Comment créer un groupe de messagerie et une liste de distribution dans Outlook

L'envoi d'e-mails à un groupe est plus courant dans nos vies professionnelles et personnelles. Vous pouvez utiliser des groupes pour votre équipe de projet au travail et les membres de votre famille immédiate à la maison. La création d'un groupe de messagerie pour une liste de distribution dans Microsoft Outlook peut vous faire gagner beaucoup de temps.

Une fois le groupe créé, vous pouvez simplement l'insérer dans l'e-mail et contacter plusieurs personnes avec un seul message. Si vous n'avez jamais fait cela auparavant, nous sommes là pour vous aider. Voici comment créer un groupe dans Outlook pour Windows et Mac.

Différences entre le groupe de contacts, la liste de contacts, le groupe de messagerie et les listes de distribution

Il n'y a vraiment aucune différence entre un groupe de contacts, une liste de contacts, un groupe de messagerie ou une liste de distribution lorsque l'on parle de Microsoft Outlook. Les termes sont utilisés de manière interchangeable.

En fait, le Site d'assistance Microsoft Office propose désormais le terme « Groupe de contact » par opposition à « Liste de distribution » :

Utilisez un groupe de contacts (anciennement appelé « liste de distribution ») pour envoyer un e-mail à plusieurs personnes…

L'application Outlook elle-même utilise les termes Groupe de contacts (Windows) et Liste de contacts (Mac) sur son ruban, dans ses menus et dans ses documents de support. Ainsi, au fur et à mesure que nous progressons dans les étapes ci-dessous, ce sont les phrases que vous verrez le plus souvent.

Et avant de passer aux marches, si vous avez besoin d'aide exporter vos contacts Outlook à un moment donné, consultez notre guide.

Comment créer un groupe de contacts dans Outlook sous Windows

Ouvrez Outlook sur votre ordinateur Windows et préparez-vous à créer votre groupe de contacts.

Sélectionner Personnes en bas à gauche de la fenêtre Outlook.
Cliquez sur Nouveau groupe de contacts du ruban.
Donnez un nom à votre groupe.

Vous pouvez également sélectionner Nouveaux articles > Plus d'articles > Groupe de contact de Accueil onglet menu.

Pour ajouter des contacts à votre groupe, cliquez sur Ajouter des membres du ruban. Vous pouvez ajouter des membres à partir de vos contacts ou de votre carnet d'adresses Outlook, ou vous pouvez créer de nouveaux contacts.

Pour ajouter des membres à partir de vos contacts ou de votre carnet d'adresses Outlook, double-cliquez simplement sur leur nom dans la fenêtre contextuelle et il sera ajouté au Membres zone en bas. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur d'accord .

Pour les nouveaux contacts, saisissez le nom que vous souhaitez leur afficher dans la fenêtre, insérez leur adresse e-mail et cliquez sur d'accord .

Lorsque vous avez terminé d'ajouter des membres au groupe, cliquez sur Sauvegarder et fermer du ruban.

Vous ne voyez pas ces boutons ou vous souhaitez personnaliser votre ruban ? Voici comment tirer le meilleur parti du ruban et du menu dans Office 2016 .

Composer un e-mail de groupe Outlook sous Windows

Après avoir créé votre groupe de messagerie dans Outlook, vous disposez de plusieurs méthodes pour envoyer un message aux membres.

transférer des fichiers de virtualbox vers l'hôte

Rédiger un e-mail à partir de la section courrier

Dans la section Courrier d'Outlook, vous pouvez envoyer un e-mail au groupe de contacts que vous avez créé en procédant comme suit.

Cliquez sur nouveau courriel .
Dans le À champ, commencez à saisir le nom que vous avez donné au groupe de contacts. Ou, vous pouvez cliquer sur le À et recherchez le groupe ou sélectionnez le nom du groupe dans la liste.
Lorsque vous voyez le groupe, sélectionnez-le et cliquez sur d'accord .

Rédiger un e-mail à partir de la section Personnes

Si vous êtes dans la section Personnes d'Outlook, cliquez sur le groupe de contacts dans votre liste. Ensuite, sélectionnez le Icône de courrier électronique et un nouvel e-mail s'ouvrira avec le groupe renseigné dans le À terrain pour vous.

Comment créer une liste de contacts dans Outlook sur Mac

Ouvrez Outlook sur votre Mac et préparez-vous à créer votre liste de contacts.

Sélectionner Personnes en bas à gauche de la fenêtre Outlook.
Cliquez sur Nouvelle liste de contacts du ruban.
Donnez un nom à votre liste.

Vous pouvez également sélectionner Déposer > Nouveau > Liste de contacts à partir de la barre de menus.

Pour ajouter des contacts à votre liste, commencez simplement à saisir le Nom et E-mail champs dans la fenêtre contextuelle. Si vous ajoutez un nom reconnu en tant que contact existant, vous verrez la suggestion pour ce contact s'afficher. Ensuite, vous pouvez simplement le sélectionner pour ajouter ce contact à la liste.

Si vous ajoutez de nouveaux contacts, entrez simplement leurs noms et adresses e-mail. Avant de quitter, vous pouvez également attribuer un Catégorie au groupe à partir du ruban. Vous verrez des options comme la famille, les amis et l'équipe.

Lorsque vous avez terminé d'ajouter des membres à la liste, cliquez sur Sauvegarder et fermer du ruban.

Nouveau bouton de liste de contacts grisé sur Mac ?

Si vous ne parvenez pas à cliquer sur le bouton Nouvelle liste de contacts dans le ruban de la section Personnes, il s'agit d'une solution simple.

Cliquez sur Perspectives > Préférences à partir de la barre de menus.
Sélectionner général .
Décochez la case à côté de Masquer sur mon ordinateur

Composer un e-mail de groupe Outlook sur Mac

Après avoir créé votre groupe de messagerie dans Outlook, vous avez plusieurs façons de leur envoyer un message.

Rédiger un e-mail à partir de la section courrier

Vous serez probablement le plus souvent dans la section Courrier d'Outlook. Pour envoyer un e-mail à la liste de distribution que vous avez créée, procédez comme suit.

Cliquez sur nouveau courriel .
Dans le À champ, commencez à saisir le nom que vous avez attribué à la liste de contacts. Alternativement, vous pouvez cliquer sur le Chercher bouton sur le côté droit du champ. Recherchez la liste dans la case en haut.
Lorsque la liste s'affiche, sélectionnez-la et elle apparaîtra directement.

Rédiger un e-mail à partir de la section Personnes

Si vous vous trouvez dans la section Personnes d'Outlook, passez simplement la souris sur la liste de contacts et lorsque vous voyez le Icône de courrier électronique afficher, cliquez dessus.

Un nouvel e-mail s'ouvrira avec cette liste de contacts dans le À ligne, prête pour que vous rédigiez votre message.

Accélérez les choses avec les groupes Outlook

Il est si facile de créer un groupe dans Outlook que si vous envoyez régulièrement des e-mails aux mêmes personnes, cela peut vraiment accélérer votre processus.

Pour en faire encore plus avec vos e-mails et votre boîte de réception, consultez ces 10 conseils pour améliorer Outlook .

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A propos de l'auteur Maison d'écriture de sable(452 articles publiés)

Avec son baccalauréat en technologie de l'information, Sandy a travaillé pendant de nombreuses années dans l'industrie informatique en tant que chef de projet, chef de service et responsable PMO. Elle a ensuite décidé de poursuivre son rêve et écrit maintenant sur la technologie à temps plein.

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