Home-theater-designers
Depuis plusieurs semaines, je recherche un site web ou une application simple d'utilisation qui me permettrait de conserver et de conserver les comptes rendus de réunions. L'approche traditionnelle du document texte n'est plus un moyen productif de prendre des minutes. Le simple fait de taper sur un fichier vierge ne permet pas une collaboration rapide, des mises à jour des minutes, ni un endroit pour sauvegarder et revoir les minutes passées.
En janvier, nous avons couvert les 6 meilleurs outils de réunion en ligne gratuits pour collaborer avec votre équipe, mais maintenant j'ajouterais D'accord comme un outil utile pour l'établissement de l'ordre du jour, la prise de minutes et la création de rapports.
Mise en place de réunions
Vous commencez par organiser une réunion sur Agreedo et envoyer une invitation aux membres de l'équipe à se connecter au site pour afficher et même fournir une contribution à l'ordre du jour de la réunion.
Vous pouvez configurer des réunions en ligne en tant que publiques - qui sont visibles par tout le monde - ou privées où elles ne sont visibles que par les personnes répertoriées comme participants. Vous pouvez choisir de faire « modérer » les minutes, ce qui signifie que seul le créateur de la réunion peut ajouter ou modifier des éléments. Tous les autres participants peuvent uniquement ajouter des commentaires.
Lorsque vous envoyez des invitations, les invités reçoivent un e-mail avec une pièce jointe de date de calendrier qui peut être ouverte dans Outlook, Notes ou iCal. L'outil en ligne lui-même fonctionne dans tous les principaux navigateurs.
meilleur site pour telecharger de la musique gratuitement
Préparation de la réunion
Agreedo propose quatre points différents à l'ordre du jour : Info, Décision, Tâche , et Sujet . Ces éléments vous aident en fait à voir quelles sont les informations les plus importantes à ajouter aux procès-verbaux des réunions. Il y a généralement beaucoup de discussions et parfois d'arguments sur des questions très importantes lors d'une réunion, mais pour faire avancer les choses, les tâches doivent être identifiées et attribuées, et des décisions importantes doivent être prises.
Ainsi, avant la tenue d'une réunion, il est important de dresser et de hiérarchiser une liste des points à l'ordre du jour de la réunion. Si une réunion se compose des mêmes membres de l'équipe, vous souhaiterez peut-être laisser le compte rendu non modéré afin que d'autres puissent ajouter des éléments au compte rendu.
Les éléments de la réunion peuvent être déplacés, mais malheureusement, il n'y a aucun moyen d'attribuer des durées à chaque élément de l'ordre du jour, bien que vous puissiez définir une durée pour l'ensemble de la réunion elle-même.
Vous pouvez également placer des sous-éléments sous chaque élément principal, et chaque section d'éléments peut être masquée au fur et à mesure qu'elle est terminée au cours de la réunion.
Fonctionnalités de collaboration
Ce qui est le plus utile à propos d'Agreedo, c'est que les agendas sont publiés en ligne, ce qui permet la collaboration. Les membres de l'équipe peuvent également se connecter à Agreedo en s'inscrivant sur le site ou en utilisant leur identifiant Google.
Si vous autorisez la non modération du procès-verbal, les participants invités peuvent modifier les points de l'ordre du jour. C'est une bonne idée, mais un processus plus avancé permettrait uniquement aux invités sélectionnés de modifier les points de l'ordre du jour et non à tous les participants invités à une réunion.
Si vous choisissez de modérer une réunion, cela signifie que les participants peuvent uniquement ajouter des commentaires aux points de l'ordre du jour. Même ce type de collaboration est utile pour rendre les réunions plus productives, car vous pouvez réellement commencer à participer à la réunion avant la tenue de la réunion. En plus des commentaires ajoutés aux éléments de la réunion, des fichiers peuvent également être joints aux éléments de l'ordre du jour. Des liens vers des ressources en ligne devront cependant être affichés dans la section des commentaires. Il n'y a pas d'outil dédié pour les URL.
Une autre caractéristique que je souhaiterais pour Agreedo est que l'élément de décision soit configuré de manière à ce que les sondages directs puissent être publiés pour, par exemple, la date d'un événement, le montant d'argent à dépenser pour un élément budgétisé et d'autres décisions de vote qui doivent être fabriqué.
Tenir des réunions
Lorsque vous organisez des réunions, Agreedo inclut une minuterie intégrée. Si vous organisez une réunion en ligne, les participants peuvent utiliser un outil tel que WebEx pour afficher le compte rendu en ligne. Ou les participants peuvent se connecter au compte rendu de la réunion et actualiser la page au fur et à mesure que le compte rendu est mis à jour pendant la réunion.
Avant et pendant la réunion, vous pouvez attribuer des tâches et des dates d'échéance aux personnes participant à la réunion.
où dois-je acheter mon iphone
Fonctionnalités après la réunion
Ce qui rend un outil en ligne comme Agreedo plus utile que les méthodes traditionnelles, c'est que toutes les minutes peuvent être stockées en ligne pour examen, ainsi que imprimées ou exportées sous forme de document Excel. Vous pouvez également envoyer un lien vers le procès-verbal en ligne. Les participants peuvent recevoir des rappels par e-mail sur les tâches auxquelles ils se sont inscrits et afficher toutes les tâches qui leur sont attribuées.
Il existe également une fonction de réunion de « suivi » qui vous permet de vérifier et de reporter les points de l'ordre du jour de la réunion précédente à la suivante. C'est un petit gain de temps surtout pour les personnes chargées de prendre des minutes et de faire le suivi.
Il ne fait aucun doute que de nombreux utilisateurs d'Agreedo auront diverses demandes de fonctionnalités pour ce site en ligne, mais pour l'instant, je suis simplement heureux qu'il existe, car il se fait attendre depuis longtemps.
Agreedo est actuellement totalement gratuit sans plan tarifaire. Faites-nous savoir ce que vous pensez de ce site et ce que vous aimeriez y voir ajouté.
Crédit d'image : Shutterstock
Partager Partager Tweeter E-mail 5 astuces pour booster vos machines Linux VirtualBoxVous en avez assez des mauvaises performances offertes par les machines virtuelles ? Voici ce que vous devez faire pour améliorer les performances de votre VirtualBox.
Lire la suite Rubriques connexes- l'Internet
- Technologie d'entreprise
Bakari est écrivain et photographe indépendant. C'est un utilisateur Mac de longue date, un fan de musique jazz et un père de famille.
Plus de Bakari ChavanuAbonnez-vous à notre newsletter
Rejoignez notre newsletter pour des conseils techniques, des critiques, des ebooks gratuits et des offres exclusives !
Cliquez ici pour vous abonner