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En tant qu'outil de gestion de projet, Microsoft OneNote possède de nombreuses fonctionnalités utiles. L'une de ces fonctionnalités est la disponibilité de modèles. D'un aperçu du projet aux notes de réunion en passant par les listes de tâches, OneNote est là pour vous.
Si vous ne savez pas exactement comment les modèles peuvent être utiles dans votre projet ou ce que vous pouvez faire avec eux, voici plusieurs trucs et astuces.
Accès aux modèles intégrés
OneNote propose des modèles pratiques pour la gestion de projets intégrés. Selon votre version de OneNote, vous accéderez à ces modèles de différentes manières.
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Dans OneNote 2016, sélectionnez Insérer dans la navigation supérieure, puis cliquez sur Modèles de pages . Vous verrez alors une liste des modèles récemment utilisés et une option pour les ouvrir tous en sélectionnant Modèles de pages dans la liste déroulante.
Pour les anciennes versions de OneNote, vous pouvez accéder aux modèles en commençant par ajouter un nouvel onglet à votre bloc-notes. Vous verrez alors Nouvelle page sur le côté droit et lorsque vous cliquez sur la flèche, vous verrez une liste déroulante où vous pouvez sélectionner Modèles de pages .
Dans les deux cas, OneNote affichera des modèles classés par Académique, Vide, Entreprise, Décoratif et Planificateurs.
Modèles de gestion de projet dans OneNote
1. Modèle de présentation du projet
Pour gestion de projet avec OneNote , la catégorie Business a une belle Aperçu du projet modèle. Il suffit de le sélectionner et il apparaîtra directement dans votre bloc-notes. Le modèle est rempli d'éléments utiles pour commencer et vous pouvez tout personnaliser pour répondre aux besoins de votre projet.
Les informations de base sur votre entreprise et votre projet sont placées en haut. Ensuite, une description, les objectifs du projet, les ressources, les procédures, les calendriers et d'autres éléments sont affichés dans des listes à puces faciles à lire. Pour saisir vos propres éléments, supprimez simplement l'échantillon de texte et remplacez-le par le vôtre.
Le modèle Aperçu du projet est utile pour un aperçu bien organisé de tous les éléments du projet. Non seulement cela peut vous aider en tant que chef de projet à voir les éléments d'un coup d'œil, mais cela peut être un document merveilleux pour les autres. Vous pouvez le partager avec les membres de l'équipe de projet, votre superviseur ou les cadres.
Tout le monde aura une bonne idée de ce à quoi s'attendre et vous pouvez le mettre à jour à tout moment pour ajuster les horaires.
2. Modèles de notes de réunion
Dans la catégorie Entreprise, vous trouverez également plusieurs modèles de notes de réunion qui sont parfaits pour prendre des notes pendant la réunion, les utiliser comme référence par la suite et les partager avec d'autres comme suivi. Du modèle de notes de réunion simples au modèle de notes de réunion formelles, chacun est formaté un peu différemment avec des informations différentes.
Pour quelque chose d'extrêmement basique et utile pour des réunions rapides, il y a deux Notes de réunion simples modèles à choisir. Il vous suffit d'entrer le titre de la réunion, puis de passer à l'ordre du jour, aux participants et aux éléments d'action.
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Lorsqu'il est temps de mettre l'équipe de direction au courant du projet, vous préférerez peut-être le Notes de réunion formelles modèle pour une mise en page plus officielle et des éléments supplémentaires. Celui-ci comprend non seulement votre ordre du jour et les participants, mais aussi les approbations, les problèmes en suspens, les nouvelles affaires et l'ordre du jour d'une réunion de suivi.
Selon le type de réunion que vous organisez ou que vous venez d'assister, chacun de ces modèles gardera vos notes bien organisées et facilitera le suivi. Si vous êtes l'organisateur, établir l'ordre du jour à l'avance et le partager avec les participants garantit que tout le monde sera sur la même longueur d'onde. De plus, les autres participants peuvent les utiliser pour prendre leurs propres notes.
3. Modèles de liste de tâches
Pour répertorier les tâches, OneNote fournit trois types de listes de tâches facilitant la hiérarchisation et l'organisation des éléments. Ceux-ci sont contenus dans la catégorie Planificateurs des modèles de page. Les Liste simple à faire le modèle est basique avec des cases à cocher définies et prêtes à être saisies pour vos éléments.
Les Liste de tâches prioritaires modèle va un peu plus loin en vous permettant de saisir et d'organiser des tâches en fonction de leur priorité élevée, moyenne ou faible. C'est très pratique et celui-ci a également les cases à cocher qui n'attendent que vos entrées de tâche.
Les Liste des tâches du projet modèle est formaté différemment, par projet. Et ce modèle comprend une section de notes pratiques à côté de chaque ensemble de tâches de projet. Ce qui est génial avec ce modèle, c'est que bien qu'il soit organisé par projet lorsque vous l'ouvrez, vous pouvez toujours le modifier pour qu'il soit organisé par ressource ou même par date. Cela vous donne la possibilité de l'organiser en fonction de vos besoins.
Une liste de tâches correctement organisée ou hiérarchisée est importante pour tout projet, grand ou petit, et ces modèles peuvent vous aider à prendre un bon départ.
En rapport: Consultez les sites pour télécharger des modèles OneNote
Conseils utiles
1. Réorganiser les éléments
Une fonctionnalité formidable disponible pour toutes les options est que vous pouvez réorganiser facilement les éléments. Placez simplement votre souris sur l'élément que vous souhaitez déplacer et vous verrez la flèche à quatre pointes. Ensuite, faites-le simplement glisser vers son nouvel emplacement. Cela fonctionne pour les blocs utilisés pour la mise en page ainsi que pour les éléments individuels tels que les tâches et les éléments de liste.
2. Redimensionner les blocs
Les blocs utilisés pour organiser la mise en page peuvent non seulement être déplacés mais redimensionnés afin que vous tiriez le meilleur parti des modèles. Sélectionnez simplement le bloc et dans le coin supérieur droit, vous verrez de petites flèches. Appuyez simplement et faites glisser vers la droite ou la gauche pour redimensionner.
3. Formatage de base
Pour modifier rapidement la taille ou la couleur de la police du texte, placez simplement votre souris sur la section principale jusqu'à ce que vous voyiez cette flèche à quatre pointes et cliquez pour la sélectionner. Vous pouvez alors soit cliquer sur Accueil dans la navigation supérieure ou faites un clic droit pour effectuer vos ajustements. C'est aussi un moyen facile d'ajouter des cases à cocher ou des étoiles à vos articles ou même de changer le style.
4. Enregistrement de modèles personnalisés
Si vous avez commencé avec l'un de ces modèles intégrés, que vous y avez apporté de nombreuses modifications et que vous souhaitez continuer à l'utiliser, vous pouvez l'enregistrer facilement. Vous avez ajouté le logo de votre entreprise, redimensionné des blocs et reformaté du texte pour l'obtenir exactement comme vous le souhaitez. Ne laissez pas ce travail acharné se perdre ; enregistrez-le comme modèle pour une utilisation future.
Pour enregistrer votre nouveau modèle, sélectionnez Vue à partir de la navigation supérieure, puis Taille de papier . Cela ouvrira le volet Format de papier. Au bas de ce volet, cliquez sur Enregistrer la page actuelle en tant que modèle . Donnez ensuite un nom à votre modèle et sélectionnez s'il doit être votre modèle de page par défaut dans la section actuelle.
Lorsqu'il est temps d'utiliser votre modèle enregistré, effectuez les mêmes étapes que ci-dessus pour accéder aux modèles intégrés en fonction de votre version OneNote. Vous devriez alors voir une catégorie supplémentaire appelée Mes modèles . Sélectionnez la flèche à côté et choisissez celui que vous souhaitez utiliser.
N'oubliez pas ces options de modèle de projet OneNote
Les modèles ne sont que l'une des nombreuses fonctionnalités OneNote peu connues . Donc, pour votre prochain projet, n'oubliez pas que vous disposez d'excellentes options de modèle de gestion de projet OneNote et profitez-en !
Crédit d'image: Alphaspirit/ Shutterstock
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Avec son baccalauréat en technologie de l'information, Sandy a travaillé pendant de nombreuses années dans l'industrie informatique en tant que chef de projet, chef de service et responsable PMO. Elle a ensuite décidé de poursuivre son rêve et écrit maintenant sur la technologie à temps plein.
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