Comment créer votre premier calendrier de gestion de projet en 7 étapes faciles

Vous réfléchissez à la manière dont vous allez entreprendre votre projet ? Comment commencez-vous? Respecterez-vous les délais ? Ces pensées anxieuses vous traversent l'esprit. Malgré leur validité, ils ne devraient pas vous ralentir.

En utilisant les bons outils, vous pouvez mener à bien votre projet. L'utilisation d'un calendrier de gestion de projet peut vous aider à gagner votre projet. L'outil vous aide à définir votre projet et vous assure d'avoir une stratégie claire sur la façon dont vous allez l'aborder. Vous pouvez créer votre calendrier de gestion de projet en suivant ce guide.

1. Rédiger un résumé de projet

Pour vous assurer que tout le monde sur votre projet est sur la même longueur d'onde, commencez par rédiger un dossier de projet. Un dossier de projet est un résumé rapide du projet. Considérez-le comme une version condensée de votre plan de projet. Il doit répondre aux questions :

Quel est le but du projet ?
Quels sont les objectifs du projet ?
Quels sont les jalons clés ?
Combien de temps faudra-t-il pour terminer le projet?
A combien s'élève le budget ?

Soyez bref afin de ne pas submerger les parties prenantes du projet avec des détails inutiles. Ce sera le document auquel les parties prenantes et les membres du projet se référeront fréquemment au fur et à mesure que le projet avance.

2. Créer une structure de répartition du travail

Après avoir créé votre dossier de projet, vous devez créer un plan d'action pour lancer le projet. Ce plan d'action est appelé structure de répartition du travail (WBS). Plutôt que d'écrire chaque action à entreprendre pour terminer un projet, le WBS se concentre sur les livrables et les jalons. Les règles pour faire un WBS sont :

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Règle des 100 % : Tout le travail qui est dans le WBS doit être 100% nécessaire pour atteindre les objectifs du projet. Il ne devrait pas y avoir de travail sans rapport ou redondant. Les sous-tâches doivent également être nécessaires à 100 % pour terminer une tâche parente.
En exclusivité mutuelle : Ne comptabilisez aucun travail deux fois. Vous violerez la règle des 100 % et vous ferez des erreurs de calcul lors du calcul des ressources nécessaires pour mener à bien le projet.
Résultats, pas des actions : Votre objectif principal devrait être sur les livrables et non sur les actions. Par exemple, si vous construisez une maison, un livrable est la fondation. Les étapes de ce livrable consistent à choisir un site, à creuser, à installer et à sceller la semelle. Alors, ne vous perdez pas dans ces actions, mais concentrez-vous sur le résultat, qui est d'avoir une base.
La règle 8/80 : Cette règle stipule qu'une tâche ne devrait pas prendre moins de 8 heures, et qu'elle ne devrait pas non plus prendre plus de 80 heures. Lors de l'application de cette règle, si le travail prend plus de 80 heures, divisez-le davantage en un lot de travail moindre.
Attribuer: Vous devez assigner une tâche à une personne ou à une équipe spécifique. Si votre WBS est complet, il ne devrait pas y avoir de chevauchement de travail entre les individus ou les équipes.

3. Créez un délai

Une fois que vous avez créé votre structure de répartition du travail, allouez du temps pour accomplir chaque tâche. Pour les tâches que vous ne réaliserez pas vous-même, consultez directement la ou les personnes qui les réaliseront. Demandez-leur ce dont ils ont besoin pour faire le travail et combien de temps ils vont avoir besoin.

Ne soyez pas trop optimiste en faisant cela. Créez un équilibre entre donner suffisamment de temps pour effectuer les tâches et respecter le calendrier global du projet. Prévoyez également une certaine marge de manœuvre pour toute situation inattendue.

4. Horaire dans les dépendances

Vous savez maintenant combien de temps il faudra pour terminer chaque tâche. Mais qu'en est-il des tâches qui dépendent les unes des autres ? Il y a souvent plusieurs séquences à une affectation qui dépendent les unes des autres.

Il existe généralement quatre types de dépendances de projet de gestion de projet. Ceux-ci sont:

Fin pour commencer : la première tâche doit être terminée avant que la deuxième tâche puisse commencer.
Finition à finition : la deuxième tâche ne peut pas être terminée avant que la première tâche ne soit terminée. Par exemple, si vous faites le câblage électrique d'une maison, vous ne pouvez pas poser les fils avant une inspection.
Début à début : les tâches successives ne peuvent pas démarrer avant le début de la première tâche. Par exemple, vous ne pouvez pas niveler un sol en béton tant que vous n'avez pas coulé le béton.
Indemnite : la première tâche doit commencer avant que la seconde ne soit terminée. Par exemple, si vous effectuez une mise à niveau vers un nouveau logiciel, vous commencerez à installer le nouveau logiciel avant de supprimer progressivement l'ancien.

Assurez-vous donc d'identifier la nature des dépendances que vous avez sous la main, puis travaillez dessus. Dans certaines situations, les dépendances sont des processus plus complexes, donc créer un organigramme , des couloirs de nage ou un code couleur pour vous aider à les visualiser et à les identifier.

5. Créez une chronologie de base

Il est maintenant temps de visualiser la chronologie de votre projet. Il existe plusieurs outils de gestion de projet que vous pouvez utiliser pour construire votre calendrier de projet. Les go-to pour la plupart des projets est le diagramme de Gantt .

Le diagramme de Gantt vous donne un aperçu rapide de votre projet, des dates de début et de fin des tâches, des jalons clés, des dépendances et du responsable de chaque tâche. Les diagrammes de Gantt sont interactifs et peuvent être mis à jour et modifiés en temps réel. Les autres outils de chronologie que vous pouvez utiliser pour créer et gérer votre chronologie sont la chronologie historique et la chronologie du graphique vertical.

6. Envoyez-le

Partagez la chronologie avec toutes les parties prenantes du projet. Cela les ravira de voir un plan d'action clair pour le projet. Ils voudront également peser et faire des suggestions sur la façon d'améliorer certaines choses sur le projet. Soyez ouvert aux commentaires.

7. Changez au besoin

Un projet est une chose vivante et continuera à changer et à évoluer au fur et à mesure. Ce n'est pas nécessairement une mauvaise chose. Cela signifie simplement que vous devez vous adapter au fur et à mesure que les choses changent.

La bonne chose est que lorsque vous avez déjà un calendrier, vous serez plus en mesure d'intégrer le changement. Aussi, assurez-vous de communiquer les changements en temps réel avec toutes les parties prenantes du projet.

Créer votre calendrier de gestion de projet

Créer votre premier calendrier de gestion de projet peut être intimidant. Cependant, avec les étapes ci-dessus, vous pouvez créer un calendrier méticuleux et livrer votre projet avec succès. Assurez-vous donc de mettre en œuvre la directive ci-dessus et d'avoir un calendrier stellaire.

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A propos de l'auteur Hilda Munjuri(22 articles publiés)

Hilda est une rédactrice technique indépendante et aime se tenir au courant des nouvelles technologies et innovations. Elle aime aussi trouver de nouvelles astuces pour gagner du temps et faciliter le travail. Pendant son temps libre, vous la trouverez en train de s'occuper de son potager.

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