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Une base de données d'inventaire est essentielle pour que toute entreprise basée sur des produits prospère. Il offre un accès facile à des données précieuses et aide à prendre des décisions commerciales clés, telles que la commande de nouveaux stocks.
Bien que vous puissiez trouver plusieurs logiciels de gestion d'inventaire complexes et détaillés sur Internet, il est également possible de créer un système d'inventaire simple dans Excel. Non seulement c'est possible, mais c'est aussi assez facile.
Création d'une base de données d'inventaire simple dans Excel
Pour comprendre le processus de création d'un système d'inventaire dans Excel, créons une base de données d'inventaire pour un magasin de téléphonie mobile en suivant les étapes ci-dessous :
- Créez les en-têtes suivants dans la ligne supérieure d'une nouvelle feuille de calcul Excel : UGS , Nom du modèle , Entreprise , Prix unitaire , et le Nombre d'unités disponibles (Vous pouvez créer plus d'en-têtes selon vos besoins).
- Utilisez des polices en gras pour les en-têtes.
- Pour mettre les en-têtes en évidence, ajoutez une couleur d'arrière-plan aux cellules d'en-tête.
- Sélectionnez tous les en-têtes et accédez au Police de caractère rubrique dans la Maison languette.
- Cliquez sur la flèche à côté du La couleur de remplissage option et sélectionnez la couleur souhaitée.
Une fois les en-têtes prêts, il est temps de remplir les informations. A présent, vous devriez avoir quelque chose comme ça :
Tu peux ajouter des bordures pour rendre votre base de données Excel visuellement agréable , et plus facile à lire, en suivant les étapes ci-dessous :
- Sélectionnez toutes les cellules de votre base de données d'inventaire.
- Allez à la Police de caractère rubrique dans la Maison languette.
- Cliquez sur la flèche à côté du Les frontières icône.
- Sélectionnez le type de bordures que vous souhaitez pour les cellules de votre base de données d'inventaire.
Pour ajouter le filtre option à votre base de données :
- Sélectionnez n'importe quelle cellule dans votre base de données.
- Allez à la Édition section à l'extrême droite de la Maison languette.
- Cliquez sur la flèche à côté du Trier et filtrer icône.
- Cliquer sur Filtre .
Félicitations, vous venez de créer une base de données d'inventaire pour une boutique mobile.
Vous pouvez facilement mettre à jour la base de données en ajoutant de nouvelles données ou en modifiant des données existantes. En outre, vous pouvez filtrer les informations souhaitées à partir de la base de données d'inventaire nouvellement créée.
Par exemple, si vous souhaitez filtrer les entrées de votre base de données d'inventaire pour une entreprise en particulier :
- Cliquez sur la flèche à côté du Entreprise entête.
- Sélectionnez la ou les sociétés souhaitées.
- La base de données n'affichera que les entrées (téléphones mobiles) pour ces entreprises uniquement.
Utilisation de la fonction RECHERCHEV dans le système d'inventaire Excel
Supposons que vous souhaitiez rechercher le prix d'un article particulier dans votre base de données. Au lieu de le rechercher dans la base de données, vous pouvez utiliser la fonction VLOOKUP dans Excel . La formule de RECHERCHEV est la suivante :
=VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,[range_lookup])
Où:
- LOOKUP_VALUE est la valeur que vous souhaitez rechercher dans la première colonne du tableau de table affecté.
- TABLE_ARRAY est la plage de cellules affectée dans laquelle vous souhaitez appliquer la fonction VLOOKUP.
- COL_INDEX_NUMBER est le numéro de colonne qui contient la valeur de retour.
- RANGE_LOOKUP (facultatif) est soit VRAI ou FAUX . Spécifier FAUX si vous voulez qu'Excel renvoie une correspondance exacte ou VRAI si vous voulez qu'il renvoie une correspondance approximative. Si vous ne spécifiez aucune valeur, Excel (par défaut) définira un VRAI value et renvoie des correspondances approximatives.
Lorsque vous appliquez la fonction VLOOKUP, Excel localise LOOKUP_VALUE dans la première colonne de la plage de cellules affectée. C'est pourquoi, pour que la fonction VLOOKUP fonctionne, il est important que votre LOOKUP_VALUE se trouve dans la première colonne du TABLE_ARRAY (plage de cellules attribuée).
Après avoir trouvé LOOKUP_VALUE, Excel compte le nombre de cellules en fonction du COL_INDEX_NUMBER spécifié et renvoie un résultat. La valeur de retour sera exacte ou approximative, selon que vous avez spécifié une valeur FALSE ou TRUE à RANGE_LOOKUP.
Maintenant que vous avez une bonne compréhension de la fonction VLOOKUP, utilisons-la pour extraire des données de notre base de données d'inventaire de téléphones mobiles. Pour rechercher le prix d'un téléphone portable particulier dans votre base de données, suivez les étapes ci-dessous :
- Créez les deux en-têtes suivants dans de nouvelles cellules : UGS et Prix .
- Tapez la formule suivante sous l'en-tête Prix :
=VLOOKUP(
- Pour fournir un LOOKUP_VALUE , sélectionnez la cellule sous le UGS entête ( i5 dans notre cas), puis ajoutez une virgule.
- Pour le TABLE_ARRAY sélectionnez toutes les cellules de la base de données, sous les en-têtes ( A2:E10 dans notre cas), suivi d'une virgule.
- Nous voulons trouver le prix de notre SKU souhaité, nous allons donc définir le COL_INDEX_NUMBER à 4 (parce que l'en-tête Prix unitaire est la 4e colonne de notre base de données), et faites-le suivre d'une virgule.
- Enfin, précisez le RANGE_LOOKUP comme FAUX , car nous voulons qu'Excel renvoie des valeurs exactes.
- Appuyez sur Entrée.
Excel renverra une erreur #N/A, mais ne vous inquiétez pas. C'est simplement parce que nous n'avons pas ajouté notre SKU souhaité (LOOKUP_VALUE) sous l'en-tête SKU.
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Pour connaître le prix d'un SKU particulier (dans notre gamme attribuée, c'est-à-dire notre base de données), tapez-le sous l'en-tête SKU et Excel renverra le prix exact de l'article. Vous pouvez le faire pour n'importe quel élément de la base de données.
Pour en savoir plus sur l'article, vous répétez le même processus. Supposons que vous souhaitiez également connaître le nombre d'unités disponibles d'un article. Pour ce faire, créez un autre en-tête à côté du Prix en-tête et nommez-le Nombre d'unités . Sous ce nouvel en-tête, saisissez la formule suivante :
=VLOOKUP(I5,A2:E10,5,FALSE)
Notez que, alors que le reste de la formule est le même, notre COL_INDEX_NUMBER est passé de 4 (dans la formule précédente) à 5. C'est parce que le Nombre d'unités header est dans la 5ème colonne de notre base de données.
Comment créer un système d'inventaire à l'aide de modèles Excel
Si vous ne souhaitez pas créer manuellement un système d'inventaire dans Excel, vous pouvez choisir la voie la plus simple consistant à utiliser un modèle d'inventaire Excel.
- Rendez-vous sur le site Web de l'Office pour trouver des solutions prêtes à l'emploi Modèles d'inventaire Excel .
- Choisissez le modèle que vous souhaitez utiliser et téléchargez-le.
- Une fois le téléchargement terminé, double-cliquez dessus pour ouvrir le fichier modèle.
- Cliquez sur Activer la modification en haut pour commencer à faire des ajustements selon vos besoins.
Désormais, vous pouvez ajouter ou supprimer des en-têtes en fonction de vos besoins et commencer à utiliser le modèle pour gérer votre inventaire en ajoutant des articles et en mettant à jour les informations pertinentes.
Faites passer votre système d'inventaire Excel au niveau supérieur
Maintenant que vous maîtrisez les bases, il est temps de faire passer votre système d'inventaire Excel au niveau supérieur. Vous pouvez facilement le faire en découvrant différentes formules Excel et en les appliquant à votre base de données d'inventaire Excel. Cela vous aidera à faire preuve de créativité avec votre base de données d'inventaire Excel et vous pourrez l'utiliser plus efficacement.