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Quand vous pensez à Excel ( nos conseils Excel les plus importants ), vous pensez probablement à des nombres, des calculs et des formules. Mais vous ajoutez également du texte aux feuilles de calcul, comme des titres, des descriptions ou des noms de personnes.
Aujourd'hui, nous aborderons différentes manières de travailler avec du texte dans des feuilles de calcul Excel. Nous discutons de plusieurs fonctions différentes pour travailler avec du texte. Chaque fois que vous utilisez une fonction, commencez toujours par un signe égal (=).
Envelopper le texte dans une cellule
Lorsque vous saisissez du texte dans une cellule plus large que la cellule, le texte dépasse par défaut la bordure droite de la cellule. Mais il est facile d'adapter le texte à la largeur de la colonne. L'habillage du texte s'ajuste automatiquement lorsque vous modifiez la largeur de la cellule.
Pour ajuster le texte dans une cellule, sélectionnez la cellule et cliquez sur le bouton Envelopper le texte bouton dans le Alignement partie de la Accueil languette.
Le texte est enveloppé dans la cellule et la hauteur de la ligne s'ajuste automatiquement pour s'adapter au texte.
Si la hauteur de ligne ne s'ajuste pas automatiquement, la rangée peut être réglée à une hauteur spécifique.
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Pour adapter automatiquement la hauteur de ligne au texte, sélectionnez la cellule. Puis clique Format dans le Cellules rubrique sur le Accueil onglet et sélectionnez Ajuster automatiquement la hauteur de la ligne .
Si vous souhaitez conserver la ligne à une hauteur spécifique, vous pouvez la modifier pour vous assurer que le texte encapsulé s'adapte. Sélectionner Hauteur de ligne du Format menu. Ensuite, entrez une hauteur pour la ligne sur le Hauteur de ligne boîte de dialogue et cliquez sur d'accord .
Vous pouvez également faire glisser la bordure inférieure de la ligne vers le bas jusqu'à ce que toutes les lignes de texte tiennent dans la cellule.
Entrer un saut de ligne dans une cellule
Si le texte d'une cellule dépasse la bordure droite, vous pouvez également insérer un saut de ligne pour ajuster manuellement le texte à la ligne.
Double-cliquez sur la cellule pour modifier le texte ou appuyez sur F2 . Cliquez avec la souris à l'endroit du texte où vous souhaitez insérer un saut de ligne. Puis appuyez Alt + Entrée .
La hauteur de la ligne s'ajuste pour s'adapter au texte si le Format est réglé sur Ajuster automatiquement la hauteur de la ligne dans le Cellules partie de la Accueil languette.
Compter les cellules contenant du texte
Si vous voulez savoir combien de cellules d'une plage de votre feuille de calcul contiennent du texte (pas des nombres, des erreurs, des formules ou des cellules vides), vous pouvez utiliser la fonction COUNTIF .
La forme générique de la fonction COUNTIF pour compter un nombre quelconque de caractères de texte est :
=COUNTIF(cellrange,'*')La plage de cellules représente n'importe quelle plage de cellules comme B2:B9. L'astérisque entre les guillemets est un caractère générique qui représente tout nombre correspondant de caractères de texte. Il y a quelques points à noter sur ce qui sont considérés comme des caractères de texte :
- Les valeurs logiques TRUE et FALSE ne sont pas comptées comme du texte.
- Les nombres saisis sous forme de texte sont comptés dans le caractère générique (*).
- Une cellule vide qui commence par une apostrophe (') est comptée.
Par exemple, pour compter le nombre de cellules contenant du texte dans la plage de cellules A2:G9 dans la feuille de calcul suivante, nous saisissons '=COUNTIF('. Ensuite, pour saisir la plage de cellules, nous sélectionnons les cellules que nous voulons inclure dans le nombre .
La fonction COUNTIF n'est pas sensible à la casse.
Ensuite, nous tapons une virgule (,) et le caractère générique (*) entouré de guillemets doubles.
presse Entrer pour terminer la saisie de la fonction et afficher le résultat dans la cellule.
Compter les cellules contenant du texte spécifique
Vous pouvez également utiliser la fonction COUNTIF pour compter le nombre de cellules contenant des caractères de texte spécifiques.
La fonction générique pour compter les occurrences d'une chaîne de caractères de texte spécifique est :
=COUNTIF(cellrange,'txt')Tout comme dans la section précédente, la plage de cellules représente n'importe quelle plage de cellules comme B2:B9. Nous mettons la chaîne de caractères du texte que nous voulons trouver entre guillemets doubles.
Par exemple, pour compter le nombre de cellules contenant « Crayon » dans la plage de cellules A2 : G9 sur la feuille de calcul suivante, nous entrons dans la fonction suivante :
=COUNTIF(A2:G9,'Pencil')Cela trouve toutes les cellules contenant uniquement le mot « Crayon » sans aucun autre texte dans la cellule. Étant donné que la fonction COUNTIF n'est pas sensible à la casse, elle trouvera toutes les cellules contenant « Crayon » ou « crayon ».
La fonction COUNTIFS vous permet de compter les cellules avec du texte mais exclure cellules avec des caractères de texte spécifiques.
Par exemple, nous utilisons COUNTIFS de la manière suivante pour rechercher toutes les cellules contenant du texte à l'exception de « Crayon ».
=COUNTIFS(A2:G9,'*',A2:G9,'Pencil')Pour la fonction COUNTIFS, vous lui donnez d'abord la plage et le texte que vous souhaitez rechercher. Ensuite, donnez-lui à nouveau la même plage et le texte que vous souhaitez exclure. Le '' est utilisé pour exclure le texte qui suit.
Lorsque vous utilisez la fonction COUNTIF ou COUNTIFS, vous pouvez ajouter un astérisque sur l'un ou les deux côtés de la chaîne pour rechercher les cellules qui contiennent cette chaîne entourée d'un nombre quelconque de caractères de texte (ou aucun).
Par exemple, pour trouver toutes les cellules contenant la lettre « j », nous utilisons la fonction suivante :
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=COUNTIF(A2:G9,'*j*')Encore une fois, comme la fonction COUNTIF n'est pas sensible à la casse, les cellules contenant 'j' ou 'J' seront comptées.
Convertir du texte en nombres
Si vous avez beaucoup de cellules contenant des nombres stockés sous forme de texte, il existe plusieurs façons de convertir le texte en nombres.
Vous pouvez savoir si un nombre est formaté en texte lorsqu'il est aligné à gauche dans la cellule au lieu d'être aligné à droite. De plus, si un nombre a été mis en forme de force en tant que texte en utilisant une apostrophe (') au début, il y aura un triangle vert dans le coin supérieur gauche de la cellule.
Pour convertir du texte en nombres, vous pouvez utiliser le Convertir en nombre option, le Texte aux colonnes caractéristique, ou Pâte Spéciale . Nous discutons de chacune de ces méthodes dans notre article sur extraire des nombres et du texte dans Excel.
Convertir un nombre en texte
Il peut arriver que vous souhaitiez stocker des nombres sous forme de texte. Peut-être que vous effectuez une action sur une plage de cellules et qu'il y a certaines cellules que vous ne voulez pas lire comme des nombres, même si elles le sont.
Taper une apostrophe (') au début d'un nombre le convertit en texte. Mais si vous avez beaucoup de cellules avec des nombres que vous souhaitez convertir en texte, vous pouvez utiliser la fonction TEXTE.
Par exemple, nous voulons convertir les nombres de la colonne B ci-dessous en texte. Nous tapons la fonction suivante dans la cellule à droite du premier nombre.
=TEXT(B2,'0')Vous donnez à la fonction la référence de cellule pour le nombre à convertir, puis le format de nombre souhaité. Nous convertissons simplement en un nombre sans formatage particulier (pas de devise ou de date, par exemple). Nous utilisons donc '0' (zéro).
Utilisez la fonction Remplissage automatique pour copier la fonction TEXTE dans le reste des cellules. Les nombres deviennent du texte et sont alignés à gauche.
Vous pouvez copier et coller les valeurs converties dans la colonne d'origine. Sélectionnez les cellules contenant la fonction TEXTE et appuyez sur Ctrl + C pour les copier. Sélectionnez la première cellule de la colonne d'origine. Sur le Accueil onglet, cliquez sur la flèche sur le Pâte bouton et allez à Collage spécial > Valeurs .
Vous pouvez trouver des exemples des différents formats de texte disponibles pour une utilisation dans la fonction TEXTE sur Site d'assistance de Microsoft .
Convertir du texte en date
Avez-vous déjà reçu un classeur de quelqu'un d'autre dans lequel il a saisi des dates sous forme de texte, de nombres ou dans un format non reconnaissable en tant que dates ? Vous pouvez convertir du texte en dates à l'aide de la fonction DATE.
Voici le format générique de la fonction DATE :
=DATE(year,month,day)Pour l'année, le mois et le jour, nous allons utiliser les fonctions de chaîne LEFT, MID et RIGHT pour extraire les parties appropriées du texte ou du nombre que nous voulons convertir. Nous allons expliquer les quatre exemples dans l'image ci-dessous.
Pour convertir '20171024' dans la cellule C2 en une date, nous avons utilisé la fonction GAUCHE pour extraire les quatre premiers caractères de l'année (2017). Ensuite, nous avons utilisé la fonction MID pour extraire les deux caractères commençant à la cinquième position du mois (10). Enfin, nous avons utilisé la fonction RIGHT pour extraire les deux derniers caractères du jour (24).
=DATE(LEFT(C2,4),MID(C2,5,2),RIGHT(C2,2))L'exemple suivant, '2102018' dans la cellule C3, est dans un ordre différent. Nous utilisons toujours les fonctions de chaîne mais dans un ordre différent. Nous avons utilisé la fonction DROITE pour extraire les quatre derniers caractères de l'année (2018). Le mois n'est qu'un chiffre dans ce cas, nous avons donc utilisé la fonction GAUCHE pour extraire le premier caractère du mois (2). Enfin, nous avons utilisé la fonction MID pour extraire les deux caractères commençant à la deuxième position comme le jour (10).
=DATE(RIGHT(C3,4),LEFT(C3,1),MID(C3,2,2))Les dates des cellules C4 et C5 ressemblent à des dates normales, mais Excel ne les reconnaît pas comme des dates. Dans la cellule C4, le format est jour, mois, année. Nous utilisons donc les fonctions RIGHT, MID et LEFT de la manière suivante :
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=DATE(RIGHT(C4,4),MID(C4,4,2),LEFT(C4,2))Dans la cellule C5, le format est le mois, le jour et l'année, en utilisant deux un zéro devant un mois à un chiffre. Nous utilisons donc les fonctions RIGHT, LEFT et MID de la manière suivante :
=DATE(RIGHT(C5,4),LEFT(C5,2),MID(C5,4,2))L'utilisation de la fonction DATE peut sembler tout autant de travail que de retaper le texte en tant que dates. Mais il est fort probable que le même format ait été utilisé dans votre classeur si une personne y a travaillé.
Dans ce cas, vous pouvez copier et coller la fonction et les références de cellule s'adapteront aux cellules correctes. Si ce n'est pas le cas, entrez simplement les références de cellule correctes. Vous pouvez mettre en surbrillance une référence de cellule dans une fonction, puis sélectionner la cellule dans laquelle vous souhaitez saisir cette référence.
Combiner le texte de plusieurs cellules
Si vous avez une grande quantité de données sur une feuille de calcul et que vous devez combiner le texte de plusieurs cellules, il existe un moyen simple de le faire. Vous n'avez pas à retaper tout ce texte.
Par exemple, nous avons une feuille de calcul contenant les noms des employés et leurs coordonnées, comme indiqué ci-dessous. Nous voulons séparer le Prénom et Nom de famille puis les combiner en un Nom et prénom colonne. Nous pouvons également créer un Adresse e-mail automatiquement en combinant le prénom et le nom.
Pour ce faire, nous utilisons le Fonction CONCATENER . « concaténer » signifie simplement « s'associer » ou « s'unir ». Cette fonction vous permet de combiner du texte de différentes cellules dans une seule cellule. Vous pouvez également ajouter n'importe quel autre texte au texte d'autres cellules.
Pour combiner le Nom de famille et Prénom dans une rangée dans le Nom et prénom colonne, nous utilisons la fonction CONCATENATE de la manière suivante :
=CONCATENATE(B2,' ',A2)Donnez à la fonction CONCATENATE le texte à combiner dans l'ordre dans lequel vous voulez qu'il soit assemblé. Nous avons donc donné à la fonction la Prénom (B2), un espace entre guillemets (' '), puis le Nom de famille (A2).
Nous pouvons également construire l'adresse e-mail de la même manière. Nous utilisons le Prénom (B2), le Nom de famille (A2), puis le reste de l'adresse e-mail (@email.com) entre guillemets.
=CONCATENATE(B2,A2,'@email.com')Mettez toujours un texte spécifique entre guillemets, mais ne mettez pas de guillemets autour des références de cellules.
Séparer le texte en plusieurs cellules
Avez-vous des cellules avec un contenu de format mixte que vous souhaitez séparer ? Par exemple, si vous avez une cellule contenant « 14 sandwichs à la dinde », vous pouvez la séparer entre le nombre (14) et le texte (sandwiches à la dinde). De cette façon, vous pouvez utiliser le nombre dans les fonctions et les formules.
Pour obtenir le nombre de « 14 sandwichs à la dinde », nous utilisons la fonction de chaîne GAUCHE.
=LEFT(B2,SEARCH(' ',B2, 1))Tout d'abord, nous donnons à la fonction la référence de cellule pour le texte dont nous voulons extraire le nombre (B2). Ensuite, nous utilisons la fonction SEARCH pour trouver le premier espace après le premier caractère de la chaîne.
Pour extraire le texte de '14 sandwichs à la dinde', nous utilisons la fonction de chaîne RIGHT.
=RIGHT(B2,LEN(B2)-SEARCH(' ', B2, 1))Tout d'abord, nous donnons à la fonction RIGHT la référence de cellule à partir de laquelle nous voulons extraire le texte (B2). Ensuite, nous utilisons les fonctions LEN et SEARCH pour déterminer le nombre de caractères à partir de la droite que nous voulons obtenir. Nous soustrayons le nombre de caractères du premier espace après le premier caractère de la chaîne à la fin de la chaîne de la longueur totale de la chaîne.
Obtenez plus de détails sur la séparation du texte en plusieurs cellules dans notre article sur extraire du texte ou des nombres à partir de cellules de format mixte.
En savoir plus sur l'utilisation des fonctions de texte dans Excel
Parfois, la feuille de calcul sur laquelle vous travaillez contiendra trop de texte. Ceux-ci vous aideront à le simplifier.
Vous pouvez trouver plus de détails sur les fonctions dont nous avons discuté ici dans notre article sur les opérations de texte , ainsi que des informations sur certaines fonctions connexes supplémentaires que nous n'avons pas mentionnées ici.
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Lori Kaufman est une rédactrice technique indépendante vivant dans la région de Sacramento, en Californie. C'est une geek des gadgets et de la technologie qui adore écrire des articles pratiques sur un large éventail de sujets. Lori aime aussi lire les romans policiers, le point de croix, le théâtre musical et Doctor Who. Connectez-vous avec Lori sur LinkedIn .
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