4 fonctions de recherche Excel pour rechercher efficacement des feuilles de calcul

4 fonctions de recherche Excel pour rechercher efficacement des feuilles de calcul

La plupart du temps, la recherche d'un Microsoft Excel feuille de calcul est assez facile. Si vous ne pouvez pas simplement parcourir les lignes et les colonnes, vous pouvez utiliser Ctrl + F pour le rechercher. Si vous travaillez avec une très grande feuille de calcul, l'utilisation de l'une de ces quatre fonctions de recherche peut vous faire gagner beaucoup de temps.



Une fois que vous savez comment rechercher dans Excel à l'aide de la recherche, peu importe la taille de vos feuilles de calcul, vous pourrez toujours trouver quelque chose dans Excel !





1. La fonction RECHERCHEV

Cette fonction vous permet de spécifier une colonne et une valeur, et renverra une valeur de la ligne correspondante d'une colonne différente (si cela n'a pas de sens, cela deviendra clair dans un instant). Deux exemples où vous pouvez le faire sont la recherche du nom de famille d'un employé par son numéro d'employé ou la recherche d'un numéro de téléphone en spécifiant un nom de famille.





Voici la syntaxe de la fonction :

=VLOOKUP([lookup_value], [table_array], [col_index_num], [range_lookup])
  • [lookup_value] est l'information que vous avez déjà. Par exemple, si vous avez besoin de savoir dans quel état se trouve une ville, ce serait le nom de la ville.
  • [table_tableau] vous permet de spécifier les cellules dans lesquelles la fonction recherchera les valeurs de recherche et de retour. Lors de la sélection de votre plage, assurez-vous que la première colonne incluse dans votre tableau est celle qui inclura votre valeur de recherche !
  • [col_index_num] est le numéro de la colonne qui contient la valeur de retour.
  • [recherche_plage] est un argument facultatif et prend 1 ou 0. Si vous entrez 1 ou omettez cet argument, la fonction recherche la valeur que vous avez entrée ou le nombre immédiatement inférieur. Ainsi, dans l'image ci-dessous, un VLOOKUP recherchant un score SAT de 652 renverra 646, car c'est le nombre le plus proche dans la liste qui est inférieur à 652 et [range_lookup] est par défaut à 1.

Voyons comment vous pourriez l'utiliser. Cette feuille de calcul contient les numéros d'identification, les noms et prénoms, la ville, l'état et les scores SAT. Supposons que vous souhaitiez trouver le score SAT d'une personne dont le nom de famille est « Winters ». RECHERCHEV facilite les choses. Voici la formule que vous utiliseriez :



=VLOOKUP('Winters', C2:F101, 4, 0)

Étant donné que les scores SAT sont la quatrième colonne au-dessus de la colonne du nom de famille, 4 est l'argument d'index de colonne. Notez que lorsque vous recherchez du texte, définir [range_lookup] sur 0 est une bonne idée. Sans cela, vous pouvez obtenir de mauvais résultats.

Voici le résultat :





Il a renvoyé 651, le score SAT appartenant à l'étudiant nommé Kennedy Winters, qui est dans la rangée 92 (affiché dans l'encart ci-dessus). Il aurait fallu beaucoup plus de temps pour faire défiler la recherche du nom que pour saisir rapidement la syntaxe !

Remarques sur RECHERCHEV

Quelques points sont bons à retenir lorsque vous utilisez RECHERCHEV. Assurez-vous que la première colonne de votre plage est celle qui inclut votre valeur de recherche. Si ce n'est pas dans la première colonne, la fonction renverra des résultats incorrects. Si vos colonnes sont bien organisées, cela ne devrait pas être un problème.





N'oubliez pas non plus que RECHERCHEV ne renverra jamais qu'une seule valeur. Si vous aviez utilisé « Géorgie » comme valeur de recherche, cela aurait renvoyé le score du premier étudiant de Géorgie et n'aurait donné aucune indication qu'il y avait en fait deux étudiants de Géorgie.

2. La fonction RECHERCHEH

Là où RECHERCHEV trouve les valeurs correspondantes dans une autre colonne, RECHERCHEH trouve les valeurs correspondantes dans une ligne différente. Parce qu'il est généralement plus facile de parcourir les en-têtes de colonnes jusqu'à ce que vous trouviez le bon et que vous utilisiez un filtre pour trouver ce que vous recherchez, RECHERCHEH est mieux utilisé lorsque vous avez de très grandes feuilles de calcul ou que vous travaillez avec des valeurs organisées par temps .

Voici la syntaxe de la fonction :

=HLOOKUP([lookup_value], [table_array], [row_index_num], [range_lookup])
  • [lookup_value] est la valeur que vous connaissez et pour laquelle vous souhaitez trouver une valeur correspondante.
  • [table_tableau] est les cellules dans lesquelles vous souhaitez rechercher.
  • [numéro_ligne_index] spécifie la ligne d'où proviendra la valeur de retour.
  • [recherche_plage] est le même que dans RECHERCHEV, laissez-le vide pour obtenir la valeur la plus proche lorsque cela est possible, ou entrez 0 pour rechercher uniquement les correspondances exactes.

Cette feuille de calcul contient une ligne pour chaque État, ainsi qu'un score SAT pour les années 2000-2014. Vous pouvez utiliser RECHERCHEH pour trouver le score moyen au Minnesota en 2013. Voici comment procéder :

=HLOOKUP(2013, A1:P51, 24)

Comme vous pouvez le voir dans l'image ci-dessous, le score est renvoyé :

Les Minnesotans ont obtenu en moyenne un score de 1014 en 2013. Notez que 2013 n'est pas entre guillemets car il s'agit d'un nombre et non d'une chaîne. De plus, le 24 vient du Minnesota étant au 24e rang.

Voici comment calculer la moyenne pondérée dans Excel .

Remarques sur RECHERCHEH

Comme avec RECHERCHEV, la valeur de recherche doit être dans la première ligne de votre tableau de table. C'est rarement un problème avec HLOOKUP, car vous utiliserez généralement un titre de colonne pour une valeur de recherche. RECHERCHEH ne renvoie également qu'une seule valeur.

3-4. Les fonctions INDEX et MATCH

INDEX et MATCH sont deux fonctions différentes, mais lorsqu'elles sont utilisées ensemble, elles peuvent accélérer la recherche dans une grande feuille de calcul. Les deux fonctions ont des inconvénients, mais en les combinant, nous tirerons parti des points forts des deux.

Mais d'abord, la syntaxe des deux fonctions :

=INDEX([array], [row_number], [column_number])
  • [déployer] est le tableau dans lequel vous allez rechercher.
  • [numéro_ligne] et [numéro_colonne] peut être utilisé pour affiner votre recherche (nous y reviendrons dans un instant.)
=MATCH([lookup_value], [lookup_array], [match_type])
  • [lookup_value] est un terme de recherche qui peut être une chaîne ou un nombre.
  • [tableau_recherche] est le tableau dans lequel Microsoft Excel recherchera le terme de recherche.
  • [Type de match] est un argument facultatif qui peut être 1, 0 ou -1. 1 renverra la plus grande valeur inférieure ou égale à votre terme de recherche. 0 ne renverra que votre terme exact et -1 renverra la plus petite valeur supérieure ou égale à votre terme de recherche.

La manière dont nous allons utiliser ces deux fonctions ensemble n'est peut-être pas claire, je vais donc l'expliquer ici. MATCH prend un terme de recherche et renvoie une référence de cellule. Dans l'image ci-dessous, vous pouvez voir que dans une recherche de la valeur 646 dans la colonne F, MATCH renvoie 4.

INDEX, en revanche, fait le contraire : il prend une référence de cellule et renvoie la valeur qu'elle contient. Vous pouvez voir ici que, lorsqu'il lui est demandé de renvoyer la sixième cellule de la colonne Ville, INDEX renvoie « Anchorage », la valeur de la ligne 6.

Ce que nous allons faire, c'est combiner les deux afin que MATCH renvoie une référence de cellule et INDEX utilise cette référence pour rechercher la valeur dans une cellule. Disons que vous vous souvenez qu'il y avait un élève dont le nom de famille était Waters, et que vous vouliez voir quel était le score de cet élève. Voici la formule que nous utiliserons :

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=INDEX(F:F, MATCH('Waters', C:C, 0))

Vous remarquerez que le type de correspondance est défini sur 0 ici. Lorsque vous recherchez une chaîne, c'est ce que vous voudrez utiliser. Voici ce que nous obtenons lorsque nous exécutons cette fonction :

Comme vous pouvez le voir dans l'encart, Owen Waters a marqué 1720, le nombre qui apparaît lorsque nous exécutons la fonction. Cela peut ne pas sembler très utile lorsque vous pouvez simplement regarder quelques colonnes, mais imaginez combien de temps vous gagneriez si vous deviez le faire 50 fois sur un grande feuille de calcul de base de données qui contenait plusieurs centaines de colonnes !

Que les recherches Excel commencent

Microsoft Excel a beaucoup de fonctions extrêmement puissantes pour manipuler des données, et les quatre énumérés ci-dessus ne font qu'effleurer la surface. Apprendre à les utiliser vous facilitera grandement la vie.

Si vous voulez vraiment maîtriser Microsoft Excel, vous pourriez vraiment bénéficier de garder la feuille de triche Essential Excel à portée de main !

Crédit d'image: Cico/ Shutterstock

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A propos de l'auteur Ian Buckley(216 articles publiés)

Ian Buckley est un journaliste indépendant, musicien, interprète et producteur vidéo vivant à Berlin, en Allemagne. Quand il n'écrit pas ou ne monte pas sur scène, il bricole de l'électronique ou du code DIY dans l'espoir de devenir un savant fou.

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