Comment automatiser les tâches répétitives dans Google Sheets avec des macros

Comment automatiser les tâches répétitives dans Google Sheets avec des macros

Enregistrez une tâche, enregistrez cette tâche et exécutez la tâche quand vous le souhaitez.





Les macros sont enfin disponibles pour les utilisateurs de Google Sheets. Les macros vous permettent d'automatiser des tâches répétitives dans des documents et des feuilles de calcul sans avoir à apprendre à écrire du code.



Ils sont depuis longtemps un outil de productivité essentiel dans Microsoft Office. Les utilisateurs d'Excel peuvent depuis longtemps utiliser des macros pour gagner du temps et maintenant vous pouvez apporter les mêmes avantages de gain de temps à Google Sheets.





Alors que Google Sheets permet depuis longtemps aux utilisateurs d'écrire leurs propres fonctions Apps Script, les macros ouvrent ce type de fonctionnalité à tous les utilisateurs de Google Sheets --- aucune expérience de codage requise.

Les macros sont particulièrement utiles si vous vous retrouvez à traiter plusieurs feuilles avec des données ou des informations similaires. Par exemple, tout type de trackers mensuels dotés de fonctions élaborées pour collecter des données bénéficiera des macros de.



Comment créer une nouvelle macro dans Google Sheets

Les macros Google Sheets sont remarquablement faciles à créer.

  1. Cliquez sur Outils > Macros > Enregistrer une macro .
  2. Exécutez les étapes que vous souhaitez automatiser.
  3. Choisir Références absolues si vous voulez que la macro fonctionne exactement dans la même cellule que vous enregistrez. Choisir Références relatives si vous voulez que la macro fonctionne dans la cellule que vous sélectionnez et les cellules voisines.
  4. Cliquez sur sauvegarder .
  5. Saisissez le nom de la macro et une touche de raccourci clavier facultative.

Maintenant, évidemment, la deuxième étape de la liste ci-dessus pourrait impliquer beaucoup plus d'étapes, mais nous en reparlerons plus tard.



Comment modifier une macro dans Google Sheets

Si vous souhaitez modifier votre macro, procédez comme suit :

  1. Aller à Outils > Macros > Gérer les macros .
  2. Dans la liste des macros qui s'ouvre, cliquez sur le bouton de menu (trois points) à côté de la macro que vous souhaitez modifier.
  3. Cliquez sur Modifier le script .

Pour modifier la macro, vous devrez réellement modifier le code, donc si c'est quelque chose avec lequel vous n'êtes pas à l'aise, il peut être plus facile de simplement réenregistrer la macro.



Comment exécuter une macro dans Google Sheets

Pour exécuter la macro, ouvrez la feuille que vous souhaitez utiliser et cliquez sur Outils > Macros et sélectionnez la macro dans la liste. Ou si vous avez attribué un raccourci clavier à votre macro, vous pouvez l'utiliser à la place.

Vous trouverez ci-dessous quelques exemples simples des différentes manières d'utiliser les macros dans Google Sheets.

Exemple 1 : Formatez votre feuille de calcul avec une macro

Toute sorte de mise en forme répétitive que vous devez appliquer à plusieurs feuilles Google peut facilement être effectuée avec des macros.

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Formatage de base

Si vous avez plusieurs feuilles avec des informations similaires, vous pouvez enregistrer des macros pour tout ou partie des éléments suivants : mise en forme gras/italique/souligné, taille de police, alignement du texte, habillage du texte, couleur de remplissage d'arrière-plan, etc.

Mise en forme conditionnelle

Avec Google Sheets, vous pouvez également obtenir de jolies méta, en ajoutant une couche d'automatisation supplémentaire en plus de l'automatisation de base avec la mise en forme conditionnelle.

Vous pouvez utiliser la mise en forme conditionnelle pour formater les cellules à l'aide des mêmes méthodes répertoriées ci-dessus. La différence est que vous pouvez créer une règle qui formate le texte en fonction de critères spécifiques :

  • Si la cellule contient ou ne contient pas un mot-clé spécifique.
  • Si la cellule contient un nombre égal, supérieur ou inférieur à un nombre spécifique
  • Si la cellule contient une date spécifique/une date après/une date avant votre spécification.

Supposons donc que vous utilisiez Google Sheets pour suivre vos tâches et que vous leur assigniez des dates d'échéance. Vous pouvez utiliser la mise en forme conditionnelle pour mettre en évidence tout ce qui est dû aujourd'hui :

  1. Après avoir cliqué sur Enregistrer, sélectionnez les cellules auxquelles vous souhaitez appliquer une mise en forme conditionnelle.
  2. Aller à Format > Formatage conditionnel .
  3. Dans la barre latérale qui s'ouvre, cliquez sur Ajouter une nouvelle règle .
  4. Sous Formater les cellules si sélectionner La date est .
  5. Dans le deuxième menu déroulant qui s'ouvre, sélectionnez Aujourd'hui pour les tâches dues aujourd'hui.

Si vous souhaitez mettre en surbrillance tout ce qui est en souffrance, répétez les étapes 1 à 3, puis procédez comme suit :

  1. Sous Mettre en forme les cellules si sélectionner La date est antérieure .
  2. Dans le deuxième menu déroulant qui s'ouvre, sélectionnez Aujourd'hui .

Exemple 2 : créer des rapports et des graphiques

Il existe de nombreuses façons de générer des rapports dans Google Sheets, notamment des tableaux croisés dynamiques, des graphiques et des graphiques.

Tableaux croisés dynamiques dans Google Sheets

Les tableaux croisés dynamiques sont extrêmement utiles si vous cherchez à calculer les totaux de divers éléments de votre feuille de calcul. Vous pouvez utiliser un tableau croisé dynamique pour comprendre de grandes quantités de données et les résumer dans un bref rapport digeste. Comme il est basé sur les données de la feuille de calcul, vous pouvez également utiliser une mise en forme conditionnelle, des tableaux et des graphiques pour visualiser les données.

Par exemple, si vous utilisez une feuille Google pour vos habitudes de dépenses, vous pouvez utiliser un tableau croisé dynamique pour calculer les totaux. C'est un excellent moyen de vraiment savoir combien vous dépensez chez Starbucks.

  1. Après avoir cliqué Enregistrer , aller à Données > Tableau croisé dynamique .
  2. Les Éditeur de tableau croisé dynamique s'ouvrira dans un panneau latéral où vous pourrez ajouter les éléments que vous voulez qui apparaissent dans votre tableau.
  3. Sous Lignes Cliquez sur Ajouter , et sélectionnez la colonne contenant les informations que vous souhaitez collationner : catégorie de dépenses ou lieu par exemple.
  4. Sous Valeurs , Cliquez sur Ajouter et sélectionnez la colonne contenant les montants que vous dépensez par catégorie.

Il s'agit d'un exemple très simple de la façon dont un tableau croisé dynamique peut être utilisé. Il existe des utilisations beaucoup plus élaborées, où les macros vous faciliteront la vie dans Google Sheets.

Graphiques et camemberts dans Google Sheets

Plutôt que de faire défiler ligne après ligne de données, vous pouvez également résumer visuellement toutes ces informations.

Encore une fois, si vous avez plusieurs feuilles avec des données similaires, vous pouvez créer le même graphique sur plusieurs feuilles différentes.

Par exemple, si vous suivez vos ventes mensuelles, vous pouvez créer un graphique à secteurs qui ventile les ventes par produit.

  • Sélectionnez la ou les colonnes/lignes contenant les données que vous souhaitez visualiser.
  • Après avoir cliqué sur le bouton Enregistrer, accédez à Insérer > Graphique .
  • Dans le panneau qui s'ouvre, sélectionnez le type de graphique (Graphique linéaire, graphique à barres, camembert, etc.)

Exécutez cette macro sur d'autres feuilles avec des données similaires pour des visualisations rapides. Google Sheets fera également des suggestions pour le graphique le plus approprié en fonction des données.

Exemple 3 : exécuter des fonctions complexes avec des macros

C'est probablement l'un des moyens les plus utiles et les plus puissants d'utiliser des macros dans Google Sheets --- mais bien que les fonctions complexes puissent être compliquées, elles sont simplifiées avec des macros.

Il existe de nombreuses fonctions existantes telles que la formule COUNTIF ou le Fonctions de recherche . Vous pouvez également aller plus loin et créez vos propres fonctions Google Sheets .

Une fois que vous avez compris votre fonction, enregistrez simplement votre macro en parcourant les étapes.

Exemple 4 : rendez vos données plus faciles à consulter

Si vous avez enregistré une grande quantité de données dans une feuille de calcul Google, cela aide à geler la première ligne et la première colonne.

De cette façon, lorsque vous consultez une feuille de calcul remplie de chiffres ou d'informations, il est essentiel de garder la première ligne ou colonne en vue si vous voulez un contexte pour ce que vous recherchez.

  1. Après avoir cliqué sur le bouton Enregistrer, accédez à Affichage > Figer > Une ligne et Affichage > Figer > Une colonne .
  2. Cliquez sur sauvegarder .
  3. Saisissez un nom pour la macro et cliquez sur sauvegarder de nouveau.

Démarrer une macro et arrêter le travail répétitif

En raison de la nature collaborative de Google Sheets, vous pouvez exécuter des macros pendant que d'autres personnes continuent de saisir leurs informations, sans avoir à télécharger des feuilles et à les ouvrir dans un autre programme pour exécuter une macro.

Si la collaboration et le stockage cloud ne sont pas une priorité pour vous, vous pouvez toujours opter pour Microsoft Excel pour enregistrer des macros .s

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A propos de l'auteur Nancy Messie(888 articles publiés)

Nancy est une écrivaine et éditrice vivant à Washington DC. Elle était auparavant rédactrice pour le Moyen-Orient chez The Next Web et travaille actuellement dans un groupe de réflexion basé à Washington sur les communications et la sensibilisation des médias sociaux.

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