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Si vous vivez dans votre boîte de réception Gmail toute la journée, que diriez-vous de transformer Gmail en votre application de prise de notes incontournable ?
Les mêmes fonctionnalités qui font de Gmail un client de messagerie efficace peuvent en faire une application de prise de notes décente (bien que non conventionnelle). Et pour vous aider à l'utiliser en tant que tel, je vais énumérer quelques ajustements et astuces dans cet article.
Voyons comment vous pouvez réutiliser Gmail pour prendre des notes.
Commencez avec une reconnaissance Gmail
À présent, vous avez probablement compris que nous voulions utiliser les brouillons Gmail comme notes. Cela vous donne tout de suite quelques avantages. Pour commencer, vous pouvez :
- Utilisez des réponses prédéfinies comme modèles pour des types de notes spécifiques.
- Insérez des images en ligne par glisser-déposer.
- Téléchargez des fichiers importants dans des notes ou joignez-les à partir de Google Drive .
- Utilisez plusieurs boîtes de réception pour diviser les notes en panneaux d'accès rapide pratiques.
De plus, Gmail enregistre automatiquement vos modifications, c'est donc un souci de moins ! Quels autres avantages voyez-vous ? Mettez-les sur votre liste de « pros » pour utiliser Gmail pour la prise de notes.
Rendre la fenêtre de composition confortable à utiliser
La taille et l'emplacement de la fenêtre de rédaction de Gmail ne sont pas idéaux si vous souhaitez l'utiliser pour prendre des notes régulièrement. Vous avez cependant le choix entre d'autres configurations de fenêtres pratiques :
- Plein écran -- Cliquez sur l'icône plein écran prise en sandwich entre les Minimiser et Sauvegarder et fermer icônes en haut à droite. Cela superpose la fenêtre de rédaction sur la page Gmail existante. Vous pouvez définir l'affichage plein écran par défaut à partir de la fenêtre de composition. Cliquez sur la petite flèche vers le bas en bas à droite et sélectionnez Par défaut en plein écran comme indiqué ci-dessous.
- Fenêtre contextuelle -- Maintenez la touche Décalage touche et cliquez sur le Composer ou sur le bouton plein écran de la fenêtre Composer. Vous pouvez maintenant saisir des notes dans une fenêtre contextuelle dédiée.
- Onglet Navigateur -- Appuie sur le Contrôler clé ( Commander sur un Mac) pendant que vous cliquez sur le Composer ou sur le bouton plein écran dans la fenêtre Composer. Cela vous permet de saisir des notes dans un onglet de navigateur dédié.
Si vous n'êtes pas très satisfait de l'apparence du texte dans la fenêtre de rédaction de Gmail, accédez à vos brouillons à l'adresse boîte de réception.google.com . La configuration du brouillon à Boîte de réception par Gmail est plus agréable pour les yeux. Vous pouvez même épingler vos notes préférées dans la boîte de réception pour les garder à portée de main.
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Gardez les e-mails hors de portée
Si vous utilisez Gmail pour prendre des notes, vous ne pouvez pas avoir des e-mails entrants exigeant votre attention toutes les quelques minutes.
Pour échapper à la distraction d'une boîte de réception active, utilisez l'une des deux méthodes que je vais énumérer ci-dessous (ou proposez la vôtre) :
1. Créez un filtre pour marquer les e-mails comme lus dès leur arrivée dans votre boîte de réception et évitez la distraction visuelle du compteur d'emails à côté du Boîte de réception étiqueter.
Pour configurer un filtre « lecture », visitez Paramètres > Filtres et adresses bloquées et sélectionnez Créer un nouveau filtre . Cela ouvre une boîte dans laquelle vous pouvez spécifier vos critères de filtrage des e-mails.
Dans la fenêtre contextuelle, saisissez votre adresse e-mail dans le champ À champ et cliquez sur le Créer un filtre avec cette recherche lien en bas à droite. Ensuite, cochez la case pour Marquer comme lu . Ici, vous pouvez également cocher quelques autres cases :
- Ignorer la boîte de réception (archiver) -- Si vous souhaitez que les e-mails entrants soient archivés automatiquement et qu'ils disparaissent immédiatement de la boîte de réception.
- Appliquer l'étiquette -- Si vous souhaitez laisser un marqueur pour distinguer les derniers e-mails des anciens lorsque vous vérifierez les e-mails plus tard. Assurez-vous d'attribuer une étiquette de votre choix à partir du Choisissez l'étiquette... menu déroulant à côté de cette option.
Noter: Si vous consultez les e-mails de plusieurs comptes dans Gmail, vous devrez répéter ce processus de configuration du filtre « lecture » pour chacune de vos adresses e-mail.
2. Recevez des e-mails à des moments précis ou à la demande. Si vous ne pouvez pas arrêter de vérifier les nouveaux e-mails au milieu du travail, configurez un plugin comme Boîte de réception par lot . Il conserve vos e-mails sous une étiquette spéciale et les envoie dans votre boîte de réception à des moments précis - de votre choix - de la journée.
Si vous utilisez Chrome, vous pouvez installer Inbox Pause au lieu de BatchedInbox. Alors que ce dernier envoie des e-mails à des intervalles spécifiques, Inbox Pause met votre boîte de réception en attente jusqu'au moment où vous êtes prêt à recevoir des e-mails. Vous pouvez réactiver votre boîte de réception à tout moment.
Supprimer les distractions avec Gmelius
Si vous aimez une interface utilisateur épurée et minimaliste pour prendre des notes, vous pouvez en obtenir une dans Gmail avec le Gmélius plugin pour Chrome, Opera et Safari. Il vous offre de nombreuses options pour modifier l'apparence et le comportement de Gmail.
Une fois que vous avez installé Gmelius et actualisé Gmail, vous serez invité à visiter le tableau de bord Gmelius et à le configurer à votre guise. Pour créer une interface sans encombrement ni distraction, modifiez les paramètres suivants. Vous les trouverez sous le Personnalisation languette.
- Masquer le widget de personnes
- Désactiver les annonces
- Masquer l'activité Google+
- Rendre l'en-tête Gmail visible à la demande
- Masquer le pied de page Gmail
Changer le style du texte
Les styles de police que vous n'êtes pas à l'aise de regarder peuvent vous faire oublier le contenu que vous saisissez ou lisez.
Pour obtenir des brouillons-devenus-notes Gmail plus esthétiques, rendez-vous sur Paramètres > Général > Style de texte par défaut . Là, choisissez un type de police, une taille et une couleur de police que vous trouvez agréables (ou du moins non gênantes). Vous verrez un aperçu en direct du style sélectionné juste là. Faites défiler vers le bas et appuyez sur le Sauvegarder les modifications bouton une fois que vous êtes satisfait des changements.
Si vous souhaitez modifier l'apparence du texte dans la note ou l'e-mail étrange, cliquez sur le bouton Options de formatage bouton dans la fenêtre Composer pour y arriver.
Utilisez des étiquettes et des étoiles pour organiser vos notes
Les étiquettes Gmail peuvent servir de balises pour vos notes. Clique sur le Créer une nouvelle étiquette lien dans la barre latérale pour commencer. S'il y a des étiquettes (c'est-à-dire des étiquettes de fortune que vous n'utiliserez pas souvent), masquez-les dans la vue par défaut de la barre latérale.
Pour masquer une étiquette, survolez d'abord son nom dans la barre latérale et cliquez sur la petite flèche vers le bas qui apparaît. Maintenant, dans le menu d'options qui apparaît, sélectionnez Cacher sous Dans la liste des étiquettes : . Pendant que vous y êtes, notez que vous pouvez changer la couleur de l'étiquette à partir du même menu. Cherchez le Couleur de l'étiquette option de menu.
Bien sûr, si vous avez un tas d'étiquettes à modifier, il est pratique de les traiter toutes en un seul lot. Faites-le via le Gérer les étiquettes lien de la barre latérale ou via Paramètres > Étiquettes .
Lisez notre guide sur l'utilisation des étiquettes Gmail pour apprivoiser votre boîte de réception pour trouver des idées créatives sur leur utilisation.
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Si vous préférez une approche visuelle qui va au-delà des étiquettes de codage couleur, essayez des « étoiles » pour marquer les notes pour une identification facile. Il y a plus que l'étoile jaune que vous avez l'habitude de voir. Se diriger vers Paramètres > Général > Étoiles pour activer le reste de vos options étoiles.
Regardez la capture d'écran ci-dessous pour voir toutes les étoiles qui s'offrent à vous. Clique sur le 4 étoiles lien ou le toutes les étoiles lien en fonction du nombre d'entre eux que vous prévoyez d'utiliser.
Pour « ajouter une étoile jaune » à une note, vous cliquez sur l'icône en forme d'étoile qui la précède dans la liste des messages. Continuez à cliquer sur cette icône pour parcourir le reste des étoiles.
Ajouter la prise en charge des démarques
Markdown est un moyen pratique d'écrire pour le Web , et c'est une fonctionnalité standard dans de nombreuses applications de prise de notes de nos jours. Pour rédiger des e-mails Gmail (des notes, dans ce cas) dans Markdown, obtenez Démarquez ici pour votre navigateur. L'extension est facile à utiliser et vous recevrez un ensemble d'instructions juste après l'installation.
Si vous avez installé Gmelius pour éliminer les distractions comme nous l'avons vu ci-dessus, vous n'avez pas besoin de Markdown Here ou d'une extension similaire. Gmelius est livré avec une fonction Markdown, et vous pouvez l'activer à partir du Productivité onglet de le tableau de bord Gmelius . Cherchez le Activer la prise en charge de Markdown réglage.
La fonctionnalité Markdown est toujours en version bêta. Si vous rencontrez des problèmes, vous voudrez probablement installer Markdown Here après tout.
Déléguer la gestion des tâches à Google Tasks
Pour beaucoup d'entre nous, les applications de prise de notes font souvent office de fourre-tout pour les listes de tâches . Et c'est une bonne chose, car avoir moins de points de contrôle de données équivaut à moins de fatigue numérique . Le problème est que vous avez besoin d'une couche supplémentaire d'organisation pour séparer vos notes et vos tâches. Vous n'aurez pas ce problème dans Gmail, car vous pouvez déplacer vos listes de tâches vers Google Tasks.
Les tâches, la fonctionnalité de gestion des tâches intégrée de Gmail, sont accessibles sans être intrusives et peuvent grandement contribuer à vous garder concentré .
Familiarisez-vous avec la recherche Gmail
Quel que soit le nombre de notes que vous créez, vous pouvez trouver les bonnes en quelques frappes si vous maîtrisez l'utilisation des opérateurs de recherche Gmail .
Par exemple, si vous avez marqué des notes avec des étoiles, vous pouvez les filtrer avec le a opérateur. Si vous souhaitez filtrer les notes avec l'étoile 'coche verte', saisissez a:coche verte dans le champ de recherche et appuyez sur Entrer . Bien sûr, tous les e-mails marqués de cette étoile s'affichent également, vous voudrez donc ajouter indraft à votre requête de recherche pour afficher uniquement les notes qui correspondent à votre requête.
Pour trouver le nom d'une étoile à utiliser dans vos recherches, survolez cette étoile dans la Paramètres > Général > Étoiles section. Comme alternative, commencez à taper la couleur d'une étoile dans la zone de recherche pour révéler les noms d'étoiles qui correspondent.
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Gardez vos notes en sécurité
La suppression des brouillons Gmail est une affaire délicate. Que la suppression soit accidentelle ou intentionnelle, une fois que vous avez dépassé la fenêtre « Annuler la suppression » de 30 secondes, un brouillon supprimé est définitivement perdu.
Pour éviter de perdre une ou plusieurs de vos notes, ayez un plan de sauvegarde en place avant de commencer à utiliser Gmail pour prendre des notes régulièrement. Vous pouvez sauvegarder les brouillons :
- au client de messagerie par défaut sur votre bureau via IMAP .
- vers Google Drive .
- passant par Google à emporter .
Gmail
Gmail est disponible sur le Web, sur ordinateur et sur mobile. Il est disponible hors connexion si vous utilisez Gmail hors connexion (Chrome) ou un client de messagerie de bureau . De plus, vous comptez déjà sur Gmail et savez comment cela fonctionne. Tout cela se traduit par un cas puissant pour l'utilisation de Gmail comme outil de prise de notes. Bien que, seulement tu peut dire si ce sera une solution pratique pour vous.
Les développeurs proposent constamment des plugins et des extensions de navigateur utiles pour Gmail. Ainsi, vous êtes sûr de trouver un moyen viable d'importer vos notes d'une autre application dans Gmail, même si elles s'affichent sous forme d'e-mails au lieu de brouillons.
« L'outil de prise de notes parfait » pourrait aussi bien être une licorne – magique et inexistante. Maintenant, un efficace est une tout autre histoire, et Gmail a le potentiel de l'être. Êtes-vous prêt à utiliser Gmail pour bien plus que vérifier vos e-mails ?
Partagez votre meilleure astuce créative pour utiliser Gmail comme quelque chose de plus qu'un client de messagerie !
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Akshata s'est formée aux tests manuels, à l'animation et à la conception UX avant de se concentrer sur la technologie et l'écriture. Cela a réuni deux de ses activités préférées : donner un sens aux systèmes et simplifier le jargon. Chez MakeUseOf, Akshata écrit sur la façon de tirer le meilleur parti de vos appareils Apple.
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