'est un excellent moyen d'augmenter la productivité en encourageant les collaboration en équipe via les outils Google pour créer un flux de travail efficace.

Par exemple, si vos commerciaux reçoivent constamment des e-mails concernant des partenariats potentiels, vous pouvez affecter tout le monde à surveiller la même boîte de réception. Tout le monde peut répondre et gérer les e-mails qui arrivent.

Vous pouvez également configurer une boîte de réception collaborative si vous travaillez dans une école qui reçoit des e-mails des parents afin que tout enseignant puisse répondre à ces e-mails. Tout membre disposant des autorisations appropriées peut revendiquer un e-mail pour lui-même ou l'attribuer à un autre membre du groupe.

Google Workplace n'est pas le seul outil de collaboration à combiner avec Gmail , mais c'est le plus efficace si vous possédez déjà G Suite.

Vous pouvez utiliser cet outil pour marquer des e-mails spécifiques, ce qui vous aide à organiser votre boîte de réception et facilite la recherche d'e-mails plus anciens. Si vous vendez des produits, le marquage de tous les e-mails avec ces produits spécifiques aidera les autres à les trouver.

Avant de pouvoir disposer d'une boîte de réception collaborative, vous devez configurer un groupe Google et ajouter des membres.

Comment créer un groupe Google et ajouter des membres

Pour commencer à gérer et à accéder à votre boîte de réception collaborative, vous devez d'abord créer un groupe. Cela vous permettra de commencer à ajouter des membres à votre boîte de réception collaborative.

Connectez-vous à Groupes Google .
Cliquez sur Créer un groupe .
Entrer Info et choisissez Les paramètres.
Cliquez sur Créer un groupe .

Une fois que vous avez configuré votre groupe, vous pouvez commencer à inviter des personnes dans le groupe par e-mail, en les ajoutant directement à votre groupe ou en approuvant les personnes qui ont postulé.

L'envoi d'une invitation l'envoie directement dans la boîte de réception des destinataires pour confirmer qu'ils souhaitent rejoindre le groupe. L'ajout direct d'un membre au groupe nécessite son adresse e-mail. Il ajoutera le membre après la soumission.

En créant votre groupe et en ajoutant des membres, vous pourrez disposer d'une boîte de réception collaborative entièrement fonctionnelle. La seule chose qui vous retient est la nécessité d'activer la fonction.

Comment activer les fonctionnalités collaboratives

Pour créer une boîte de réception collaborative pour vos membres existants, vous devez d'abord activer les fonctionnalités collaboratives. Mais avant de suivre les étapes ci-dessous, assurez-vous d'avoir activé l'historique des conversations pour Google Groupes.

Connectez-vous à Groupes Google .
Clique le nom du groupe .
Cliquez sur Paramètres de groupe .
Sous Activer les fonctionnalités supplémentaires du groupe Google > Sélectionnez Boîte de réception collaborative .

Une fois les fonctionnalités collaboratives configurées, vous devez attribuer des autorisations à chaque membre pour leur faciliter la gestion du compte.

Comment attribuer des autorisations aux membres de la boîte de réception collaborative

En attribuant des autorisations aux membres du groupe, vous permettrez à votre équipe de prendre des conversations, d'attribuer des conversations, de marquer les conversations comme terminées, de marquer les conversations comme doublons et de marquer les conversations comme aucune action nécessaire.

Vous pouvez attribuer différentes autorisations à un groupe en fonction des rôles de groupe par défaut (propriétaires, gestionnaires, membres), de tout le monde dans l'organisation, de tout le monde sur le Web ou de rôles personnalisés.

Connectez-vous à Groupes Google .
Cliquez sur le nom du groupe.
Cliquez sur Paramètres de groupe .
Cliquez sur le bouton pour Allumer autorisations.
Déplacez le curseur et sélectionnez les utilisateurs qui obtiennent le autorisations .

Vous pouvez également créer des exclusions dans vos autorisations pour exclure des membres spécifiques de vos paramètres d'autorisation.

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Gérer votre boîte de réception collaborative G Suite

Une boîte de réception collaborative vous permet d'affecter différents membres à un groupe et de leur donner des autorisations spécifiques afin qu'ils puissent gérer efficacement votre courrier électronique.

Chaque membre de l'équipe aura accès à l'intégralité de la boîte de réception et pourra attribuer différentes conversations à différents membres. Maintenant que votre équipe a été créée, vous devez penser à sécuriser tout le monde sur le compte.

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Tout, de la prise en charge de la norme BIMI dans Gmail aux nouvelles fonctionnalités de sécurité dans Chat, est inclus dans cette mise à jour G Suite.

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A propos de l'auteur Raul Mercado(119 articles publiés)

Raul est un connaisseur de contenu qui apprécie les articles qui vieillissent bien. Il a travaillé dans le marketing numérique pendant 4 ans et travaille sur Camping Helper pendant son temps libre.

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