Utilisez l'astuce 'Faire une copie' lors du partage de documents Google Drive

Utilisez l'astuce 'Faire une copie' lors du partage de documents Google Drive

Il est facile de faire une copie de n'importe quel document dans votre propre compte Google Drive. Mais que se passe-t-il si vous souhaitez que vos collaborateurs fassent automatiquement une copie d'un document Google lorsqu'ils reçoivent un lien de partage ?



ordinateur portable branché, ne charge pas

Essayez ces astuces qui utilisent un petit ajustement à l'URL partagée.

L'utilité de ce hack Google Drive n'est pas tout à fait clair dans le titre, mais essayez-le une fois et vous verrez les avantages immédiats en collaborant avec d'autres sur Google Drive.





Cette méthode est pratique lorsque vous souhaitez conserver le document d'origine tout en donnant aux autres l'espace nécessaire pour modifier une copie du document dans leur propre dossier Drive.

Cela leur évitera un voyage au Fichier > Faire une copie commande et partagez une copie d'un document Google de la manière habituelle. Voilà comment cela fonctionne.



Partager une copie d'un document Google automatiquement

Un cas typique est un document Google qui doit être rempli individuellement par chaque répondant. Les collaborateurs peuvent saisir les détails dans leur propre copie du document sans altérer l'original.

Vous n'aurez pas à leur demander de faire une copie. Suivez simplement ces étapes et la copie sera faite automatiquement pour eux.

Ce hack fonctionne sur Google Docs, Google Sheets et Google Slides.

  1. Ouvrez le document Google Drive que vous souhaitez partager.
  2. Cliquez sur le bleu Partager bouton en haut à droite du document.
  3. Dans le Partager avec des personnes et des groupes dialogue, cliquez n'importe où sur le Obtenir le lien comme indiqué par l'invite.
  4. Saisissez le lien du document en cliquant sur Copier le lien . Vous pouvez envoyer ce lien à n'importe qui par e-mail ou tout autre support, puis visualiser, commenter ou modifier le document. Vous pouvez définir l'accès en choisissant entre Téléspectateur , Commenter , ou Éditeur avec un clic sur la petite flèche vers le bas à droite.
  5. Copiez-collez le lien partagé dans un e-mail. Maintenant, supprimez tout après la barre oblique dans le lien et insérez « copier ». Modifiez cette petite partie du lien entier uniquement une partie. Si vous apportez d'autres modifications, cela apparaîtra comme une page d'erreur pour votre destinataire. Voici à quoi ressemble le nouveau lien maintenant :
  6. Envoyez l'e-mail et votre travail est terminé. Lorsque le destinataire clique sur le lien, il accède à son écran Google Drive qui l'invite à faire une copie de votre document.

Quand ils cliquent Faire une copie , une copie locale du document est enregistrée sur leur Google Drive. De plus, la copie est reçue sans les commentaires s'il y en a dans l'original. Si vous souhaitez envoyer un fichier avec les commentaires, lisez le prochain conseil ci-dessous.

Autres astuces d'URL Google que vous pouvez utiliser pour partager un document Google

Il existe quelques variantes supplémentaires que vous pouvez imposer sur les liens partagés en fonction de ce que vous voulez que votre collaborateur en fasse. Passons en revue ces quatre ajustements d'URL.

1. Partagez une copie de Google Docs qui inclut des commentaires

Parfois, vous souhaitez que vos commentaires soient transférés sur la copie afin que les membres de votre équipe puissent l'utiliser pour travailler sur leur version. Vous pouvez le faire de deux manières :

  • Remplacer |_+_| avec |_+_| dans l'URL du fichier.
  • Remplacer |_+_| avec |_+_| pour éviter de copier les commentaires résolus.

2. Partagez une copie de Google Docs en tant qu'aperçu

Le mode Aperçu est différent de l'option Affichage car il affiche le document dans une interface épurée sans barres de menus ni boutons. Par exemple, vous pouvez partager une feuille ou une présentation de diapositives avec toute personne extérieure à votre équipe de collaboration.

Utilisez le mode Aperçu en remplaçant

/edit

dans l'URL du fichier Google Drive avec

/copy?copyComments=true

.

Notez qu'un lien Aperçu supprime les menus. Ainsi, les destinataires ne pourront pas utiliser le Fichier > Faire une copie possibilité d'ajouter une copie à leur propre Google Drive.

Pour contourner cette restriction, les destinataires peuvent accéder à la barre d'adresse de leur navigateur et remplacer

/edit

avec

includeResolvedCommentsOnCopy=false

à nouveau pour faire une copie pour leur propre lecteur.

3. Partager un document Google en tant que modèle

Vous pouvez partager un document Google en tant que modèle. Le destinataire obtient une copie sans encombrement de votre document sans les menus de Google Drive. Ils peuvent également faire une copie du document pour leur lecteur en cliquant sur le bleu Utilise le modèle bouton e.

Remplacer

trouver tous les comptes liés à mon numéro de téléphone
/edit

avec

/preview

Cette méthode combine l'option Aperçu avec le choix de « Faire une copie ».

Un lien de téléchargement direct fonctionne comme il est dit. Le membre de votre équipe n'a qu'à cliquer sur le lien et le fichier sera téléchargé sur son bureau.

Remplacer

/preview

avec

/edit

Ajoutez le format de fichier (comme PDF ou CSV) sous lequel le document doit être enregistré et votre lien de téléchargement est prêt. L'option PDF ou CSV est idéale car il s'agit d'un format universel et le destinataire n'a pas besoin de compte Google pour ouvrir et visualiser le fichier.

En outre, le destinataire obtient un fichier prêt à imprimer qu'il peut instantanément envoyer à l'imprimante. Cela fonctionne avec Google Docs et Google Sheets, mais pas avec Google Slides.

Gardez un œil sur les paramètres de partage de Google Drive

Google Drive est construit autour de la collaboration. Mais c'est toujours une bonne idée de suivre avec qui vous partagez vos fichiers . Il est facile de perdre le fil lorsque vous travaillez dans une grande équipe.

Les exemples ci-dessus montrent qu'il est facile de modifier les URL partagées et d'accéder aux fichiers si vos autorisations de partage ne sont pas définies dans un souci de sécurité. Passez du temps dans gérer vos fichiers partagés dans Google Drive et vous n'aurez pas à vous soucier des fichiers qui tombent entre de mauvaises mains.

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A propos de l'auteur Saikat Basu(1542 articles publiés)

Saikat Basu est rédacteur en chef adjoint pour Internet, Windows et Productivity. Après avoir enlevé la crasse d'un MBA et une longue carrière en marketing de dix ans, il se passionne maintenant pour aider les autres à améliorer leurs compétences en narration. Il cherche la virgule d'Oxford manquante et déteste les mauvaises captures d'écran. Mais les idées de photographie, de Photoshop et de productivité apaisent son âme.

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