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Le publipostage peut vous faire gagner du temps et des efforts, alors apprenez le processus du début à la fin avec ce guide.
Presque tous ceux qui connaissent la suite Office ont entendu parler du publipostage, mais beaucoup ne savent pas exactement comment le processus est effectué. C'est plus facile que vous ne le pensez, tant que vous savez comment configurer vos documents à l'avance et les fusionner dans Word.
Une fois que vous serez opérationnel, vous utiliserez cette fonctionnalité pour tout créer à partir de fiches personnalisées à un envoi en masse sur votre lieu de travail. Le publipostage n'est intimidant que pour la première fois, et vous pouvez le prouver par vous-même en suivant cette procédure pas à pas.
Nous avons utilisé le nouvel Office 2016 pour ce guide, mais le processus s'applique aux anciennes versions de Microsoft Word et Excel.
Comment configurer le document source
Le publipostage fonctionne en remplissant les champs spécifiés d'un document avec des données d'une autre source, généralement une base de données ou une feuille de calcul . La première étape vers un publipostage réussi consiste à configurer le document source et à s'assurer qu'il est formaté d'une manière que Word peut comprendre.
Étant donné qu'il s'agit de l'utilisation la plus courante de cette technique, notre exemple se concentrera sur le placement de noms et d'adresses individuels sur un publipostage générique. Les champs que nous inclurons sont Nom, Société, Adresse, Ville, État et Code postal, mais ces détails ne sont pas essentiels, tant que vous suivez le processus global.
Utiliser Excel
Si vous utilisez Excel pour créer votre document source, il vous suffit de produire un tableau de toutes les informations pertinentes qui pourraient être incluses dans ce publipostage ou dans un futur publipostage.
L'idée de base ici est de diviser vos différentes informations en colonnes séparées et de donner à chacune un en-tête approprié. Cela facilite la sélection ultérieure de ces détails, ce qui permet d'utiliser le même document source pour créer n'importe quoi, d'un badge d'identification à une étiquette d'adresse .
Ensuite, sélectionnez toutes vos données (y compris les en-têtes de colonne), accédez au Formules onglet et sélectionnez Définir le nom .
On vous demandera un nom pour votre ensemble de données, alors choisissez quelque chose d'approprié. Si vous êtes susceptible de superviser plusieurs projets de publipostage pour différents envois, il est sage d'ajouter quelque chose de reconnaissable pour les différencier plus tard. Une fois cela fait, enregistrez votre travail et fermez la feuille de calcul.
Utiliser Word
Vous pouvez également utiliser un fichier Word comme document source, mais cela demande un peu plus d'efforts. Vous devrez mettre en place une table pour garder les choses enrégimentées , alors dirigez-vous vers le Insérer onglet, trouvez le les tables section et cliquez sur la liste déroulante. Précisez la taille de la table requise pour votre projet, puis commencez à la remplir avec vos données.
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Il n'y a pas besoin de trop s'inquiéter du formatage ici, car ce document est purement destiné à servir de fichier source pour votre publipostage. Cependant, la précision est la clé, alors assurez-vous que toutes vos données ont été placées dans les bonnes colonnes et correctement intitulées. Lorsque vous avez terminé, enregistrez le document et fermez-le pour le moment.
Démarrage de votre publipostage
Ouvrez Word et créez un nouveau document. Dirigez-vous vers le Envois onglet et cliquez sur le Démarrer le publipostage liste déroulante pour sélectionner le projet souhaité.
Voici où le processus peut diverger un peu, selon ce que vous cherchez à faire. Si je faisais une étiquette, ou quelque chose d'autre qui pourrait être imprimé sur du papier non standard, on me présenterait un autre écran qui me permettrait de stipuler des options d'impression supplémentaires.
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Dans ce cas, choisissez le Défaut bac, à moins que vous n'ayez une raison de faire autrement, puis sélectionnez le numéro de produit approprié afin que Word puisse appliquer le bon modèle.
Importation de données source
Une fois ces fondations posées, nous pouvons maintenant commencer à importer les informations que nous avons saisies dans le document source au début du processus. Dirigez-vous vers le Envois onglet à nouveau, cliquez sur Sélectionnez les destinataires et choisissez Utiliser la liste existante .
Accédez à votre document source, qu'il ait été créé dans Word ou Excel - la suite Office de Microsoft fonctionnera parfaitement dans la plupart des situations. Si vous utilisez une feuille de calcul, il vous sera demandé de confirmer le tableau que vous sélectionnez et vous devez vous assurer que la case cochée La première ligne de données contient des en-têtes de colonne est coché. Dirigez-vous maintenant vers le Ecrire et insérer des champs partie de la Envois onglet et cliquez sur Bloc d'adresse (ou tout ce qui a du sens pour votre projet).
Ici, vous pourrez affiner exactement les champs qui sont transférés de votre document source à votre mailing finalisé. Pour encore plus d'options à ce stade, nous aurions pu ajouter le prénom, le deuxième prénom et le nom de nos destinataires sous forme de colonnes individuelles, ce qui élargirait la liste des choix disponibles dans le Insérez le nom du destinataire dans ce format champ. Cependant, ceci est strictement facultatif.
L'outil Bloc d'adresses est idéal pour tous ceux qui cherchent à accélérer leur publipostage, mais si vous souhaitez stipuler exactement comment votre document est présenté , pensez à utiliser le Insérer un champ de fusion option sous le Ecrire et insérer des champs section pour placer chaque champ à la main. Une fois que vous avez inséré vos champs dans le document, vous pouvez utiliser Aperçu des résultats pour voir comment il s'imprimera une fois rempli.
Il est maintenant temps d'apporter les modifications de formatage que vous pourriez avoir besoin d'effectuer ; changer la police, ajuster la façon dont chaque champ sera placé sur la page et toutes les fioritures esthétiques que vous souhaitez ajouter. Une fois cela fait, accédez à nouveau à l'onglet Mailings et cliquez sur Terminer et fusionner sous le Finir section. Vos documents remplis doivent être prêts et vous attendent pour être imprimés et postés.
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Écrivain anglais actuellement basé aux États-Unis. Retrouvez-moi sur Twitter via @radjonze.
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