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L'utilisation de tableaux Kanban pour vos projets est un excellent moyen de rationaliser le processus et d'augmenter la productivité. Que vous travailliez en équipe ou en solo, les tableaux Kanban représentent visuellement vos progrès, ce qui facilite leur gestion.
Cet article fournit un guide étape par étape sur la création et l'utilisation d'un tableau Kanban dans Excel.
UTILISEZ LA VIDÉO DU JOUR
Créer un backlog pour votre tableau Kanban
Commençons par ouvrir un nouveau classeur Excel. Une fois ouvert, vous trouverez un onglet nommé Feuille1 au bas du cahier d'exercices. Double-cliquez sur l'onglet et vous obtiendrez un Renommer la feuille surgir. Renommez la feuille en Arriéré .
Nous utiliserons cette feuille pour mettre en place un tableau de backlog de toutes les tâches de workflow qui formeront la base de notre tableau Kanban.
Pour créer un backlog, suivez les étapes ci-dessous :
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- Sélectionnez les premières cellules des deux premières lignes et fusionnez-les en cliquant sur le Fusionner icône située à l'intérieur de la barre d'outils.
- Maintenant écris Arriéré à l'intérieur des cellules fusionnées pour donner un titre à votre tableau.
- Ajustez la taille de la police, la couleur des cellules et l'alignement du texte du titre selon vos préférences.
- Puisque nous créons un tableau Kanban simple, nous allons ajouter deux colonnes à notre backlog (sous le titre) : Titre de la tâche et Description de la tâche . (Pour un backlog plus détaillé, ajoutez simplement les colonnes requises).
- Pour ajouter des bordures au tableau, sélectionnez 12 lignes (ou autant que nécessaire) sous le Titre de la tâche colonne. Allez à la Les frontières icône (à côté de Gras icône) et cliquez sur la flèche déroulante. Sélectionnez le Hors Frontières option.
- Faites de même pour les rangées sous le Description de la tâche colonne.
Votre tableau de backlog est prêt. Tout ce que vous avez à faire maintenant est de le remplir, et vous devriez avoir quelque chose comme ça :
Création du tableau Kanban
Maintenant que nous avons notre carnet de commandes, il est temps de créer le tableau Kanban que nous utiliserons dans notre tableau Kanban. Pour cela, cliquez sur le plus signe au bas de la feuille pour créer et ouvrir une nouvelle feuille.
Dans la nouvelle feuille, créons un tableau Kanban en suivant les étapes ci-dessous :
- Créez le titre du tableau en fusionnant les cellules du haut et en écrivant le titre. Vous pouvez ajuster la taille de la police et la couleur des cellules à votre guise.
- Puisque nous visons ici la simplicité, nous n'ajouterons que trois sections de tableau, c'est-à-dire Faire , En cours , et Fait . (Vous pouvez ajouter plus de sections si votre flux de travail comporte plus de phases).
- Ajoutez des bordures épaisses aux sections du tableau Kanban à l'aide de l'outil Les frontières icône.
Le tableau Kanban est pratiquement prêt, nous allons donc passer à la création des cartes.
Créer des cartes Kanban
Suivez les étapes ci-dessous pour créer des cartes Kanban :
- Cliquez avec le bouton droit sur l'en-tête de la ligne et sélectionnez Hauteur de ligne .
- Une fenêtre contextuelle s'ouvrira dans laquelle vous devrez entrer la hauteur souhaitée ; 25 dans notre cas.
- De même, ajustez la hauteur de ligne de la ligne en dessous à 50 et celle en dessous à 25.
- Vous obtiendrez une carte composée de 3 cellules avec les hauteurs de ligne comme suit : 25:50:25
- Sélectionnez chacune des trois cellules de la fiche Kanban et ajoutez des bordures en vous rendant dans le Les frontières icône et en sélectionnant Bordures extérieures épaisses .
- Copiez la carte nouvellement créée pour créer autant de cartes que vous le souhaitez.
- Vous remarquerez que les tailles de cellule seront définies par défaut. Donc, vous devrez ajuster les tailles de cellules une par une.
- Pour le rendre plus rapide, appuyez sur Ctrl et sélectionnez toutes les cellules qui doivent avoir une hauteur de ligne de 25. Maintenant, cliquez avec le bouton droit sur l'un des en-têtes des lignes sélectionnées et ajustez la hauteur de ligne (comme mentionné précédemment). Toutes les lignes sélectionnées auront désormais une hauteur de ligne de 25.
- Répétez le même processus pour toutes les cellules nécessitant une hauteur de ligne de 50.
- Mettez une bordure épaisse autour de la zone entourant les cartes et remplissez-la avec une couleur de fond pour la rendre esthétique.
Lier les cartes Kanban au Backlog
Pour lier les données de notre backlog aux cartes Kanban, suivez les étapes ci-dessous :
Ajouter des titres de tâche aux cartes Kanban
Pour obtenir le titre de la tâche de notre première tâche à partir du Arriéré feuille:
- Sélectionnez la cellule du haut ( B5 ) de la première carte et écrivez = .
- Allez à la Arriéré feuille et sélectionnez la première cellule ( C4 ) sous le Titre de la tâche colonne.
- Revenez à la feuille Kanban Board et vous verrez la formule suivante :
=Backlog!C4
- Appuyez et entrez, et il renverra les données dans la cellule ( C4 ) de la feuille Backlog (c'est-à-dire, Recherche dans notre cas).
- Copiez la formule =Arriéré!C4 dans les cellules supérieures des cartes Kanban restantes et modifiez les numéros de cellule pour chaque carte. La formule serait donc =Arriéré!C5 (correspondant au titre de la deuxième tâche) pour la deuxième carte et =Arriéré!C6 pour le troisième titre de tâche, et ainsi de suite. Les cartes Kanban doivent ressembler à ceci :
Utilisation du formatage conditionnel pour rendre les cartes visuellement agréables
Vous verrez que les cellules du haut de toutes les cartes renvoient maintenant les valeurs des Titres des tâches colonne de la Arriéré feuille. Cependant, quelques cartes (dans notre cas, les deux dernières) renvoient 0 dans leurs cellules du haut car il n'y a pas de valeur dans les cellules correspondantes du Arriéré . Pour rendre les cartes visuellement agréables, nous allons utiliser la mise en forme conditionnelle dans Excel pour formater les données et retirer le 0 s :
- Sélectionnez toutes les cellules supérieures des cartes Kanban et accédez à Mise en forme conditionnelle > Définir une nouvelle règle .
- Dans le Mise en forme conditionnelle onglet, sélectionnez la valeur de la cellule égal à 0 , changer la couleur de la police en blanc et cliquez sur fait .
Ajouter des descriptions de tâches aux cartes Kanban
Nous suivrons une approche similaire pour renvoyer les descriptions de tâches de la Arriéré aux cellules du milieu des cartes Kanban. Ce n'est que cette fois que les formules seront =Arriéré!D4 , =Arriéré!D5 , etc. Tout comme pour les titres de tâche, les cellules noires du Arriéré reviendra 0 , que vous pouvez corriger via une mise en forme conditionnelle, comme déjà mentionné.
Un autre problème que vous remarquerez lors de l'ajout de descriptions de tâches aux cartes Kanban est que le texte débordera des cellules. Pour éviter cela, nous allons envelopper le texte dans Excel cellules:
- Sélectionnez toutes les cellules du milieu des cartes.
- Clique le Envelopper icône (à côté de Aligner icône) dans la barre d'outils.
Ajout de touches finales
Même si les cartes Kanban sont prêtes (et liées au backlog), voici quelques étapes supplémentaires pour les rendre encore meilleures :
- Utilisez la cellule inférieure des cartes pour ajouter (manuellement) le responsable de la tâche.
- Alignez les données de la cellule au centre de la cellule à l'aide de la Aligner icône.
- Supprimez le quadrillage : accédez à la barre d'outils, cliquez sur l'icône Voir section, et décochez la case à côté de Quadrillage pour les supprimer.
Créer des cartes Kanban mobiles
Si vous avez suivi les étapes jusqu'à présent, vous devriez avoir votre backlog de tâches, votre tableau Kanban et vos cartes Kanban prêts. Mais vous ne pourrez pas facilement déplacer ces cartes sur le plateau. Suivez les étapes ci-dessous pour rendre les cartes Kanban mobiles :
- Copiez la carte Kanban que vous souhaitez placer sur le tableau.
- Faites un clic droit sur le plateau où vous souhaitez placer la carte.
- Aller à Collage spécial et sélectionnez le Image liée option (qui est la dernière option sous Autres options de collage ).
- Suivez la même procédure pour les autres cartes Kanban.
Maximisez votre efficacité à l'aide des tableaux Kanban
Maintenant que vous avez une structure de base de votre tableau Kanban, c'est à vous de le personnaliser en fonction des exigences de votre projet. Un excellent moyen de maximiser le potentiel de la technique Kanban est de la combiner avec une autre stratégie de productivité, telle que la méthode GTD.
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