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N'envoyez jamais d'e-mails mal construits. Non seulement les structures terribles brouillent le message, mais elles donnent aux destinataires une impression négative de votre éthique de travail et de votre professionnalisme. De bonnes compétences en communication sont essentielles dans toute industrie.
Pour éviter les erreurs, relisez vos brouillons. Corrigez ces mauvaises pratiques et erreurs souvent ignorées qui rendent les e-mails non professionnels.
UTILISEZ LA VIDÉO DU JOUR
1. Lignes d'objet contenant du spam
Les spécialistes du marketing pensent que les lignes d'objet axées sur les ventes augmenter les taux d'ouverture des e-mails ; malheureusement, ils donnent les résultats opposés. Les destinataires ont tendance à ignorer les e-mails trop promotionnels. À moins qu'ils ne vous connaissent déjà, ils n'ont aucune obligation de vérifier votre message.
Au lieu d'être commercial, soyez engageant. Composer lignes d'objet qui attirent l'attention composé de mots descriptifs et stimulants. Piquez la curiosité de vos lecteurs. Vous pouvez utiliser des questions ouvertes et des argumentaires, assurez-vous simplement qu'ils sont pertinents par rapport à votre message. Sinon, les destinataires pourraient vous bloquer pour avoir abusé des sujets de clickbait.
2. Blagues et remarques pleines d'esprit
Réfléchissez à deux fois avant d'insérer des blagues dans vos e-mails professionnels. Bien que partager un rire puisse vous aider à établir une relation dans certains cas, cela fait souvent plus de mal que de bien. Les blagues sont difficiles à livrer par e-mail. Même les jeux de mots légers peuvent être considérés comme sarcastiques ou offensants si le lecteur vous comprend mal.
En règle générale, évitez les blagues. Au lieu de cela, explorez d'autres moyens d'alléger l'ambiance, par exemple en partageant une histoire personnelle ou en discutant d'un intérêt commun. Être accessible et amical ne nécessite pas de gags.
3. Emojis et signes de ponctuation excessifs
De plus en plus de fournisseurs de boîtes aux lettres acceptent les emojis de nos jours. Des plates-formes comme Outlook et Gmail vous permettent même d'insérer des emojis dans les lignes d'objet.
Bien qu'amusants et créatifs, ils n'ont pas leur place dans les e-mails professionnels. Les gens perçoivent différemment les emojis. Par exemple, alors que vous pourriez utiliser l'émoticône du visage riant pour exprimer de la joie, d'autres pourraient le voir comme du sarcasme. Les smileys ne transmettent pas toujours le message voulu.
De plus, les commerçants louches raffolent des émoticônes. Si vous les utilisez fréquemment, les destinataires peuvent vous associer à des attaques de phishing, à des newsletters commerciales et à des publicités trop promotionnelles.
4. Fautes de frappe et erreurs grammaticales
Les fautes de frappe ne changent pas l'intention. Même si vous épelez mal chaque mot dans votre e-mail, les lecteurs le comprendront toujours grâce à des indices contextuels. Des erreurs grammaticales avancées peuvent prêter à confusion, mais le texte ne sera pas incompréhensible.
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Cela signifie-t-il que vous pouvez ignorer les fautes de frappe ? Définitivement pas! Bien que les fautes d'orthographe et de grammaire ne brouillent pas votre message, elles semblent négligentes. Que vous présentiez à un prospect ou mettiez à jour un collègue, vous aurez du mal à gagner sa confiance avec une rédaction non professionnelle.
La meilleure approche consiste à examiner les brouillons avant de les envoyer. Exécutez votre texte à travers un correcteur orthographique fiable , éliminez les peluches inutiles, ajustez le ton en conséquence et remplacez les mots complexes par des mots plus simples. Répétez ces étapes autant de fois que nécessaire.
5. Longs paragraphes
Soyez prudent lorsque vous copiez-collez des brouillons d'e-mails depuis Google Docs ou Microsoft Word. Les traitements de texte ont des paramètres par défaut différents. Vous ne pouvez pas vous attendre à ce que vos e-mails ressemblent à ce qu'ils étaient lorsque vous les avez tapés. Ils s'adapteront au style de police, à la taille du texte et à l'espacement du programme actuel.
Comme bonne pratique, copiez-collez sans formater en appuyant sur Ctrl/Cmd + Maj + V au lieu de simplement Ctrl/Cmd + V. Cela efface les changements de format précédents. Et pour éviter de longs blocs de texte, limitez chaque paragraphe à deux ou trois phrases.
6. Informations excessives
Des explications détaillées sont bénéfiques, mais vous devez les chronométrer correctement. Ne vous contentez pas d'énoncer des faits aléatoires. Les lecteurs cliqueront probablement loin de votre e-mail si vous les surchargez d'informations dès le départ.
Ne partagez que ce dont les lecteurs ont besoin. Lorsque vous expliquez des sujets complexes, joignez des documents de recherche pertinents, planifiez des consultations virtuelles et répondez à toutes les questions qui vous parviennent.
7. Déclarations de clôture génériques
Les déclarations de clôture génériques sont distantes. Ils vous font paraître non professionnel et affaiblissent la conclusion de votre e-mail. Vous aurez moins de chances de conclure avec succès. Lorsque vous terminez des e-mails, utilisez un langage plus direct et concis alternative à 'J'ai hâte d'avoir de vos nouvelles' .
Ils sont déjà surutilisés. Les lecteurs les ont vus des centaines de fois auparavant - ils ne laisseront pas d'impact positif. Au lieu d'utiliser des lignes génériques, utilisez un CTA fort. Dites à vos lecteurs leurs options et guidez-les pour qu'ils agissent sur votre e-mail.
8. Pièces jointes inutiles
Les pièces jointes aux e-mails facilitent le partage d'informations. Au lieu de surcharger les lecteurs de longs messages non sollicités, dirigez-les vers les ressources pertinentes. Cela fait gagner du temps à toutes les parties concernées.
Cela dit, vous devez également vous abstenir d'envoyer des fichiers en masse. Les utilisateurs sont généralement sceptiques quant à l'ouverture des pièces jointes car elles pourraient propager des logiciels malveillants. L'envoi de plusieurs fichiers par e-mail soulève même des problèmes de sécurité.
Si vous devez envoyer plusieurs documents simultanément, utilisez un outil de partage de fichiers comme Dropbox. Téléchargez les fichiers sur votre plate-forme préférée, définissez les restrictions de confidentialité nécessaires, puis envoyez le lien d'accès par e-mail.
9. Formats 'Créatifs'
Évitez de jouer avec des polices audacieuses. Vous pouvez souligner, mettre en italique ou mettre en gras le texte pour le mettre en valeur, mais utilisez le style, la couleur et la taille de police par défaut.
Les polices de caractères « créatives » offrent des avantages négligeables dans un cadre professionnel. Ils détournent l'attention des lecteurs de votre e-mail. Au lieu de comprendre l'intention du message, leur esprit se concentrera sur les différentes couleurs et styles que vous avez utilisés.
De plus, les formats étranges vous donnent un aspect sommaire. Les fournisseurs de services de messagerie envoient même des e-mails contenant des motifs et des couleurs scandaleux directement dans les dossiers de spam.
N'utilisez des modèles de création que s'ils correspondent à votre marque. Par exemple, l'exemple ci-dessous montre comment une plateforme de rencontre virtuelle appelée Gather partage ses caractéristiques sans compromettre le professionnalisme.
10. Motifs peu clairs
Les petites conversations peuvent aider à alléger les réunions embarrassantes, mais elles conviennent rarement aux e-mails professionnels. Arrêter de tourner autour du pot. La plupart des gens cliqueront s'ils trouvent votre message fastidieux et déroutant.
Pour faire passer votre message, utilisez un langage clair et concis. L'introduction doit être brève et accrocheuse, tandis que le corps doit aborder le sujet traité. Des explications vagues entraîneront finalement des e-mails de suivi qui vous feront perdre du temps.