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Access Forms peut rendre les tâches de saisie de données plus pratiques pour vous et les utilisateurs de votre base de données. Créer une convivialité environnement de base de données sans exposer le fonctionnement de la base de données interne et assurez-vous que vos données sont en sécurité.
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Suite à notre Tutoriel sur les requêtes d'accès En 2010, après une demande de la lectrice Jeanne Thelwell, ce didacticiel couvrira la création, la modification, le contrôle de la conception et les propriétés des formulaires d'accès pour vous donner le pouvoir sur la conception de votre base de données.
Pour les besoins de ce didacticiel, nous utiliserons la fiche d'informations de contact des sénateurs américains en open source. Une fois que vous aurez téléchargé le fichier , vous devrez le décompresser dans un endroit mémorable – nous en aurons besoin dans une seconde.
Commençons
Avant de pouvoir créer notre formulaire d'accès, nous devrons importer notre base de données. Si vous jouez à la maison, c'est le lien ci-dessus, bien que ce tutoriel fonctionnera avec votre propre ensemble de données.
Commencez par sélectionner « Base de données de bureau vierge » comme indiqué ci-dessous :
Nous pouvons désormais importer des données à l'aide de l'onglet 'Données externes', situé en haut à droite de votre écran :
Aujourd'hui, nous serons en utilisant un fichier .xml . Sélectionnez Fichier XML dans l'onglet Données externes. Naviguez jusqu'à l'emplacement où vous avez décompressé le fichier et sélectionnez, où vous rencontrerez le menu Importer XML. Il devrait refléter la capture d'écran ci-dessous. presse d'accord à importer dans notre nouvelle base de données.
La colonne de gauche indique vos objets de base de données disponibles et si tout a fonctionné jusqu'à présent, vous devriez maintenant voir nos objets de données importés Informations de contact et membre . Double-cliquez pour ouvrir membre . Les champs de votre base de données devraient maintenant être remplis avec les informations de contact glorieuses du sénateur américain.
Notre tutoriel sur les formulaires d'accès rapide
Les formulaires d'accès sont des objets de conception personnalisables vous permettant de fournir une expérience de base de données accessible pour vous-même et vos utilisateurs de base de données. Un formulaire bien conçu peut contribuer à l'efficacité et améliorer la précision de la saisie des données, il vaut donc la peine d'apprendre les éléments essentiels tels que les tableaux pour gagner du temps et éditer des erreurs coûteuses.
Passons aux parties amusantes. Notre base de données est pleine. Nos doigts sont agiles. Sélectionnez le Onglet Créer suivie par Former . Outlook utilisera par défaut un formulaire de base pour notre table sélectionnée, affiché dans le bien nommé vue mise en page .
Frappé sauvegarde rapide en haut à droite de l'écran et voilà ! Vous avez créé un formulaire très basique et visuellement peu attrayant - mais cela constitue la base de notre interface de base de données personnalisable. Pendant que nous sommes ici, n'hésitez pas à faire glisser et déposer les champs du formulaire en fonction de votre base de données, ou cliquez avec le bouton droit pour les options de suppression.
Il convient également de noter la gamme d'options de conception disponibles dans le Outils de mise en page de formulaire onglet contextuel. C'est là que sont conservés les outils électriques de conception, allant de :
- Changements de thème instantanés
- Sélections de couleurs et de polices
- Options d'en-tête et de pied de page
- Création de champs supplémentaires
- Contrôles de formulaire : boutons, outils de navigation, listes, menus et sous-formulaires
Certains de ces outils incroyablement excitants entreront en jeu dans un instant. Tout d'abord, jouons avec le formatage de notre formulaire de coordonnées des Sénateurs.
Mise en page
Notre Outils de mise en page de formulaire L'onglet contient les champs de personnalisation du formulaire. En le sélectionnant, vous accéderez à un écran similaire au nôtre. À ce stade, n'hésitez pas à jouer avec certains des paramètres pour comprendre leur rôle dans la conception de formulaires et les options esthétiques qui s'offrent à vous.
Vous pouvez également souhaiter un arrière-plan Ainsley Harriot avec un remplissage vert, un texte vert souligné en italique gras et des contours verts. Quelque chose de très MySpace/MSN Messenger à ce sujet, mais peut-être pas pour tout le monde...
Si ce n'est pas le design attrayant et attrayant qui vous intéresse, vous pouvez également choisir des options judicieuses.
Remontez vers le Accueil onglet où vous pouvez trouver le vue option. Ici, vous pouvez parcourir les vues de formulaire disponibles. Félicitations, vous venez de créer votre premier formulaire d'accès personnalisé. Les utilisateurs de votre base de données se précipiteront pour vous remercier !
L'assistant de formulaire facilite la création de formulaire
Microsoft a été d'une gentillesse exceptionnelle dans sa version 2013 d'Office. Comprenant nos désirs sociétaux d'améliorer continuellement l'efficacité, ils ont inclus un assistant de formulaire plutôt pratique pour permettre de sauter les détails sales et pratiques.
L'assistant de formulaire d'accès est un outil de développement de formulaire utile et rapide qui vous met aux commandes de la conception, tout en vous accélérant dans la nomenclature, en vous fournissant des préréglages pour les colonnes, les lignes, les tailles de tableau, les styles et les thèmes.
Vous pouvez utiliser l'assistant pour décider rapidement quel style de formulaire convient à votre base de données et aux besoins des utilisateurs.
Variétés de formulaires d'accès
Bien sûr, vous n'aurez peut-être pas toujours besoin d'importer une base de données et de configurer un formulaire de base. Il existe plusieurs autres formats de formulaire, en fonction de vos données, ainsi que des contrôles de conception pour faciliter la navigation de l'utilisateur. Examinons maintenant certains d'entre eux.
Les quatre formats de formulaire
- Formulaire de table unique . C'est comme ça : un seul formulaire, correspondant à une seule table de base de données. Il est fonctionnel, basique et peut être utilisé pour accomplir un certain nombre de tâches.
- Formulaire de table unique avec champ de recherche : Toujours en utilisant un seul formulaire, une seule configuration de base de données, le champ de recherche nous permet d'afficher les données d'une autre table ou base de données, ou de projeter les valeurs résumées d'une plage de données. Les données sont « recherchées » selon les besoins.
- Formulaire maître/détail : Relation maître à sous-formulaire, c'est-à-dire qu'un formulaire maître dirige plusieurs sous-formulaires
- Formulaire maître/détail avec champ de recherche : la même relation maître/sous-formulaire, mais avec des champs de recherche supplémentaires dans le maître ou les sous-formulaires.
L'un de ces quatre formats de formulaire se trouve dans presque tous les formulaires de base de données Access que vous rencontrez, alors prenez le temps de vous familiariser avec leur apparence, leurs forces, leurs faiblesses et leur application.
Utiliser la feuille de propriétés
La feuille de propriétés est une barre latérale très utile, trouvée dans le Outils de mise en page de formulaire languette:
Il contient des tonnes d'informations utiles sur votre formulaire et vous pouvez l'utiliser pour éditer, modifier et basculer rapidement de nombreuses options. Vous ne savez pas à quoi sert une option ? Access fournit une info-bulle pratique en bas à gauche de votre écran.
Nous ne pouvons pas souligner à quel point la feuille de propriétés peut être utile pour effectuer des modifications à la volée. Cependant, les options sont trop nombreuses pour les détailler chacune, nous allons donc en couvrir deux dont vous pourriez avoir besoin immédiatement :
Masquer un champ
Vous voulez vous assurer que vos utilisateurs n'accèdent pas à un certain champ ? Access vous permet de masquer des entrées de champ individuelles.
Sélectionnez le champ que vous souhaitez masquer. nous avons choisi fête , à partir de notre formulaire de base de données existant. Lorsque vous sélectionnez le champ, la feuille de propriétés doit être mise à jour et vous pourrez basculer la visibilité du champ via une liste déroulante.
Verrouillez votre formulaire
Votre base de données peut avoir besoin d'être consultée par d'autres utilisateurs - mais vous ne voulez pas qu'ils se mêlent du fonctionnement interne finement réglé de vos tables et requêtes, et surtout pas de votre code VBA.
Retournez à la feuille de propriétés. Faites défiler la liste déroulante illustrée pour trouver Former – les propriétés que nous allons modifier s'appliqueront à l'ensemble du formulaire, par opposition à l'isolement de champ unique que nous avons couvert ci-dessus.
À peu près à mi-chemin de la feuille de propriétés, vous devriez voir les options suivantes :
Remplacez chaque propriété par non . Votre feuille de propriétés doit maintenant correspondre à ceci :
Ensuite, passez à vue de conception et dans la liste déroulante de la feuille de propriétés, recherchez Former encore une fois. Basculer Autoriser l'affichage de la mise en page à non . Cela empêche tout utilisateur supplémentaire d'accéder à la vue de mise en page, où ils pourraient directement modifier le formulaire.
Distribution
Nous avons créé notre formulaire, nous nous sommes mêlés de la mise en forme, nous avons joué avec les propriétés et nous avons restreint l'accès éditorial. Maintenant, nous devons enregistrer notre formulaire pour la distribution. Avant de distribuer notre base de données, nous devons convertir le fichier de .accdb à .accde , en restreignant toute autre modification de conception ou modification de champ.
Enregistrez la base de données actuelle dans un emplacement mémorable. Avant de convertir notre fichier dans Access, assurez-vous de faire une copie (ou deux !) du fichier de base de données d'origine, en cas de corruption de la base de données. Cela agira comme notre Maître copie. Nous pouvons mettre à jour la conception du formulaire ou les enregistrements disponibles via ce fichier, les enregistrer et les redistribuer.
Dirigez-vous vers Fichier> Enregistrer sous. Ces options devraient vous être présentées :
Choisir Fichier ACCDE et frappe enregistrer sous .
Votre base de données est désormais limitée à la vue Formulaire uniquement :
Il y aura maintenant deux fichiers dans votre emplacement de sauvegarde : notre copie principale - .accdb – et notre version de distribution - .accde . Distribuez le fichier avec le cadenas massif à vos utilisateurs.
Reviens la prochaine fois
Ce tutoriel aurait dû éclairer le monde de l'accès Forms pour vous, vous donnant une compréhension de la conception de base, du formatage, des propriétés et de la distribution. Nous reviendrons dans un proche avenir pour détailler la gamme de fonctionnalités de contrôle de conception d'accès pour vous permettre de créer des formulaires plus détaillés pour répondre à vos besoins.
Avez-vous apprécié ce tutoriel? Avez-vous des astuces du formulaire d'accès à transmettre à d'autres lecteurs ? Partagez vos connaissances ci-dessous!
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Gavin est l'éditeur junior pour Windows et Technology Explained, un contributeur régulier au podcast Really Useful et un examinateur régulier de produits. Il possède un BA (Hons) en écriture contemporaine avec des pratiques d'art numérique pillées dans les collines du Devon, ainsi que plus d'une décennie d'expérience en écriture professionnelle. Il aime beaucoup le thé, les jeux de société et le football.
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