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Si vous avez déjà essayé d'atteindre la 'boîte de réception zéro', vous savez que cela peut sembler une tâche monumentale - et même si vous y arrivez, vous devez gérer des dizaines d'étiquettes Gmail, de blocs-notes Evernote et de catégories de gestion des tâches. Il y a un nouveau client de messagerie sur le bloc, et il vise à changer tout cela.
Nous vous avons montré comment utiliser Outlook en tant qu'organisateur GTD et passé en revue certaines applications qui vous aident à organiser vos tâches, mais c'est quelque chose de totalement différent.
IQTELL est une application de messagerie disponible pour iOS et Android, ainsi que sur le Web. Il est spécialement conçu pour être utilisé avec le système Getting Things Done. Un rapide coup d'œil au tableau de bord montre que toutes les catégories GTD sont présentes : actions, prochaines actions, contextes, projets, un jour et le reste. La partie intéressante d'IQTELL, cependant, est la façon dont il intègre toutes ces catégories à vos comptes de messagerie.
Intégration transparente du courrier et des tâches
D'autres applications promettent de vous aider à gérer votre courrier électronique, et certaines gèrent également vos projets et tâches, mais peu les ont intégrées à ce degré. IQTELL vous permet de transformer les e-mails de plusieurs comptes en actions, projets et autres types d'éléments tout en les archivant simultanément, ce qui signifie que vous disposez désormais d'un enregistrement de ces e-mails dans votre application de gestion des tâches sans qu'ils prennent de la place dans votre boîte de réception.
Nous allons jeter un coup d'oeil. Ci-dessous, vous verrez un e-mail dans ma boîte de réception, un communiqué de presse sur lequel il faut écrire. Cela semble être une bonne chose à transformer en action. Comme pour les autres boutons au bas du volet des messages, appuyer sur Action fait deux choses : copie le corps de l'e-mail dans la section notes d'une nouvelle action et archive l'e-mail.
Vous avez maintenant un nouvel élément dans votre application de gestion des tâches et un e-mail de moins dans votre boîte de réception. Inbox zéro, me voilà !
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Une fois l'action créée, vous pouvez ajouter des détails, comme le projet parent (écriture, dans ce cas), le contexte auquel il appartient, les sous-tâches, une date d'échéance, un rappel et des notes. Il est automatiquement ajouté à la catégorie Actions du tableau de bord, prêt à être abordé plus tard. Et l'e-mail est lié à l'action, ce qui signifie que vous pouvez toujours revenir en arrière et le consulter en quelques clics.
Vous pouvez également ajouter des e-mails à des actions préexistantes, ce qui archive l'e-mail et ajoute un lien vers cet e-mail à partir de l'élément d'action, ce qui facilite la collecte de tous les messages relatifs à un sujet particulier en un seul endroit. .
L'interface Web : fonctionnalité maximale
L'interface Web comprend tout ce que vous pouvez faire depuis votre mobile, mais vous permet également d'effectuer plus d'actions qui vous aideront à gérer les subtilités de votre système de productivité. Vous pouvez gérer les signets et les notes, transformer les e-mails en événements de calendrier et enregistrer les appels téléphoniques et les réunions.
L'accès à IQTELL à partir de votre navigateur vous offre beaucoup plus d'options que le client mobile et vous permet même de personnaliser certaines des actions que vous effectuez depuis votre téléphone. Parce qu'il y a tellement de fonctionnalités dans cette application, il est préférable de l'utiliser avec beaucoup d'espace d'écran disponible - l'interface en ligne vous permet d'ouvrir différentes vues dans des onglets, vous pouvez donc facilement basculer entre votre tableau de bord, votre boîte de réception, votre calendrier et vos projets.
L'interface Web d'IQTELL intègre également votre compte Evernote, ce qui est idéal si vous utilisez Evernote pour gérer votre base de connaissances GTD. Vous pouvez couper des e-mails directement dans des notes, joindre des notes à des actions et à des projets, transformer des notes en éléments d'action et configurer des rappels pour attirer votre attention sur des notes plus tard.
Beaucoup de gens utilisent Evernote pour gérer leurs catégories GTD ( et le reste de leur vie ), faisant de cet ajout un facteur crucial pour faire d'IQTELL une application GTD réussie.
Dans l'ensemble, l'interface Web semble être la meilleure façon d'utiliser l'application, le client Android n'étant pas tout à fait à la hauteur en termes de choses que vous pouvez faire. Cependant, cela fonctionne toujours lorsque vous souhaitez effectuer des actions simples et lire votre e-mail.
La meilleure application GTD à ce jour ?
Cette application est vraiment astucieuse. Il fait tout ce que vous pouvez attendre d'un client de messagerie, à une exception près que je détaillerai dans un instant, y compris l'unification de plusieurs boîtes de réception et faciliter l'envoi d'e-mails à partir de l'une de vos adresses liées. Et il offre plus de capacités organisationnelles GTD que la plupart des applications de gestion de tâches. Mettez-les ensemble et vous disposez d'une seule application qui pourrait générer une productivité importante.
Quelle est la seule chose qui manque à IQTELL ? Fonctionnalité d'étiquetage de Gmail . Comme dans de nombreux clients de messagerie, les étiquettes Gmail sont actuellement traitées comme des dossiers, ce qui signifie qu'elles ne peuvent pas être appliquées dans la boîte de réception et que chaque e-mail ne peut prendre qu'une seule étiquette. On me dit, cependant, que l'équipe IQTELL réfléchit aux moyens de résoudre ce problème.
L'accès mobile à Evernote, l'intégration avec Google Drive et Dropbox et d'autres fonctionnalités mobiles sont également en cours. Cela rendra probablement l'application mobile un peu plus utile - pour le moment, il est préférable de l'utiliser uniquement pour lire et lier des e-mails, tandis que les tâches les plus compliquées sont mieux réservées à l'application Web.
Même sans capacités d'étiquetage multiple, IQTELL est l'une des meilleures applications de productivité que j'ai utilisées. La possibilité de transformer les e-mails directement en projets et actions est une si bonne idée que je ne peux pas croire que je n'y ai pas pensé en premier. Et il est assez personnalisable, laissant votre flux de travail dicter la façon dont vous utilisez l'application. Que vous utilisiez GTD ou non, vous pouvez utiliser cette application pour gérer votre courrier électronique et votre liste de tâches plus efficacement qu'auparavant.
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Un inconvénient potentiel de l'application est qu'il vous faudra probablement au moins quelques jours pour la faire fonctionner à pleine vitesse. C'est très complexe et il faut du temps pour s'y retrouver, mais les nombreuses démos, tutoriels et articles en ligne d'IQTELL vous aideront.
Pour le moment, tout dans IQTELL est gratuit. Cependant, ce ne sera pas toujours le cas. L'équipe développe une structure de prix qui entrera en vigueur après un essai gratuit de 60 jours ; l'application continuera à fonctionner, mais la synchronisation des e-mails et d'Evernote s'arrêtera, rendant le compte gratuit assez inutile.
Vous pouvez vous attendre à payer environ 50 $ par an pour le service premium, et vous pourrez très probablement synchroniser jusqu'à cinq comptes de messagerie. Continuez à consulter le site Web d'IQTELL pour plus d'informations sur la structure des prix.
IQTELL a le potentiel d'être l'une des meilleures applications de productivité sur le marché. À l'heure actuelle, il souffre du manque d'intégration de l'application mobile avec d'autres services et de sa difficulté à s'intégrer aux étiquettes Gmail. Une fois que ceux-ci sont réglés, cependant, les frais d'abonnement annuels et les heures d'optimisation peuvent être une bonne affaire pour la puissance d'organisation que vous obtenez.
Télécharger : IQTELL [N'est plus disponible]
Qu'est-ce que tu penses? Sera-ce l'application qui vous aidera enfin à contrôler votre boîte de réception ? Cela vaut-il 50 $ par an lorsque vous pouvez utiliser une combinaison d'applications gratuites à la place ? Partagez vos pensées ci-dessous!
Crédit photo: USPS via Wikipédia
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Dann est un consultant en stratégie de contenu et marketing qui aide les entreprises à générer de la demande et des prospects. Il blogue également sur la stratégie et le marketing de contenu sur dannalbright.com.
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