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Même si Microsoft Word prend désormais en charge la collaboration multi-personnes sur les documents (via l'application Web ou un abonnement Office 365), vous devrez parfois fusionner plusieurs documents Word.
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Bien sûr, vous pouvez simplement copier et coller le contenu d'un document dans un autre, mais ce n'est pas le moyen le plus pratique d'obtenir le résultat souhaité. Heureusement, Word propose plusieurs façons de fusionner plusieurs documents ensemble.
Dans cet article, je vais expliquer quatre méthodes :
- Fusion de deux versions d'un même document.
- Fusion de plusieurs versions d'un même document.
- Fusion de commentaires, mise en forme, etc.
- Fusionner le texte de plusieurs documents différents.
Fusion de deux versions du même document
Si vous avez deux versions légèrement différentes du même document, il peut être fastidieux - voire impossible - de trouver les petits écarts.
Word fournit un moyen de comparer les différences entre les deux, puis de les fusionner en un seul fichier.
Pour comparer les deux versions
Avant de faire la fusion, il est prudent d'étudier les différences entre les deux fichiers. Vous pourriez décider que vous ne voulez pas les combiner après tout. Je vais vous guider tout au long du processus en utilisant deux versions d'un Reportage de la BBC à propos d'une sonde martienne.
Voici l'original :
Et voici ma version légèrement modifiée :
Pour commencer, ouvrez le document original et dirigez-vous vers Réviser > Comparer > Comparer . Si l'option Comparer les documents n'est pas disponible, votre document est probablement protégé. Pour le déprotéger, rendez-vous sur Fichier > Infos > Protéger le document et supprimer toutes les restrictions.
Dans la nouvelle fenêtre, remplissez le Document original boîte avec un fichier, et le Document révisé boîte avec une autre. Vous pouvez également ajouter une étiquette personnalisée aux modifications.
Word ouvrira automatiquement un nouveau document. Les révisions sont affichées dans une colonne à gauche (1), les documents comparés sont affichés dans le panneau central (2) et les deux originaux sont affichés dans la colonne de droite (3). Vous pouvez masquer les documents sources en suivant Comparer > Afficher les documents source > Masquer le document source .
Pour fusionner les deux versions
Maintenant, vous avez toutes les différences soigneusement affichées dans un seul fichier, mais c'est toujours un gâchis. Comment déterminez-vous les modifications que vous souhaitez conserver et celles que vous souhaitez supprimer ?
Vous avez deux options. Vous pouvez parcourir manuellement le document et modifier chaque modification à votre guise (rappelez-vous, le texte ajouté est souligné, le texte supprimé est barré). L'édition du document comme celle-ci convient aux documents plus courts, mais vous risquez toujours de manquer des choses si vous travaillez sur un long document tel qu'un livre.
Une méthode plus efficace consiste à utiliser la liste des révisions dans la colonne de gauche. Vous pouvez soit cliquer avec le bouton droit sur chaque modification et sélectionner J'accepte ou Rejeter , ou vous pouvez placer votre curseur sur le texte sous chaque révision répertoriée et modifier en conséquence. Word mettra automatiquement à jour le texte dans le document principal pendant que vous travaillez.
Dans l'image ci-dessous, vous pouvez voir que j'ai travaillé sur tous les changements. Le nombre de révisions indique maintenant zéro, et j'ai un document dans lequel j'ai accepté ou rejeté toutes mes modifications. Enregistrez le document final de la manière habituelle.
Fusion de plusieurs versions du même document
Il est facile de comparer deux versions et de fusionner deux versions d'un même document. Mais qu'en est-il si vous avez plusieurs versions du même fichier, peut-être parce que vous l'avez envoyé à plusieurs personnes pour leur contribution ?
Encore une fois, ouvrez le document original et dirigez-vous vers Réviser > Comparer . Cette fois, vous devez sélectionner Combiner au lieu.
Placez le premier document que vous souhaitez fusionner dans le Document révisé et attribuez une étiquette aux modifications. Cliquez sur d'accord .
Une fois que vous avez le document combiné, allez à Réviser > Comparer > Combiner de nouveau. Mettez le fichier fraîchement combiné dans le Version originale champ et ajoutez le document suivant à Version révisée . Continuez à répéter le processus pour chaque copie du fichier, en vous assurant de donner à chaque document révisé une étiquette unique.
Lorsque vous aurez terminé, vous obtiendrez un document combiné qui montre les changements de chaque personne dans une couleur différente. Comme précédemment, faites un clic droit sur chaque modification et sélectionnez J'accepte ou Rejeter pour créer votre copie finale.
Fusion de commentaires, mise en forme, etc.
La fusion de documents peut aller au-delà des simples modifications apportées au texte. Vous voudrez peut-être fusionner et conserver les commentaires, la mise en forme, les en-têtes, les pieds de page et bien plus encore.
Word rend le processus indolore. La méthodologie pour comparer et/ou combiner le document est la même, mais lorsque vous avez navigué jusqu'à Réviser > Comparer > Comparer , clique le Plus >> bouton.
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Une liste complète d'options vous sera présentée. Lorsque vous avez sélectionné vos préférences, cliquez sur d'accord . Vous pouvez procéder à l'acceptation ou au rejet des modifications de la même manière qu'auparavant.
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Fusionner le texte de plusieurs documents différents
La dernière partie de ce didacticiel examinera comment fusionner le texte de documents complètement différents.
Comme mentionné au début, vous pouvez copier et coller le texte, mais ce n'est pas toujours pratique, surtout sur des documents longs. Une meilleure méthode consiste à utiliser les outils intégrés de Word .
Je vais fusionner l'article de la BBC sur la sonde Mars avec La version de Space.com de la même histoire.
Ouvrez le premier document. C'est le fichier auquel vous ajouterez tous les fichiers futurs. Aller à Insertion > Objet > Texte du fichier et recherchez le document que vous souhaitez fusionner.
Le texte sera inséré là où se trouve votre curseur, alors assurez-vous qu'il se trouve à l'emplacement souhaité avant de continuer. Word conservera toute la mise en forme du document original. Dans l'exemple ci-dessous, j'ai mis l'histoire de Space.com dans une couleur et une police différentes pour illustrer le propos.
Répétez le processus pour chaque document que vous souhaitez ajouter et enregistrez-le lorsque vous avez terminé.
Des problèmes?
Je vous ai donné un guide étape par étape qui couvre les quatre manières les plus courantes de fusionner des documents et j'espère que c'est a rendu votre vie Microsoft Office plus facile .
Cependant, je comprends que des complications peuvent survenir. Avez-vous rencontré des difficultés? Nous sommes toujours heureux de vous aider.
Laissez vos problèmes et questions dans les commentaires ci-dessous et nous ferons de notre mieux pour vous aider.
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Dan a rejoint MakeUseOf en 2014 et est directeur des partenariats depuis juillet 2020. Contactez-le pour toute demande de renseignements sur le contenu sponsorisé, les accords d'affiliation, les promotions et toute autre forme de partenariat. Vous pouvez également le voir errer dans la salle d'exposition au CES de Las Vegas chaque année, dites bonjour si vous y allez. Avant sa carrière d'écrivain, il était conseiller financier.
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