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Le publipostage est comme un de ces vieux amis que vous n'avez pas appelé depuis des années. Sous-estimés et ignorés, jusqu'au jour où vous en avez cruellement besoin.
Vous ne réalisez tout simplement pas son potentiel tant qu'on ne vous a pas délégué la tâche de gérer quelques centaines d'invitations à la dernière minute. Peut-être qu'il s'agit d'un tas d'invitations à un mariage ou d'une alerte rouge à une apocalypse zombie imminente. Ou, cela pourrait être quelque chose d'anodin - comme imprimer un tas d'étiquettes d'adresse et de badges nominatifs.
Ne t'inquiète pas. Vous pouvez envoyer des e-mails de masse personnalisés avec Microsoft Outlook 2016 en quelques minutes en quelques clics. Et sauve la journée.
Quand devez-vous utiliser le publipostage ?
Avant de faire un bond en avant, le publipostage est utilisé lorsque vous souhaitez créer plusieurs documents qui sont fondamentalement les mêmes mais où chaque document contient des détails uniques. Les e-mails partagent le même format et le même texte et les mêmes graphiques, le cas échéant. Par exemple, des invitations où le texte reste le même mais le nom, l'adresse ou même les bits d'objet sont uniques pour chacun.
Fusion et publipostage - contrairement à l'envoi d'un message par e-mail à un groupe de personnes - fait de chaque destinataire du message le seul destinataire .
La meilleure utilisation que j'ai trouvée jusqu'à présent pour eux - utiliser le courrier électronique de masse comme outil de recherche d'emploi avec des détails personnalisés pour chaque employeur.
La fonctionnalité de publipostage utilise deux parties :
- Les document de constante principale (ici : Microsoft Word) où vous écrivez le corps de l'e-mail.
- Les source de données modifiable (ici : Microsoft Outlook Contacts) qui est généralement l'adresse et le nom du destinataire.
Ces deux sont « fusionnés ». Outlook faisant partie de la suite Microsoft Office, on peut utiliser cette fonctionnalité pour envoyer des e-mails en masse, chacun étant personnalisé pour un contact différent. Ce n'est pas du spam, bien que je suppose qu'entre de mauvaises mains, le publipostage peut être utilisé pour bombarder de tapis avec des e-mails non sollicités.
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Microsoft Office vous permet d'utiliser différentes sources de données pour les détails de l'adresse - par exemple, vous pouvez utiliser une feuille de calcul Excel ou même une base de données Access. Ici, vous utiliserez vos contacts Microsoft Outlook pour envoyer les e-mails.
Préparez votre pool de contacts pour le publipostage
Alors, décomposons les étapes après avoir lancé Microsoft Outlook.
1. Ouvrir Personnes pour afficher la liste de vos contacts.
Sélectionnez les contacts (CTRL + Clic) que vous souhaitez inclure dans la liste de diffusion personnalisée. Pour faciliter la gestion d'une énorme liste, utilisez le Sorte options disponibles (cliquez sur la flèche déroulante à côté de Tous ). Pour le rendre plus gérable, vous pouvez trier par catégories via la même liste déroulante.
Notez : Le publipostage ne travailler avec des listes de distribution .
2. Sélectionnez Fusion et publipostage de Ruban > Accueil > Groupe d'actions .
3. Dans l'écran Mail Merge Contacts que vous devriez voir maintenant, choisissez Seuls les contacts sélectionnés si l'e-mail personnalisé est destiné à un groupe sélectionné de contacts. Dans la section Options de fusion ci-dessous, sélectionnez les paramètres suivants.
- Type de document: Lettres types
- Aller à: E-mail
- Ligne d'objet du message : La ligne d'objet ne changera pas pour tous les e-mails.
4. Cliquez sur d'accord puis Microsoft Word se lancera pour vous permettre de composer le message personnalisé.
Rédigez le message personnalisé dans Microsoft Word
L'onglet Mailings sur le ruban est visible à l'avant et au centre. Ici, vous voudrez commencer votre e-mail de masse avec une ligne d'accueil personnalisée . Du Envois onglet dans Microsoft Word, sélectionnez Ligne de salutation .
Comme vous pouvez le voir, la boîte de dialogue a été pré-remplie au nom de M. Randall. Ceci est juste un espace réservé pour les noms de votre liste de contacts. Juste en dessous, vous pouvez consulter un aperçu des noms de votre liste. Vous pouvez personnaliser les entrées avec les options données ici.
Notez que les champs de fusion proviennent des en-têtes de colonnes de votre liste de diffusion. Donc, s'il y a une incompatibilité, utilisez Champs de correspondance pour s'assurer que la fusion reste précise. Si un champ que vous voulez indique « Pas de correspondance », sélectionnez la liste déroulante pour ce champ, puis choisissez le nom de la colonne qui correspond à cette colonne dans votre liste.
Lorsque vous cliquez d'accord et sortir d'ici, un espace réservé pour la ligne de salutation (Cher Monsieur…) est placé dans le document Word.
Rappelez-vous ceci : Vous pouvez saisir des informations supplémentaires dans le document avec des champs supplémentaires.
Cliquer sur Insérer un champ de fusion. Ces données doivent être présentes dans votre source de données d'origine qui est dans ce cas, les informations de Contacts dans Microsoft Outlook. Les exemples incluent - l'adresse du domicile, le téléphone du domicile, le titre du poste, etc. Vous pouvez voir la liste complète lorsque vous cliquez sur la petite flèche déroulante.
Formatez le message d'accueil. Pour formater la ligne de salutation comme vous le souhaitez, mettez en surbrillance l'ensemble du champ, y compris les marques à chaque extrémité. Allez au Accueil onglet et utilisez les paramètres de police. Réglez également le Interligne pour vous assurer que l'interligne correspond à l'espacement dans le reste de votre document.
Tapez le message maintenant
Le début du message est le<>espace réservé et/ou tout autre champ que vous avez inséré à l'aide de champs de fusion supplémentaires. Composez votre message. N'oubliez pas qu'il s'agit d'un e-mail de masse à son meilleur. Alors, assurez-vous d'utiliser toute l'étiquette de courrier électronique que vous pouvez rassembler.
Lorsque le corps de l'e-mail est terminé, cliquez sur Terminer et fusionner > Envoyer des messages électroniques .
Les Aller à la messagerie boîte de dialogue s'ouvre. Cliquez sur d'accord .
MS Word se charge alors de publier automatiquement les e-mails en un clin d'œil. Word envoie un e-mail individuel à chaque adresse. Vous ne pouvez pas CC ou BCC d'autres destinataires, et vous impossible d'ajouter des pièces jointes à l'e-mail.
Vous pouvez enregistrer le document que vous avez utilisé pour le publipostage, car il enregistre également le lien avec la source de données, c'est-à-dire les contacts. Lorsque vous ouvrez le document de publipostage, choisissez Oui lorsque Word vous invite à conserver la connexion.
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Ajoutez ce gain de temps à votre ensemble d'outils de messagerie
Une fois que vous avez pris le coup, l'ensemble du processus prend à peine quelques minutes du début à la fin. En même temps, il faut composer un e-mail pour une seule personne, maintenant vous pouvez le faire pour un groupe. Peu importe la taille du groupe.
En outre, c'est un bon comportement de messagerie de groupe d'utiliser le nom d'un destinataire comme salutation. Cela donne une touche plus personnelle à l'e-mail. Quelque chose, un e-mail CC-ed manque cruellement.
Ensuite, vous pouvez essayer le publipostage pour imprimer des lettres, des étiquettes et des enveloppes. Vous voudrez peut-être aussi en savoir plus sur méthodes simples pour fusionner des fichiers Microsoft Outlook PST . Envie de plus de conseils Outlook ? Alors il est temps d'explorer les fonctionnalités méconnues d'Outlook !
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Saikat Basu est rédacteur en chef adjoint pour Internet, Windows et Productivity. Après avoir enlevé la crasse d'un MBA et une longue carrière en marketing de dix ans, il se passionne maintenant pour aider les autres à améliorer leurs compétences en narration. Il cherche la virgule d'Oxford manquante et déteste les mauvaises captures d'écran. Mais les idées de photographie, de Photoshop et de productivité apaisent son âme.
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