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La création d'un horaire de travail est ne pas facile. Que votre équipe d'employés compte quelques dizaines ou une poignée, il est difficile de trouver un moyen d'adapter les horaires de chacun, d'atteindre les minimums et de garder l'équipe heureuse. Heureusement, Excel peut aider à en faire un parcelle Plus facile.
Les modèles Excel restent l'un des outils les plus utiles de l'histoire de l'informatique. Ils sont parfaits pour gestion des tâches et des projets , maintenir les finances en ordre , suivre les progrès de la condition physique , et juste rester organisé en général -- mais la planification est un domaine où Excel vraiment brille.
5 conseils importants lors de la création d'un programme
Avant de plonger dans le processus de planification proprement dit, gardez à l'esprit les considérations suivantes. Ils faciliteront l'ensemble du processus et réduiront la quantité de stress qui s'accumule sur vous. La planification ne sera jamais facile, mais cela ne doit pas être un cauchemar.
Connaissez les préférences de vos employés. Le type de préférences que vous pouvez prendre en compte lors de la planification différera d'un champ à l'autre (par exemple, vente au détail par rapport à l'entrepôt), mais il est important d'essayer au moins d'accommoder vos travailleurs.
Certains employés ont-ils un penchant pour le matin ? Ou peut-être des soirées ? Combien d'heures chaque employé veut-il par semaine ? Y a-t-il des restrictions de temps, comme une réticence à travailler le dimanche ? Certains employés ont-ils une synergie et une compatibilité ?
Vous ne pouvez pas accueillir toutes les personnes , mais c'est un bon objectif à viser car cela peut améliorer la productivité et l'atmosphère, mais surtout, cela renforcera la confiance, et la confiance va de pair avec le respect.
Suivez les demandes d'absence des employés. Comme s'il n'était pas assez difficile de jongler avec toutes les préférences de vos employés, il y a des problèmes urgents qui surgissent de temps en temps. Par exemple, quelqu'un a besoin de quelques jours pour prendre des vacances ou pour pleurer un membre de sa famille perdu.
Heureusement, cela peut rester simple en utilisant un outil polyvalent comme Google Calendar ou un plugin de calendrier pour Thunderbird . Une application de liste de tâches de qualité comme Todoist ( raisons de passer à Todoist Pro ), TravailFlowy (notre revue WorkFlowy), ou Liste des merveilles (notre Examen de la liste de Wunder ) peut aussi bien fonctionner.
Faites le programme à l'avance. Évidemment, vous ne pouvez pas le faire trop bien à l'avance en cas de changement de situation, mais évitez absolument d'attendre la veille. Une bonne règle de base est d'environ une semaine à l'avance.
Si seulement la procrastination était aussi facile à battre, non ? Tout le monde a du mal à faire avancer les choses dans une certaine mesure, c'est pourquoi nous avons beaucoup écrit sur les stratégies anti-procrastination , éviter les distractions sur Internet et vraiment surmonter la procrastination .
En établissant vos horaires à l'avance, vous vous donnez une marge de manœuvre au cas où des changements soudains devraient être apportés.
Attribuez d'abord les quarts de travail les plus importants. Par « le plus important », nous entendons « non négociable ». Si quelqu'un a absolument besoin de travailler un quart de travail particulier, remplissez-le d'abord et gravez-le dans le marbre. Une fois que tous les quarts de travail nécessaires sont remplis, il est plus facile de combiner les quarts de travail restants avec les employés disponibles.
Et gardez toujours au moins une éventualité à l'esprit. Idéalement, vous créeriez plusieurs calendriers (par exemple, plan A, plan B, etc.), mais cela peut prendre beaucoup de temps. Vous devez donc au moins identifier les employés les plus susceptibles d'échouer et disposer d'un plan de sauvegarde cas ils le font.
Rendez le calendrier facilement accessible. Laisser vos employés voir l'horaire à l'avance est bon pour deux raisons : ils peuvent signaler toute erreur et ils apprécieront l'avertissement afin qu'ils puissent planifier leurs propres semaines en fonction de l'horaire.
disque dur externe ne s'affiche pas sur pc
Étant donné que nous allons utiliser des modèles Excel pour créer nos horaires de travail, l'option préférée est de les télécharger directement sur Google Drive . Il se convertira en une alternative au tableur de Google et vous permettra de le partager afin que les autres puissent le voir. Tenez compte de ces conseils pour Google Sheets collaboratif si vous débutez.
Et ne vous inquiétez pas pour la sécurité. À moins que vous ne manipuliez des secrets gouvernementaux, Google Sheets est suffisamment sécurisé pour les utilisateurs quotidiens comme vous et moi.
Téléchargements gratuits de modèles Excel
Avec ces conseils à l'écart, voici une poignée de superbes modèles Excel conçus spécifiquement pour aider les employeurs à planifier les horaires des travailleurs pour la semaine. Ce sera encore un travail difficile, mais beaucoup plus facile si vous utilisez l'un de ces modèles.
Les modèles sont disponibles sous forme de fichiers XLSX pour Excel 2007 et versions ultérieures.
Horaire complet des quarts de travail
Cet horaire de travail par quarts de Tableur123 est l'un des modèles les plus complets. C'est assez bon pour rivaliser avec certains des logiciels de planification disponibles en téléchargement sur le Web, mais d'une manière ou d'une autre, ce modèle est disponible gratuitement.
Lorsque vous l'ouvrez, vous trouverez différentes feuilles pour : le registre des employés, l'horaire de travail, la carte de pointage, le budget salarial, la présence, l'occupation, les paramètres et l'aide. La fiche d'aide est un mini-tutoriel qui vous montrera comment démarrer avec le planning.
Honnêtement, nous recommandons fortement celui-ci. Nous avons quelques autres suggestions en dessous de celle-ci, mais aucune n'est aussi bonne et vous ne devriez les vérifier que si celle-ci est trop compliquée pour ce que vous voulez faire (ce qui est certainement une plainte valable).
Télécharger: Horaire de quart de travail
Horaire de travail hebdomadaire
Cet horaire de travail hebdomadaire par Systèmes de gestion d'entreprise n'est peut-être pas aussi complet que celui ci-dessus, mais il est idéal pour les petites équipes. C'est plus simple, ce qui signifie qu'il est plus facile à apprendre et plus facile à utiliser. Fortement recommandé pour ceux qui veulent un programmateur intermédiaire.
Il est livré avec trois feuilles : Horaire, Equipes et Employés. Il vous suffit de lister vos salariés et leurs taux horaires dans la fiche Salariés. Définissez ensuite l'heure de début et l'heure de fin de chaque équipe disponible dans la feuille Equipes. Par la suite, la feuille de programme automatisée devient explicite.
Le seul inconvénient est qu'il ne peut aller que jusqu'à 20 employés et 9 équipes définies, ce qui le rend idéal pour les petites et moyennes opérations, mais invraisemblable pour les grandes entreprises.
Télécharger: Horaire de travail des employés
Horaire des quarts de travail quotidien
Peut-être que vous n'avez pas besoin de toutes les cloches et de sifflets automatisés fournis avec les deux modèles mentionnés ci-dessus. Peut-être que vous préférez faire les choses aussi manuellement que possible et tout ce dont vous avez besoin est un programme vraiment basique à bricoler. Si c'est le cas, utilisez celui fourni par Sommet42 .
Ce modèle ne fait pas tout travailler du tout. Son seul but est de vous donner un horaire préconçu que vous pouvez remplir à la main. Une fois terminé, vous pouvez l'imprimer (ou le télécharger en ligne) pour que tout le monde puisse le voir, et il est assez facile de recommencer chaque semaine.
Télécharger: Modèle d'horaire de quart
Excel vous simplifie encore la vie
N'hésitez pas à modifier ces modèles selon vos besoins, s'ils ne vous conviennent pas absolument (tant que vous ne les redistribuez pas). Si vous souhaitez personnaliser, mais ne savez pas par où commencer, nous vous recommandons d'abord d'apprendre les formules Excel.
Et avant d'imprimer vos horaires remplis, consultez ces astuces pour imprimer des feuilles Excel pour s'assurer que tout sort correctement.
Quel modèle est votre préféré ? Avons-nous manqué de bons? Avez-vous des trucs ou astuces pour planifier vos employés? Partagez avec nous dans les commentaires ci-dessous!
Crédits image : Feuille de temps hebdomadaire par Andrey_Popov via Shutterstock, Planification des tâches par Faithie via Shutterstock, Illustration du poste de travail par Faithie via Shutterstock, Horaire vide par xtock via Shutterstock
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Joel Lee est rédacteur en chef de MakeUseOf depuis 2018. Il est titulaire d'un B.S. en informatique et plus de neuf ans d'expérience professionnelle en rédaction et en édition.
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