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Google Drive est un fantastique outil de productivité et de collaboration. Cependant, une fois que vous commencez à l'utiliser beaucoup, il devient difficile de tout organiser.
Heureusement, Google Drives offre de nombreuses façons de trouver facilement ce que vous cherchez. Voici un guide pour organiser Google Drive afin de réduire le temps perdu à rechercher des informations.
1. Configuration de base de Google Drive et ajout de fichiers
Comme les explorateurs de fichiers standard, Google Drive vous permet d'organiser vos fichiers à l'aide de dossiers, ce qui est pratique si vous travaillez sur des projets distincts. Ce qui complique un peu les choses, c'est que vos fichiers peuvent provenir de deux sources différentes.
Vous les verrez répertoriés dans la barre latérale de la Application Web Google Drive . Mon Drive conserve les fichiers que vous avez enregistrés dans Drive, tandis que Partagé avec moi recueille contenu auquel d'autres vous ont invité à accéder sur Drive . Ceux-ci peuvent inclure des dossiers de collaboration d'équipe, des dossiers Drive publics utilisés pour la distribution, etc.
Vous verrez aussi Des ordinateurs ici si vous utilisez la fonction de sauvegarde de Google Drive, mais c'est une fonction distincte, donc elle ne s'applique pas vraiment maintenant.
Un fichier que vous souhaitez rechercher peut potentiellement appartenir à l'une de ces catégories, ce qui le rend difficile à localiser via la navigation. Pour simplifier cela, vous pouvez ajouter des raccourcis vers des fichiers ou des dossiers partagés sur votre propre Drive. Pour ce faire, cliquez et faites glisser un fichier vers Mon Drive dans la barre latérale, ou cliquez dessus avec le bouton droit et choisissez Ajouter un raccourci à Drive . Vous pouvez placer le raccourci où vous le souhaitez dans votre propre Drive.
Le fichier restera à son emplacement d'origine, mais le raccourci dans votre Drive vous permet d'y accéder facilement depuis votre propre hiérarchie. Cela vous évite d'avoir à parcourir des données partagées.
2. Trier par date et autres facteurs
Il s'agit d'un conseil de base, mais il vaut la peine d'être expliqué car il peut ne pas être immédiatement clair où le trouver. Vous trouverez la possibilité de modifier le tri des fichiers en haut à droite de la vue de fichier actuelle. Il apparaît comme la méthode de tri actuelle, telle que Nom .
Cliquez sur ce texte pour définir une autre méthode de tri, telle que Dernière modification ou Dernière ouverture par moi . Utilisez également la flèche pour basculer entre le tri croissant et décroissant.
Bien que simple, il s'agit d'un moyen pratique de comprendre rapidement un dossier contenant des centaines de fichiers.
3. Sélectionnez les fichiers plus rapidement
Comme de nombreux explorateurs de fichiers, Google Drive vous permet d'utiliser Décalage et Ctrl en combinaison avec des clics, ainsi que cliquer-glisser, pour sélectionner plusieurs fichiers.
Prise Ctrl et cliquez sur plusieurs fichiers pour les sélectionner tous. Pour sélectionner les fichiers qui sont dans une rangée, cliquez sur le premier, puis cliquez sur le dernier tout en maintenant Décalage . Cliquer et faire glisser est une alternative facile à cela si vous préférez.
Gardez à l'esprit que vous pouvez modifier la vue du fichier en utilisant le bouton en haut à droite, qui apparaît au-dessus de l'option de tri et à côté de la Info icône. Utilisez-le pour basculer entre les vues de liste et de grille, ce qui peut faciliter la sélection d'un groupe de fichiers.
4. Utilisez les outils de recherche avancée
La recherche d'un fichier à l'aide de la barre de recherche en haut de l'écran est le meilleur moyen de retrouver quelque chose que vous avez perdu. L'utilisation d'outils avancés qui ne sont qu'à quelques clics le rend encore plus efficace.
Lorsque vous cliquez sur la barre de recherche, vous pouvez sélectionner un type de fichier, tel que PDF ou Feuilles de calcul , pour n'afficher que les fichiers de ce type.
Vous remarquerez que lorsque vous cliquez sur l'un d'entre eux, type:présentation ou similaire apparaîtra dans la barre de recherche. Pour être plus précis, essayez d'entrer un terme de recherche à côté du type. Cela permet d'affiner facilement votre recherche si vous savez quel type de contenu vous recherchez.
De plus, vous pouvez cliquer sur Plus d'outils de recherche en bas du menu de sélection du type de fichier (ou la petite flèche à droite de la zone de recherche) pour voir les options de recherche avancée. Ceux-ci vous permettent d'explorer des critères tels que la date de modification, le propriétaire et avec qui il a été partagé.
Si vous stockez une tonne de fichiers dans Drive et que vous ne vous souvenez pas où vous en avez mis la plupart, la recherche deviendra votre meilleur ami.
5. Utilisez des couleurs et des étoiles pour créer des catégories
Bien que vous puissiez créer des hiérarchies profondes de dossiers, il est parfois plus facile d'utiliser un système plus visuel. En cliquant avec le bouton droit sur un dossier, vous pouvez sélectionner Changer de couleur et facilitent l'identification en un coup d'œil.
Au lieu du gris standard (et ennuyeux) pour tout, un dossier aux couleurs vives est beaucoup plus facile à repérer parmi les masses d'autres dossiers de votre Drive. Essayez d'appliquer la couleur uniquement à vos dossiers les plus importants ou d'utiliser un schéma de couleurs pour des types de contenu similaires.
Dans le même ordre d'idées, vous pouvez également ajouter des étoiles aux éléments en sélectionnant Ajouter aux favoris dans le menu contextuel. Pour voir tous les fichiers et dossiers que vous avez suivis, cliquez sur Favoris dans le menu de gauche. Réservez des étoiles pour vos données les plus importantes et vous saurez toujours où les chercher.
6. Aperçu des documents pour les numériser rapidement
Vous voulez un rappel rapide du contenu d'un fichier pour être sûr d'avoir le bon ? C'est là que le bouton de prévisualisation est utile. Sélectionnez un fichier, puis cliquez sur le œil en haut à droite de la barre d'outils qui apparaît. Cela générera un aperçu rapide afin que vous puissiez parcourir le fichier sans l'ouvrir complètement.
choses amusantes à faire sur zoom
Cela peut prendre une seconde à charger, mais reste plus rapide que d'ouvrir entièrement le fichier. Si vous pouvez modifier le fichier que vous avez prévisualisé (comme des documents ou des feuilles de calcul Google Docs), vous verrez un Ouvrir avec [application] lien en haut.
7. Vérifier les révisions et modifier les historiques à partir de mon lecteur
Pour les fichiers que vous possédez dans Drive, vous pouvez vérifier les versions précédentes et voir qui a apporté des modifications au fichier. Faites un clic droit sur quelque chose et choisissez Gérer les versions pour consulter (et télécharger) les anciennes versions de ce fichier, ainsi que pour en télécharger une nouvelle.
Pendant ce temps, faites un clic droit sur un fichier et choisissez Voir les détails pour ouvrir un panneau sur la droite avec des informations sur le fichier. Basculez vers le Activité onglet pour voir ce qui s'est passé récemment, comme les personnes qui apportent des modifications ou partagent le document.
8. Essayez des applications pour vous aider à mieux vous organiser
Si les commandes intégrées ne suffisent pas, vous pouvez également connecter des applications tierces à Google Drive pour plus de fonctionnalités. Pour les parcourir, faites un clic droit sur un fichier et choisissez Ouvrir avec > Connecter plus d'applications .
Cela ouvrira le marché, où vous pourrez parcourir les modules complémentaires qui fonctionnent avec Google Drive. Jetez-y un coup d'œil et voyez si vous trouvez l'un d'eux attrayant. Pour commencer, consultez notre liste de les meilleurs outils pour Google Drive .
9. Mini-conseils pour l'organisation de Drive
Nous vous laissons une série de petits conseils qui peuvent également vous aider à organiser le contenu de votre Drive :
- Essayez d'utiliser des emoji dans vos noms de dossier . Sous Windows, appuyez sur Gagner + Période pour saisir un emoji, qui fonctionne dans les noms de dossier Google Drive. Associés aux couleurs des dossiers, ceux-ci peuvent être une aide pour ceux qui sont très visuels.
- Utilisez des hashtags comme balises de fortune . Google Drive n'a pas de fonction de balisage appropriée, vous pouvez donc créer le vôtre en utilisant des hashtags. Bien qu'il ne soit pas officiellement pris en charge, l'ajout #Important ou #La finance aux documents pertinents vous permet de tout voir au même endroit avec une recherche rapide.
- Utiliser des conventions de nommage intelligentes . Si vous voulez que les fichiers apparaissent toujours dans un certain ordre, utilisez 001 ou similaire au début de leurs noms pour une organisation facile. Assurez-vous également de garder les noms de fichiers suffisamment courts pour les rendre gérables, mais n'oubliez pas d'inclure des mots-clés qui les rendront faciles à trouver dans les recherches ultérieures.
Une organisation efficace de Google Drive est essentielle
Vous connaissez maintenant quelques-uns des meilleurs moyens de garder le contrôle sur votre Google Drive. Il est essentiel de garder vos fichiers faciles d'accès, surtout lorsque vous avez des centaines de fichiers dispersés dans des dizaines de dossiers.
Pour maîtriser Google Drive, vous devez également savoir comment résoudre les problèmes courants avec le logiciel.
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Ben est rédacteur en chef adjoint et responsable de l'intégration chez MakeUseOf. Il a quitté son travail informatique pour écrire à temps plein en 2016 et n'a jamais regardé en arrière. Il couvre des tutoriels techniques, des recommandations de jeux vidéo et plus encore en tant qu'écrivain professionnel depuis plus de sept ans.
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