10 conseils pour gérer les fichiers partagés sur Google Drive

10 conseils pour gérer les fichiers partagés sur Google Drive

Le partage de documents sur Google Drive n'est plus une nouveauté. Et cela n'a fait que s'améliorer car le travail à distance touche tous les coins du monde. C'est une bonne nouvelle pour nous, car un simple dossier partagé Google Drive ouvre de nombreuses idées de collaboration dans divers domaines.





Êtes-vous toujours en train de le maîtriser? Ces dix conseils devraient vous aider à gérer un peu mieux les fichiers partagés à partir d'aujourd'hui.





Les bases du partage de Google Drive

Vous pouvez partager n'importe quel fichier ou dossier. Mais vous devez faire attention aux personnes avec lesquelles vous partagez et au niveau d'autorisations de partage que vous autorisez sur Google Drive.





La vidéo de deux minutes résume le processus.

En tant que propriétaire, vous pouvez donner à d'autres la propriété complète d'un fichier ou un certain niveau d'accès à la visualisation et à la modification.



  • Peut éditer: La feuille de calcul collaborative sur laquelle vous travaillez avec votre équipe.
  • Peut commenter : Le brouillon du livre que vous écrivez. D'autres peuvent afficher et ajouter des commentaires au fichier, mais ne peuvent pas le modifier. Les dossiers n'ont pas de commentaires.
  • Peut voir: L'invitation à la fête du week-end que vous venez de créer avec Presentation.

Voici un graphique qui compare l'accès d'un lecteur, d'un commentateur, d'un éditeur ou d'un propriétaire :

La source: Assistance Google





1. Comment désactiver la copie, le téléchargement et l'impression de fichiers partagés ?

Vous pouvez interdire le téléchargement, l'impression et la copie de fichiers partagés. La fonction de gestion avancée des droits d'information supprime ces options du menu du visualiseur. Il s'agit d'une autre couche de contrôle sur vos documents.

Ouvrez Google Drive. Sélectionnez le fichier partagé et cliquez sur le Partager icône en haut à droite.





Sur le Partager avec des personnes et des groupes boîte de dialogue, ajoutez le nom des collaborateurs. Définissez le niveau d'autorisation de vos collaborateurs dans la liste déroulante à côté du champ de nom. Les autorisations de partage de Google Drive sont Éditeur , Téléspectateur , Commenter .

L'envoi d'une notification et d'un message personnel est facultatif. Maintenant, vous pouvez désactiver le téléchargement, l'impression ou la copie du fichier partagé. Cliquez sur l'icône d'engrenage pour afficher deux autres autorisations que vous pouvez décocher pour renforcer la confidentialité de votre document.

Revenez au dialogue précédent en cliquant sur la flèche puis envoyez le fichier à votre collaborateur.

Les téléspectateurs verront le Options d'exportation désactivées notification en haut des menus Fichier et Édition. Les options Faire une copie, Imprimer et Télécharger sont également grisées pour les documents, feuilles de calcul et présentations spécifiques.

Notez que ceux qui disposent des autorisations « modifier » pourront toujours télécharger, imprimer et copier votre fichier, même si ce paramètre est activé.

2. Partager un dossier avec des utilisateurs non Google

Vos amis et collègues n'ont pas besoin d'un compte Google pour afficher un dossier ou un document Google Drive. Vous pouvez envoyer une invitation à leur adresse e-mail. Ou utilisez un lien partageable.

Les utilisateurs et collaborateurs n'ayant pas de compte Google peuvent uniquement afficher le fichier, quelle que soit l'autorisation que vous avez définie.

Le partage via un lien public est un risque de sécurité pour les documents sensibles car toute personne disposant du lien peut accéder au fichier. Utilisez-le donc dans un chat public, un e-mail ou un réseau social uniquement si le document peut être consulté par n'importe qui.

3. Téléchargez un dossier Google Drive partagé

Google Drive vous permet de télécharger l'intégralité du contenu d'un dossier partagé sous forme d'archive ZIP. Ceci est utile pour enregistrer des copies locales de documents partagés. La structure des dossiers avec tous les sous-dossiers est conservée dans l'archive.

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Aller à Partagé avec moi Sur votre Google Drive. Faites un clic droit sur le dossier et choisissez Télécharger .

Vous pouvez également utiliser le icône de points triples dans la barre d'outils pour télécharger le dossier.

Si vous téléchargez un document, une feuille ou une diapositive Google, il sera téléchargé en tant que document Office. Tous les autres fichiers seront téléchargés dans leur format natif.

4. Transférer la propriété des fichiers à quelqu'un d'autre

Il existe de nombreuses raisons pour transférer la propriété des documents à quelqu'un d'autre. Peut-être que quelqu'un d'autre reprend un projet. Peut-être que quelqu'un vous a viré. Sur une meilleure note, vous partez en vacances et souhaitez simplement transférer la responsabilité des documents partagés. Le processus de « remise numérique » des documents et des dossiers Google Drive est simple.

Ouvrez Google Drive. Sélectionnez le dossier ou le fichier partagé dans Docs, Sheets ou Slides et cliquez sur le bouton Partager icône en haut à droite. Lorsque le propriétaire présumé n'a pas d'accès partagé… invitez-le en saisissant l'adresse e-mail dans le champ « Partager avec des personnes et un groupe ». Puis sauvegarder .

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Cliquez sur le menu déroulant à côté du nom de la personne à laquelle vous souhaitez posséder le fichier ou le dossier. Sélectionner Marquer le propriétaire .

Votre rôle passe de propriétaire à éditeur une fois que vous avez transféré la propriété. Un message contextuel vous avertit que « Le nouveau propriétaire sera averti et pourrait vous supprimer. Vous risquez également de perdre la possibilité de modifier les paramètres de partage.'

Remarque : Vous ne pouvez pas transférer la propriété d'un fichier synchronisé ou téléchargé (comme un fichier PDF ou un fichier image).

5. Comment demander l'accès aux fichiers partagés ?

Lorsque vous essayez d'accéder à un fichier via un lien partagé, vous pouvez voir un message indiquant 'Vous avez besoin d'un accès'.

Parfois, les propriétaires partagent un lien avant d'avoir défini les autorisations. En outre, vous souhaiterez peut-être ouvrir le fichier avec un autre identifiant Google. Il est facile de demander l'accès en un seul clic.

Sur le bureau:

  • Ouvrez un lien vers le fichier.
  • Cliquez sur Demander l'accès.

Sur le mobile:

Avec l'application Drive pour Android ou iOS, vous pouvez demander l'accès d'une simple pression lorsque le message « Impossible d'accéder au document » s'affiche. La demande d'autorisation enverra un e-mail au propriétaire depuis l'intérieur de l'application. Les propriétaires de fichiers reçoivent immédiatement une notification sur Android et iOS.

Télécharger: Google Drive pour Android | ios (Libérer)

6. Rechercher un collaborateur

Partager un document avec 10 membres est facile. Le partager avec 50 appels pour plus de planification. Gérer les fichiers partagés, c'est aussi savoir quel collaborateur travaille sur quel document.

Aller à Voir les détails (Cliquez sur l'icône « I » dans la barre d'outils). Parcourir le Activité onglet pour voir rapidement les fichiers que vous avez partagés récemment.

Cliquer sur Partagé avec moi dans la barre latérale gauche de Google Drive. Vous obtiendrez une liste de tous les documents auxquels vous partagez l'accès.

Utilisez Google Drive Search et ses filtres avancés. Les avantages de productivité ne seront pas une surprise pour ceux qui connaissent les filtres Gmail.

Utilisez le champ de recherche en haut de Google Drive. La recherche de Google Drive recherche également dans le corps du document les mots que vous souhaitez rechercher.

Vous pouvez rechercher les 100 premières pages de tout document texte ou PDF textuel que vous avez téléchargé. Vous pouvez également rechercher du texte trouvé sur les 10 premières pages de n'importe quel PDF d'image. Au lieu de fouiller dans les dossiers, utilisez cette puissante fonctionnalité pour accéder rapidement à un fichier.

Dans Google Drive, appuyez sur le touche barre oblique pour placer votre curseur à droite dans la zone de recherche. Cliquez sur la petite flèche déroulante du champ de recherche pour afficher les filtres de recherche de base. Apprendre quelques paramètres manuels peut vous faire gagner du temps.

Par exemple : Pour rechercher des documents que vous avez partagés avec quelqu'un, utilisez |_+_|.

Aide Google a la liste complète dans la section 'Recherche avancée dans Google Drive'.

7. Simplifiez le partage en créant des groupes de contacts

Avec les contacts de messagerie, vous n'avez pas besoin de définir des autorisations de document individuelles pour les membres de votre équipe. Vous pouvez simplement créer des étiquettes qui sont une collection de contacts dans des groupes de messagerie spécifiques.

Se connecter à Contacts Google . Dans la barre latérale gauche, cliquez sur Créer une étiquette .

Donnez-lui un nom descriptif selon le projet de l'équipe. Ou toute autre chose qui les rend faciles à mémoriser. Vous pouvez nommer les étiquettes par autorisations pour les rendre faciles à mémoriser. Tout contact peut faire partie de plusieurs étiquettes.

Par exemple : Project.view ou Project.edit

Saisissez les libellés dans le champ des paramètres de partage de fichiers ou de dossiers sur Google Drive.

8. Voir le nombre de vues d'un document partagé

Google conserve un historique des versions, mais il n'y a aucun moyen de voir combien de fois un document partagé a été consulté. J'ai eu la réponse à cette question d'un vieux Échange de pile discussion.

Soumettez le lien de votre document au http://goo.gl service de raccourcissement d'URL et partagez cette URL uniquement. Ce service fournit des informations sur le nombre de clics sur ce lien, ce qui est à peu près aussi proche que vous pouvez actuellement savoir combien de fois votre document a été consulté.

Google a arrêté la prise en charge de son propre raccourcisseur d'URL. Vous pouvez utiliser peu au lieu. Ceci est utile dans les cas où vous souhaitez partager un document publiquement et vérifier la réponse. Notez que les documents et fichiers publics s'affichent dans les résultats de recherche.

Quelques idées pour partager publiquement :

  • Téléchargez et partagez un eBook.
  • Testez la réponse initiale à un produit créatif.
  • Publiez une présentation Slides pour une visualisation publique (comme SlideShare).
  • Trouvez du contenu éducatif ouvert.

Conseil: Vous pouvez utiliser une simple recherche de site Google pour rechercher des documents publics. Par exemple. site de mots clés : drive.google.com

9. Partagez avec Slack

Si vous ne travaillez pas encore avec Slack, il est temps de le présenter à votre équipe. Il existe de nombreuses façons de faire fonctionner vos services préférés avec Slack. L'intégration de Google Drive est parmi les plus populaires.

Slack vous permet d'importer des fichiers Google Drive et de les partager via Slack. Tous les fichiers Google Drive importés sont également indexés par Slack pour une recherche et une référence faciles. Les fichiers ne sont pas stockés sur Slack --- ils restent dans vos dossiers Google Drive. Slack agit comme un conduit.

Un petit exemple : collez un lien vers un document Google dans la salle de discussion Slack. Slack affiche un extrait de contenu du fichier sous le lien une fois qu'il est intégré. C'est plus utile que de simplement partager des liens aveugles.

Centre d'aide Slack montre comment connecter votre Google Drive à Slack de deux manières simples.

10. Partager des documents Google à partir de Microsoft Office

Google Drive contre Microsoft Word peut-être un combat quotidien de deux suites bureautiques, mais les deux centrales jouent enfin bien. Vous pouvez télécharger des fichiers Word, Excel et PowerPoint sur Google Drive et travailler dessus dans le cloud comme vous le feriez dans n'importe quel autre fichier partagé Google Drive.

Toutes les mises à jour sont enregistrées dans les fichiers dans leur format d'origine. Les documents Office stockés sur le Drive sont également contrôlés en version. Vous pouvez suivre les versions précédentes d'un fichier Office ou revenir à une version antérieure.

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Si vous souhaitez utiliser des outils Google Drive spécifiques comme un module complémentaire ou des traductions, convertissez simplement le fichier Microsoft en document Google. Sinon, vous n'avez pas à vous soucier de changer un format à l'autre.

Partager des fichiers sur Google Drive est facile

C'est aussi devenu plus simple. Il y en a d'autres Paramètres Google Drive que vous pouvez modifier pour rendre votre flux de travail plus fluide. Passez du temps avec les fonctionnalités collaboratives de Google Drive car l'harmonie du travail d'équipe en dépend.

En tant que pont de collaboration, Google Drive devrait faire partie de votre configuration de travail à distance dans un bureau à domicile ou n'importe où ailleurs dans le monde.

Crédit d'image : puzzle par Rido via Shutterstock

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A propos de l'auteur Saikat Basu(1542 articles publiés)

Saikat Basu est rédacteur en chef adjoint pour Internet, Windows et Productivity. Après avoir enlevé la crasse d'un MBA et une longue carrière en marketing de dix ans, il se passionne maintenant pour aider les autres à améliorer leurs compétences en narration. Il cherche la virgule d'Oxford manquante et déteste les mauvaises captures d'écran. Mais les idées de photographie, de Photoshop et de productivité apaisent son âme.

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