Home-theater-designers
Alors que la plupart des utilisateurs de PC prétendent maîtriser les logiciels Office comme Mot et Excel, les autres parties du package sont peut-être un peu plus intimidantes. Accès et logiciels de base de données similaires peut être un logiciel particulièrement hostile pour commencer - mais ils posent beaucoup moins de problèmes si vous savez ce que vous faites.
Ce guide vous guidera à travers les étapes de base de la création de votre base de données, de son remplissage avec des informations et de l'utilisation des requêtes pour y accéder en un coup d'œil. Une fois que vous aurez compris les principes fondamentaux, vous serez sur la bonne voie pour une véritable maîtrise d'Access.
Créer une base de données
À l'ouverture d'Access, une multitude d'options et de modèles différents vous seront présentés. Sélectionner Base de données de bureau vide pour commencer, et choisissez un nom de fichier et un emplacement sur votre disque dur pour l'enregistrer. Je vais créer une base de données des livres que je possède, mais ces mêmes concepts pourraient être utilisés pour une liste de diffusion , votre annuaire téléphonique ou à d'autres fins.
La première colonne de ma base de données va contenir le titre de chaque livre, je vais donc utiliser le Cliquez pour ajouter pour préciser qu'il s'agit d'un Texte court entrée - vous devez choisir le type d'entrée qui convient à votre projet. Ensuite, renommez l'en-tête de colonne en quelque chose de approprié. Cela vaut également la peine de renommer votre première table à partir de la 'Table1' par défaut à ce stade.
Faites de même pour toutes les différentes colonnes que vous cherchez à inclure. Dans mon cas, il s'agissait d'une autre entrée de texte court pour le nom de l'auteur, d'une cellule numérique pour l'année de sortie et d'une case à cocher Oui/Non pour savoir si le livre en question était ou non une édition cartonnée. J'ai également mis en place un champ Date d'ajout, que nous automatiserons dans un instant. Si vous devez modifier un type de données après la création, rendez-vous sur le Des champs sur le Ruban, mettez en surbrillance la colonne souhaitée et modifiez-la via le Type de données menu déroulant.
Comment arrêter les appels téléphoniques indésirables sur une ligne fixe
Passez maintenant à Vue Conception à l'aide de l'icône en bas à droite de l'écran. Pour automatiser un horodatage, choisissez le nom de champ souhaité, sélectionnez le format de date via le menu déroulant et entrez =Maintenant() dans le Valeur par défaut Champ ci-dessous. Cela remplira automatiquement la cellule avec la date à laquelle l'entrée a été ajoutée chaque fois qu'un nouvel élément est entré dans la base de données. La même méthode peut être utilisée pour établir d'autres valeurs par défaut, qu'il s'agisse d'une entrée de texte standard ou d'une formule comme celle-ci .
Établissement d'une clé primaire
Si vous créez une base de données qui va grandir et grandir, une clé primaire est vitale, mais c'est une bonne habitude à prendre même si vous travaillez à plus petite échelle. Une confusion peut survenir lorsque deux éléments partagent le même nom, mais une clé primaire garantit qu'un autre identifiant unique est disponible à tout moment.
Access 2013 crée un champ ID par défaut, qu'il remplit ensuite automatiquement avec un identifiant numérique. Cependant, vous pouvez spécifier une clé primaire différente si vous en ressentez le besoin. Pour ce faire, cliquez simplement avec le bouton droit sur le nom de champ souhaité en mode Création et sélectionnez Clé primaire. Cependant, cela doit être une entrée vraiment unique pour s'assurer que les choses fonctionnent comme elles le devraient.
Ajout de données avec des formulaires
Si vous cherchez à saisir beaucoup de données dans votre document Access, il est cela vaut la peine de créer un formulaire . Tout d'abord, accédez au Créer onglet dans le ruban et cliquez sur Former . Il créera pour vous une mise en page par défaut, que vous pourrez ensuite modifier en faisant glisser des composants individuels vers la position appropriée.
Pour tester votre formulaire, utilisez l'option Afficher sur le côté gauche du ruban pour passer à Vue formulaire . Ici, vous pourrez ajouter une entrée en remplissant les différents champs - faites-le maintenant pour vous assurer que tout fonctionne comme prévu. Pour vérifier vos progrès, retournez au tableau à partir du formulaire et sélectionnez Affichage de la feuille de données . Si votre première entrée s'affiche comme prévu, retournez à votre formulaire et enregistrez votre travail.
Autres méthodes de saisie de données
Un formulaire est un bon moyen de standardiser la saisie de données, surtout si plus d'un utilisateur utilisera la base de données. Cependant, ce n'est pas le seul moyen de remplir un fichier dans Access. La méthode la plus simple consiste simplement à ajouter des entrées manuellement en mode Feuille de données.
Vous pouvez également importer un fichier contenant des données préexistantes. Access 2013 prend en charge un certain nombre de types de fichiers, y compris les feuilles de calcul Excel , des fichiers CSV, des documents XML et HTML. Pour importer des données à partir d'une source, choisissez l'onglet Données externes dans le ruban et choisissez le type de fichier souhaité. Access vous guidera à travers les étapes nécessaires pour l'importer dans votre base de données.
comment faire un gif votre arrière-plan
Il convient de noter qu'Access fait une distinction entre l'importation et la liaison de données. La première méthode est la bonne si vos données ne vont pas changer, mais la seconde permet la mise à jour continue d'un document séparé, reflétant ces changements dans Access. Selon vos besoins, cela peut vous faire gagner du temps.
Utilisation des requêtes
Une fois que votre base de données est suffisamment peuplée, il est temps de commencer à récolter les fruits d'une grande quantité d'informations organisées. Les requêtes sont une méthode simple mais puissante pour trier rapidement et efficacement votre base de données. Pour illustrer leur utilisation, voici une requête simple qui recherchera dans ma base de données des livres d'une période donnée.
Pour créer une nouvelle requête, accédez au Créer onglet dans le ruban et sélectionnez Assistant de requête , Alors choisi Assistant de requête simple . Sélectionnez le tableau souhaité, ainsi que les champs qui vous intéressent - dans mon cas, il s'agit de l'année de sortie ainsi que du titre, afin que je sache quelle entrée je regarde.
Sur l'écran suivant, décidez si vous souhaitez voir la vue détaillée avec chaque champ de chaque enregistrement, ou simplement un résumé. Ensuite, sélectionnez Terminer pour terminer le processus. Les données que vous avez sélectionnées vous seront présentées et vous pourrez utiliser le menu déroulant dans l'en-tête de colonne pour réduire encore plus les choses. Je recherche des livres écrits dans les années 1970, je vais donc cliquer sur la liste déroulante Année de sortie puis naviguer jusqu'à Filtres numériques > Entre .
J'ai ensuite défini une limite supérieure et inférieure pour mes données et une liste des livres publiés entre 1970 et 1980 m'a été présentée. La même méthode peut bien sûr être utilisée pour faire correspondre des chaînes de texte, des cases à cocher ou tout autre type d'informations que vous peut-être entré dans votre base de données.
Avez-vous des conseils pour démarrer avec Access ? Vous rencontrez des difficultés avec un aspect particulier de la création de bases de données et avez besoin d'aide ? Faites-nous part de vos conseils et de vos problèmes dans la section commentaires ci-dessous.
Partager Partager Tweeter E-mail Cela vaut-il la peine de passer à Windows 11 ?Windows a été repensé. Mais est-ce suffisant pour vous convaincre de passer de Windows 10 à Windows 11 ?
Lire la suite Rubriques connexes- Productivité
- Microsoft Access
- Microsoft Office 2013
- Microsoft Office 2016
Écrivain anglais actuellement basé aux États-Unis. Retrouvez-moi sur Twitter via @radjonze.
Plus de Brad JonesAbonnez-vous à notre newsletter
Rejoignez notre newsletter pour des conseils techniques, des critiques, des ebooks gratuits et des offres exclusives !
Cliquez ici pour vous abonner