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Que vous créiez un classeur Excel pour vous-même ou que vous collaboriez sur une feuille de calcul avec d'autres, les commentaires sont utiles pour de nombreuses raisons. Vous devez maîtriser les moyens de les gérer lorsque vous commencez votre formation Excel.
Considérez ces quatre utilisations :
- Définissez des rappels pour vous-même des tâches que vous devez effectuer sur la feuille de calcul.
- Ajoutez des notes pour vous-même ou pour d'autres.
- Expliquer une formule dans une cellule.
- Clarifier comment utiliser certaines parties de la feuille de calcul.
Aujourd'hui, nous allons aborder certaines des bases de l'utilisation des commentaires dans Excel.
Ajouter un commentaire à une cellule
Pour ajouter un commentaire à une cellule, cliquez sur la cellule à laquelle vous souhaitez joindre le commentaire. Ensuite, effectuez l'une des opérations suivantes :
- Faites un clic droit sur la cellule et sélectionnez Insérer un commentaire .
- Cliquez sur Nouveau commentaire dans le commentaires partie de la Revoir languette.
- presse Maj + F2 .
Dans la zone de commentaire, sous le nom, saisissez le texte du commentaire.
Cliquez à nouveau dans la cellule, ou dans toute autre cellule, lorsque vous avez terminé de saisir du texte. Le commentaire est masqué mais l'indicateur de commentaire reste.
En travaillant avec des commentaires dans Excel 2016, je suis tombé sur ce qui semble être un bogue. Habituellement, lorsque vous créez un nouveau commentaire, le nom sur le commentaire est extrait du Nom d'utilisateur sous Personnalisez votre copie de Microsoft Office sur le Options Excel Général filtrer.
J'ai créé un nouveau commentaire et j'y ai ajouté du texte. Les Nom d'utilisateur (mon nom) affiché en haut du commentaire. Après quelques minutes, le nom sur le commentaire est automatiquement devenu « Auteur » sans que je fasse quoi que ce soit d'autre au commentaire.
Je pensais qu'Excel avait peut-être essayé de tirer le Auteur valeur de la Propriétés du document ( Fichier > Informations écran, puis Propriétés > Propriétés avancées > Résumé tab), j'ai donc entré mon nom dans ce champ. Mais cela n'a pas fonctionné non plus. Il a quand même remplacé mon nom par 'Auteur'.
Je n'ai pas réussi à trouver de solution à ce problème. Si vous trouvez comment y remédier, faites-le nous savoir dans les commentaires ci-dessous !
Afficher ou masquer les commentaires
Pour afficher ou masquer le commentaire dans une cellule, cliquez sur la cellule qui contient un indicateur de commentaire et effectuez l'une des opérations suivantes :
- Cliquez avec le bouton droit sur la cellule et sélectionnez Afficher/Masquer le commentaire .
- Cliquez sur Afficher/Masquer le commentaire dans le commentaires partie de la Revoir languette.
Pour afficher tous les commentaires sur toutes les feuilles de calcul d'un classeur, cliquez sur Afficher tous les commentaires dans le commentaires rubrique sur le Revoir languette. Cliquez sur Afficher tous les commentaires à nouveau pour masquer tous les commentaires dans le classeur.
Les Afficher tous les commentaires L'option affiche tous les commentaires sur toutes les feuilles de calcul dans tous les classeurs ouverts et tous les classeurs que vous créez ou ouvrez lorsque l'option est activée. Vous ne pouvez pas afficher tous les commentaires pour une seule feuille de calcul dans un classeur. La seule façon de le faire est d'afficher chaque commentaire sur la feuille de calcul individuellement.
Vous découvrirez peut-être que certains de vos commentaires peuvent se chevaucher. Consultez la section suivante, « Déplacer ou redimensionner un commentaire » pour savoir comment résoudre ce problème.
Déplacer ou redimensionner un commentaire
Si certains de vos commentaires bloquent d'autres commentaires ou cellules, vous souhaiterez peut-être les déplacer.
Pour déplacer un commentaire, le commentaire doit s'afficher sans que vous survoliez la cellule. Affichez donc le commentaire en utilisant la méthode de la section « Afficher ou masquer les commentaires » ci-dessus.
Déplacez le curseur de la souris sur la bordure de la zone de commentaire jusqu'à ce que le curseur se transforme en un signe plus avec des flèches. Cliquez ensuite pour sélectionner la zone de commentaire. Vous verrez des poignées de dimensionnement apparaître sur les côtés et les coins de la boîte.
En gardant le curseur de la souris sur la bordure de la zone de commentaire, cliquez et faites glisser la zone de commentaire vers un autre emplacement.
Dans notre exemple, la cellule C3 n'est plus masquée par le commentaire de la cellule B2.
Vous pouvez redimensionner un commentaire en déplaçant le curseur de la souris sur l'une des poignées de redimensionnement jusqu'à ce qu'il se transforme en une flèche à double face. Faites ensuite glisser la poignée pour redimensionner le commentaire.
Modifier un commentaire
Il est facile de modifier un commentaire après l'avoir créé. Pour modifier un commentaire, cliquez sur la cellule contenant le commentaire que vous souhaitez modifier et effectuez l'une des opérations suivantes :
- Faites un clic droit sur la cellule et sélectionnez Modifier le commentaire .
- Cliquez sur Modifier le commentaire dans le commentaires partie de la Revoir languette.
- presse Maj + F2 .
Si la cellule sélectionnée n'a pas de commentaire, le Modifier le commentaire le bouton est le Nouveau commentaire bouton à la place.
Ajoutez, modifiez ou supprimez du texte dans le commentaire. Lorsque vous avez terminé d'apporter des modifications, cliquez à nouveau sur la cellule ou sur n'importe quelle autre cellule.
Supprimer un commentaire
Pour supprimer un commentaire d'une cellule, sélectionnez la cellule et effectuez l'une des opérations suivantes :
- Cliquez avec le bouton droit sur la cellule et sélectionnez Supprimer le commentaire .
- Cliquez sur Effacer dans le commentaires partie de la Revoir languette.
Il n'y a pas de boîte de dialogue de confirmation lors de la suppression d'un commentaire.
Mettre en forme un commentaire
Par défaut, le texte dans les commentaires utilise la police Tahoma en taille neuf. Vous ne pouvez pas modifier la police et la taille de police par défaut, mais vous pouvez formater le texte que vous avez saisi dans un commentaire.
Pour formater un commentaire, rendez-le modifiable comme décrit dans la section « Modifier un commentaire » ci-dessus. Ensuite, mettez en surbrillance le texte que vous souhaitez formater. Faites un clic droit sur le texte sélectionné et sélectionnez Format Comment .
Sur le Format Comment boîte de dialogue, apportez les modifications souhaitées pour appliquer un format différent au texte. Par exemple, nous mettons du texte en gras et en rouge en utilisant le Font style boîte et le Couleur la liste déroulante.
Votre nouvelle mise en forme s'affiche sur le commentaire lorsque vous survolez la cellule pour l'afficher ou lorsque vous affichez le commentaire comme décrit dans la section « Afficher ou masquer les commentaires » ci-dessus.
Vous pouvez également utiliser les outils de formatage sur le Accueil onglet pour formater le texte sélectionné dans un commentaire. Mais vous ne pouvez pas changer la couleur de la police ou la couleur de remplissage en utilisant le Accueil languette. Vous devez utiliser le Format Comment boîte de dialogue pour modifier la police et les couleurs de remplissage.
Copier un commentaire dans une autre cellule
Si vous souhaitez ajouter le même commentaire à plusieurs cellules, vous pouvez ajouter le commentaire à une cellule, puis le copier et le coller dans d'autres cellules. Mais il y a une façon spéciale de le faire.
Cliquez sur la cellule contenant le commentaire que vous souhaitez copier et appuyez sur Ctrl + C . Ensuite, faites un clic droit sur la cellule où vous souhaitez ajouter le commentaire copié et sélectionnez Pâte Spéciale .
Sur le Pâte Spéciale boîte de dialogue, cliquez sur commentaires dans le Pâte section, puis cliquez sur d'accord .
Seul le commentaire est collé. Le contenu de la cellule reste inchangé.
Supprimer les indicateurs de commentaire des cellules
Si vous avez beaucoup de commentaires, les indicateurs de commentaires (petits triangles rouges) sur les cellules peuvent être gênants, surtout si vous présentez la feuille de calcul à quelqu'un.
Vous pouvez facilement supprimer les indicateurs de commentaire de toutes les cellules. Aller à Fichier > Options . Cliquez sur Avancée sur le côté gauche de la Options Excel boite de dialogue.
Du côté droit de la Options Excel boîte de dialogue, faites défiler jusqu'à la Affichage section. Sous Pour les cellules avec des commentaires, afficher , sélectionnez Pas de commentaires ni d'indicateurs . Lorsque cette option est sélectionnée, le survol d'une cellule avec un commentaire n'affichera pas le commentaire.
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Bien que les commentaires et les indicateurs soient masqués, vous ne pouvez pas utiliser le Afficher/Masquer le commentaire option pour afficher le commentaire pour les cellules individuelles. Utilisez plutôt le Afficher tous les commentaires option dans le commentaires partie de la Revoir onglet pour afficher tous les commentaires. Cela montre également à nouveau tous les indicateurs de commentaire.
Les Afficher tous les commentaires l'option est connectée au Pour les cellules avec des commentaires, afficher option. Alors allumer Afficher tous les commentaires change le Pour les cellules avec des commentaires, afficher possibilité de Commentaires et indicateurs .
Vous ne verrez peut-être pas les indicateurs de commentaire tout de suite. Pour moi, passer à un autre programme et revenir à Excel a semblé faire afficher les indicateurs. Cela peut être un autre bug.
Lorsque vous éteignez le Afficher tous les commentaires option, Excel revient à l'action par défaut d'afficher uniquement les indicateurs de commentaire et d'afficher les commentaires lorsque vous survolez les cellules. Les Pour les cellules avec des commentaires, afficher l'option change pour Indicateurs uniquement et commentaires au survol .
Examiner tous les commentaires dans un classeur
Pour passer en revue tous les commentaires sur une feuille de calcul, vous pouvez survoler chaque cellule une par une, mais cela peut prendre beaucoup de temps si vous avez beaucoup de commentaires.
Un moyen plus rapide consiste à parcourir chaque commentaire en utilisant le Prochain et Précédent boutons dans le commentaires rubrique sur le Revoir languette. Les commentaires s'affichent un par un à chaque clic Prochain ou Précédent .
Imprimer une feuille de calcul avec des commentaires
Il est préférable de revoir vos commentaires dans votre feuille de calcul numériquement, au lieu d'imprimer la feuille de calcul. Mais si vous préférez vraiment revoir vos commentaires sur un papier, vous pouvez imprimer votre feuille de calcul avec les commentaires.
Pour imprimer votre feuille de calcul avec les commentaires, cliquez sur le bouton onglet en bas de la feuille de calcul que vous souhaitez imprimer.
Affichez tous les commentaires, ou uniquement les commentaires que vous souhaitez imprimer, en utilisant les méthodes décrites dans la section « Afficher ou masquer les commentaires » ci-dessus. Ensuite, déplacez ou redimensionnez les commentaires si nécessaire en utilisant les méthodes décrites dans la section 'Déplacer ou redimensionner un commentaire' ci-dessus.
Dans le Mise en page rubrique sur le Mise en page onglet, cliquez sur le Mise en page lanceur de boîte de dialogue.
Sur le Mise en page boîte de dialogue, cliquez sur le Feuille languette. Ensuite, sélectionnez l'une des options suivantes dans le commentaires la liste déroulante:
- Si vous souhaitez imprimer les commentaires là où ils se trouvent, sélectionnez Tel qu'affiché sur la feuille . Notez que l'impression des commentaires affichés sur la feuille bloquera certaines cellules.
- Si vous ne souhaitez bloquer aucune cellule, sélectionnez En fin de feuille . Cela imprime une liste de tous les commentaires à la fin avec la référence de cellule pour chacun.
Cliquez sur Imprimer lorsque vous êtes prêt à imprimer votre feuille de calcul avec les commentaires.
Les Imprimer écran sur le Déposer l'onglet s'affiche. Vous verrez un aperçu de l'apparence de votre feuille de calcul avec les commentaires imprimés. Sélectionnez votre imprimante et cliquez sur Imprimer .
Commencez à utiliser des commentaires pour annoter des feuilles de calcul Excel
Lorsque vous collaborez sur des documents , les commentaires aident à communiquer des idées, des questions et des problèmes. Utilisez les commentaires Excel pour rendre le processus de révision des documents plus fluide et plus rapide pour toutes les personnes impliquées.
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Lori Kaufman est une rédactrice technique indépendante vivant dans la région de Sacramento, en Californie. C'est une geek des gadgets et de la technologie qui aime écrire des articles pratiques sur un large éventail de sujets. Lori aime aussi lire les mystères, le point de croix, le théâtre musical et Doctor Who. Connectez-vous avec Lori sur LinkedIn .
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