Utilisez la règle de gestion du temps 80/20 pour hiérarchiser vos tâches

Utilisez la règle de gestion du temps 80/20 pour hiérarchiser vos tâches

Comment maximiser votre temps ? Utilisez-vous des applications de gestion du temps ? Planifiez-vous à l'avance et respectez-vous votre emploi du temps? Ou priorisez-vous vos tâches ? Si vous avez essayé ces choses et que vous avez toujours du mal à utiliser efficacement votre temps, vous avez peut-être besoin d'un changement.





La règle des 80/20 est une autre option pour la gestion du temps et, avec de petits ajustements, cela pourrait bien être votre solution idéale.





Quelle est exactement la règle des 80/20 ?

La règle des 80/20 est également connue sous le nom de principe de Pareto. Le concept est né de l'économiste italien Vilfredo Pareto. Il a remarqué que 80 pour cent des terres du pays appartenaient à seulement 20 pour cent de la population. Cela a conduit Pareto à examiner plus avant ce déséquilibre et ses liens avec d'autres domaines.





Des années plus tard, un consultant nommé Joseph Juran a appliqué ce concept aux entreprises et l'a surnommé le principe de Pareto. De The Economist en ligne :

Juran a étendu le principe au contrôle de la qualité, déclarant, par exemple, que la plupart des défauts de production sont le résultat d'un petit pourcentage des causes de tous les défauts, ce qu'il a décrit comme « le petit nombre vital et le grand nombre insignifiant ».



Selon Investopedia , cela signifie que:

  • 80 pour cent du volume des ventes provient de 20 des produits de la gamme de produits.
  • 80 pour cent des revenus d'une entreprise proviennent de 20 pour cent de ses clients.
  • 80 pour cent de la production d'une entreprise provient de 20 pour cent de ses employés.

La gestion du temps est l'utilisation la plus courante du principe de Pareto, car la plupart des gens ont tendance à étaler leur temps au lieu de se concentrer sur les tâches les plus importantes.





Avec tout cela à l'esprit, associer le principe à la gestion du temps signifie que 80 % de votre production pourrait provenir de seulement 20 % de votre temps. Maintenant, la question est, comment y parvenir ? Voici quatre choses que vous pouvez faire.

Évaluez fréquemment vos tâches

Si 80% des résultats proviennent de 20% de l'effort, il va de soi que 80% de l'impact proviendra de 20% de vos tâches. Identifiez donc les 20 pour cent de vos tâches qui produiront les 80 pour cent de résultats que vous recherchez.





Crédit d'image: Asstephan via Shutterstock

Lorsque vous passez en revue vos tâches, posez-vous les questions suivantes :

  • Toutes les tâches de ma liste sont-elles étiquetées comme urgentes ?
  • Les tâches de ma liste relèvent-elles de ma compétence ou appartiennent-elles à un autre?
  • Est-ce que je passe trop de temps sur certains types de tâches ?
  • Y a-t-il des tâches que je dois déléguer ?
  • Toutes ces tâches sont-elles vraiment nécessaires au résultat global ?

Évaluez continuellement vos objectifs

Vos objectifs et vos tâches peuvent être liés, mais pas toujours. Certains pourraient être complètement séparés. Pensez donc à vos objectifs et aux activités nécessaires pour les atteindre. N'oubliez pas que 80 pour cent de ces objectifs seront atteints avec seulement 20 pour cent des activités nécessaires.

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Là encore, faites un inventaire et voyez quelles 20 pour cent des activités vous rapprochent de la majorité de vos objectifs. Découvrez ces quelques exemples et voyez si vous pouvez vous identifier :

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  • Si je travaille tard aujourd'hui (20 % d'activité), je peux terminer l'élément de ma liste de tâches, rendre le patron heureux ET prendre un congé demain (objectifs à 80 %).
  • Si je prépare une salade à manger à mon bureau pour le déjeuner aujourd'hui (20 % d'activité), je peux travailler sur cette tâche, dépasser la date limite ET me rapprocher de mon objectif de perte de poids (objectifs de 80 %).
  • Si je planifie des réunions régulières (20 % d'activité), je peux augmenter la communication d'équipe, avoir un projet plus réussi ET être un meilleur leader (objectifs de 80 %).

Déterminez votre prime time

Tout le monde a des moments précis de la journée où ils sont les plus productifs. Vous pouvez faire de votre mieux entre 9 h et 11 h. Ou vous pourriez en faire plus entre 15 h et 17 h. Quand vous sentez-vous le plus énergique, concentré et productif ?

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Déterminez quand est votre heure de grande écoute et utilisez-la pour vous attaquer aux 20 % des tâches et des objectifs que vous avez identifiés. Cela garantira que vous passez votre temps le plus productif de la journée sur les tâches et les activités nécessaires pour les meilleurs résultats.

Identifier et éliminer les distractions

Que vous vous rendiez au bureau chaque jour ou que vous travailliez à domicile, les distractions sont partout. Ces petites interruptions désagréables peuvent entraîner une perte de concentration, des tâches retardées et une réduction globale de votre productivité .

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En utilisant le concept de règle 80/20, FreshBooks conjectures :

80% de vos distractions proviennent de 20% des sources.

Pour éliminer ces distractions et les éliminer, vous devez d'abord les identifier. Votre liste peut ressembler à ceci :

  • Des rafales de courriels
  • Appels téléphoniques entrants
  • Visiteurs imprévus
  • Soif ou faim
  • Notifications sur les réseaux sociaux

Une fois que vous avez votre liste de distractions, examinez-la et voyez lesquelles vous interrompent le plus. Vous constaterez probablement que seulement deux ou trois (20 %) constituent l'essentiel (80 %) du problème. Incorporez ensuite des moyens d'éliminer ces interruptions. Voici quelques suggestions:

  • Bloquez des heures spécifiques pour travailler sur les e-mails.
  • Laissez les appels non urgents aller à la messagerie vocale.
  • Fermez la porte de votre bureau.
  • Ayez une boisson et une collation à portée de main.
  • Éloignez-vous des médias sociaux pendant le travail.
  • Utiliser une application de minuterie pour chronométrer vos séances de travail ainsi que vos pauses.

Avez-vous essayé la règle des 80/20 ?

Le principe de Pareto peut apporter du succès dans certaines industries et utilisations, mais peut-il fonctionner pour vous ? Si vous avez essayé la règle des 80/20 avec beaucoup de succès, continuez-vous à l'utiliser ? Inversement, si vous avez essayé ce concept avec des résultats négatifs, savez-vous ce qui n'a pas fonctionné ?

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A propos de l'auteur Maison d'écriture de sable(452 articles publiés)

Avec son baccalauréat en technologie de l'information, Sandy a travaillé pendant de nombreuses années dans l'industrie informatique en tant que chef de projet, chef de service et responsable PMO. Elle a ensuite décidé de poursuivre son rêve et écrit maintenant sur la technologie à temps plein.

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