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Skype Entreprise, anciennement Lync, est la solution de messagerie et de réunion d'entreprise de Microsoft. Vous pouvez rencontrer jusqu'à 250 personnes --- même s'ils n'utilisent pas le programme --- et utiliser une combinaison d'audio, de visuels et de chat pour organiser votre réunion.
Nous avons rassemblé une liste de certaines de nos fonctionnalités Skype Entreprise préférées que vous ne connaissez peut-être pas. De l'enregistrement de votre réunion au partage de vos présentations PowerPoint, nous vous proposons d'excellents conseils.
Sans plus tarder, voici les meilleurs trucs et astuces Skype Entreprise.
1. Démarrer une réunion Skype dans Outlook
Ne perdez pas votre temps à vous embêter à planifier des réunions dans des outils externes. Il y a tellement de risques que les choses tournent mal avec les réunions en ligne et c'est souvent le cas.
Peut-être que quelqu'un oublie de s'inscrire à temps, n'a pas le bon plugin de navigateur installé ou ne peut pas connecter son casque. Débarrassez-vous de tous ces tracas en utilisant une réunion Skype Entreprise lors de la planification de réunions.
Lors de la création d'un rendez-vous dans Outlook, sur le Rendez-vous onglet, cliquez sur Réunion Skype . Cela intégrera ensuite un lien dans la description, sur lequel les gens pourront cliquer pour rejoindre la réunion.
S'ils ont des rappels activés sur Outlook, ils pourront simplement cliquer sur Rejoindre la réunion lorsqu'il apparaîtra et Skype Entreprise le lancera automatiquement. Fini le souci d'inviter manuellement des personnes à un appel --- s'ils sont sur l'invitation, ils peuvent se joindre.
Si vous ne pouvez pas voir le Réunion Skype bouton, il vous suffit de modifier rapidement vos paramètres Outlook.
- Aller à Fichier > Options > Compléments .
- Sur le Faire en sorte sélection déroulante Compléments COM et cliquez Aller...
- Cochez la case à côté de Complément de réunion Skype pour Microsoft Office et cliquez d'accord . Terminé!
2. Partagez votre écran
La possibilité de partager votre écran est une fonction fantastique de Skype Entreprise. Vous pouvez parler aux gens à travers un document, afficher une page Web ou montrer tout autre élément pertinent pour la réunion.
Une fois dans l'appel, cliquez sur le icône de partage d'écran (sous les appelants, à côté du microphone.) Ici, vous pourrez partager tout votre écran ou une fenêtre spécifique.
Vous verrez un aperçu du contenu partagé avec d'autres et vous pouvez utiliser les commandes en haut de l'écran --- pratiques lorsque vous devez arrêter le partage.
Si Skype Entreprise ne fait pas le travail, vous voudrez peut-être vérifier les meilleurs outils gratuits de partage d'écran en ligne .
3. Enregistrez vos réunions Skype
Avez-vous déjà été en réunion, raccroché, puis perdu l'esprit plus tard ? Est-ce que cette personne a vraiment dit ça ? Quels ont été les points d'action ?
Vous pouvez complètement surmonter cela en enregistrant toutes vos réunions Skype Entreprise. Toute activité d'appel, comme l'audio, la vidéo, le partage d'écran et la messagerie instantanée, sera capturée dans l'enregistrement.
Lors d'une réunion, cliquez sur le bouton ... symbole puis Commencer l'enregistrement . Tous les participants à la réunion seront informés que vous l'enregistrez et un symbole de cercle rouge apparaîtra en haut de l'appel tout au long de l'appel. Vous pouvez utiliser le pause et arrêter icônes au besoin. Une fois la réunion terminée, l'enregistrement sera automatiquement sauvegardé au format MP4.
Pour trouver un enregistrement, accédez à l'écran principal de Skype Entreprise et cliquez sur le bouton liste déroulante des paramètres .
De là, allez à Outils > Gestionnaire d'enregistrement . Cela vous montrera les métadonnées de vos enregistrements, comme la date et la durée.
Vous pouvez également Jouer l'enregistrement et Parcourir... pour trouver le fichier sur votre PC.
4. Connaître les raccourcis Skype
Comme tous les produits Office, Skype Entreprise regorge de raccourcis clavier pour vous aider à faire avancer les choses rapidement.
- Pour commencer par les bases, appuyez sur Touche Windows + Maj + O accepter une invitation entrante ou Touche Windows + Echap de le décliner.
- Pour activer/désactiver votre son, appuyez sur Touche Windows + F4 .
- La caméra fonctionne avec Touche Windows + F5 .
- Lors d'un appel, appuyez sur Ctrl + Maj + H pour le mettre en attente, ou Alt + Q d'y mettre fin entièrement. Lorsque vous partagez votre écran, appuyez sur Ctrl + Alt + S d'arrêter de le faire.
- Sinon, si quelqu'un d'autre a pris le contrôle de votre écran, appuyez sur Ctrl + Alt + Barre d'espace pour reprendre le contrôle.
Le programme a trop de raccourcis pour être listés ici, alors rendez-vous sur Page de raccourci Skype Entreprise de Microsoft pour le détail complet, où ils couvrent les raccourcis pour la messagerie instantanée, le partage PowerPoint, la navigation dans les contacts, etc.
Si vous voulez devenir un véritable maître des raccourcis, consultez notre guide de raccourcis Windows ultime .
5. Définir la relation de confidentialité des contacts et bloquer quelqu'un
Vous pouvez attribuer à chacun de vos contacts l'un des cinq niveaux de relation. Par défaut, ceux de votre entreprise seront Collègues , et ceux de l'extérieur seront Contacts externes .
Chaque niveau de relation a des autorisations différentes. Par exemple, Amis et famille ne peut pas voir les détails de votre réunion et Groupe de travail peut interrompre votre statut Ne pas déranger.
Il peut être utile de changer la relation si vous travaillez avec quelqu'un de l'extérieur avec qui vous organisez constamment des réunions, ou s'il y a quelqu'un que vous voulez toujours pouvoir vous contacter, quel que soit votre statut.
Pour modifier le statut relationnel d'un contact, clic-droit à leur nom et allez à Modifier la relation de confidentialité . Ici, vous pouvez consulter l'état actuel de la relation et trouver des descriptions des autres options.
Sélectionner Contacts bloqués si vous voulez empêcher quelqu'un de vous envoyer un message ou de vous appeler. Ils verront toujours votre nom et votre adresse e-mail, mais votre statut leur sera caché et ils ne seront pas informés que vous les avez bloqués.
Si vous souhaitez sélectionner plusieurs contacts pour modifier les relations en bloc, maintenez enfoncé Ctrl et click gauche sur chaque nom à tour de rôle.
Si jamais vous souhaitez rétablir la relation par défaut, cliquez sur Relation d'attribution automatique .
6. Lancer un sondage, des questions-réponses et un tableau blanc
Vous pouvez pimenter vos réunions en utilisant les fonctionnalités de tableau blanc, de sondage et de questions-réponses. Pour les utiliser lors d'une réunion, cliquez sur le bouton Contenu présent bouton, sélectionnez Suite , puis choisissez soit Tableau blanc , Sondage , ou Questions et réponses .
Sélection Tableau blanc l'ouvrira sur tous les écrans. C'est une fonctionnalité intéressante lorsqu'il est plus facile de dessiner quelque chose que d'en parler.
Vous pouvez utiliser le panneau de droite pour basculer entre les différentes options d'annotation, comme le stylo, le surligneur et la gomme. Le tableau blanc se fermera si vous passez à une autre option de présentation, mais le contenu restera si vous y revenez plus tard.
Sélection Sondage ouvrira le Créer un sondage la fenêtre. Ici, vous pouvez saisir le nom de votre sondage et les choix de réponses. Le sondage s'affichera ensuite à tous les participants à la réunion, leur permettant de voter et de voir les choix des autres.
Vous pouvez cliquer Actions de sondage afin d'ajuster les paramètres, comme masquer les votes des participants, enregistrer les résultats ou fermer le sondage.
Enfin, en sélectionnant Questions et réponses transformera le chat standard en un module de questions et réponses.
Lorsqu'un participant pose une question, vous recevez une notification. Cliquez sur Réponse , saisissez une réponse, puis appuyez sur Entrer . Cela affichera la question et la réponse à tout le monde.
Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Arrêter les questions-réponses , ensuite aller à Enregistrer sous si vous voulez avoir un enregistrement de la session.
7. Présenter avec PowerPoint
Vous pouvez partager votre écran dans Skype Entreprise, mais parfois, vous souhaiterez peut-être uniquement afficher une présentation. L'intégration avec PowerPoint le permet.
Ouvrez votre présentation dans PowerPoint, accédez à la Diaporama onglet et cliquez Présenter en ligne > Skype Entreprise . Vous avez la possibilité de l'envoyer à une réunion déjà en cours ou de créer une nouvelle réunion.
Vous pouvez faire la même chose dans d'autres applications Office. Pour ce faire, rendez-vous sur Fichier > Partager > Présenter en ligne . Une fois ici, assurez-vous Skype Entreprise est sélectionné dans la liste déroulante, puis cliquez sur Présent .
Lorsque vous présentez dans Skype Entreprise, vous verrez les icônes nécessaires à l'écran pour contrôler le contenu, comme des flèches pour vous déplacer entre les diapositives PowerPoint. Cliquez sur Arrêter de présenter à tout moment de cesser de partager le fichier avec tout le monde.
8. Transfert vers mobile
Si vous vous êtes déjà retrouvé au milieu d'un appel Skype Entreprise et que vous devez quitter l'ordinateur, vous pouvez simplement basculer l'appel sur votre téléphone mobile.
Pour le configurer, rendez-vous sur Paramètres > Outils > Options > Téléphones > Téléphone portable... Saisissez votre Numéro de téléphone (inclure n'importe quel code de pays/région) et cliquez sur d'accord .
Désormais, lors d'un appel Skype Entreprise, cliquez sur le bouton Contrôles d'appel bouton puis cliquez sur Transfert . Maintenant, sélectionnez Mon téléphone et cliquez Transfert .
Vous recevrez un appel sur votre mobile qui vous connectera automatiquement à l'appel Skype Entreprise.
L'avantage, c'est que vous n'avez pas besoin de l'application Skype Entreprise installée sur votre téléphone. Cependant, il n'y a aucun moyen de transférer l'appel du téléphone vers Skype Entreprise.
9. Désinstaller Skype Entreprise
Si vous travaillez au sein d'une organisation qui utilise Skype Entreprise et que vous utilisez un ordinateur ou un ordinateur portable d'entreprise, vous ne pourrez peut-être pas désinstaller Skype Entreprise. Votre service informatique peut avoir verrouillé la possibilité de le faire. En outre, il n'est probablement pas sage de désinstaller un outil que votre organisation aime.
Si vous avez Skype Entreprise sur votre système personnel, c'est différent. presse Touche Windows + I pour ouvrir Paramètres et cliquez sur applications . Chercher Skype Entreprise , cliquez dessus, puis cliquez sur Désinstaller .
Si vous ne le voyez pas sur cette liste, cela signifie qu'il fait partie de votre package Office et ne peut pas être désinstallé sans désinstaller l'intégralité de la suite Office.
Sinon, ouvrez Skype Entreprise et cliquez sur le bouton icône de rouage des paramètres . Dans le volet de gauche, cliquez Personnel . Décocher Démarrer automatiquement l'application lorsque je me connecte sur Windows .
Désormais, vous n'aurez plus jamais à le revoir et vous pourrez oublier qu'il est installé.
Organisez vos réunions comme un pro
Avec tous ces conseils à votre disposition, vous pouvez désormais organiser vos réunions comme un pro. Vos collègues seront impressionnés par l'efficacité de l'organisation de vos réunions, la fluidité avec laquelle vous partagez du contenu et à quel point il est cool de créer ce sondage.
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Crédits image : Robert Kneschke/Shutterstock
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Joe est né avec un clavier dans les mains et a immédiatement commencé à écrire sur la technologie. Il a un BA (Hons) en affaires et est maintenant un écrivain indépendant à temps plein qui aime rendre la technologie simple pour tout le monde.
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