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À l'aide du publipostage, vous pouvez personnaliser les e-mails et les lettres en masse à l'aide d'espaces réservés. Tout ce dont vous avez besoin est une base de données de contacts et un modèle d'e-mails ou de lettres à leur intention.
Dans cet article, nous allons vous montrer comment créer un publipostage Microsoft Word à l'aide d'une base de données Excel. Les étapes sont tirées de Microsoft Word et Excel 2016, mais le processus est le même pour toutes les éditions.
Comment faire un publipostage à partir d'Excel
Le publipostage utilise des sources de données d'une base de données et les place dans des espaces réservés respectifs pour personnaliser vos e-mails en masse. Ces bases de données peuvent provenir de la liste ci-dessous :
1. Ouvrez votre Microsoft Excel tableur.
2. Créez une liste de contacts manuelle dans Mot lors de l'utilisation du publipostage.
3. Choisissez données de contacts à partir de l'application Microsoft Outlook.
Vous avez le choix entre deux ensembles d'options :
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- Contacts Gmail dans un fichier compatible.
- Serveur Microsoft SQL.
La base de données de classeur Microsoft Excel est la plus préférée lorsque vous devez utiliser le publipostage dans Word. Pour le publipostage, vous utiliserez Excel pour créer une base de données que Word utilisera plus tard.
Si vous n'avez pas de fichier Excel avec les coordonnées, vous pouvez l'utiliser exemple de fichier Excel à des fins d'essai .
Pour éviter toute incohérence dans vos e-mails ou lettres en masse, vous devez modifier votre fichier Excel comme indiqué ci-dessous :
- La première ligne ne doit avoir que des en-têtes de colonne commençant par cellule A1 . Word utilisera ces en-têtes de colonne comme Fusionner les champs lorsque vous utilisez le publipostage Microsoft Word.
- Vous devez modifier les en-têtes de colonne pour qu'ils correspondent aux noms d'espace réservé que vous utiliserez dans le document de modèle d'e-mail ou de lettre.
- Vous devez vous assurer que le fichier de feuille de calcul contient les données de contact sous la forme d'un enregistrement par modèle de ligne. Par exemple, dans le didacticiel actuel, toutes les coordonnées disponibles du client James Fesses est accessible entre cellules A2 et J2 .
- Les données numériques de tout contact, telles que les codes postaux, les pourcentages de remise, les kilomètres, les devises, etc., doivent être au format numérique approprié.
- Pour apporter des modifications, sélectionnez la cellule ou une plage de cellules qui contient les valeurs numériques.
- Dans le Onglet Accueil , au sein de la Ruban , clique le flèche déroulante outre général .
- Effectuez tous les ajouts avant de lier le document Word de publipostage au fichier de base de données Excel. Une fois toutes les modifications apportées, enregistrer le fichier Excel.
- Le fichier de base de données Excel de vos contacts doit être présent dans le stockage local de votre ordinateur.
- Assurez-vous que toutes les données se trouvent dans la première feuille du classeur Excel.
Comment faire un publipostage dans Word
Après avoir créé la base de données dans Excel, vous devez ouvrir le modèle de courrier électronique ou de lettre que vous souhaitez envoyer à de nombreux destinataires. Suivez les étapes décrites ci-dessous :
1. Sur le Ruban , clique sur le Onglet Envois .
2. Dans le Démarrer le groupe Fusion et publipostage , vous devrez cliquer sur Démarrer le publipostage .
3. Vous verrez six types de documents de publipostage. Cliquer sur Des lettres ou Messages électroniques .
En rapport: Comment imprimer des étiquettes avec le publipostage dans Microsoft Word et Excel
4. Sur le Démarrer le publipostage groupe, cliquez sur Sélectionnez les destinataires . Vous verrez des options telles que Taper une nouvelle liste, Utiliser une liste existante et Choisir parmi les contacts Outlook.
5. Vous pouvez choisir l'une des trois options ci-dessus en fonction de la manière dont vous souhaitez lier la liste de contacts au modèle de lettre. Dans ce tutoriel, sélectionnons Utiliser une liste existante utiliser la base de données Excel que vous avez créé ou téléchargé précédemment.
6. Sur le Sélectionnez la source de données boîte de dialogue, localisez le dossier dans lequel le fichier de base de données Excel est disponible. Une fois le fichier trouvé, sélectionnez-le puis cliquez sur Ouvert pour charger la base de données dans le publipostage de Word.
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7. Vous verrez le Sélectionner un tableau boîte de dialogue. Quittez la boîte en cliquant d'accord sans apporter de modifications dans la boîte de dialogue.
8. C'est super ! Vous avez réussi à lier les données source avec le programme de fusion et publipostage Word.
9. Word fera automatiquement correspondre les en-têtes de colonne de la base de données avec les éléments de champ de fusion. Pour assurer une correspondance appropriée, allez à Groupe Ecrire et insérer des champs sur le Onglet Envois du Ruban puis cliquez sur Champs de correspondance .
dix. Champs de correspondance boîte de dialogue apparaîtra. Dans la colonne de gauche, vous verrez les éléments de champ de fusion. Sur le côté droit, vous trouverez les données correspondantes de la base de données Excel liée.
11. Ce sera la même chose si vous utilisez d'autres données sources comme les contacts Outlook ou les contacts exportés depuis Gmail. Assurez-vous qu'il n'y a aucune incompatibilité en faisant défiler la liste. Cliquer sur d'accord fermer.
12. Sur votre modèle de lettre, placez le curseur devant la première lettre et appuyez sur Entrer plusieurs fois pour faire de l'espace au-dessus du corps de la lettre.
13. Placez le curseur en haut du document puis cliquez sur Bloc d'adresse dans le Groupe Ecrire et insérer des champs sur le Onglet Envois du Ruban .
14. Sur le côté gauche du Insérer un bloc d'adresse boîte de dialogue, vous pouvez choisir le nom, le nom de l'entreprise, l'adresse, le pays, etc., les options de formatage. Sur le côté droit, vous verrez un aperçu du bloc d'adresse.
15. Vous pouvez utiliser le Champs de correspondance options pour rectifier toute incompatibilité de données d'entrée. Cliquez sur d'accord ajouter BlocAdresse à l'intérieur des chevrons.
16. Ensuite, cliquez sur le Ligne de salutation dans le Ecrire et insérer des champs groupe après BlocAdresse , en lui donnant un interligne.
17. Le Insérer une ligne de salutation boîte de dialogue apparaîtra. Vous pouvez apporter les modifications que vous désirez, puis cliquez sur d'accord . Les Ligne de salutation entre les chevrons apparaîtra dans la lettre.
18. Vous pouvez cliquer sur le Aperçu des résultats commande sur le Ruban pour voir à quoi ressemble la lettre.
19. Vous pouvez également ajouter des champs de fusion personnalisés en dehors de BlocAdresse et Ligne de salutation . Disons que vous voulez ajouter Marque et modèle du véhicule dans le corps de la lettre.
20. Pour cela, ouvrez le fichier de base de données Excel lié au publipostage et ajoutez le Marque et modèle du véhicule en-tête de colonne. Entrez les détails du véhicule et enregistrer le fichier Excel.
21. Maintenant, allez au document Word de publipostage et répétez quatre étapes , cinq , et six .
22. Maintenant, sélectionnez n'importe quel mot ou quelques mots dans le corps de la lettre, puis cliquez sur Insérer un champ de fusion sur le Groupe Ecrire et insérer des champs .
23. Sur le Insérer un champ de fusion boîte, choisissez Champs de la base de données , puis sélectionnez Marque et modèle du véhicule . Cliquer sur Insérer pour ajouter le champ de fusion personnalisé.
24. C'est ainsi que vous pouvez ajouter autant d'espaces réservés variables que vous le souhaitez pour personnaliser chaque lettre ou e-mail que vous envoyez. Le publipostage Microsoft Word fera automatiquement correspondre les données au nom des destinataires.
25. Sur le Ruban , cliquer sur Terminer et fusionner commande puis choisissez Imprimer des documents ou Envoyer des messages électroniques . Vous pouvez également cliquer sur Modifier des documents individuels de relire vos e-mails ou lettres avant de les envoyer.
Utilisez le publipostage pour augmenter la productivité des e-mails
Vous savez maintenant comment effectuer un publipostage avec Microsoft Word et Excel. Utilisez le publipostage pour envoyer des e-mails personnalisés plus rapidement et établir de bonnes relations avec vos contacts professionnels ou personnels. Continuez à utiliser Word pour rendre votre vie professionnelle et personnelle plus facile qu'auparavant.
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Tamal est un écrivain indépendant chez MakeUseOf. Après avoir acquis une expérience substantielle dans les domaines de la technologie, de la finance et des processus commerciaux dans son précédent emploi dans une société de conseil en informatique, il a adopté l'écriture comme profession à temps plein il y a 3 ans. Bien qu'il n'écrive pas sur la productivité et les dernières actualités technologiques, il adore jouer à Splinter Cell et regarder Netflix/ Prime Video.
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