Microsoft Office 2010 : Trucs et astuces ultimes

Microsoft Office 2010 : Trucs et astuces ultimes
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Apprenez à tirer le meilleur parti de la dernière version de Microsoft Office avec notre dernier guide gratuit pour Office 2010. Il comprend de nombreuses améliorations par rapport à Office 2007. Cependant, comme pour toutes les versions d'Office, ces améliorations sont loin d'être évidentes pour l'utilisateur moyen.





Entrez dans Office 2010 : Trucs et astuces ultimes. Ce manuel, rédigé par l'auteur Matt Smith, souligne toutes les meilleures nouvelles fonctionnalités de la dernière suite bureautique de Microsoft et les explique toutes dans un seul guide pratique. Dans la plupart des programmes, il n'est pas difficile de trouver toutes les fonctionnalités, mais Microsoft Office 2010 est si vaste que même les utilisateurs chevronnés constateront souvent qu'ils ne sont pas experts dans la moitié des capacités offertes par le logiciel.



Il y a beaucoup à apprendre ici, alors jetez-y un œil !





Table des matières

§1. Introduction

§2–Explorer les coulisses



§3–Parole !

§4 – Excel



§5–Mise sous tension Powerpoint

§6–Rechercher Outlook



§7. Conclusion

1. Introduction

1.1 Bienvenue dans Office 2010

Il y a peu de noms dans les logiciels PC plus emblématiques que Microsoft Office . Le mot lui-même est générique, mais la popularité de la suite de productivité de Microsoft l'a rendu instantanément reconnaissable dans le contexte des ordinateurs. Il va au-delà des limites du geekdom et dans le lexique des guerriers de tous les jours, qui utilisent constamment le logiciel pour tout, de la composition d'e-mails aux présentations d'entreprise.

La dernière version d'Office de Microsoft, Office 2007, était un gros problème. Il s'agissait d'une refonte presque aussi importante que celle de Windows Vista par rapport à Windows XP. Alors qu'Office 2007 a de nombreux détracteurs - tout changement majeur apporté à un programme populaire et bien établi est voué à entraîner une certaine agonie - la révision a été en grande partie réussie. Microsoft a déployé une nouvelle interface utilisateur majeure, connue sous le nom de Ruban, sans douleurs de croissance excessives.

Office 2010 est, par comparaison, une mise à jour mineure. Cela ne veut pas dire qu'il n'inclut pas de nouvelles fonctionnalités, dont certaines sont incroyablement utiles, mais l'interface est en grande partie la même. Les utilisateurs d'Office antérieurs à Office 2007 ont eu une certaine courbe d'apprentissage associée à la réappropriation du logiciel, mais toute personne à l'aise avec Office 2007 ne devrait avoir aucun problème avec 2010.

1.2 Conseils - Entrant !

Étant donné qu'Office 2010 ne change pas autant qu'Office 2007, il n'y a pas autant d'instructions aux utilisateurs sur la façon d'utiliser le nouveau logiciel. Les utilisateurs qui viennent de 2003 devront encore se familiariser avec l'interface Ribbon, mais franchement, la plupart des conseils généraux liés à la version 2007 vous aideront toujours (mais les détails, bien sûr, ont changé).

Au lieu de cela, Office 2010 a de nombreuses améliorations. Ce guide se concentrera sur l'enseignement aux utilisateurs d'Office 2010 comment tirer le meilleur parti du programme et utiliser toutes les fonctionnalités proposées. Dans la plupart des programmes, il n'est pas difficile de trouver toutes les fonctionnalités, mais Office 2010 est si vaste que même les utilisateurs chevronnés constateront souvent qu'ils ne sont pas experts dans la moitié des fonctionnalités offertes par le logiciel.

Les conseils que vous trouverez ici devraient être utiles à la plupart des personnes qui utilisent régulièrement Office 2010. Mon objectif n'était pas d'opter pour des hacks obscurs, mais plutôt de présenter des informations utiles qui ne sont pas communément connues. Espérons que cela vous rendra plus productif, ou au moins vous donnera les outils nécessaires pour gérer votre travail avec plus de rapidité et moins de stress.

prendre une photo d'une vidéo

1.3 Compatibilité descendante

Les conseils que je présente dans ce guide sont purement du point de vue d'Office 2010. Cela ne veut pas dire que certains d'entre eux ne seront pas partiellement ou entièrement applicables à Office 2007, mais de nombreux conseils se concentrent sur les nouvelles fonctionnalités qui ont été ajoutés dans Microsoft Office 2010.

Les fans de Mac qui utilisent Microsoft Office pour Mac 2008 - ce qui inclut probablement la plupart des personnes qui lisent ceci sur un ordinateur Apple - trouveront très peu d'informations utiles dans ce guide. Microsoft Office pour Mac 2008 n'a même pas utilisé l'interface ruban, il existe donc de nombreuses différences. Vous êtes plus susceptible de trouver des fonctionnalités similaires dans Microsoft Office pour Mac 2011 récemment publié ; cependant, les raccourcis clavier et la disposition des menus peuvent être différents dans de nombreuses situations.

2. Explorer les coulisses

Le plus grand changement apporté à l'interface d'Office 2010 est l'introduction de Backstage. Fini le menu Fichier, et fini le bouton Office d'Office 2007. Vous trouverez maintenant un onglet Fichier. Mais lorsque vous cliquez dessus, vous n'ouvrirez plus de menu, mais ouvrirez plutôt une toute nouvelle partie de l'interface.

Malgré le nouvel élément d'interface, la plupart des tâches accomplies dans Backstage sont complètement banales. Vous pouvez ouvrir, enregistrer et imprimer des fichiers, explorer des documents récents et ouvrir de nouveaux documents. Bâiller!

Il y a, cependant, quelques fonctionnalités intéressantes à trouver si vous creusez plus profondément dans Backstage. Vous avez juste besoin d'aller les chercher.

2.1 Personnalisation du ruban

Le ruban Microsoft Office ne va nulle part – du moins, pas avant que Microsoft ne décide de réorganiser à nouveau Office, ce qui n'arrivera probablement pas avant la fin de cette décennie.

Ne prenez pas cela pour signifier que ce qui vous est présenté la première fois que vous ouvrez Microsoft Office est gravé dans la pierre. Il est possible de tromper l'interface d'Office 2010 de plusieurs manières, bien que la méthode pour le faire ne soit pas évidente lorsque vous utilisez le logiciel. Changer l'interface nécessite que vous alliez dans les coulisses et ouvriez le menu Options, puis naviguez jusqu'à Personnaliser le ruban.

L'interface du ruban est, par défaut, assez occupée. Cependant, il ne représente en réalité pas la grande majorité des commandes potentielles disponibles dans un logiciel Office en particulier. Le but de l'interface du ruban était de réduire l'encombrement, ce qui signifiait se débarrasser des arborescences de menus profondes et se débarrasser des boutons de commande pour les fonctions qui étaient rarement utilisées.

Bien sûr, rarement utilisé n'est pas le même que jamais utilisé. Ces commandes sont toujours là et vous pouvez les trouver dans les commandes, pas dans la section Ruban.

Disons, par exemple, que je voulais avoir un accès rapide au menu Bordures et Ombrage, et je veux ajouter ce bouton dans l'onglet Insertion. Je ne peux ajouter de commandes à aucun des groupes par défaut. Pour ce faire, je dois mettre en surbrillance l'onglet Insertion, puis cliquer sur Nouveau groupe. Une fois que j'ai créé un groupe personnalisé, je peux alors mettre en surbrillance ce groupe et apporter la commande Bordures et ombrage. Presto! Maintenant, les bordures et les trames apparaissent dans mon onglet Insertion.

Ce n'est que le début. Vous pouvez également créer de nouveaux onglets, donc si vous le souhaitez, vous pouvez créer un onglet entier rempli de groupes personnalisés avec des commandes personnalisées. Bien que je ne sois pas assez accro à l'interface pour vouloir faire cela, les outils sont à votre disposition si c'est ce que vous souhaitez faire.

2.2 Collaborer dans les coulisses

La commande Enregistrer trouvée dans les versions précédentes d'Office a maintenant été remplacée par une section Backstage appelée Enregistrer et envoyer. Vous pouvez bien entendu l'utiliser pour sauvegarder vos documents. Mais c'est aussi là que les nombreuses fonctionnalités de collaboration d'Office entrent en jeu.

Il existe plusieurs façons de partager des documents (en plus du courrier électronique, évidemment). L'option Enregistrer sur le Web enregistrera vos documents sur votre compte Windows Live Skydrive. Il s'agit d'un compte gratuit qui peut être utilisé pour stocker des documents et les partager avec d'autres. Skydrive utilise une interface Web et est accessible sur skydrive.live.com.

Depuis Skydrive, vous pouvez partager des documents avec vos amis, votre famille et vos collègues en envoyant un lien ou en les ajoutant aux autorisations de fichier (via leur adresse e-mail). Si vous donnez votre autorisation, d'autres peuvent modifier ces documents, créant ainsi un document Microsoft Office véritablement collaboratif sans avoir besoin d'un serveur Sharepoint - bien que Sharepoint fasse toujours partie de l'écosystème Office et soit en fait accessible directement sous Enregistrer sur le Web.

2.3 Réparez ces blocs de fichiers ennuyeux

C'est triste, mais vrai : les améliorations de la sécurité vont de pair avec la gêne. L'ajout de plus d'obstacles aux logiciels malveillants entraîne malheureusement plus d'obstacles pour les utilisateurs. Je serais parfaitement heureux de ne pas utiliser de pare-feu et d'antivirus si les logiciels malveillants n'existaient pas. Mais c'est le cas, je dois donc m'occuper d'ajouter ces logiciels supplémentaires à mon système.

Office 2010 a ses propres améliorations de sécurité et ses propres désagréments correspondants, dont le plus important concerne la confiance des fichiers. De nombreux types de fichiers plus anciens de Microsoft ont été disséqués par des pirates au fil des ans et des failles de sécurité ont été découvertes. Des logiciels malveillants tels que virus de macro , qui se cachent dans les macros des feuilles de calcul Excel, se superposent à des documents Office apparemment légitimes comme moyen de diffusion.

Par défaut, Office 2010 bloque certains types de documents. Ils s'ouvriront, mais uniquement en mode protégé, ce qui signifie qu'ils ne peuvent pas être modifiés. Pour modifier ce comportement, vous pouvez ouvrir les options dans la zone Backstage, puis accéder au centre de confiance, puis ouvrir les options du centre de confiance. Enfin, ouvrez les paramètres de blocage de fichiers. Vous trouverez un certain nombre de types de fichiers et de cases à cocher qui peuvent être sélectionnés pour activer ou désactiver la gestion de ces fichiers en mode protégé.

Pendant que vous y êtes, vous pouvez également consulter le menu Mode protégé, qui détermine comment le mode protégé gère les fichiers de certaines origines, tels que ceux téléchargés sur Internet. N'oubliez pas que même si la désactivation de la vue protégée peut être plus pratique, elle peut vous exposer à certaines menaces de logiciels malveillants. Microsoft n'a pas mis la fonctionnalité dans Office parce que ses programmeurs avaient trop de temps libre !

3. Parole !

Microsoft Word fait sans aucun doute partie des logiciels les plus utilisés sur la planète. C'est le traitement de texte par excellence pour les entreprises, les écoles, les gouvernements et la plupart des utilisateurs à domicile. Vous ne penseriez pas qu'un traitement de texte puisse être complexe, mais il existe en fait de nombreuses façons de manipuler un document, et Word est passé au fil des ans d'un outil assez simple à un programme complet qui peut être utilisé pour créer du matériel astucieux. comme le guide .PDF que vous lisez en ce moment.

Je pensais que je savais tout ce qu'il y avait à savoir sur Word lorsque j'ai commencé à rédiger ce guide, mais il s'est avéré que je me trompais. J'utilise principalement Word pour écrire, mais le logiciel ne se limite pas à cela.

3.1 Accélérer les tâches répétitives

Les documents Word ne sont pas toujours uniques - en fait, je parierais que la plupart du contenu créé avec Word est en quelque sorte une répétition de contenu qui a déjà été créé auparavant. Cela peut sembler étrange, mais réfléchissez-y. Les entreprises utilisent constamment Word et publient de nombreux documents contenant des informations répétitives telles que l'adresse de l'entreprise, les noms des employés, etc.

Si vous êtes dans une situation comme celle-ci, vous pouvez vous faciliter la vie en créant une partie rapide. Sélectionnez le texte ou le contenu que vous prévoyez d'utiliser fréquemment, puis accédez à l'onglet Insertion. Recherchez le bouton Quick Parts et cliquez dessus pour appeler un menu déroulant.

Maintenant, cliquez sur Enregistrer la sélection dans la galerie de pièces rapides. Une fenêtre s'ouvrira vous invitant à saisir le nom de la partie rapide. Vous voudrez peut-être créer une nouvelle catégorie pour cela si vous avez l'intention d'avoir de nombreuses parties rapides différentes, mais vous ne devriez pas avoir beaucoup de raisons de modifier les catégories Enregistrer dans et Options.

Maintenant que vous avez créé une partie rapide, vous pouvez la saisir en cliquant sur le bouton Parties rapides, puis en la sélectionnant dans le menu déroulant. Faire cela pour des informations courantes, telles qu'une adresse professionnelle, peut économiser beaucoup de temps et d'efforts.

3.2 Apprendre à utiliser les blocs de construction - Suite

La partie rapide que vous avez créée fait partie d'une catégorie plus large d'outils Microsoft Word connus sous le nom de blocs de construction. Un Building Block est tout type de contenu enregistré qui n'est pas un document, mais plutôt une partie d'un document - et il n'est pas enregistré seul, mais dans l'interface Word. Une fois enregistré, vous pouvez à nouveau faire appel à ce Building Block. De cette façon, vous pouvez utiliser des éléments de conception très complexes dans de nombreux documents sans perdre de temps à essayer de les formater correctement.

Nous avons déjà expliqué comment créer un Quick Part, qui est un type de Building Block, mais ce n'est pas le seul. Vous pouvez appliquer des blocs de construction aux en-têtes et pieds de page, après quoi ils peuvent être sélectionnés et ajoutés automatiquement à une ou à toutes les pages d'un document.

Par exemple, disons que je souhaite créer un en-tête pour mon entreprise. Je tape ce qui suit.

À vous tous, documentez les ninjas - je n'ai pas dit que c'était un BON en-tête. C'est juste un en-tête à titre d'exemple, bien sûr !

En tant que chef de la publicité pour Acme Services, je souhaite enregistrer cet en-tête afin de pouvoir l'utiliser à l'avenir. Ce n'est pas un problème. Je viens de sélectionner, cliquez sur le bouton En-tête dans l'onglet Insertion pour appeler le menu déroulant, puis cliquez sur Enregistrer la sélection dans la galerie d'en-tête. Tout comme avec la partie rapide créée dans l'exemple précédent, mon en-tête personnalisé apparaît désormais chaque fois que je clique sur le bouton En-tête.

Si vous pensez que le processus de création d'un pied de page personnalisé est le même, félicitez-vous. C'est très certainement le cas ! Il existe également deux autres boutons sur l'onglet Insertion qui offrent la même fonctionnalité ; le bouton Équation et le bouton Page de garde.

Bien sûr, au fur et à mesure que vous vous familiariserez avec les Building Blocks et commencerez à les utiliser plus fréquemment, vous devrez peut-être réorganiser, supprimer ou modifier certains des Building Blocks dont vous disposez. Vous pouvez accéder à l'organisateur de blocs de construction en cliquant sur Quick Parts, puis en cliquant sur la sélection de menu de l'organisateur de blocs de construction. Ou, si vous le souhaitez, vous pouvez utiliser les instructions de la section Chapitre 2 Personnalisation du ruban pour ajouter l'organisateur de blocs de construction en tant que bouton à votre onglet Insertion.

L'organisateur lui-même est extrêmement basique, je vais donc l'expliquer rapidement. La fenêtre de l'organisateur se compose d'une liste de Building Blocks sur la gauche et d'un volet d'aperçu sur la droite. Le bouton Modifier les propriétés affichera le menu que vous avez utilisé pour ajouter le bloc de construction afin que vous puissiez modifier la catégorie, etc. Comme vous pouvez vous y attendre, le bouton Insérer place le Building Block dans votre document et le bouton Supprimer fait disparaître le Building Block de votre vue !

La recherche de documents a toujours fait partie d'Office, mais elle n'a pas toujours été facile à utiliser. Auparavant, c'était son propre menu qui s'ouvrait et vous demandait de taper ce que vous cherchiez. Ensuite, vous parcourez le document, une instance du mot ou de la phrase à la fois. Cela a fonctionné, mais c'était lent et déroutant.

Microsoft a amélioré Office 2010 et modélisé la fonction de recherche pour qu'elle ressemble davantage à un moteur de recherche en ligne. Cela veut dire contexte. Lorsque vous ouvrez la recherche (le raccourci est toujours Ctrl-F), une barre latérale se développe sur le côté gauche de l'écran et vous pouvez saisir ce que vous recherchez. Cependant, vous disposez maintenant d'un court extrait de texte de votre document, qui fournit un contexte pour ce que vous essayez de trouver. Lorsque vous avez localisé ce que vous cherchiez, vous pouvez cliquer sur l'aperçu correspondant dans la barre latérale pour y accéder directement.

Cette nouvelle fonction de recherche est beaucoup plus rapide que ce qui était proposé auparavant, mais vous pouvez toujours accéder à l'ancien menu en cliquant sur la flèche à côté de la loupe de recherche. Cela présentera un menu déroulant qui comprend Recherche avancée et Rechercher et remplacer, qui ouvrent tous deux un menu similaire à l'ancienne fonction de recherche. Vous pouvez également accéder directement à une page spécifique ou à un autre élément de document à l'aide de la fonction Atteindre. Enfin, vous pouvez rechercher des graphiques, des tableaux et des équations en sélectionnant ces options dans le menu déroulant.

3.4 Compatibilité .Doc et .Docx

Avant de passer à Excel, je voulais ajouter une brève note sur la différence entre .doc, l'ancien format de document de Microsoft, et .docx, le nouveau format. Microsoft est passé à .docx dans Office 2007, mais le changement était important et cause toujours une certaine confusion aux utilisateurs lorsqu'ils proviennent d'anciennes versions de Microsoft Office.

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Le nouveau format .docx est désormais la norme pour Microsoft Word. Toutes les versions de Microsoft Word après Office 2007 utiliseront ce format. Cependant, toutes les variantes antérieures de Microsoft Word ne peuvent pas ouvrir .docx.

Vous pouvez résoudre ce problème en téléchargeant un pack de compatibilité Office. Cependant, vous perdrez certaines des fonctionnalités disponibles dans Office 2007 ci-dessus. Par exemple, le texte de la bibliographie et des citations est converti en texte statique standard. Une liste complète des fonctionnalités perdues lors de l'ouverture d'un fichier .docx dans une ancienne version de Word est disponible auprès de Microsoft .

4. Exceller

Excel est l'outil préféré des organisateurs et des calculateurs de chiffres depuis plus de deux décennies. Microsoft a progressivement ajouté de nouvelles fonctions au fil du temps, mais ne s'est pas reposé ou n'a pas réussi à suivre le rythme de ses concurrents. Microsoft Excel est toujours le premier ministre ; en effet, il y a peu de concurrents qui sont aussi capables à distance.

4.1 Présentation des données en un coup d'œil avec Sparklines

L'une des nouvelles fonctionnalités intéressantes ajoutées dans Excel 2010 est Sparklines. Si vous êtes comme moi et que vous ne faites pas attention aux noms des graphiques et autres informations de ce type, vous n'avez peut-être pas entendu parler de Sparklines - mais vous les avez probablement rencontrés dans un journal ou sur un site Web.

Un Sparkline est un petit graphique à haute densité destiné à présenter une forme condensée d'informations. Contrairement à un graphique complet, qui a généralement un axe X et Y visible, les Sparklines sont seules. Ils ne fournissent pas autant de détails qu'un graphique normal, mais comme il n'y a pas d'axe X et Y ou d'autres bagages, vous pouvez facilement insérer des Sparklines dans de petits espaces - comme une cellule sur une feuille de calcul Microsoft Excel - facilement. Les graphiques sparkline sont plus rapides et plus petits qu'un graphique complet et souvent tout aussi utiles.

Il existe trois types différents de Sparklines ; ligne, colonne et gain/perte. Les deux premiers sont probablement familiers à tous ceux qui ont utilisé des graphiques même quelques fois auparavant. Le graphique linéaire fait un graphique de chaque point de données, puis dessine des lignes entre eux, bien sûr, et le graphique à colonnes fait de chaque point de données une colonne de taille appropriée. L'option gagnant/perte est un peu différente, cependant ; il présente les informations sous la forme d'une boîte binaire ascendante ou descendante.

Les sparklines sont simples à insérer. Il vous suffit de cliquer sur le bouton Sparklines approprié dans l'onglet d'insertion, puis de sélectionner les données que vous souhaitez représenter graphiquement. Tout le reste est géré automatiquement pour vous. Vous pouvez cliquer sur Sparkline et sélectionner l'onglet Outils Sparkline pour effectuer quelques ajustements. Par exemple, les graphiques linéaires sont lisses par défaut, mais vous pouvez cocher la case Marqueurs pour ajouter une case carrée pour représenter chaque point de données. Vous pouvez également modifier les couleurs du graphique. Un exemple populaire est l'utilisation d'une couleur verte pour mettre en évidence les données les plus positives sur un graphique et d'une couleur rouge pour indiquer les plus négatives.

4.2 Les groupes gagnent du temps

Les feuilles de calcul Excel commencent généralement petit, mais elles peuvent devenir de vrais monstres. Faire un budget personnel semble assez simple ; mais si vous finissez par détailler tout ce que vous achetez, réconcilier tous vos livres avec précision et faire des graphiques pour visualiser le taux de remboursement de la dette, le tout peut devenir étonnamment complexe. Et ce n'est qu'une personne. Les organisations peuvent se retrouver avec des feuilles de calcul avec des dizaines ou des centaines de pages.

La gestion d'une feuille de calcul tentaculaire est difficile, mais un moyen de gagner du temps consiste à regrouper les feuilles. Le regroupement vous permet de reproduire automatiquement la mise en forme sur une page d'une feuille de calcul sur toutes les autres pages. Par exemple, disons que je souhaite gérer un budget mensuel sur une année. Je pourrais faire une feuille de calcul avec douze pages, puis les regrouper pour reproduire la mise en forme. Je n'aurais qu'à formater une page à formater chaque mois pendant toute l'année.

Il existe deux manières de modifier les pages en groupe. Si vous souhaitez modifier chaque page que vous avez ouverte, vous pouvez cliquer avec le bouton droit sur n'importe quel onglet Feuille, puis cliquer sur Sélectionner toutes les pages. Tous les onglets de page doivent être surlignés en blanc pour indiquer qu'ils sont modifiés ensemble. Alternativement, vous pouvez choisir des feuilles sélectionnées en cliquant dessus tout en appuyant sur le bouton du clavier Ctrl. Dans les deux cas, vous devriez voir le texte [Groupe] apparaître maintenant dans le nom de la feuille dans la barre de titre.

5. Mettez Powerpoint sous tension

Microsoft Powerpoint est à la fois une bénédiction et une malédiction pour les employés de bureau du monde entier. D'une part, c'est un excellent moyen de créer des présentations qui peuvent être utilisées à côté d'un discours ou lors d'une réunion. D'un autre côté, c'est l'arme principale du fromage de bureau, en partie grâce à la surutilisation de cliparts génériques pixelisés.

Les gens de Redmond ne sont pas complètement ivres de leur propre kool-aid, cependant, et ils ont travaillé dur pour faire de Powerpoint un outil de présentation plus moderne et plus fluide. C'est pourquoi la majeure partie de ce chapitre se concentre sur les fonctionnalités de Powerpoint 2010 telles que les vidéos et les animations. Vous voulez perdre le fromage ? Commencez à lire !

5.1 Le nouvel onglet Transitions

Les animations PowerPoint étaient autrefois assez terribles, mais elles deviennent de plus en plus sophistiquées. Ils sont une partie si importante de Powerpoint 2010, en fait, qu'il y a maintenant deux onglets entièrement consacrés aux animations. Le premier dont nous allons parler est celui des transitions. Dans Office 2007, ces fonctions ont été placées ensemble dans l'onglet animations, mais maintenant qu'elles sont séparées, il y a plus de détails fournis pour chaque fonction.

Les transitions dans Powerpoint fonctionnent de la même manière que dans un éditeur vidéo comme iMovie ou Windows Live Movie Maker. Lorsque vous ouvrez l'onglet, vous trouverez une galerie de transitions avec une grande variété d'options. Vous pouvez également ajuster la durée des transitions ; les sons (le cas échéant) utilisés à côté de la transition, et appliquez les transitions à toutes les diapositives à la fois. Les transitions sont sélectionnées simplement en cliquant dessus. Vous n'avez pas besoin de cliquer sur OK, ou de les configurer, ou quoi que ce soit - cliquez une fois et vous avez terminé.

5.2 Application rapide et réplication des animations

L'onglet Animations est un peu plus profond dans Office 2010, et bien que cet onglet existait dans Office 2007, c'est en fait l'onglet avec le contenu le plus récent. Maintenant que les transitions ont leur propre onglet, séparé des animations, de nombreuses nouveautés sont incluses. Par exemple, des animations telles que Motion Paths sont désormais conservées dans une galerie et sont beaucoup plus faciles à utiliser qu'auparavant.

Cela dit, les meilleures nouvelles fonctionnalités liées aux animations sont également parmi les moins évidentes, et ne sont pas de nouvelles façons d'ajouter des animations mais plutôt de nouvelles façons de les manipuler et de les reproduire facilement. Prenons l'exemple d'Animation Painter. Cet outil, situé à droite de la galerie d'onglets d'animation, permet de copier rapidement une animation sur plusieurs objets. Tout d'abord, vous cliquez sur un objet qui a reçu une animation. Ensuite, cliquez sur Animation Painter. Le prochain objet sur lequel vous cliquerez dans votre PowerPoint recevra la même animation. Vous pouvez ensuite cliquer à nouveau sur Animation Painter et le faire pour un autre objet, et ainsi de suite. De cette façon, vous pouvez facilement appliquer une animation à plusieurs objets.

Le volet d'animation est également incroyablement utile. Situé au-dessus de l'option Animation Painter, le volet Animation vous permet de modifier la façon dont les animations sont lues dans votre présentation. Lorsque vous cliquez sur une diapositive avec des animations, les animations apparaîtront dans l'ordre dans lequel elles s'afficheront. Vous pouvez les réorganiser par glisser-déposer. Mais ils n'ont pas du tout à jouer dans l'ordre ; si vous faites un clic droit sur une animation dans le volet Animation, vous aurez la possibilité de jouer l'animation à côté de l'animation qui vient avant ou après. Des ajustements précis de la synchronisation peuvent être effectués en faisant glisser les rectangles qui se trouvent à côté du texte de chaque animation - cela change lorsque l'animation commence à jouer et à quelle vitesse elle joue.

5.3 Aller au-delà de l'animation avec la vidéo

D'accord, les animations sont très bien et dandy. Vous pouvez les utiliser pour ajouter une touche supplémentaire à un document, ou à des fins plus pratiques, comme garder certaines informations hors de l'écran jusqu'à ce que vous les vouliez, auquel cas vous les lancez avec une belle animation. Cependant, les animations sont limitées ; vous devez utiliser ce que Powerpoint vous offre ou devenir VRAIMENT créatif avec des images fixes. Ne serait-il pas plus simple d'ajouter une vidéo ?

La réponse était bonne, pas vraiment à cause de la mauvaise implémentation des objets vidéo par Powerpoint. 2010 a cependant changé les choses. Vous pouvez désormais facilement intégrer des vidéos à partir de fichiers locaux et en ligne, et vous avez accès à une grande variété d'options d'édition.

Tout d'abord, vous trouverez le bouton Vidéo à l'extrême droite de l'onglet Insertion. Vous pouvez cliquer dessus pour aller directement à l'ajout d'un fichier local, ou vous pouvez cliquer sur la flèche en dessous pour des options supplémentaires, telles que l'ajout d'un fichier à partir d'un site Web.

Une fois que vous avez ajouté une vidéo, elle apparaîtra dans la diapositive avec un petit lecteur à côté du bouton, avec lequel vous pouvez mettre en pause ou lire la vidéo. Par défaut, vous devrez cliquer pour démarrer la vidéo lorsque la diapositive apparaît, mais vous vous souvenez du volet d'animation ? Eh bien, il est de retour et peut être utilisé pour modifier le timing des vidéos afin qu'elles soient lues au début d'une diapositive ou à côté d'autres objets.

Vous trouverez plus d'options si vous faites un clic droit sur une vidéo, puis cliquez sur Découper la vidéo. Cela ouvrira un petit menu d'édition qui vous permettra d'ajuster la longueur de la vidéo et de couper les parties qui ne sont pas nécessaires. Vous pouvez également modifier la vidéo à l'aide de l'option Formater la vidéo. Cela vous permet d'ajuster la luminosité, de recadrer la vidéo et d'apporter d'autres modifications.

5.4 Diffusion en direct

Donc Powerpoint 2010 ne traite plus les vidéos comme si elles avaient été faites en 1999. C'est bien, mais peut-être que vous êtes juste parti en train de bien réfléchir, il était temps. Si c'est le cas, ne vous inquiétez pas. Ils sont allés encore plus loin et ont ajouté une fonctionnalité impressionnante qui est assez moderne; diffusion. Cette fonctionnalité vous permet de montrer votre Powerpoint à d'autres sur Internet.

Pour accéder à cette nouvelle fonctionnalité, cliquez sur l'onglet Diaporama, puis sur l'option Diffuser le diaporama. Une fenêtre pour le service de diffusion PowerPoint s'ouvrira. Pour l'utiliser, vous avez besoin d'un identifiant Windows Live ID - comme d'autres fonctionnalités, telles que le partage de fichiers SkyDrive dont nous avons parlé au chapitre 2. Après avoir entré votre identifiant Windows Live ID, vous recevrez un lien. Toute personne disposant du lien peut voir le diaporama.

Étonnamment simple, n'est-ce pas? Vous pouvez même mettre le lien dans votre propre navigateur si vous souhaitez une démonstration.

6. À la recherche d'Outlook

Bien que Microsoft ait largement mis à jour Windows 2007, un domaine qui n'a notamment pas reçu la majeure partie des mises à jour - comme l'interface Ruban - était Microsoft Outlook. Contrairement à ses frères, Outlook a conservé la conception à l'ancienne de l'arbre de menu. Bien que tout le monde ne soit pas mécontent de cela, cela a laissé le programme se sentir comme un homme étrange.

Office 2010 résout ce problème et le met à jour pour l'aligner sur le reste de la suite Office. Vous allez maintenant utiliser l'interface du ruban comme vous le feriez dans n'importe quel autre programme Office. C'est loin d'être la fin de la révision d'Outlook - il y a une foule de nouvelles fonctionnalités qui méritent d'être explorées.

6.1 Rassemblements sociaux

Microsoft est souvent considéré comme une entreprise lourde et démodée, ce qui explique probablement pourquoi Microsoft s'efforce d'ajouter des fonctionnalités de réseautage social à la plupart des nouveaux produits. Outlook n'est pas différent, et la révision 2010 contient une fonctionnalité appelée Social Connector. Le travail de Social Connector consiste à importer des contacts de réseaux sociaux dans Outlook afin que vous disposiez de ces informations lorsque vous envoyez des e-mails.

Office 2010 prend en charge quatre réseaux sociaux différents : Facebook, LinkedIn, MySpace et Windows Live Messenger. La connectivité n'est pas installée par défaut, vous devez donc vous rendre dans le fichier . Heureusement, le programme d'installation ne dépasse pas 12 mégaoctets, il s'agit donc d'un téléchargement rapide.

Une fois que vous avez exécuté le fournisseur de connecteur social pour votre réseau social préféré, accédez au volet Personnes dans l'onglet Affichage, puis cliquez sur Paramètres du compte. Une fenêtre apparaîtra montrant tous les connecteurs que vous avez téléchargés et installés ; si vous n'avez pas visité le site Web ci-dessus et installé le logiciel, vous ne verrez que l'option Mon site. En cliquant sur la case à côté d'un réseau social particulier, un écran de connexion s'affichera.

Une fois que vous avez fait cela, les informations sur un contact apparaîtront sous le volet de lecture. Cela peut être minimisé par défaut, alors cliquez sur un e-mail pour l'ouvrir en lecture, puis recherchez la petite liste de contacts, séparée par une barre blanche mobile, en bas.

Cette fonctionnalité extrait des informations sur n'importe qui. Bien sûr, si vous leur parlez régulièrement par e-mail, vous pouvez les ajouter en tant qu'ami, ce que vous pouvez faire en cliquant sur le petit symbole plus vert.

6.2 Suivre les conversations

L'idée de la conversation par e-mail est probablement l'une des avancées les plus significatives de l'e-mail au cours des cinq dernières années ; Les utilisateurs de Gmail ne savent pas comment s'en passer. Il est logique que les e-mails qui font partie de la même chaîne de réponses soient regroupés afin qu'ils soient tous facilement visibles à la fois, mais pendant la majeure partie de la vie des e-mails, ce n'est pas ainsi que cela fonctionnait.

Office 2007 manquait notamment de cette fonctionnalité, et comme Office est principalement mis à jour par grands sauts plutôt que par petits correctifs, les utilisateurs d'Outlook ont ​​dû attendre Office 2010 pour cela. Mais maintenant vous l'avez, et bien que la fonctionnalité puisse être en retard, elle compense cela en étant une interprétation particulièrement bonne de l'idée.

La fonction de conversation n'est en fait pas activée par défaut, mais peut facilement être activée en accédant à l'onglet Affichage et en cliquant sur la case à cocher en regard de Afficher en tant que conversations.

Après avoir activé les conversations, vous avez quelques choix que vous pouvez faire, qui sont activés à l'aide du bouton Paramètres de conversation. La seule option sélectionnée par défaut est Afficher les messages d'autres dossiers, qui permet simplement aux conversations de s'étendre sur plusieurs dossiers. Les autres choix sont les suivants.

• Afficher les expéditeurs au-dessus de l'objet : retourne simplement les lignes de l'expéditeur et de l'objet de sorte que l'objet se trouve maintenant en bas.

• Toujours développer les conversations : convertit automatiquement une conversation en vue étendue, qui affiche toutes les personnes impliquées dans la conversation, lorsque vous cliquez dessus.

• Utiliser la vue classique en retrait : désactive les graphiques de conversation amusants qui sont censés vous montrer comment différentes personnes et messages sont liés les uns aux autres, mais ne sont parfois pas clairs.

Au chapitre 3, j'ai abordé le volet de navigation Word, qui a remplacé l'ancienne fenêtre de recherche. Cependant, Word n'est pas le seul programme Office 2010 à avoir reçu une fonction de recherche mise à jour ; Outlook en a également un, et il est encore plus détaillé.

Vous pouvez commencer la recherche en tapant dans la zone de texte discrète située au-dessus de vos aperçus de courrier électronique. Comme vous vous en doutez, taper un mot ou une phrase réduira la liste des résultats à ceux qui incluent ce que vous recherchez. La vraie magie se trouve dans l'onglet qui apparaît maintenant dans l'interface du ruban.

En utilisant l'onglet Recherche, vous pouvez affiner considérablement votre recherche. Il est possible de rechercher uniquement les e-mails d'un contact spécifique, uniquement la ligne d'objet, uniquement les e-mails avec pièces jointes, uniquement les e-mails envoyés dans un certain délai, uniquement les e-mails non lus, uniquement les e-mails catégorisés, etc. Vous pouvez également ouvrir les recherches récentes.

7. Conclusion

Les trucs et astuces trouvés dans ce guide ont été choisis pour vous aider à augmenter votre productivité avec Office 2010. Je voulais mettre de côté le charabia technique, oublier les fonctionnalités qui ne sont pas passionnantes et aller directement à ce qui est vraiment cool et à ce qui peut vraiment vous faire gagner du temps. Tout le monde ne pense pas qu'il est agréable de découvrir une suite Office, mais si vous utilisez Office aussi souvent que moi, apprendre à personnaliser l'interface ou à créer des graphiques sympas est génial - d'une manière certes ringard.

Pourtant, même ce guide ne peut pas contenir tous les trucs ou astuces Office. L'équipe de rédacteurs de MakeUseOf est toujours à la recherche de choses intéressantes à faire avec les logiciels, et nous avons une bonne quantité d'articles couvrant différents aspects d'Office 2010 et de sa suite de programmes. J'ai énuméré ci-dessous quelques-uns des articles les plus intéressants.

Guide publié : juin 2011

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A propos de l'auteur Matt Smith(567 articles publiés)

Matthew Smith est un écrivain indépendant vivant à Portland en Oregon. Il écrit et édite également pour Digital Trends.

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