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Une signature à la fin de votre message Outlook ou Gmail peut ajouter du vernis à vos e-mails. Les signatures électroniques sont un outil de réseautage et de promotion. Même une simple signature qui comprend votre nom, vos coordonnées et éventuellement votre site Web et votre adresse professionnelle en disent long.
Si vous utilisez Outlook pour vos e-mails, créer une signature est très simple. Cela ne prend pas beaucoup de temps, offre de la flexibilité et peut vous fournir plusieurs signatures pour les communications professionnelles et personnelles.
Comment ajouter une signature dans Outlook
Si vous ne savez pas comment créer une signature dans Outlook, vous devez d'abord accéder à l'écran de configuration. Vous pouvez ouvrir cette zone de deux manières différentes dans l'application de bureau Outlook.
- La première méthode consiste à cliquer Déposer > Options > Courrier . Vous devriez voir l'option pour Signatures et appuyez simplement sur ce bouton.
- La deuxième façon d'accéder à la fenêtre de configuration est sur l'écran de composition d'e-mail. Sélectionnez le Insérer onglet, le Signatures liste déroulante et choisissez Signatures .
Ces deux méthodes vous amèneront au Signatures et papeterie filtrer. C'est ici que vous créerez votre signature et configurerez ses paramètres.
Comment créer une signature dans Outlook
Pour commencer, votre première création de signature, assurez-vous que vous êtes sur le Signature de courrier électronique onglet dans la fenêtre de configuration. Ensuite, suivez ces étapes.
- Sélectionnez le compte email que vous souhaitez utiliser à droite si vous avez configuré plusieurs adresses. N'oubliez pas que vous pouvez créer plusieurs signatures pour plusieurs comptes.
- Cliquez sur Nouveau , qui devrait être le seul bouton accessible s'il n'y a pas encore d'autres signatures.
- Donnez à votre signature un Nom . Ceci est aussi important que pratique si vous envisagez de configurer plusieurs signatures. Par exemple, vous pouvez choisir d'avoir des signatures différentes pour les nouveaux messages et réponses ou pour les messages au bureau et hors du bureau. Alors, essayez d'utiliser un nom significatif que vous reconnaîtrez en un coup d'œil.
- Cliquez sur d'accord lorsque vous avez terminé.
Comment formater une signature
Vient maintenant la partie amusante, la création d'une signature de courrier électronique remarquable dans l'éditeur de texte. Bien sûr, vous pouvez rester simple en insérant simplement votre nom et vos coordonnées. Mais vous pouvez utiliser les outils disponibles pour changer le style et la taille de la police, formater le texte , changez sa couleur et alignez-la à gauche, à droite ou au centre.
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Si vous souhaitez effectuer ces ajustements, vous pouvez utiliser les outils avant de taper votre signature ou après. Cependant, il est plus facile de commencer par taper votre signature dans le champ Signature d'e-mail zone de texte en premier et apporter les modifications par la suite.
Agrémentez le texte
Pour modifier le texte de la signature après l'avoir tapé, sélectionnez simplement le texte et modifiez le style, la taille, la mise en forme ou la couleur de la police. Par exemple, vous aimeriez peut-être que votre nom apparaisse plus grand et dans une police élégante. Ou peut-être souhaitez-vous que le nom de votre entreprise et votre numéro de téléphone s'affichent aux couleurs de votre entreprise.
Ajouter un lien
Une fonctionnalité intéressante de la création de votre signature dans le bureau Outlook est que si vous souhaitez ajouter un lien vers un site Web, l'application le fait automatiquement pour vous. Par exemple, si vous commencez à taper « www. » puis le reste de l'URL, lorsque vous appuyez sur le Entrer clé, le texte est lié au site pour vous.
Alternativement, vous pouvez lier le texte vous-même et utiliser une autre langue avec le Lien hypertexte bouton. Cela vous permet de composer n'importe quel texte que vous aimez et de le lier. Par exemple, vous pouvez souhaiter que le nom de votre entreprise apparaisse tel quel, mais le lier au site Web de l'entreprise.
Pour le faire, suivez ces étapes:
- Sélectionnez le texte et cliquez sur le Lien hypertexte bouton en haut de l'éditeur.
- Sous Lié à sois sûr que Fichier ou page Web existant est sélectionné.
- Validez le texte à afficher en haut puis saisissez l'URL dans le champ Adresse champ.
- Cliquez sur d'accord et vous êtes prêt.
Vous remarquerez que vous pouvez également créer un lien vers un e-mail dans cette même zone, ce qui est un autre moyen pratique de formater votre adresse e-mail. Vous pouvez même inclure une ligne d'objet afin que vous sachiez que le message provient d'un utilisateur qui a cliqué sur votre adresse dans l'e-mail. Notez simplement que l'utilisateur peut probablement ajuster cette ligne d'objet avec sa propre application.
Insérer une image
Une autre excellente façon de faire ressortir votre signature est d'insérer une image. L'utilisation la plus courante est celle du logo de votre entreprise. Et de nombreuses entreprises exigent en fait que leur logo figure dans votre signature. Quoi qu'il en soit, ajouter ceci est aussi simple que d'ajouter un lien.
Déplacez votre curseur à l'endroit de votre signature où vous voulez l'image et cliquez sur le Image bouton. Recherchez votre fichier dans la fenêtre contextuelle, sélectionnez-le et appuyez sur Insérer . Ça y est, Outlook insère votre image dans votre signature.
Si vous réalisez après avoir inséré l'image qu'elle pourrait nécessiter un certain formatage, vous pouvez également le faire. Double-cliquez simplement sur l'image pour ouvrir la fenêtre de formatage. Ensuite, vous pouvez ajuster la taille ou les couleurs et les lignes, ainsi qu'entrer un texte alternatif et recadrer l'image.
Un autre excellent moyen de formater une image dans votre signature est de la lier. De cette façon, votre destinataire peut simplement cliquer sur le logo et se diriger directement vers le site Web de votre entreprise. Pour ce faire, ajoutez l'image et insérez le lien avec les étapes ci-dessus.
Inclure une carte de visite
Bien que peut-être pas aussi courant que les autres outils de formatage, l'option d'ajouter une carte de visite est disponible. Placez simplement votre curseur où vous le souhaitez, cliquez sur le Carte de visite , sélectionnez l'emplacement dans le Regarder dans la liste déroulante et cliquez sur d'accord .
Si vous avez enregistré une carte de visite qui comprend votre nom, le titre du poste et le nom de l'entreprise, c'est un moyen pratique d'ajouter rapidement ces détails.
Comment configurer une signature
Il ne vous reste plus qu'à décider quand il doit être utilisé. Vous avez déjà choisi l'adresse e-mail à laquelle le joindre, mais il y a plus. Vous pouvez utiliser la signature pour les nouveaux messages, les réponses et les transferts, ou les deux. Et, vous pouvez en créer des différents pour chacun.
Par exemple, si vous avez une signature qui comprend beaucoup de détails avec votre nom, vous ne voudrez peut-être pas que tout cela soit inclus lorsque vous répondez ou transférez simplement un e-mail à quelqu'un. À ce moment-là, vous voudrez peut-être simplement un simple « merci » avec votre prénom à la place.
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Ainsi, vous conserveriez le nom de votre nouvelle signature électronique dans le Nouveaux messages zone, puis créez une autre nouvelle signature et sélectionnez son nom dans la Réponses/transferts boîte. Outlook les insérera dans vos e-mails par défaut, mais vous pouvez les modifier avant de les envoyer.
Comment utiliser une signature différente dans Outlook
Maintenant que vous avez défini vos signatures par défaut, vous n'avez plus à vous soucier de les insérer lorsque vous rédigez, répondez ou transférez un message. Mais que se passe-t-il si vous souhaitez utiliser une signature différente dans cet e-mail ?
Dans la fenêtre du nouveau message, cliquez sur le Insérer languette. Ensuite, sélectionnez le Signatures liste déroulante et choisissez la signature que vous souhaitez utiliser. Vous verrez alors votre choix apparaître directement dans votre e-mail en remplacement de la valeur par défaut.
Comment changer une signature dans Outlook
Vous avez peut-être configuré toutes vos signatures maintenant, mais réalisez que vous devez apporter un changement. Comment éditer une signature existante ? C'est aussi simple que d'en créer un.
Une fois de plus, accédez à la fenêtre de configuration de la signature en cliquant sur Déposer > Options > Courrier . Ou sur l'écran de composition de l'e-mail, sélectionnez le Insérer onglet, le Signatures liste déroulante et sélectionnez Signatures .
Ensuite, choisissez le nom de la signature dans le Sélectionnez la signature à modifier boîte. Effectuez vos modifications dans l'éditeur, puis cliquez sur sauvegarder .
Vous pouvez également renommer votre signature à partir de cette zone si nécessaire. Cliquez sur Renommer , donnez-lui un nouveau nom et cliquez sur sauvegarder .
Les signatures ne sont pas que des e-mails professionnels
Vous pouvez être dans une situation où votre entreprise a des règles strictes pour les signatures et le formatage des e-mails. Ou vous préférez simplement garder vos signatures simples pour des raisons professionnelles. Mais les signatures d'e-mails ne sont pas uniquement destinées aux entreprises et avec les outils proposés par Outlook, vous pouvez rendre vos e-mails personnels amusants et créatifs.
Voici quelques suggestions.
Ajoutez de la joie de vivre aux e-mails que vous envoyez à vos amis et à votre famille. Vous pouvez ajouter une jolie image de vacances, ajouter une fermeture joyeuse et embellir votre signature avec des couleurs festives.
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Incluez la motivation, l'inspiration ou la bonne vieille humeur avec une citation. Vous pouvez donner à n'importe quel mot une apparence fantaisiste ou amusante avec les outils de mise en forme d'Outlook.
Montrez votre esprit d'équipe pour la saison de football, de basket-ball ou de baseball. Vous pouvez insérer une photo de votre équipe préférée, la lier à son site officiel et utiliser les couleurs de l'équipe pour un effet sympa.
Et pour plus d'options, jetez un oeil à ces générateurs de signature électronique pour faire ressortir vos e-mails.
Votre signature Outlook en ligne
Si vous accédez occasionnellement à votre compte Outlook sur le Web, vous pouvez également y ajouter une signature par défaut. Oui, Outlook sur le Web n'est pas tout à fait la même chose qu'Outlook sur les ordinateurs de bureau, mais c'est une chose qu'ils partagent tous les deux. En savoir plus sur les différences entre Services de messagerie Outlook, Hotmail et Microsoft .
- Clique le icône d'engrenage en haut à droite pour ouvrir vos paramètres.
- Sélectionner Afficher tous les paramètres Outlook au fond.
- Prendre Courrier à gauche puis Composer et répondre .
Bien que vous ne puissiez actuellement créer et utiliser qu'une seule signature sur le site Outlook, vous pouvez toujours la formater, ajouter des images et des liens et la configurer en fonction du type de message.
Prenez le temps de créer votre signature électronique Outlook
Pour les e-mails professionnels, les signatures peuvent être à la fois simples, attrayantes et utiles. Ils permettent à vos destinataires de consulter facilement vos coordonnées et de visiter le site Web de votre entreprise. Pour les e-mails personnels, les signatures peuvent être uniques, amusantes et divertissantes. Ils peuvent montrer de la personnalité et de l'esprit.
Donc, prendre le temps de créer votre signature électronique Outlook en vaut toujours la peine.
Si vous avez besoin d'un peu plus d'aide avec votre signature d'entreprise, consultez nos conseils pour créer la signature d'e-mail professionnelle parfaite.
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Avec son baccalauréat en technologie de l'information, Sandy a travaillé pendant de nombreuses années dans l'industrie informatique en tant que chef de projet, chef de service et responsable PMO. Elle a ensuite décidé de poursuivre son rêve et écrit maintenant sur la technologie à temps plein.
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