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Que vous soyez indépendant ou propriétaire d'une petite entreprise, les applications de suivi du temps sont essentielles pour maximiser votre productivité. Avec Timely, vous pouvez suivre le temps, les projets et les membres de l'équipe. Cette application fournit des capacités de planification d'équipe et de gestion de projet.
Si vous êtes un travailleur de concert ou si vous gérez une équipe de professionnels de la création, vous pouvez offrir une productivité maximale à l'aide de l'application Timely. Cet article décrira comment implémenter le suivi automatique du temps dans vos projets ou entreprises indépendants.
Premiers pas avec l'application Timely
L'application Timely prend en charge les tâches administratives essentielles que les indépendants ou les propriétaires d'entreprise doivent accomplir. Vous pouvez vous abonner à l'essai gratuit de l'application Timely et explorer ses fonctionnalités pour savoir si elle convient à vous ou à votre entreprise. Pour vous inscrire, suivez ces étapes :
1. Vous devez visiter le Opportun page d'accueil du site.
2. Vous trouverez le Commencez l'essai gratuit de 14 jours bouton en haut à droite. Cliquez sur sur le bouton.
3. Vous devriez maintenant voir le Inscrivez-vous filtrer. Vous pouvez vous inscrire en utilisant Google ou un compte Apple. Sinon, entrez votre Email de travail , Nom et prénom , et Mot de passe pour commencer l'essai gratuit.
4. Après vous être inscrit, vous verrez le Détails de l'espace de travail filtrer. Entrez les informations de base sur votre entreprise et votre équipe, puis cliquez sur Prochain .
5. Sur le Configurez votre espace de travail écran, vous pouvez importer des détails de projet existants à partir d'applications telles que Toggl et Harvest.
6. Si vous n'utilisez pas Toggl, Harvest ou toute autre application de chronométrage, vous pouvez créer un nouveau projet en entrant le Nom du client et Nom du projet .
7. Vous verrez le tableau de bord suivant :
8. Vous devez télécharger Memory AI en cliquant sur un lien sur le ruban bleu situé en haut du 0h - 0$ affichage.
9. Une fois le téléchargement terminé, vous pouvez installer le IA mémoire application sur votre ordinateur.
10. Après l'installation, ouvert l'application et Autoriser pour vous connecter automatiquement. L'écran suivant s'affichera après vous être connecté à l'application Memory AI :
11. Vous pouvez fermer l'application Memory AI. Il fonctionnera en arrière-plan et restera caché sur le Afficher les icônes masquées menu de la Zone de notification Windows .
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Créer un enregistrement de travail précis pour la facturation
Timely Memory AI automatise la tâche de capture des heures facturables pour les projets en cours. Vous n'avez pas besoin d'activer le système de suivi. De plus, les journaux de temps sont tous conservés dans un seul Chronologie afin que vous n'ayez pas à assembler les données de différents documents.
De plus, l'application Timely convient au style de travail discontinu des pigistes. Il rassemble des horaires de travail sporadiques dans un seul cadre pendant le projet. Essayez les étapes suivantes pour vous habituer aux entrées de journal générées par Memory AI :
1. Après vous être connecté à votre espace de travail Timely, cliquez sur le bouton Les heures icône dans le panneau de gauche.
2. Vous verrez deux sections sur la feuille de temps. La section de gauche affiche les entrées de journal remplies automatiquement par Memory AI.
3. Le côté droit affiche le Lister ou Chronologie affichage des activités de la journée.
4. Sur le Chronologie rubrique, cliquez sur le Intégrations menu déroulant pour importer les tâches du jour et les enregistrements de temps à partir de n'importe quel autre outil, comme Asana, Jira, Zoom, Office 365, Gmail, etc.
5. Le Chronologie montre des sprints d'une heure de vos activités. Il existe également un graphique à barres pour visualiser la comparaison de l'utilisation des applications. Survolez n'importe quel élément de la chronologie pour connaître le nom de l'application, le temps passé et les détails du projet.
6. Si vous remarquez qu'un élément spécifique ne devrait pas figurer sur la chronologie, vous pouvez cliquer sur le bouton Effacer située dans le coin supérieur droit d'une activité.
7. Sur le côté gauche, cliquez sur l'un des éléments affichés pour ouvrir le panneau de personnalisation. Maintenant, vous pouvez éditer plusieurs champs de la tâche comme En-tête de tâche , Nom du projet , Mots clés, et Temps enregistré .
8. Sous l'affichage de l'heure enregistrée, vous verrez des éléments tels que De à , Copie , Minuteur , Plan , Se déplacer , et Histoire . Vous pouvez utiliser ces options pour implémenter des modifications dans les tâches capturées automatiquement.
9. Vous pouvez modifier les tâches tant qu'elles ne sont pas marquées comme facturées.
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Saisies manuelles du temps dans Timely
Pour s'adapter à votre style de travail, Timely vous permet également d'effectuer des saisies de temps manuelles. Il existe plusieurs façons de consigner manuellement une tâche dans la feuille de temps, comme le minuteur, les horodatages, l'heure du plan, une heure consignée, etc. Pour soumettre un journal de temps manuel, procédez comme suit :
1. Allez au Onglet Heures de votre espace de travail de projet.
2. Vous pouvez cliquer sur le Plus (+) ou Nouvelle entrée bouton pour faire apparaître le Éditeur d'heures .
3. Vous pouvez maintenant saisir vos notes de travail et sélectionner le projet. Pour enregistrer le temps d'activité, entrez les heures et les minutes sous Temps enregistré et cliquez sur Soumettre pour enregistrer l'entrée.
4. Vous pouvez également saisir l'heure en cliquant sur De à , Minuteur , et Plan .
5. Vous pouvez suivre ces étapes pour ajouter une nouvelle heure sur le La semaine et Mois onglets aussi. Vous pouvez les trouver en haut à gauche de l'écran.
Navigation dans les feuilles de temps pour un enregistrement précis du temps
L'application Timely enregistre toutes les activités de suivi du temps sur les feuilles de temps. Il existe trois dispositions différentes pour vos feuilles de temps :
1. Onglet Vue quotidienne
La vue journalière enregistre toutes les heures planifiées et enregistrées pour la journée en cours. Vous pouvez modifier la date de Jour voir en cliquant sur le Calendrier icône sur son côté droit. Les entrées de temps enregistrées par Memory AI s'afficheront également ici.
Étant donné que la chronologie de la mémoire est privée, vous devez enregistrer les entrées pour les enregistrer sur votre feuille de temps. Cliquez sur n'importe quelle tâche dans le Chronologie , et une entrée apparaîtra sur le panneau de gauche. Sélectionner le nom du projet, les balises, puis l'heure de révision pour finaliser la soumission.
2. Onglet Vue hebdomadaire
Vous devrez utiliser le La semaine voir l'onglet plus souvent. Il offre une vue holistique des heures planifiées et enregistrées de la semaine en cours pour un projet. Vous pouvez utiliser le Calendrier icône pour passer à une autre semaine. De plus, vous pouvez faire glisser et déposer pour déplacer les entrées de temps dans une semaine.
3. Onglet Vue mensuelle
Lorsque vous avez besoin d'analyser vos performances, vous pouvez passer à l'application Timely Mois onglet vue. Vous verrez les entrées de temps pour tout le mois ainsi que la projection heure/argent gagné. Vous pouvez accélérer votre façon de travailler si la vue mensuelle montre des lacunes dans les objectifs de votre projet.
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Générer des factures pour facturer les clients
La création de factures dans l'application Timely est simple et intuitive. Cependant, vous aurez besoin d'un abonnement en ligne QuickBooks pour envoyer la facture au client. Lorsque QuickBooks en ligne enregistre les paiements sur la facture, l'application Timely reflète la facture comme payée.
Si vous n'avez pas QuickBooks en ligne, vous pouvez prendre une capture d'écran de la facture dans Timely. Partagez ensuite le fichier avec votre client pour recevoir le paiement. Pour générer une facture, procédez comme suit :
1. Cliquez sur l'icône Factures sur le panneau de gauche.
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2. Vous verrez un vert Nouvelle facture bouton dans le coin supérieur droit de l'écran. Cliquez dessus pour ouvrir le Générer des factures panneau.
3. Cliquez sur le Tout projet menu déroulant et choisir le projet .
4. Maintenant, vous devez sélectionner le Plage de dates en cliquant sur Départ et Fin .
5. Sélectionnez Éléments de campagne de la liste de trois : Personnes , Mots clés , et Équipes .
6. Cliquez sur Créer pour finaliser la facture.
7. Une fois que vous avez créé une facture, vous pouvez voir son aperçu comme indiqué dans l'image :
Boostez la productivité des projets indépendants en utilisant Timely
Les outils de suivi du temps entièrement en ligne et alimentés par l'IA ont le potentiel de réduire le gaspillage de temps en réduisant les travaux d'administration. En vous appuyant sur une application de suivi du temps de confiance comme Timely, vous économiserez des heures de productivité. Vous pouvez également investir de tels gains de temps dans l'apprentissage de nouvelles compétences telles que la collaboration visuelle.
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Tamal est un écrivain indépendant chez MakeUseOf. Après avoir acquis une expérience substantielle dans les domaines de la technologie, de la finance et des processus commerciaux dans son précédent emploi dans une société de conseil en informatique, il a adopté l'écriture comme profession à temps plein il y a 3 ans. Bien qu'il n'écrive pas sur la productivité et les dernières actualités technologiques, il adore jouer à Splinter Cell et regarder Netflix/ Prime Video.
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