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Ou devriez-vous utiliser les deux ? Microsoft Access et Excel proposent tous deux le filtrage, le classement et l'interrogation des données, mais quel programme est adapté à vos exigences professionnelles et comment tirer le meilleur parti des deux mondes ?
Comprendre à quoi sert chaque outil
Le tableau ci-dessus devrait vous fournir un aperçu des comparaisons clés entre l'utilisation de Microsoft Access ou d'Excel pour vos besoins en données. Dans un monde idéal, nous utilisons tous Microsoft Excel et Access de manière interchangeable, l'un pour ses calculs mathématiques avancés et ses comparaisons statistiques, l'autre pour sa capacité à organiser et afficher des séries de données de manière structurée.
Questions clés avant votre choix
Vous devez vous poser ces questions clés avant de vous lancer avec un logiciel plutôt qu'un autre :
- Comment voulez-vous organiser vos données ?
- Répétitif ? Reproduction?
- Suivi des actions/gestion des événements ?
- Stockez-vous et gérez-vous, ou stockez-vous et analysez-vous ?
- De combien de données disposez-vous ?
- Texte?
- Numérique?
- Avez-vous besoin d'un formatage pour une sortie partageable ?
Excel est pour l'analyse des données
Excel excelle dans les données numériques, leur stockage et les nombreuses permutations d'analyse dont vous pourriez avoir besoin pour découvrir des modèles, des tendances ou des appellations inappropriées dans vos données. La courbe d'apprentissage d'Excel est assez courte - dans la mesure où cela peut sembler extrêmement intimidant au début, mais vous allez rapidement plier les tableaux croisés dynamiques pour votre propre usage en un rien de temps.
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Les dernières versions arrivent absolument bourré de modèles , des raccourcis pratiques et une interface graphique très conviviale, mais il y a des considérations à prendre en compte. Excel est un excellent outil lorsque vous utilisez quelques feuilles de calcul à la fois, mais lorsque vous commencez à augmenter la taille de votre base de données, par exemple avec un ensemble de données gouvernementales, Excel commence à grincer sous la pression.
Maintenir une feuille de calcul Excel massive avec des milliers, voire des dizaines de milliers d'entrées devient de plus en plus difficile et à mesure que vos données évoluent, la nécessité de mettre à jour vos formules, plages récapitulatives et macros peut entraîner l'apparition d'erreurs dans vos données.
Ressources Excel
Voici quelques excellentes ressources en ligne, didacticiels et modèles pour vous aider à vous familiariser avec Excel :
- Apprenez Excel sans dépenser un sou - liste de référence pour les didacticiels Excel, couvrant littéralement tout ce dont vous avez besoin via l'un des liens
- Modèles pour Excel - le Microsoft Office stocker des modèles Excel. Excel 2013 a une liste étendue lorsque vous ouvrez le logiciel - parcourez-le pour plus d'options !
- Chandoo.org - des tonnes d'informations gratuites couvrant tous les niveaux d'apprentissage
- Monsieur Excel - similaire à Chandoo, contient des milliers de vidéos pratiques et de tutoriels
- Youtube: Technologie Howcast - grande série d'introduction, évoluant vers quelques outils Excel intermédiaires
Chandoo, MrExcel et la série YouTube de Howcast Tech sont particulièrement bons, chacun fournissant des didacticiels exceptionnels couvrant à peu près tous les outils que vous pourriez rencontrer dans Excel, des ressources brillantes pour les humbles débutants jusqu'aux savants Excel parmi nous.
Access Excels à la gestion des données
Microsoft Access est une bête légèrement différente d'Excel. Là où Microsoft Excel se concentre sur des séquences de données numériques potentiellement uniques, Access fournit une solution de stockage pour les informations qui peuvent être rappelées et référencées à plusieurs endroits. je vais admettre la courbe d'apprentissage pour Access est problématique par endroits, mais une fois que vous aurez appris les bases du logiciel, vous constaterez que ces compétences sont relativement interchangeables avec presque tous les logiciels de base de données.
La plus grande différence entre Microsoft Access et Excel est peut-être la méthode de conservation des enregistrements. Les enregistrements Microsoft Access sont libres de modification à tout moment. L'image ci-dessus montre Microsoft Access (en haut) et Excel (en bas) à des fins de comparaison. Notez que lorsque vous utilisez Microsoft Access, chaque enregistrement individuel reçoit un numéro d'identification spécifique - la première colonne - pour vous permettre de trier, filtrer et interroger l'ensemble de votre base de données . Et votre base de données n'est que cela : une banque d'informations numérique. L'ajout d'informations, la modification, la suppression, le filtrage et l'interrogation n'ont aucun impact sur l'enregistrement existant, ni sur les formules, plages récapitulatives, tableaux et rapports que vous avez déjà configurés. Lors de l'utilisation d'un ensemble de données volumineux dans Excel, il est possible que l'exécution de l'une des tâches susmentionnées ne quelque chose, quelque part.
Un pas de plus qu'Excel
Microsoft Access va plus loin qu'Excel en termes de stockage de données pur, avec des outils internes spécifiques pour assurer la qualité des données :
- Utiliser des listes de recherche et des règles de validation pour des champs individuels au niveau de la table
- Les formulaires peuvent ajouter des règles supplémentaires à votre table Access lors de la saisie des données
- Réactif à la sélection de l'utilisateur et aux événements prédéfinis
- Intégrité référentielle entre les tables maintenue de manière cohérente par Microsoft Access - s'assurer que toutes vos données ont du sens, presque tout le temps
Les agrégations d'énormes bases de données sont également relativement simples dans Microsoft Access. L'interrogation et le filtrage peuvent avoir lieu quel que soit votre mode de stockage avec Microsoft Access fournissant des solutions d'analyse de données puissantes - mais pas de tableau croisé dynamique !
Ressources Microsoft Access
Semblable à nos offres Microsoft Excel, voici quelques excellentes ressources en ligne, des didacticiels et des modèles pour vous donner le dessus lorsque vous vous familiarisez avec Access :
- Accès facile avec des modèles - tutoriel officiel MS Office pour utiliser les modèles Access pour accélérer votre travail
- Présentation des modèles Access 2010 - une introduction à la sélection et à la mise en œuvre des modèles Access
- GCF Apprendre gratuitement - Tutoriel en 14 parties allant de la saisie des données à la présentation des données et bien plus encore
- Accès à tout - Tout à fait massif liste des questions et tutoriels Access
- Baycon Group [Broken URL Removed] - des didacticiels approfondis allant de la saisie de vos données aux tables de requêtes avancées
Et le gagnant est...
Ni!
Oh, quelle escroquerie, désolé… mais j'espère que nous avons illustré chaque logiciel afin que votre prochaine décision de stockage/analyse de données soit plus facile. Vous pouvez importer des données Microsoft Access dans Excel et vice-versa de plusieurs manières, augmentant ainsi à l'infini le potentiel des deux logiciels. Les solutions fournies par Microsoft Access et Excel offrent un éventail de techniques de gestion des données qui évoluent parallèlement à nos besoins en données.
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La barre supérieure illustre les options d'importation et d'exportation disponibles via Microsoft Access > Données externes languette. La seconde montre des options d'exportation similaires via Excel > Données languette. Les deux onglets de données offrent aux utilisateurs une fonctionnalité croisée étendue qui vous permet le meilleur des deux mondes : des calculs mathématiques, une mise en forme et des tableaux suprêmes, ainsi qu'une excellente gestion, analyse et reportage des données.
Les lecteurs avertis remarqueront l'absence d'onglet d'exportation Excel.>CTRL+C ou CMD+C !
Comprendre ce que chaque outil peut faire pour vous, et pour vos données peut faire une énorme différence, alors utilisez les deux à votre avantage en lisant et en regardant certains des didacticiels pour acquérir une expérience pratique avec ces puissants outils de données.
Avons-nous manqué quelque chose? Quelles sont vos alternatives Microsoft Access et Excel préférées ? Faites-nous savoir ci-dessous!
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Gavin est l'éditeur junior pour Windows et Technology Explained, un contributeur régulier au podcast Really Useful et un examinateur régulier de produits. Il possède un BA (Hons) en écriture contemporaine avec des pratiques d'art numérique pillées dans les collines du Devon, ainsi que plus d'une décennie d'expérience en écriture professionnelle. Il aime beaucoup le thé, les jeux de société et le football.
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