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Si vous travaillez sur un ordinateur, dans une équipe de personnes ou si vous êtes un indépendant, Dropbox est désormais la partie par défaut de votre vie. Mais Dropbox est bien plus qu'un simple endroit pour enregistrer et synchroniser vos fichiers de travail entre votre ordinateur portable et vos appareils mobiles.
Dropbox est devenu un écosystème pour collaborer sur des projets, collecter des documents et partager des fichiers importants. Mais à mesure que toute votre vie professionnelle se déplace dans Dropbox, il peut être difficile de gérer les différentes parties de Dropbox. La structure de dossiers simpliste n'aide certainement pas lorsque vous souhaitez partager vos fichiers. C'est là qu'interviennent nos trucs et astuces.
1. Partagez instantanément n'importe quel fichier avec n'importe qui
Dropbox disposait auparavant d'un système distinct pour le partage de fichiers à partir de votre compte Dropbox. Vous deviez utiliser le dossier Public et cela générerait automatiquement des liens publics pour tout ce qui se trouvait dans le dossier. Désormais, Dropbox a simplifié le flux de travail.
Il existe désormais plusieurs façons de partager un fichier ou un dossier sur Dropbox.
Lors de l'affichage d'un fichier, vous pouvez accéder rapidement à la Partager section et créer un lien. Désormais, toute personne disposant du lien peut accéder au fichier.
Si vous cherchez à collaborer avec des personnes sur un fichier ou un dossier, il est préférable de les ajouter directement au partage Dropbox.
2. Restaurer les fichiers supprimés
Vous avez accidentellement supprimé un fichier de Dropbox ? Ne vous inquiétez pas, il existe un moyen simple de le récupérer, tant que moins de 30 jours se sont écoulés depuis le processus de suppression. Si vous souhaitez conserver les fichiers supprimés jusqu'à 120 jours, vous devrez passer à Dropbox Professionnel .
Ouvrez le site Web de Dropbox, accédez au Des dossiers rubrique et cliquez sur Récemment supprimé . Tout comme la corbeille de votre ordinateur, vous verrez une liste des fichiers que vous avez récemment supprimés. Sélectionnez les fichiers revenant et cliquez sur le Restaurer bouton pour les remettre à leur place d'origine.
3. Revenir à une ancienne version d'un fichier
L'une des meilleures fonctionnalités de Dropbox est son historique de révision. Si vous êtes rédacteur ou éditeur, vous apprécierez la facilité avec laquelle vous pouvez instantanément revenir à une ancienne version du même document.
Cliquez sur le bouton de menu à côté du fichier et sélectionnez Historique des versions . Vous verrez une liste de chaque version différente du fichier que Dropbox a enregistré, ainsi que l'horodatage et l'utilisateur qui a effectué la modification. Cliquez sur une version pour la prévisualiser. Utilisez le Restaurer bouton pour y revenir.
4. Demander des fichiers
Si vous utilisez Dropbox pour collecter différents types de fichiers provenant de différents utilisateurs, la fonction Demander des fichiers vous fera gagner beaucoup de temps. En utilisant cette fonctionnalité, vous pouvez créer un lien et un dossier unique qui lui est associé.
Vous pouvez envoyer ce lien à n'importe qui et ils peuvent ajouter n'importe quel fichier au dossier. Ils n'ont même pas besoin d'être un utilisateur de Dropbox.
Dans la barre latérale, cliquez sur Demandes de fichiers puis utilisez le Demander des fichiers bouton pour commencer. Entrez le nom du dossier, où l'enregistrer, fixez une date limite, générez le lien et envoyez-le !
trouve de qui il s'agit
5. Star Dossiers importants pour un accès rapide
Dropbox peut être un référentiel de tous vos fichiers de travail importants, documents d'archives, documents personnels et même votre photothèque. Si vous utilisez simplement la structure de dossiers de Dropbox pour tout organiser, vous passerez beaucoup de temps à trouver le bon dossier.
C'est là qu'intervient la vedette. Choisissez quelques dossiers que vous utilisez fréquemment et Star eux. La prochaine fois que vous ouvrirez le site Web ou l'application Dropbox, vous verrez ces dossiers tout en haut.
6. Enregistrer les fichiers pour une utilisation hors ligne
Vous ne pouvez pas être connecté à Internet tout le temps. C'est une bonne idée de sauvegarder quelques fichiers importants pour une utilisation hors ligne. Si vous utilisez un compte Dropbox Basic, vous pouvez enregistrer gratuitement des fichiers individuels hors ligne (à l'aide des applications iOS et Android). Pour enregistrer des dossiers, vous devrez passer à un compte Dropbox Professional.
Appuyez sur le bouton de menu lorsque vous visualisez un fichier et appuyez sur le Rendre disponible hors connexion bouton pour enregistrer le fichier sur votre appareil.
7. Utilisez la synchronisation sélective pour économiser de l'espace de stockage
Une fois que vous avez installé Dropbox sur votre Mac ou votre PC Windows, rendez-vous sur Paramètres et trouver le Synchronisation sélective option. Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez choisir de synchroniser uniquement un certain nombre de dossiers avec votre ordinateur au lieu de l'intégralité de votre compte Dropbox.
C'est un bon moyen de vous assurer que votre sauvegarde de photos ou d'autres fichiers volumineux ne prennent pas de place sur votre ordinateur.
8. Changez l'URL pour obtenir le lien de téléchargement direct
Voici un petit hack sympa pour contourner l'interface utilisateur de Dropbox pour prévisualiser un fichier. Au lieu d'éviter une fenêtre contextuelle qui vous demande de vous connecter à Dropbox, modifiez simplement un peu l'URL. À la fin d'une URL partagée Dropbox, remplacez le ' dl = 0 ' se séparer ' dl = 1 '. Rechargez et le fichier sera téléchargé instantanément.
9. Utiliser l'authentification à 2 facteurs et le verrouillage par code PIN
Si vous êtes comme moi, vous utilisez Dropbox pour synchroniser non seulement des documents importants, mais également un coffre-fort de mots de passe pour des services comme 1Password . Cela signifie que vous voudrez protéger votre compte Dropbox. Et un mot de passe complexe ne suffit pas.
La meilleure chose à faire est d'activer l'authentification à 2 facteurs (avec un SMS OTP ou Google Authenticator). Allez dans votre Paramètres personnels > Sécurité et allumez Vérification en deux étapes .
Sur votre iPhone ou téléphone Android, accédez à la Paramètres section de l'application Dropbox et activez la fonction de verrouillage. Vous pouvez utiliser un verrou Pin, une empreinte digitale ou même une authentification Face ID sur votre iPhone X.
10. Numérisez des documents directement vers Dropbox
Dropbox est probablement l'endroit où vos documents numérisés finissent. Peu importe si vous utilisez un tiers application de scanner de fête comme CamScanner . Désormais, vous pouvez supprimer l'intermédiaire et télécharger directement des documents numérisés à l'aide de l'application Dropbox sur votre iPhone ou votre smartphone Android.
Après avoir ouvert l'application, appuyez sur le + bouton et sélectionnez Numériser un document . Suivez les invites à l'écran pour capturer une image et la convertir au format de document numérisé. Ensuite, choisissez où vous voulez enregistrer le document.
Maintenant, maître Dropbox Paper
Maintenant que vous maîtrisez Dropbox, il est temps de vous lancer dans Dropbox Paper. Paper est la réponse de Dropbox à Google Docs. C'est une version moderne d'un outil de collaboration documentaire et c'est en fait plutôt sympa. À bien des égards (la conception, les mentions, la gestion des tâches intégrée), c'est carrément mieux que Google Docs.
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Khamosh Pathak est un rédacteur technologique indépendant et un concepteur d'expérience utilisateur. Lorsqu'il n'aide pas les gens à tirer le meilleur parti de leur technologie actuelle, il aide les clients à concevoir de meilleures applications et sites Web. Pendant son temps libre, vous le trouverez en train de regarder des émissions spéciales sur Netflix et d'essayer à nouveau de lire un long livre. Il est @pixeldetective sur Twitter.
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