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Avez-vous déjà vu un beau forme dans ta vie?
Je ne pense pas avoir. Le formulaire papier fade veut juste vos foutues informations, puis se dirige vers un dossier poussiéreux quelque part.
C'est là qu'un formulaire électronique à remplir peut briller. Tout d'abord, vous pouvez en créer et en diffuser un à la vitesse de quelques clics. Deuxièmement, vous pouvez les faire sortir de l'écran avec un design imaginatif. Troisièmement, vous n'avez pas besoin d'un fichier poussiéreux.
Les formulaires à remplir ne sont plus le domaine d'Adobe Acrobat. Plusieurs outils peuvent vous aider à créer des formulaires intelligents à la volée. Google Forms est le premier outil populaire qui me vient à l'esprit. Mais il y a d'autres alternatives fiables à Google Forms là-bas.
Microsoft Word inclus.
Vous n'avez peut-être pas fait attention à Les puissantes capacités de Word car vous n'aviez pas encore besoin de créer un formulaire. En outre, un formulaire à remplir est une fonctionnalité avancée de Microsoft Word que vous voudrez peut-être utiliser avec une arme pointée sur votre tête. Mais vous devez le maîtriser car vous ne savez jamais quand vous devrez peut-être recueillir des données ou des commentaires d'un public cible.
Tout commence par un plan
Pense-y de cette façon. Votre objectif est d'amadouer l'information et non de la détourner sous une forme qui ferait la fierté des J. Edgar de ce monde. Votre objectif est d'atteindre vos objectifs et ceux de l'utilisateur. Par exemple, vous pouvez utiliser un formulaire pour demander des commentaires aux visiteurs de votre site et élargir vos propres connaissances. Votre objectif en tant que propriétaire de site Web est de répondre aux attentes des utilisateurs et d'augmenter le trafic vers votre page.
Rester simple. Pensez à la convivialité des libellés, des champs de saisie et des boutons d'action du formulaire.
Posez les bonnes questions. Ne demandez que ce dont vous avez vraiment besoin. Des informations supplémentaires peuvent être laissées pour d'autres formes de communication.
Rendez-le facile à remplir. Les utilisateurs doivent pouvoir numériser le formulaire d'un seul coup d'œil.
La conception de formulaires est un sujet à part entière. Vous devez également prendre en compte d'autres facteurs, comme garantir la confidentialité du formulaire et la validation des données qui s'ensuit. Ces trois sont des objectifs généraux que vous devez vous fixer. Passons donc au ruban Microsoft Word et à un onglet spécial où tout commence.
L'onglet Développeur est le centre de contrôle de votre formulaire
Le processus de création de notre premier formulaire commence dans le Développeur onglet sur le ruban. Vous ne pouvez pas encore le repérer car il est désactivé par défaut. Ramenons-le à la surface.
Aller à Fichier > Options > Personnaliser le ruban . Sous la longue liste des onglets principaux sur la droite, cochez la case pour Développeur . Cliquez sur d'accord . Les contrôles du développeur ont désormais une place sur le ruban.
Ajouter les contrôles de contenu
Les contrôles de contenu sont des éléments interactifs qui vous aident à concevoir rapidement des documents et des modèles. Ce sont des conteneurs pour un contenu spécifique dans un document. Ces contrôles de formulaire font partie de Word depuis 2007. Ils sont les éléments constitutifs de tout formulaire. Chaque contrôle de contenu a des propriétés qui peuvent être définies pour prendre des informations de l'utilisateur et collecter des données.
Tapez les détails que vous souhaitez que les destinataires remplissent - comme le nom, le sexe, l'âge, le pays, le numéro de téléphone portable, le système d'exploitation… et quelques autres. L'utilisation d'un tableau pour organiser soigneusement les champs est toujours une bonne idée. Voici à quoi ressemble le squelette du formulaire…
Maintenant, nous devons ajouter les contrôles de contenu de l'onglet Développeur, ce qui rendra ce formulaire plus interactif. Sélectionnez le Développeur languette. Insérez le curseur à l'endroit où vous souhaitez que le contrôle apparaisse. Sous le groupe Contrôles, vous pouvez voir qu'il y a dix options de contrôle de contenu à choisir en fonction de l'entrée utilisateur souhaitée.
Choisissez le bon contrôle de contenu pour votre formulaire
Contrôle du contenu en texte enrichi : Les utilisateurs peuvent taper plus d'une ligne et formater le texte en gras ou en italique.
Contrôle du contenu en texte brut : Les utilisateurs ne peuvent saisir du texte qu'au format texte brut.
Contrôle du contenu de l'image : Ce champ affiche une image. Vous pouvez spécifier l'image ou les utilisateurs peuvent cliquer sur ce contrôle pour sélectionner une image à insérer dans le document.
Contrôle du contenu de la galerie de blocs de construction : Ceci est utile pour les documents plus complexes lorsque vous souhaitez que les gens choisissent un bloc de texte spécifique. Un bloc de construction est tout élément de contenu prédéfini. Ce contrôle peut contenir ces blocs prédéfinis pour que vous puissiez sélectionner le bon. Les blocs de construction peuvent vous aider à créer rapidement des formulaires avec de nombreuses variables. Par exemple, vous pouvez créer trois termes différents d'un accord sous forme de trois blocs de construction. Avec ce contrôle, vous en sélectionnez un à appliquer dans le formulaire.
Contrôle du contenu de la case à cocher : Les utilisateurs peuvent sélectionner une ou plusieurs options dans une liste prédéfinie dans le formulaire.
Contrôle du contenu de la zone de liste déroulante : Les utilisateurs peuvent choisir parmi une liste d'options que vous fournissez ou ils peuvent saisir leurs propres informations.
ne peut pas supprimer car le fichier est ouvert
Contrôle du contenu de la liste déroulante : Les utilisateurs peuvent sélectionner une ou plusieurs options dans une liste déroulante.
Contrôle du contenu du sélecteur de date : Permet à l'utilisateur de choisir une date dans le calendrier affiché.
Contrôle du contenu de la section extensible : Ce contrôle de contenu peut être utilisé pour collecter différentes versions des mêmes données. Avec cela, vous pouvez répéter les sections de votre formulaire au besoin.
Outils hérités : Ce sont les types de champs qui étaient disponibles dans les anciennes versions de Word. Par exemple : les cadres. Vous pouvez continuer à les utiliser dans Word 2016 lorsque vous souhaitez enregistrer un formulaire pour une ancienne version de Word.
Maintenant, tout ce que vous avez à faire est d'ajouter les contrôles de contenu aux bons endroits dans votre document, puis d'utiliser les propriétés de contrôle de contenu pour les configurer afin de prendre le bon type de données des utilisateurs. Faisons-le dans la section suivante.
Ajouter tous les contrôles de contenu
Insérez le curseur à l'endroit où vous souhaitez que le contrôle apparaisse. Choisissez parmi les dix contrôles de contenu selon l'entrée utilisateur que vous voulez.
Par exemple, Nom a besoin d'un Contrôle de texte brut comme un champ de données remplissable. Genre pourrait faire avec Cases à cocher pour homme, femme et autres, selon le cas. Pour le texte passe-partout, vous pouvez utiliser le Contrôle du contenu de la galerie de blocs de construction .
Voici à quoi ressemble notre formulaire simple une fois que tous les contrôles de contenu ont été placés aux bons endroits.
Définir les propriétés de chaque contrôle de contenu
Chaque contrôle de contenu possède des propriétés que vous pouvez restreindre ou modifier. Par exemple, le Sélecteur de date Le contrôle propose des options pour le format que vous souhaitez utiliser pour afficher la date.
Cliquez sur le contrôle de contenu que vous souhaitez modifier. Allez au Développeur onglet et cliquez sur Propriétés . Modifiez les propriétés que vous souhaitez.
Par exemple, vous pouvez sélectionner un symbole spécifique pour la case à cocher au lieu de la coche standard. Vous pouvez configurer le sélecteur de dates pour qu'il accepte les dates dans un format mois-date-année spécifique.
Voici une autre illustration d'une liste déroulante.
Par défaut, le Afficher un nom et Valeur sera le même, mais vous pouvez le changer si vous le souhaitez. Vous n'avez pas besoin de modifier les valeurs, sauf si vous utilisez des macros Word pour continuer à travailler sur les champs du formulaire.
Une fois que vous avez rempli la liste déroulante, cliquez sur. Les utilisateurs pourront sélectionner les options dans la liste déroulante du formulaire terminé.
Ajouter du texte de remplissage pour guider l'utilisateur
Chaque contrôle de contenu affiche un texte de remplissage. Par exemple, le contrôle de contenu en texte brut vous dit de ' Cliquez ou appuyez ici pour saisir du texte '. La boîte de dialogue Propriétés de contrôle du contenu vous permet de modifier ce texte et de rendre les instructions plus pertinentes pour les données que vous recherchez. Ceci est utile car vous voudriez que les instructions soient aussi claires que possible pour l'utilisateur.
Ajustez le texte d'instruction par défaut en quelques étapes rapides :
Allez au Développeur onglet et cliquez sur Mode Conception .
Cliquez sur le contrôle de contenu où vous souhaitez réviser le texte d'instructions de l'espace réservé.
Modifiez le texte de l'espace réservé et formatez-le comme vous le souhaitez.
Sur le Développeur clic sur l'onglet Mode Conception pour désactiver la fonction de conception. Enregistrez le texte d'instruction.
Finaliser le formulaire et restreindre les modifications involontaires
Vous ne voulez pas que les utilisateurs modifient les champs du formulaire et brisent l'intégrité des informations que vous recherchez. Avec une seule commande, vous pouvez verrouiller l'édition du contenu du formulaire par toute personne autre que vous-même.
Ouvrez le formulaire que vous souhaitez verrouiller ou protéger.
Cliquez sur Accueil > Sélectionner > Tout sélectionner (ou appuyez sur CTRL+A).
Cliquez sur Développeur > Restreindre l'édition .
À Restreindre le volet d'édition s'affichera à droite. Cliquez sur la liste déroulante pour Restrictions d'édition et choisissez Remplir des formulaires . Activer le Autoriser uniquement ce type de modification case à cocher au-dessus.
Cliquer sur Oui, commencez à appliquer la protection puis entrez un mot de passe pour sécuriser les restrictions. Désormais, tout est verrouillé et l'utilisateur ne peut accéder qu'aux champs du formulaire pour saisir des données.
Testez toujours le formulaire avant de l'envoyer. Ouvrez le formulaire, remplissez-le comme l'utilisateur le ferait, puis enregistrez une copie à l'emplacement de votre choix.
C'est une forme dans sa forme la plus simple. Le formatage et la conception avec les autres outils de Word peuvent transformer même ce simple formulaire en un document puissant pour l'échange de données. Laissons cela pour un autre futur article.
Avez-vous besoin de concevoir un formulaire dès maintenant ?
Un formulaire est un outil d'engagement. C'est aussi un outil de transactions grâce à l'acceptation légale des signatures électroniques et numériques à travers le monde. Si vous avez une entreprise de quelque nature que ce soit, vous pouvez créer vos propres formulaires et les conserver comme modèles de formulaire pour toutes les situations.
Créez-vous vos propres formulaires ? Dans quelle mesure trouvez-vous Microsoft Word pratique par rapport aux formulaires Google plus populaires ou à de nombreuses autres alternatives en ligne ?
Crédit d'image: Andrey_Popov via Shutterstock.com
Écrit à l'origine par Saikat Basu le 25 juillet 2011.
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Saikat Basu est rédacteur en chef adjoint pour Internet, Windows et Productivity. Après avoir enlevé la crasse d'un MBA et une longue carrière en marketing de dix ans, il se passionne maintenant pour aider les autres à améliorer leurs compétences en narration. Il cherche la virgule d'Oxford manquante et déteste les mauvaises captures d'écran. Mais les idées de photographie, de Photoshop et de productivité apaisent son âme.
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