Comment utiliser Zoom pour les réunions en ligne

Comment utiliser Zoom pour les réunions en ligne

Si vous travaillez à domicile, vous avez probablement entendu parler de Zoom, un outil de réunion qui a récemment explosé en popularité. Mais vous ne savez peut-être pas ce que fait Zoom ou comment utiliser Zoom.





Jetons un coup d'œil à ce que propose Zoom, comment rejoindre les réunions Zoom, et aussi comment tirer le meilleur parti du service.





Qu'est-ce que le zoom ?

Zoom est un outil de communication à distance qui permet aux équipes de travailler ensemble malgré le fait qu'elles se trouvent dans des endroits différents. La société propose une variété de solutions, notamment des salles de conférence virtuelles, des systèmes de téléphonie logicielle et des webinaires vidéo. Cependant, la plupart des gens connaissent Zoom pour ses outils de visioconférence.





Votre entreprise peut utiliser un ou tous les services de Zoom. Pour vos besoins en tant qu'utilisateur, cependant, nous nous concentrerons ici sur le chat vidéo Zoom pour les plates-formes de bureau. Vous pouvez également rejoindre des réunions en utilisant les applications mobiles de Zoom si vous préférez.

Télécharger: Zoomer pour Android | ios (Libérer)



Qu'est-ce qu'une réunion Zoom ?

Une réunion Zoom est un rassemblement virtuel de personnes. Chaque personne participe en utilisant son ordinateur de bureau, son ordinateur portable ou son appareil mobile. Grâce aux webcams et microphones (souvent intégrés), tout le monde peut discuter et se réunir sans être physiquement ensemble.

Bien sûr, Zoom fournit des outils supplémentaires pour favoriser la collaboration et atténuer certains des obstacles liés aux réunions numériques. Si vous avez utilisé d'autres outils de visioconférence comme Google Hangouts, Webex ou GoToMeeting, Zoom vous semblera familier.





Comment rejoindre une réunion Zoom

Si quelqu'un vous a invité à une réunion dans Zoom, l'accès est simple. Ils vous ont peut-être envoyé un e-mail avec une URL de réunion unique. Si tel est le cas, vous pouvez cliquer sur ce lien pour accéder directement à la page de la réunion sans vous soucier d'un ID de réunion.

Si non, ne vous inquiétez pas. Dirigez-vous simplement vers le Zoom Rejoindre une page de réunion , auquel vous pouvez accéder en cliquant Rejoindre une réunion en haut à droite de la page d'accueil de Zoom. Ici, vous devrez entrer un numéro de réunion. L'organisateur de la réunion aurait dû vous l'avoir envoyé par e-mail ou par d'autres moyens. Saisissez le numéro et choisissez Rejoindre .





En supposant que c'est la première fois que vous rejoignez une réunion Zoom, vous verrez une invite pour installer l'application Zoom, ce que vous devriez faire pour de meilleures performances. Au cas où il ne se chargerait pas correctement, cliquez sur Télécharger et exécuter Zoom ici.

Une fois qu'il est installé, choisissez un nom d'affichage pour et appuyez sur Rejoindre la réunion pour sauter dedans.

Si vous ne pouvez pas participer, voici comment résoudre les codes d'erreur Zoom spécifiques .

Utilisation d'outils et d'options dans une réunion Zoom

Maintenant, vous devez vous assurer que vos paramètres audio et vidéo fonctionnent correctement. Dans le Rejoindre l'audio boîte, vous pouvez choisir Tester le haut-parleur et le microphone pour vous assurer que tout est défini, puis cliquez sur Rejoindre avec Computer Audio pour entrer dans la pièce. Cochez la case en bas pour sauter cette étape à l'avenir.

Une fois cela fait, vous avez pleinement rejoint une réunion Zoom. Vous pouvez maintenant modifier quelques options et utiliser certaines des fonctionnalités de Zoom si nécessaire.

Cliquez sur la flèche à côté de Muet en bas à gauche pour changer de microphone ou de haut-parleur. Vous pouvez également choisir Les paramètres audio à partir de ce menu pour voir toutes les options disponibles de Zoom, y compris les réglages généraux, les raccourcis clavier, les statistiques et bien plus encore.

Si vous avez besoin de montrer une vidéo et que vous ne l'êtes pas déjà, cliquez sur Démarrer la vidéo en bas à gauche. Comme pour les options audio, vous pouvez modifier le périphérique vidéo et accéder aux options ici, si nécessaire.

Également le long de la barre inférieure, vous verrez des options pour inviter d'autres personnes, afficher la liste des participants et le chat textuel, partager votre écran et enregistrer la session. Certaines de ces options peuvent ne pas être disponibles, en fonction de ce que l'hôte a défini.

Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Quitter la réunion et valider. La prochaine fois, vous pourrez rejoindre une réunion Zoom en utilisant l'application sur votre PC. Rechercher Zoom en utilisant le menu Démarrer pour le lancer, puis choisissez Rejoindre une réunion et entrez l'ID de la réunion.

Comment configurer une réunion Zoom

Rejoindre une réunion à laquelle vous êtes invité est facile, mais que se passe-t-il si vous devez organiser vous-même une réunion Zoom ? L'hébergement demande un peu plus de travail, mais ce n'est pas difficile.

Tout d'abord, vous devrez créer un compte Zoom. Se diriger vers La page d'inscription de Zoom , que vous pouvez trouver en cliquant sur le Inscrivez-vous, c'est gratuit bouton en haut à droite. Entrez votre adresse e-mail professionnelle ou inscrivez-vous en utilisant votre compte Google ou Facebook si vous préférez.

Vous recevrez un e-mail avec un lien pour continuer à vous inscrire. Créez un mot de passe, puis vous pouvez ignorer l'étape consistant à inviter d'autres personnes au service. À partir de là, vous verrez votre nouvelle URL de réunion personnelle. En cliquant dessus, vous ouvrirez l'application Zoom sur votre ordinateur et lancerez cette salle de réunion.

Une fois à l'intérieur de la salle, vous aurez une interface presque identique aux réunions où vous participez, comme décrit ci-dessus. La seule différence majeure est que vous avez désormais un contrôle total sur les participants à la réunion, l'enregistrement et d'autres fonctionnalités.

Clique le Gérer les participants bouton pour ouvrir le panneau latéral. Là, vous pouvez vérifier qui est présent et apporter les modifications nécessaires. Utilisez les options sous Suite pour empêcher les participants de se réactiver, de changer de nom ou même de verrouiller toute la réunion.

Comment planifier une réunion Zoom

Vous pouvez démarrer une réunion rapide à tout moment en envoyant l'URL ou l'ID de votre réunion personnelle. Mais la plupart du temps, vous voudrez planifier une réunion zoom à l'avance afin que tout le monde puisse se préparer.

Pour ce faire, visitez votre page Zoom Réunions en cliquant Mon compte en haut à droite de la page d'accueil de Zoom et en choisissant Réunions de la barre latérale gauche. Là, vous verrez le bouton pour Planifier une nouvelle réunion .

Cliquez dessus pour remplir toutes les informations, y compris le sujet, l'heure, la durée et d'autres préférences. Une fois que vous cliquez sauvegarder , Utilisez le Ajouter à boutons pour le mettre sur votre calendrier Google, Outlook ou Yahoo, à travers lequel vous pouvez inviter d'autres personnes. Vous pouvez également cliquer Copiez l'invitation pour un bloc de texte que vous pouvez coller dans un e-mail ou un autre service de messagerie.

Choisir Démarrer la réunion pour commencer une réunion programmée. Pour plus de commodité à l'avenir, vous pouvez installer un plug-in pour Microsoft Outlook ou une extension Chrome sur la page Réunions pour planifier des réunions à partir de ces calendriers.

Pendant que vous êtes dans les paramètres, nous vous recommandons de jeter un œil aux nombreuses options de Zoom. Ceux-ci vous permettront d'organiser des réunions exactement comme vous le souhaitez afin que vous n'ayez pas à basculer les mêmes options à chaque fois.

Comment enregistrer une réunion Zoom

L'enregistrement d'une réunion lorsque vous êtes l'organisateur est simple. Clique le Enregistrer en bas de l'écran pour commencer l'enregistrement immédiatement. Une fois votre réunion terminée, vous trouverez un fichier MP4 dans le répertoire d'enregistrement de Zoom sur votre système.

Pour ajuster ces paramètres, cliquez sur la flèche à côté de Muet et choisissez Les paramètres audio pour ouvrir la page Paramètres de Zoom. Là, passez au Enregistrement onglet pour choisir un emplacement d'enregistrement et modifier d'autres options connexes.

Comment partager votre écran sur Zoom

Clique le Partager l'écran dans Zoom pour démarrer le partage d'écran. Là, vous pouvez choisir le moniteur que vous souhaitez partager ou choisir de ne partager que la fenêtre d'une certaine application. Vous trouverez plus d'options en bas, ainsi que le Avancée languette.

Nous avons mentionné le partage d'écran plus tôt; en tant qu'organisateur, vous contrôlez totalement si les participants peuvent ou non partager leurs écrans. Pour modifier les options de partage d'écran, cliquez sur la flèche à côté de Partager l'écran , suivie par Options de partage avancées .

Là, vous pouvez décider si les participants sont autorisés à partager, si plusieurs personnes peuvent partager leur écran à la fois et si les participants peuvent commencer à partager quand quelqu'un d'autre le fait déjà.

Plans tarifaires de Zoom

Selon vos besoins, vous devrez peut-être passer à l'un des Les forfaits premium de Zoom . L'offre gratuite vous permet d'organiser des réunions avec jusqu'à 100 participants. Cependant, toute réunion à plus de deux personnes est limitée à 40 minutes.

Le plan gratuit devrait suffire pour une utilisation occasionnelle, car il comprend toutes les fonctionnalités dont nous avons discuté ci-dessus, et plus encore. Les entreprises peuvent consulter les plans Pro ou Business si nécessaire.

Comment utiliser les réunions Zoom

Maintenant que nous avons examiné le fonctionnement de Zoom, vous vous demandez peut-être à quoi servent réellement Zoom. Voici quelques utilisations courantes de Zoom, car les gens travaillent plus fréquemment à domicile :

  • Éducation: La page Éducation de Zoom décrit comment le service permet aux enseignants d'offrir des heures de bureau à distance, d'organiser des réunions d'administration, de former des étudiants, etc.
  • Soins de santé: Zoom pour la santé propose une visioconférence conforme à la loi HIPAA. Il est utilisé pour les communications importantes avec les clients, la formation à distance et les conseils virtuels.
  • Entretiens d'affaires: Lorsque les employés travaillent à domicile, les réunions sont plus difficiles que lorsque tout le monde est au même endroit. Comme nous l'avons vu ci-dessus, Zoom permet de rassembler facilement des personnes pour des discussions en tête-à-tête ou des discussions de groupe.

Il existe de nombreuses autres utilisations de Zoom, votre entreprise peut donc relever d'un autre cas d'utilisation.

Zoom sur la confidentialité et la sécurité

Avec la popularité croissante de Zoom, beaucoup ont fait part de leurs inquiétudes concernant certains éléments douteux de son conditions d'utilisation et politique de confidentialité . Zoom a modifié ces documents récemment, ce qui les rend difficiles à discuter, nous vous recommandons donc de les lire vous-même avant de vous inscrire à Zoom.

Une caractéristique notable est Suivi de l'attention des participants , qui permet à l'hôte de la réunion de voir quels participants n'ont pas la fenêtre Zoom active pendant que quelqu'un partage son écran. Sachez-le si vous participez à une réunion qui utilise le partage d'écran.

Comme d'autres outils de visioconférence, Zoom a eu des problèmes de sécurité dans le passé, que la société a corrigés. Cependant, il existe un autre risque de sécurité dont vous devez être conscient lorsque vous utilisez Zoom : des participants indésirables rejoignant votre réunion et affichant du matériel explicite.

Appelée « Zoom-bombing », cette pratique implique que quelqu'un se joigne à votre lien de réunion Zoom et diffuse du contenu inapproprié en partageant son écran. Pour éviter que cela ne se produise, il est sage d'éviter de partager l'URL de votre réunion partout où elle est publique, comme les réseaux sociaux. Lors de l'hébergement, vous devez également modifier le paramètre par défaut qui permet aux utilisateurs de partager leurs écrans sans avoir besoin d'une autorisation préalable.

Article de blog de Zoom sur la façon d'éviter cela a plus de bons conseils.

Comment fonctionne le zoom ? Maintenant tu sais

Nous avons examiné ce qu'est Zoom, comment démarrer et rejoindre des réunions Zoom et d'autres conseils pour en tirer le meilleur parti. Cela devrait vous permettre de démarrer avec le nouvel outil préféré pour les réunions à distance.

Voilà quelque des choses amusantes que vous pouvez essayer avec Zoom et comment il se compare à Houseparty. Si Zoom ne répond pas à vos besoins, consultez quelques autres applications gratuites pour passer des appels vidéo de groupe ainsi que ces alternatives Zoom. Et quand ça ne marche pas du tout, voici comment réparer Zoom sur votre iPhone.

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A propos de l'auteur Ben Stegner(1735 articles publiés)

Ben est rédacteur en chef adjoint et responsable de l'intégration chez MakeUseOf. Il a quitté son travail informatique pour écrire à temps plein en 2016 et n'a jamais regardé en arrière. Il couvre des tutoriels techniques, des recommandations de jeux vidéo et plus encore en tant qu'écrivain professionnel depuis plus de sept ans.

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