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Tout le monde connaît Clippy. Mais êtes-vous ami avec Pilcrow ? Si vous l'êtes, alors vous en savez plus sur Microsoft Word que la plupart des gens. Connaissez-vous les « lignes veuves » ? Le presse-papiers étendu ?
Il existe de nombreuses fonctionnalités moins connues que vous devez connaître si vous voulez être vraiment compétent avec Microsoft Word . Voici plusieurs fonctionnalités importantes de Microsoft Word qui sont légèrement « cachées » mais peuvent faciliter votre travail.
choses à faire avec un lecteur flash
1. Soyez sans distraction
Les écrivains veulent la paix. L'encombrement visuel des fonctionnalités de MS Word a donné naissance à une légion d'éditeurs sans distraction et à une paix paisible. Mais si vous aimez Word, vous pouvez utiliser un raccourci rapide pour masquer l'encombrement visuel du ruban. presse Ctrl + F1 pour désactiver la vue du ruban.
Ajustez-le en cliquant sur Option d'affichage du ruban et en sélectionnant Ruban de masquage automatique . C'est la petite flèche à côté du bouton de réduction en haut.
Lecture sans distraction est une fonctionnalité plus spécialisée dans Word à partir de la version 2013. Cependant, il était également présent dans Word 2010. Conçu pour les tablettes tactiles, le Mode lecture fonctionne aussi bien sur un ordinateur portable de tous les jours. Accédez-y tout aussi rapidement avec un ALT + W-F (Appuyez simultanément sur W & F).
En option, utilisez les boutons par défaut :
- (Dans le menu Ruban) Affichage > Mode de lecture .
- (Sur la barre d'état) Le Mode lecture bouton à droite.
Appuyez deux fois avec votre doigt ou double-cliquez avec votre souris pour effectuer un zoom avant et faire en sorte que des graphiques tels que des tableaux, des graphiques et des images remplissent l'écran.
2. Réorganiser avec la vue Outline
Décrire vos idées principales et terminer ce premier brouillon rapidement est le conseil infaillible pour la productivité de l'écriture. S'il est bien utilisé, le Vue générale peut augmenter de 50 % votre productivité avec des documents volumineux.
Aller à Afficher > clique le Contour bouton sur le ruban.
Vue générale vous aide à affiner l'organisation de documents complexes en réorganisant les blocs de texte et neuf niveaux de titres. La vue Plan fait apparaître une barre d'outils spéciale appelée Décrire avec des commandes pour promouvoir ou rétrograder le texte sélectionné. Utilisez les commandes pour masquer ou afficher le texte sélectionné.
- Vous voulez arriver à un point précis dans un long document ? Passez en mode Plan et passez à un niveau de titre spécifique.
- Vous voulez rédiger rapidement ? Planifiez les sections principales en mode Plan, puis passez aux autres dispositions pour écrire le corps.
- Vous voulez réorganiser un rapport en déplaçant d'énormes blocs de texte ? Faites glisser et déposez un titre pour déplacer non seulement ce titre, mais tous les sous-niveaux sous celui-ci et le corps du texte. Utilisez les flèches haut-bas pour les travailler.
- Vous voulez formater rapidement les en-têtes ? Utilisez les titres 1, 2 et 3 au lieu de modifier la taille et d'utiliser des majuscules.
3. Utilisez Word comme outil de remue-méninges rapide
Double-cliquez n'importe où et commencez à taper. Vous n'avez pas besoin de vous soucier de positionner un curseur si vous ne le souhaitez pas. C'est le MS Word le plus proche de l'écriture libre. Cliquez et tapez existe depuis Word 2002. La fonctionnalité ne fonctionne qu'en mode Mise en page d'impression ou en mode Mise en page Web.
Bien que cela soit très utile pour insérer du texte et des graphiques, vous pouvez également l'utiliser pour un brainstorming impromptu en tant que forme libre outil de cartographie mentale .
4. Convertir des tableaux en graphiques en 3 étapes
Faites votre choix --- un tableau bien formaté avec beaucoup de données OU un graphique bien fait visualisant ces données pour vous ?
Étant des créatures visuelles, il est souvent évident d'opter pour cette dernière. Word facilite la conversion des informations tabulaires en un graphique. Lorsque vous n'avez pas trop de données tabulaires, créez un graphique dans Word au lieu de surcharger avec Excel. Sélectionnez le tableau avec les données et suivez trois étapes...
1. Cliquez sur le Insérer onglet sur le ruban.
2. Cliquez sur le Objet outil au sein de la Texte groupe et ouvrez le Boîte de dialogue Objet .
3. De la liste des Types d'objets , choisir Graphique Microsoft Graph . Cliquez sur OK.
Word affiche les données tabulaires sous la forme d'un graphique à colonnes soigné. Modifiez la fiche technique qui s'affiche.
Vous pouvez également formater ce graphique avec un type de graphique différent. Double-cliquez sur votre graphique. Cliquez avec le bouton droit dans l'espace blanc qui se trouve dans le cadre de délimitation du graphique et sélectionnez Type de graphique .
Vous pouvez également utilisez Microsoft Word pour créer des organigrammes époustouflants avec la fonction formes.
5. Écrire des équations dans Word
Et tu penses que seulement Les formules Excel sont incroyables . L'éditeur d'équations a toujours été une fonctionnalité importante de MS Word. Dans les dernières versions de Word, il est simplement appelé Équation (Disponible depuis Insertion > Groupe de symboles > Équation ).
Choisir Insertion > Équation > Insérer une nouvelle équation .
Utilisez le Barre d'outils d'équation pour concevoir vos propres équations avancées pour les mathématiques, la physique ou la chimie. Word vous propose de nombreuses équations bien connues à insérer d'un simple clic.
6. Conservez 24 éléments dans le presse-papiers
Le presse-papiers Office peut contenir 24 éléments et il est interopérable entre tous les fichiers Office. Dans le Accueil onglet, cliquez sur la petite flèche déroulante à côté de Presse-papiers pour afficher le panneau sur la gauche. Pour le raccourci, appuyez deux fois sur Ctrl+C pour ouvrir le panneau Presse-papiers.
Cette capacité de stockage vous permet de couper et de copier plusieurs éléments et de les déplacer n'importe où dans le document ou entre les programmes Office ouverts.
Utilisez le presse-papiers Options contrôler ses fonctions. Par exemple, vous pouvez désactiver le Afficher l'état près de la barre des tâches lors de la copie qui affiche le nombre d'éléments que vous avez copiés dans le coin inférieur droit de la fenêtre Word. Il est activé par défaut.
7. Traduire des langues en déplacement
Microsoft Office utilise Microsoft Translator pour gérer toutes les traductions. Utilisez le Traduire caractéristique de la Revoir languette. Traduisez un mot ou une phrase. Ou bien, traduisez l'intégralité du document et affichez-le dans un document Word distinct.
Les Traducteur apparaît sur la droite et vous pouvez choisir et changer les langues. Utilisez cette barre latérale pour mettre en évidence chaque mot et explorer sa signification dans son intégralité.
8. Embellissez les polices avec le crénage
Le crénage ajuste l'espace entre deux lettres individuelles pour un meilleur aspect visuel. Lors de la conception d'un document, chaque police de caractères nécessite son propre crénage spécifique. Le crénage devient important lorsque vous concevez avec de grandes polices sur Word, par ex. une couverture d'ebook.
Word a le crénage désactivé par défaut, et normalement vous n'avez pas besoin de vous en soucier. Mais disons que vous devez soumettre un devoir de cinq pages. Économisez des efforts en augmentant la largeur entre les lettres au lieu d'écrire des peluches !
Cliquez sur la petite flèche pop-out sur Font (sur le Accueil languette). Alternativement : cliquez sur Ctrl+D . Allez au Avancée languette. Cochez la case pour Crénage pour les polices . Expérimentez en entrant une petite taille de point dans la case. N'oubliez pas que certaines polices et tailles de police ne conviennent pas au crénage.
Si vous voulez vraiment vous améliorer avec le crénage et les polices, essayez le Type de crénage jeu que nous avons mentionné dans un article précédent sur Font Games.
9. Inspectez votre document
Aujourd'hui, une fonctionnalité importante de MS Word est la collaboration, mais vous devez également faire attention à la sécurité. Les Inspecteur de documents dans Word vous aide à vérifier votre document pour toute information que vous souhaitez garder privée.
Chaque fois que vous créez ou modifiez un document, certaines informations utilisateur sont automatiquement ajoutées au fichier. L'Inspecteur de document vous aide à effacer ce type d'informations avant de partager un document.
Pour accéder à l'inspecteur de document :
Aller à Fichier > Infos > Inspecter le document > Rechercher les problèmes > Inspecter le document .
Inspectez le contenu masqué en cochant les cases. Après l'inspection, toutes les catégories contenant des données sensibles reçoivent un point d'exclamation. Un bouton Supprimer tout pour chaque catégorie supprime les données et finalise le document.
Assistance bureautique vous explique pas à pas comment utiliser l'inspecteur de document.
10. Profitez des avantages du texte caché
Oh oui. Cette fonctionnalité est vraiment cachée. Le texte caché est un attribut de caractère non imprimable qui a son utilité. Masquer du texte peut être utile dans de nombreuses situations :
- Créez un quiz simple en masquant les réponses.
- Contrôlez la mise en page d'un travail d'impression spécifique en insérant du texte masqué.
- Imprimez deux versions d'un document. Dans l'un, masquez des portions de texte. Vous n'avez pas besoin de créer deux copies ou de supprimer une partie du document.
- Cachez temporairement les informations confidentielles que vous ne voulez pas que les autres voient.
D'un autre côté, nous avons montré comment ajouter un filigrane dans Word pour le texte que les gens ne peuvent pas supprimer.
Masquer ou afficher le texte
- Sélectionnez le texte que vous souhaitez masquer ou le texte masqué.
- Cliquez sur Accueil > Boîte de dialogue Police > Police > Sélectionnez ou effacez le Caché case à cocher.
- Imprimer le texte caché : accédez à la Déposer languette > Options > Affichage > Sélectionnez le Texte caché case à cocher > Sélectionnez le Imprimer le texte masqué case à cocher > Cliquez sur D'accord .
Les caractères non imprimables sont des « marques de formatage » qui permettent à l'utilisateur de dépanner et d'affiner la mise en page d'un document.
Par exemple, les mots doivent être à interligne simple ; vos paragraphes doivent être espacés avec des sauts de ligne corrects ; tous les onglets doivent être alignés ; les cellules du tableau doivent être formatées proprement ; la pagination doit couler, etc.
Les oreillers, les marqueurs de tabulation, les espaces, les sauts de ligne, les sauts de page, les ancres d'objet et le texte masqué ne sont que quelques-uns des éléments non imprimables utiles pour contrôler la mise en page d'un document Word. Vous pouvez supprimer les sauts de page si nécessaire, ou afficher les caractères non imprimables en en cliquant sur le bouton Pilcrow sur le Accueil languette. Sinon, appuyez sur Ctrl + * .
Noter: Dans Word 2013 et les versions ultérieures, vous pouvez également développer ou réduire des parties d'un document pour afficher sélectivement des informations.
Utilisez ces secrets de productivité dans Word
Saviez-vous que l'annuel Championnat Microsoft Office ? Les participants sont les experts de l'utilisation de la suite --- et vous pouvez parier qu'ils ont trouvé des moyens plus rapides ou plus efficaces d'utiliser des outils comme Word pour leurs tâches quotidiennes. Il y a probablement un champion en vous.
Pour aller plus loin, pourquoi ne pas consulter l'onglet Développeur caché sur le ruban Word ce qui ouvrira plus de façons d'utiliser Word. Et si vous créez un document professionnel, assurez-vous de en savoir plus sur les pages de garde .
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Saikat Basu est rédacteur en chef adjoint pour Internet, Windows et Productivity. Après avoir enlevé la crasse d'un MBA et une longue carrière en marketing de dix ans, il se passionne maintenant pour aider les autres à améliorer leurs compétences en narration. Il cherche la virgule d'Oxford manquante et déteste les mauvaises captures d'écran. Mais les idées de photographie, de Photoshop et de productivité apaisent son âme.
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