Comment rappeler un e-mail dans Outlook après l'avoir envoyé

Nous avons probablement tous été là. Frapper envoyer sur un e-mail que, quelques instants plus tard, nous regrettons ensuite. Qu'il soit adressé à la mauvaise personne, envoyé dans un moment de rage ou contenant simplement une faute de frappe embarrassante, ne serait-il pas formidable que les e-mails puissent être rappelés ? Eh bien, dans les bonnes circonstances, ils peuvent l'être.

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Si vous utilisez Outlook avec un compte Exchange, vous pourrez peut-être retirer votre e-mail. Mais vous devez être rapide et vous devez espérer que certains facteurs sont de votre côté. Nous explorerons comment rappeler un e-mail, les exigences à remplir, ainsi que quelques approches alternatives.

Veuillez ensuite vous rendre dans la section des commentaires pour partager vos propres histoires de rappel d'e-mails et tous les conseils que vous pouvez partager sur le sujet.

Comment rappeler un message dans Outlook

Il est très facile d'essayer de rappeler un message dans Outlook. Tout d'abord, accédez à votre Éléments envoyés dossier, puis ouvrez le message que vous souhaitez rappeler. À partir du ruban, assurez-vous que le Un message l'onglet est sélectionné. Ensuite, dans le Se déplacer groupe, cliquez sur Actions (qui peut s'être réduite en une icône, selon la taille de votre fenêtre). Dans la liste déroulante qui apparaît, sélectionnez Rappeler ce message... .

Une nouvelle fenêtre s'ouvrira, qui vous permettra de sélectionner la manière dont vous souhaitez gérer le rappel. Vous pouvez Supprimer les copies non lues de ce message pour supprimer complètement l'e-mail de la boîte de réception du destinataire. Alternativement, vous pouvez Supprimer les copies non lues et remplacer par un nouveau message si vous souhaitez envoyer un e-mail différent à la place de l'original.

Vous pouvez également choisir de cocher Dites-moi si le rappel réussit ou échoue pour chaque destinataire . Cela vous enverra un e-mail qui vous informera du résultat de chaque tentative de rappel. Une fois que vous les recevez, vous verrez alors un Suivi icône dans le ruban qui peut être cliqué pour donner un résumé des résultats.

Une fois terminé, cliquez sur d'accord pour rappeler le message. Cela enverra ensuite une demande à l'adresse du destinataire, demandant au client de messagerie de supprimer l'e-mail d'origine.

Facteurs de réussite du rappel

Cette fonctionnalité ne fonctionnera que si vous utilisez un compte de messagerie Microsoft Exchange et que le destinataire se trouve sur le même serveur que vous. Si vous souhaitez vérifier si vous utilisez un compte Exchange, dans Outlook, accédez à Déposer , sélectionnez Paramètres du compte puis cliquez sur le Paramètres du compte bouton. Sur le E-mail onglet, vous pourrez voir sous l'onglet Taper colonne quel type de compte vous utilisez.

Avec cette limitation à l'esprit, le rappel ne fonctionnera pas sur les e-mails que vous avez envoyés en dehors d'une organisation à, par exemple, un compte Gmail ou Yahoo . En effet, une fois qu'un e-mail a quitté votre serveur interne, vous n'avez aucun contrôle dessus. Il n'y a pas de règle universelle selon laquelle un serveur de messagerie doit se conformer à une demande de rappel ; en fait, il ne sera même pas traité.

Même si vous et votre destinataire êtes sur le même serveur Exchange, cela ne signifie toujours pas un succès de rappel garanti. Plus important encore, la demande de rappel doit être lue en premier. Si le destinataire a ouvert le message d'origine, le rappel échouera.

Cependant, si le destinataire a Traiter automatiquement les demandes de réunion et les réponses aux demandes de réunion et aux sondages activés dans leurs paramètres, le rappel se fera automatiquement en arrière-plan. Ce paramètre peut être trouvé en allant à Fichier > Options > Courrier > Suivi .

Si le destinataire a une règle qui déplace votre e-mail de la boîte de réception vers un autre dossier, la demande de rappel échouera. De plus, si l'e-mail est envoyé dans une boîte de réception publique et que la demande de rappel est lue par une personne autre que le destinataire individuel prévu, le rappel ne fonctionnera pas.

Enfin, les demandes de rappel ne peuvent pas être traitées si le destinataire consulte ses e-mails en dehors du programme de bureau Outlook, comme via le Application Web Outlook ou leur appareil mobile.

Alternatives au rappel

Si vous avez souvent besoin de rappeler des e-mails, il peut être préférable d'adopter une approche alternative.

Une méthode pour ce faire consiste à définir une règle dans Outlook pour retarder l'envoi de vos messages. Pour commencer, accédez au Déposer onglet puis sélectionnez Gérer les règles et les alertes . Dans le Règles de courrier électronique onglet, cliquez sur Nouvelle règle . Suivez l'assistant et vous pouvez définir toutes les conditions que vous souhaitez ; par exemple, s'il faut ignorer la règle en cas d'envoi à une personne spécifique. Assurez-vous simplement de sélectionner le action de différer la livraison d'un certain nombre de minutes s , qui peut ensuite être réglé jusqu'à 120 minutes.

Si vous utilisez Gmail et recherchez une fonctionnalité similaire à rappeler, vous avez de la chance. Accédez à votre boîte de réception et cliquez sur le icône de rouage en haut à droite puis sélectionnez Paramètres . Sur le général onglet, accédez au Annuler l'envoi section. C'était auparavant dans la section Labs, mais c'est maintenant une fonctionnalité Gmail à part entière. Vérifier Activer Annuler l'envoi puis définissez un intervalle de temps, jusqu'à 30 secondes, de combien de temps vous souhaitez retarder l'envoi d'e-mails pour vous donner une fenêtre dans laquelle vous rétracter.

Rappel total d'e-mails

Comme vous l'avez vu, il s'agit d'une procédure simple pour retirer un e-mail dans Outlook. Cependant, le succès ou non du rappel est une toute autre affaire, car cela dépend de nombreux facteurs. Dans un monde où les gens peuvent accéder à leurs e-mails de n'importe où et à tout moment, vous ne devriez pas vous fier au rappel.

Au lieu de cela, si vous envoyez souvent quelque chose par erreur, envisagez d'utiliser une méthode alternative pour retarder l'envoi de votre e-mail. Cela signifie qu'il ne sera pas envoyé instantanément et garantit également que vous ne serez pas embarrassé par une erreur ! Pour en savoir plus, consultez les fonctionnalités peu connues d'Outlook .

Avez-vous vos propres conseils à partager concernant le rappel des e-mails ? Avez-vous des histoires à partager concernant un rappel?

Crédits image : courir par Luis Louro via Shutterstock

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A propos de l'auteur Joe Keeley(652 articles publiés)

Joe est né avec un clavier dans les mains et a immédiatement commencé à écrire sur la technologie. Il a un BA (Hons) en affaires et est maintenant un écrivain indépendant à temps plein qui aime rendre la technologie simple pour tout le monde.

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