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Le partage de classeurs Excel facilite la collaboration sur la collecte de données. Mais avant de mettre vos fichiers Excel entre les mains d'autres personnes, voici quelques conseils pour préparer vos feuilles de calcul à être partagées.
Autoriser plusieurs modifications simultanées
Si vous souhaitez que plusieurs utilisateurs puissent modifier une feuille Excel partagée en même temps, procédez comme suit :
- Allez au Revoir onglet et sous Changements , Cliquez sur Partager le classeur.
- Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, assurez-vous que Autoriser les modifications par plusieurs utilisateurs en même temps est vérifié.
- Enregistrez votre fichier Excel dans un emplacement partagé où d'autres utilisateurs peuvent y accéder.
Une chose à noter à propos de cette autorisation : vous pourriez obtenir des modifications contradictoires si deux utilisateurs modifient les mêmes cellules. Le propriétaire du fichier sera alerté et pourra choisir les modifications à conserver ou à supprimer.
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Protéger les feuilles de calcul ou les cellules
S'il existe des données spécifiques que vous ne souhaitez pas que quiconque modifie ou supprime, vous pouvez protéger une feuille de calcul entière, protéger un classeur ou protéger des cellules spécifiques.
Si vous souhaitez protéger une feuille de calcul ou un classeur entier :
- Allez au Revoir onglet et cliquez sur Protéger la feuille de calcul . (Si vous préférez protéger l'intégralité du classeur, cliquez sur Protéger le classeur .)
- Entrer un mot de passe. Cela permettra à toute personne disposant du mot de passe de le déprotéger, mais les personnes sans mot de passe pourront toujours le voir.
- Sous ' Autoriser tous les utilisateurs de cette feuille de calcul à' vous pouvez sélectionner ce que les autres utilisateurs peuvent faire sur la feuille de calcul, notamment : formater les cellules, ajouter/supprimer des lignes ou des colonnes et ajouter des liens hypertexte.
Si vous souhaitez protéger une sélection de cellules :
- Sélectionnez les cellules que vous souhaitez que les autres modifient, faites un clic droit puis cliquez sur Mettre en forme les cellules dans le menu qui s'affiche.
- Naviguez vers le protection onglet et assurez-vous que Fermé à clé n'est pas coché.
- Passez par les trois mêmes étapes ci-dessus.
Désormais, toutes les cellules, à l'exception de celles qui vous définissent comme déverrouillé, doivent être protégées.
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Ajouter des menus déroulants
Si vous souhaitez que les autres utilisateurs n'ajoutent qu'une sélection de données à des cellules spécifiques, vous pouvez créer un menu déroulant pour une plage de cellules spécifique. Vous pouvez donner aux utilisateurs le choix de sélectionner uniquement dans cette liste ou de leur permettre de saisir d'autres informations.
Pour ajouter un menu déroulant à une plage de cellules, procédez comme suit :
- Dans une feuille séparée de votre classeur, créez une liste des éléments que vous souhaitez inclure dans votre menu déroulant. Ces éléments doivent être dans une ligne ou une colonne.
- Sélectionnez toute la liste, faites un clic droit et sélectionnez Définir le nom .
- Une boîte de dialogue apparaîtra dans laquelle vous pourrez saisir un nom pour votre liste. Cela peut être tout ce qui fonctionne pour vous - n'incluez simplement aucun espace.
- Dans la feuille où vous allez saisir des données, sélectionnez la ou les cellules dans lesquelles vous souhaitez que la liste déroulante apparaisse. Naviguez vers le Données onglet et cliquez sur La validation des données .
- Une boîte de dialogue s'ouvrira sur un Paramètres languette. Dans le Permettre champ, sélectionnez Lister .
- Dans le La source champ, tapez =ListName.
- Sois sûr que Zone de liste déroulante dans la cellule est vérifié. Si vous ne voulez pas que les utilisateurs puissent laisser la cellule vide, assurez-vous que Ignorer la case vide n'est pas coché.
Les étapes suivantes sont facultatives :
- Si vous souhaitez qu'un message apparaisse lorsque vous cliquez sur une cellule, accédez au Message d'entrée languette. Ici, vous pouvez saisir un message de 225 caractères maximum qui apparaîtra.
- Si vous souhaitez qu'une alerte d'erreur apparaisse, accédez au Alerte d'erreur onglet et assurez-vous que Afficher une alerte d'erreur après la saisie de données invalides est vérifié. Vous pouvez saisir un message spécifique pour votre alerte d'erreur.
Quels conseils avez-vous pour les utilisateurs d'Excel qui souhaitent partager leurs classeurs ? Faites le nous savoir dans les commentaires.
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Nancy est une écrivaine et éditrice vivant à Washington DC. Elle était auparavant rédactrice pour le Moyen-Orient chez The Next Web et travaille actuellement dans un groupe de réflexion basé à Washington sur les communications et la sensibilisation des médias sociaux.
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