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Votre calendrier est destiné à la planification, votre application de tâches est destinée à répertorier les tâches , droit? Mais étant donné l'interdépendance de ces deux activités, cette ségrégation n'a tout simplement aucun sens. Google intègre désormais Google Agenda et des listes de tâches en introduisant des rappels.
Les rappels commenceront en tant que fonctionnalité sur le application mobile pour Google Agenda , disponible pour Android et iPhone, mais sera bientôt également disponible sur la version web. Dans tous les cas, Google Agenda peut être synchronisé sur toutes les plates-formes , cela ne devrait donc pas être un gros problème.
Que sont les rappels ?
Bien qu'elles soient appelées Rappels, cette nouvelle fonctionnalité présente une liste de toutes vos tâches en attente. Mais ce sont des tâches sous stéroïdes !
Voilà comment cela fonctionne. Lorsque vous appuyez sur l'icône plus pour créer un nouvel événement de calendrier dans l'application mobile, vous verrez maintenant une autre option pour « Rappel ». Appuyez dessus pour créer un nouveau rappel.
- Les rappels utilisent tout ce que Google sait sur vous pour vous aider à créer de meilleures tâches. Par exemple, si vous souhaitez un rappel pour appeler votre mère, Google obtiendra le numéro de téléphone de votre mère à partir de vos contacts et l'ajoutera à la tâche.
- Le calendrier a des modèles prédéfinis pour les appels, les e-mails, les SMS, la lecture, l'enregistrement (vols), les réservations, les rendez-vous, les retours, les annulations de réservation et les visionnages. Chacun d'eux est programmé pour trouver des informations disponibles sur Google afin de fournir un contexte supplémentaire à vos tâches, ce qui est un excellent moyen de creuser votre arriéré de tâches . De plus, comme vous pouvez le voir, cela suit le principe consistant à faire commencer chaque élément de la liste de tâches par un verbe exploitable.
- Les rappels restent dans votre calendrier jusqu'à ce que vous les marquiez comme terminés. Donc, si vous ne terminez pas cette tâche aujourd'hui, elle sera reportée au lendemain. Simple et pratique, non ?
- Vous pouvez utiliser des applications Google autres que Google Agenda pour créer de nouveaux rappels. Vous pouvez ajouter un rappel en utilisant OK Google commandes vocales , utilisez l'incroyable application de messagerie Google Inbox , ou même Google Keep .
Emballer un coup de poing de productivité
Google Agenda regroupe plusieurs méthodes de productivité grâce à l'introduction de Rappels. La première est une technique appelée ordonnancement en amont, préconisée par l'auteur Cal Newport of Study Hacks .
L'idée est que vous devez planifier vos tâches dans votre calendrier. Lorsque vous avez une longue liste de tâches, vous ne savez pas comment ni où ces tâches s'intégreront dans votre plan quotidien. Et ainsi, ils restent sans surveillance avec l'attitude habituelle du « j'y reviendrai plus tard ».
En attribuant une heure fixe à une tâche, vous êtes plus susceptible de suivre et de commencer ensuite, dit Newport. Il n'est pas le seul. Plusieurs rédacteurs de productivité comme Art Meisel recommandez également de réfléchir au « quand » une tâche doit être effectuée et de la programmer dans votre calendrier.
La nouvelle fonctionnalité de Google Agenda met cette méthode de productivité en action en vous encourageant à planifier vos tâches plutôt que de les ajouter à l'infini à une liste. Lorsque vous créez un nouveau rappel, Calendrier vous invite à ajouter une date et une heure afin qu'il puisse vous alerter lorsque l'horloge sonne.
Peut-être plus important encore, en gardant votre liste de tâches et votre calendrier dans le même espace visuel, vous êtes plus susceptible de commencer à planifier ces tâches, ou même de supprimer les petites tâches lorsque vous remarquez une fenêtre dans le temps. Lorsque vous voyez que votre prochaine tâche est programmée pour au moins 5 minutes plus tard, vous pouvez vous occuper de l'un des petits éléments que vous voyez dans vos rappels récurrents, comme le paiement de votre facture de carte de crédit.
Pourquoi utiliser le calendrier plutôt que les applications à faire
Oui, Google Keep gère déjà vos tâches , alors pourquoi devriez-vous utiliser Calendrier à cette fin ? La principale raison, à mon avis, est que Calendrier facilite l'ajout de tâches de n'importe où, tout en vous offrant un endroit pour planifier votre journée et vos actions.
Ajouter de n'importe où : Une grande raison pour laquelle beaucoup d'entre nous n'utilisent pas régulièrement une application de liste de tâches est à cause de la friction impliquée - le nombre d'étapes nécessaires pour ajouter une tâche est si élevé que nous n'ajoutons tout simplement pas de tâche. Étant donné que les rappels de calendrier peuvent être ajoutés à partir de la plupart des applications Google et des commandes vocales, cette friction est réduite.
Continuez à revoir : L'un des principes de la méthode de productivité GTD de David Allen est de revoir constamment votre liste de tâches et de les re-prioriser. En mettant vos tâches planifiées et vos tâches non planifiées au même endroit, il vous est plus facile de revoir et de réévaluer ce que vous devez faire ensuite.
Être flexible: Lorsqu'il s'agit d'accomplir ces tâches, Calendar peut fonctionner de la même manière que Trello peut être un tableau de vision pour les objectifs . En vous donnant un aperçu visuel de tout ce que vous devez accomplir aujourd'hui, ainsi que des tâches imprévues dont vous devrez vous occuper à un moment donné, Calendrier devient une interface unique pour obtenir un aperçu de votre journée complète.
Google Agenda est-il l'application à faire pour vous ?
Les méthodes de productivité sont subjectives. Ce qui fonctionne pour moi peut ne pas fonctionner pour vous, il est donc impossible de répondre si Google Agenda est la solution idéale pour vous permettre de faire avancer les choses. Mais les rappels contribuent grandement à le rendre idéal pour les personnes qui...
- préférez travailler selon un horaire ou selon des échéances,
- ne sont pas doués pour la gestion du temps et finissent donc par manquer souvent de petites tâches, et
- oubliez les tâches en attente des jours précédents lorsqu'elles commencent une nouvelle journée.
Comme pour toute application ou méthode de productivité, essayez-la. Souvenez-vous de la règle des 3 frappes des systèmes à faire et changez si cela ne fonctionne pas pour vous.
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Je suppose que Google Calendar avec rappels obtiendra un système bien meilleur une fois qu'il sera également disponible sur la version Web de Calendar, vous l'utilisez donc sur tous les gadgets.
Les rappels sont-ils nécessaires pour Google Agenda ?
Les rappels vous feront-ils passer à Google Agenda ? Utilisez-vous déjà GCal et aimez-vous cette nouvelle fonctionnalité ? N'est-ce tout simplement pas suffisant et vous allez vous en tenir à votre calendrier actuel et à vos applications à faire ? Dites-nous vos pensées dans les commentaires.
Et n'oubliez pas de consulter également les tâches Google remaniées.
Crédits image : Chaîne de rappel par Andrei Simonenko via Shutterstock
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Mihir Patkar écrit sur la technologie et la productivité depuis plus de 14 ans dans certaines des plus grandes publications médiatiques du monde. Il a une formation universitaire en journalisme.
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