Comment regrouper des lignes et des colonnes avec des contours et des sous-totaux dans Excel

Comment regrouper des lignes et des colonnes avec des contours et des sous-totaux dans Excel

Si vous êtes un analyste de données professionnel, vous êtes susceptible de gérer plusieurs feuilles de calcul dans des classeurs Excel. Il y a des milliers de colonnes et de lignes dans un fichier Excel, ce qui rend difficile l'extraction de données significatives.





Cependant, les fonctionnalités Excel telles que le plan, les données de groupe et les sous-totaux dans une liste de données sont essentielles pour analyser les données commerciales et présenter des rapports impressionnants au public ou au client.



Comment formater vos données pour regrouper des colonnes dans Excel

Avant d'aller plus loin pour créer une visualisation de données époustouflante à l'aide du Exceller fonction de sous-total et groupe automatique Excel, vous devez restructurer les données brutes.





Pour ajouter un sous-total dans les données Excel, vous devez d'abord trier la liste de données. Ensuite, vous pouvez utiliser la fonction de tri Excel comme suit :

  1. Cliquez sur n'importe quel en-tête de colonne que vous souhaitez trier.
  2. Sur le Ruban du Accueil onglet, recherchez Édition .
  3. Maintenant, cliquez sur Trier et filtrer puis choisissez Trier de A à Z , Trier de Z à A , ou Tri personnalisé , comme bon vous semble.

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Lorsque vous souhaitez regrouper des colonnes dans Excel, assurez-vous que la feuille de calcul contient des ensembles de données avec des en-têtes de colonne uniques, aucune colonne ou ligne vide et des sous-totaux pour chaque sous-ensemble de lignes. Après la restructuration, vos données devraient ressembler à celles illustrées sur cette image :

Vous pouvez le télécharger gratuitement feuille de calcul Excel pour pratiquer la fonction Contours et Sous-totaux avant de travailler sur des données réelles.



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Comment ajouter un sous-total dans les jeux de données Excel

La fonction de sous-total Excel vous permet de calculer des totaux généraux et des sous-totaux pour une colonne dans une liste de données. Vous n'avez pas besoin de formater des milliers de colonnes et de lignes car Excel restructurera automatiquement la liste de données.

La fonction Sous-total d'Excel regroupe automatiquement les données et vous pourrez utiliser des fonctions telles que COUNT, SUM, AVERAGE, Max, Min, Product, Count Numbers, StdDev, etc. Pour ajouter des sous-totaux à votre feuille de calcul Excel, procédez comme suit :



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  1. Sorte les données de la feuille de calcul en fonction de l'en-tête de colonne pour laquelle vous souhaitez ajouter des sous-totaux.
  2. Dans l'exemple de feuille de calcul actuel, le Catégorie colonne est la base du tri des données.
  3. Maintenant, sélectionnez n'importe quelle cellule dans la plage de données.
  4. Sur le Ruban , clique sur le Données languette.
  5. Sur le Contour rubrique au sein de la Données onglet, cliquez sur Total .
  6. Excel sélectionnera l'ensemble de données dans la feuille de calcul et vous verrez le Total boite de dialogue.

7. Sur le Total boîte de dialogue, choisissez la colonne souhaitée en cliquant sur le menu déroulant sous A chaque changement de .

8. Maintenant, vous devez définir le Utiliser la fonction en sélectionnant une option dans le champ déroulant. Vous pouvez choisir n'importe quoi entre SOMME , MOYENNE , Max , Min , etc.

9. Excel mettra le sous-total calculé dans la cellule que vous choisissez sous Ajouter le sous-total à .

10. Cliquez sur D'accord , et Excel ajoutera automatiquement le Sous-totaux avec le Grandes lignes .

Les groupes décrits automatisés afficheront des sous-totaux sous chaque groupe, selon votre sélection d'en-tête de colonne. Par exemple, dans ce didacticiel, des catégories d'aliments comme Barres , Biscuits , Craquelins , et Collations sont des groupes séparés. Le prix total de chaque groupe est disponible sur le Prix ​​total (USD) colonne.

Comment regrouper dans Excel pour visualiser les données imbriquées

Excel vous permet de créer un plan comprenant jusqu'à huit niveaux. C'est un outil fréquemment utilisé lorsque vous devez résumer une longue liste de données sous la forme d'un groupe d'en-têtes individuels. Le contour le plus à gauche ou le contour extérieur commence par le Numéro 1 (Un) , et en allant vers la droite, il peut monter jusqu'à Numéro 8 (huit) .

Vous pouvez visualiser rapidement les données imbriquées sous forme de groupe ou de données récapitulatives ou même révéler les détails de chaque groupe à l'aide des lignes de groupe Excel ou de l'outil de contour. Excel vous permet de créer le Contour de colonnes, le Contour de rangées, et le Contour des lignes et des colonnes.

Groupe automatique Excel pour créer un plan

Lorsque vous devez organiser des listes de données imbriquées plus petites, vous pouvez utiliser l'outil Plan pour créer des groupes automatiques. Vous pouvez essayer ces étapes :

En rapport: Comment utiliser la fonction SI avec des formules imbriquées dans Excel

  1. Cliquez sur n'importe quelle cellule dans les données de ligne que vous devez regrouper.
  2. Maintenant, allez au Données onglet sur Excel Ruban .
  3. Au sein du Contour rubrique, vous trouverez Grouper menu déroulant.
  4. Cliquer sur Grouper puis sélectionnez Contour automatique .

Vous remarquerez que la fonction de groupe a parfaitement organisé les lignes. Vous verrez également le Contour barres sur le côté gauche représentant plusieurs structures de niveaux de données.

Vous pouvez explorer plusieurs options de visualisation en interagissant avec le Niveaux bouton comme le numéro 1 (un), le numéro 2 (deux), le numéro 3 (trois), etc.

1. Si vous sélectionnez le niveau le plus bas, Numéro 1 (Un) , vous verrez des données minimales dans la feuille de calcul. Dans l'exemple actuel, c'est le Total coût de tous les produits alimentaires.

2. Lorsque vous cliquez sur le niveau suivant, vous ne verrez que le Total rangées avec le Total ligne. Vous ne verrez pas d'autres listes de données détaillées dans la feuille de calcul Excel.

3. Vous pouvez maintenant sélectionner le niveau le plus élevé ou Numéro 3 (trois) dans les données d'exemple actuelles pour développer toutes les lignes et colonnes avec la vue décrite.

Vous pouvez également utiliser les étapes ci-dessus pour regrouper des colonnes dans Excel. Formatez les ensembles de données en conséquence afin que l'auto Excel Contour commande peut reconnaître les sous-totaux.

Commande de groupe Excel pour grouper les lignes manuellement

Lorsque la feuille de calcul contient des ensembles de données complexes comme plusieurs niveaux d'informations, vous devez utiliser le Grouper commande de regroupement manuel.

  1. Sélectionnez un sous-ensemble de données que vous souhaitez inclure dans un groupe, puis cliquez sur le Grouper commande dans le Données onglet d'Excel Ruban .
  2. Pour créer un autre groupe avec un autre sous-ensemble de données, sélectionnez les lignes puis cliquez sur la commande Grouper ou utilisez cette touche de raccourci Maj + Alt + Flèche droite .

3. Si vous souhaitez créer un groupe imbriqué, choisissez toutes les lignes de détail dans la ligne de résumé associée, puis utilisez le raccourci Maj + Alt + Flèche droite .

Vous pouvez masquer les lignes détaillées à l'aide de l'option Excel réduire les lignes : Moins (-) signer sur les contours pour simplifier les données imbriquées complexes. Lorsque vous réduisez une barre de plan, le Moins (-) signe des changements à la Plus (+) signer pour afficher les lignes plus tard.

Vous pouvez également utiliser le Montrer les détails et Masquer les détails boutons sur le Contour partie de la Données onglet sur Excel Ruban .

Il existe des styles intégrés pour les groupes et les contours dans la feuille de calcul Excel. Postuler modes , cliquez sur l'icône du lanceur de boîte de dialogue (une petite flèche déroulante) dans le Grandes lignes partie de la Données languette.

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Vous verrez un Paramètres boite de dialogue. Cliquez sur la case à cocher pour Styles automatiques puis cliquez sur le Appliquer des styles bouton.

Appliquez une touche professionnelle à vos rapports Excel

Avec ce didacticiel Excel sur les sous-totaux et les contours (groupes) d'Excel, vous pourrez organiser des données complexes dans un tableau facile à comprendre. À l'aide de feuilles de calcul Excel, vous pouvez afficher des données imbriquées sous plusieurs perspectives pour extraire des informations précieuses sur les données.

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A propos de l'auteur Tamal Das(100 articles publiés)

Tamal est un écrivain indépendant chez MakeUseOf. Après avoir acquis une expérience substantielle dans les domaines de la technologie, de la finance et des processus commerciaux dans son précédent emploi dans une société de conseil en informatique, il a adopté l'écriture comme profession à temps plein il y a 3 ans. Bien qu'il n'écrive pas sur la productivité et les dernières actualités technologiques, il adore jouer à Splinter Cell et regarder Netflix/ Prime Video.

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